Il cruscotto HR per una gestione efficace delle risorse umane

Nella gestione delle risorse umane, i cruscotti HR (o cruscotti sociali) sono uno degli strumenti essenziali per analizzare, visualizzare e prendere decisioni che avranno un impatto positivo sull'organizzazione, grazie a indicatori precisi.

Come altri strumenti complementari per le risorse umane, consentono di rispondere alle nuove esigenze dei responsabili delle risorse umane e li aiutano a diventare agili leader del cambiamento all'interno dell'azienda.

In questo articolo, scritto insieme alla consulente per le risorse umaneLaure Guérin-Taquet, diamo unosguardo più da vicinoal cruscotto, ai suoi obiettivi e al suo utilizzo. E, naturalmente, vedremo anche come redigerlo.

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Che cos'è una HR scorecard?

Definizione di cruscotto HR

Il cruscotto HR è uno strumento di gestione che può essere utilizzato per monitorare tutte le attività del dipartimento HR. Il suo scopo è quello di riassumere le attività e i risultati delle risorse umane, come :

• numero di dipendenti,
• turnover del personale
• tassi di assenteismo, ad esempio.

Questa presentazione, sotto forma di tabelle e grafici, si basa su indicatori di performance (vedi sotto) definiti in anticipo in base alledimensioni, al settore e alla strategia dell'azienda.

I vantaggi del cruscotto HR

A prima vista, il cruscotto offre una serie di vantaggi:

• una panoramica rapida e concisa di:
  • l'efficienza delle risorse umane
  • disfunzioni sociali (osservate o previste);
• uno strumento eccellente per la comunicazione interna con i dipendenti e i manager dell'azienda;
• un'analisi precisa basata su dati quantificati;
• un supporto per la produzione di altri documenti HR:
  • il BDES,
  • il bilancio sociale
  • Reporting HR.

In definitiva, il cruscotto HR è un prezioso strumento decisionale. Grazie alla visione d'insieme che fornisce della situazione aziendale in ogni momento, i responsabili delle risorse umane, così come l'alta direzione e i dirigenti, sono in una posizione migliore per intraprendere azioni appropriate.

Gli obiettivi della social scorecard

Per il dipartimento delle risorse umane, gli obiettivi sono molteplici:

• aiutare il reparto Risorse Umane a prendere decisioni;
• diagnosticare la situazione e comprendere
  • l'evoluzione e la distribuzione della forza lavoro
  • il tasso di assenteismo (si veda l'esempio di monitoraggio delle assenze riportato di seguito),
  • il turnover del personale,
  • la gestione delle retribuzioni
  • la gestione della formazione,
  • l'efficacia del processo di assunzione;
    
• la definizione degli obiettivi;
• valutare le prestazioni e verificare il raggiungimento degli obiettivi;
• comunicare e fornire informazioni all'interno del reparto e anche alla direzione.

Una parola dall'esperto

Oltre alle tradizionali funzionalità dei cruscotti HR che tengono traccia degli indicatori chiave di performance, una tendenza emergente è l'integrazione dell'analisi predittiva per anticipare le esigenze future delle risorse umane.

Sfruttando modelli statistici e algoritmi di apprendimento automatico, le organizzazioni possono ora prevedere tendenze come il turnover del personale, le esigenze di formazione o i rischi di non conformità.

Questo approccio predittivo non solo migliora la pianificazione strategica, ma aiuta anche ad allineare in modo proattivo le risorse umane agli obiettivi aziendali a lungo termine. L'adozione di questa dimensione predittiva trasforma i cruscotti HR in strumenti non solo di monitoraggio, ma anche di guida attiva, offrendo una visione più dinamica e anticipatrice delle sfide future delle risorse umane.

Laure Guérin Taquet,

Quali sono gli indicatori di performance per un cruscotto HR?

Vale a dire: dati aggiornati in tempo reale, cruscotti grafici, dinamici e personalizzabili... Il monitoraggio degli indicatori HR è molto più efficace grazie all'uso di software di visualizzazione dei dati. Questi garantiscono una migliore analisi e un migliore processo decisionale.

Quali sono gli indicatori di performance delle risorse umane?

Ce ne sono molti tra cui scegliere, a seconda dei vostri obiettivi. Ad esempio

• indicatori di reclutamento :
  • il numero di assunzioni all'anno,
  • il numero di candidature per posto di lavoro
  • il costo medio delle assunzioni, ecc;
    
    
• indicatori di assenteismo :
  • il tasso medio di assenteismo,
  • la ripartizione per motivo di assenza,
  • durata media delle assenze, ecc;
    
    
• indicatori di clima sociale :
  • tasso di turnover dei dipendenti,
  • durata media del servizio
  • il numero di episodi di inciviltà, ecc.

👉 Non siete sicuri di quali indicatori scegliere per gestire le vostre risorse umane? Consultate il nostro elenco completo di indicatori HR.

Perché definire gli indicatori HR?

La scelta degli indicatori è fondamentale. Sono direttamente collegati all'attività, agli obiettivi, ai problemi, in tempo reale o a breve termine.

Quando si elabora un cruscotto HR, è quindi essenziale definire i fattori chiave che si desidera misurare e che si riveleranno decisivi per il successo della strategia HR .

Che si tratti di misurare i tassi di assunzione o di assenteismo, o anche il clima sociale, tutti devono soddisfare gli stessi imperativi. Devono essere :

• pertinenti: rispondere alle esigenze dell'azienda e alle domande del manager,
• fedeli: riflettono il significato e l'importanza del problema,
• contingenti: rispondono alla situazione attuale e alle aspettative,
• quantificati, ma non monetari: non si sta misurando la performance finanziaria, ma il grado di raggiungimento di un fattore chiave di successo,
• chiaro e semplice da comprendere e analizzare,
• non manipolabile,
• ottenuti rapidamente in modo da poter intraprendere azioni correttive, ecc.

4 esempi di cruscotti HR

Esempio 1: monitoraggio dell'assenteismo

Per monitorare l'assenteismo all'interno di un'azienda, ecco i tipi di grafici a cui può accedere il reparto risorse umane. Questa presentazione fornisce una visione chiara e concisa delle tendenze dell'assenteismo.

Esempio di dashboard per il monitoraggio dell'assenteismo

Esempio 2: Indice di parità di genere

Quando si tratta di monitorare l'uguaglianza o le disparità di genere, ad esempio nelle posizioni dirigenziali o nelle retribuzioni, si possono evidenziare questi indicatori:

• divari retributivi
• differenze negli aumenti di stipendio
• divari di promozione,
• numero di aumenti di stipendio, ecc.

Esempio di scorecard per l'indice di parità di genere:

Esempio 3: Monitoraggio degli indicatori di reclutamento

Tenere d'occhio :

• tasso di assunzione
• costo per assunzione
• ripartizione per reparto, ecc.

Esempio di dashboard per il monitoraggio delle assunzioni:

Esempio 4: turnover del personale in relazione all'organico

Questo cruscotto, o questa parte del cruscotto HR, dà un'idea dell'entità del turnover del personale rispetto all'organico complessivo e dell'eventuale squilibrio rispetto al tasso di assunzione. Può rivelare un problema di clima sociale dell'azienda.

Esempio di cruscotto per il monitoraggio del turnover del personale:

Come creare un cruscotto in 3 passi?

Prima di procedere alla stesura del cruscotto HR, è bene porsi alcune domande:

• Perché è essenziale per la vostra azienda gestire meglio le funzioni HR?
• Quali funzioni volete monitorare esattamente?
• Con quale frequenza verranno aggiornati i dati?
• Chi saranno gli utenti di questo cruscotto HR?

1. Selezionare il supporto

Sia che utilizziate Excel o un software dedicato alla gestione delle risorse umane, dovete decidere quale strumento utilizzare in base alle vostre esigenze.

Ancora una volta, lo strumento deve soddisfare una serie di requisiti:

• presentare un'interfaccia piacevole e facile da usare
• offrire funzionalità che soddisfino le vostre aspettative;
• una grafica che possa essere compresa dal maggior numero di persone possibile.

2. Identificare le fonti di dati

Da dove provengono i dati che volete utilizzare? E come si alimenta il cruscotto HR con i dati giusti?

La scelta dei dati dipende dai KPI e dagli obiettivi che avete stabilito. Potete raccoglierli da :

• il vostro CRM
• dal software di contabilità
• dal software ERP, ecc.

Quando si tratta di riportare questi dati nella tabella delle risorse umane, tutto dipende dal mezzo utilizzato.

👉 Per un foglio Excel, è possibile importare un file.

👉 Con un software dedicato, è possibile stabilire un collegamento tra il vostro strumento e i database selezionati.

3. Progettare il cruscotto HR

Ora non vi resta che progettare il vostro cruscotto aziendale!

Per farlo, dovete innanzitutto decidere come organizzare i vostri dati.

Avete tre opzioni:

• ✅ Ordinamento per gruppi di indicatori. Ad esempio, nel caso dei dati sull'assenteismo, è possibile suddividere i dati in base ai reparti dell'azienda: marketing, vendite, gestione, contabilità, ecc.
  
  
• Ordinamento per livello di dettaglio. Sempre nel caso dei dati sull'assenteismo, è possibile suddividere la forza lavoro in base alle fasce di anzianità aziendale, ad esempio.
  
  
• Ordinamento per causalità. Il periodo dell'anno ha un impatto sul tasso di assenteismo, ad esempio?

In secondo luogo, è necessario scegliere i grafici che meglio rappresentano i dati. Optate per :

• curve per mostrare le tendenze
• grafici a torta per rappresentare una percentuale della forza lavoro;
• grafici a barre per confrontare i livelli.

Quale strumento utilizzare per creare un cruscotto HR?

Cruscotto HR in Excel

Sebbene esista una pletora di software per cruscotti HR, dovete sapere che è perfettamente possibile creare il vostro cruscotto in Excel.

Il foglio di calcolo presenta una serie di vantaggi:

• basso costo
• una tabella malleabile che può essere modificata in base alle proprie esigenze.

D'altra parte, ci sono anche alcuni svantaggi, e non ultimi. Un cruscotto HR basato su Excel richiede :

• una buona conoscenza del software,
• tempo per modificare i dati.

Quale software per il vostro cruscotto HR?

I software HRIS (Human Resources Management Information System) automatizzano i processi di gestione delle risorse umane, dal reclutamento alla formazione, fino all'analisi.

Anche le soluzioni di Business Intelligence sono adatte a generare il vostro cruscotto HR.

Ecco alcune applicazioni software che possono soddisfare le vostre esigenze, sia globali che specifiche:

👉 Software HRIS

• Bizneo HR Suite: è un HRIS completo, modulare e scalabile, rivolto a tutti i tipi di azienda. Include un potente cruscotto HR personalizzabile.
• Genera i vostri rapporti sulle risorse umane, compresi oltre 100 indicatori chiave per un monitoraggio accurato e in tempo reale della gestione e dello sviluppo delle risorse umane.
• Le informazioni sono sintetizzate, in modo da poter analizzare i dati a colpo d'occhio e anticipare i cambiamenti.

• Eurécia: un HRIS all-in-one e personalizzabile, Eurécia è adatto sia per le PMI che per le grandi aziende.
• Configurate i vari cruscotti HR in base alle vostre esigenze e gestite la vostra forza lavoro in modo più efficace, sulla base di dati affidabili e aggiornati.
• Grazie a una migliore visibilità degli indicatori, sarà più facile raggiungere i vostri obiettivi e reagire rapidamente in caso di problemi.

• Factorial: un software HR completo e scalabile che automatizza, semplifica e snellisce i processi amministrativi di VSE e PMI, grazie a un'interfaccia intuitiva e facile da usare.
• Potete migliorare la gestione dei vostri team e prendere decisioni informate grazie a tabelle HR visive aggiornate in tempo reale con indicatori personalizzati.
• Ottimizzate la gestione del tempo e ottenete riepiloghi mensili e annuali delle assenze e dei permessi in azienda.

• kiwiHR: software HR all-in-one per le PMI, questo strumento automatizza la creazione di numerosi cruscotti HR.
• Si ottengono dati in tempo reale grazie a un'ampia gamma di indicatori (su dati demografici, orari di lavoro, assenteismo, assunzioni, retribuzioni, ecc.)
• Si ottengono report grafici di facile comprensione e utilizzo per i dipartimenti HR e la direzione.

• monday.com HR: un kit di strumenti per le risorse umane che vi aiuta ad attrarre i talenti in modo più efficace, a monitorare il processo di assunzione e a garantire che i candidati siano correttamente integrati.
• È sufficiente creare dashboard moderni e dinamici e personalizzarli in base alle proprie esigenze.
• Approfittate di analisi integrate che utilizzano i vostri dati per fornirvi indicatori rilevanti.

• Personio: una suite HR flessibile, particolarmente apprezzata dai direttori delle risorse umane e dai manager di aziende e PMI:
• Accedere a un database HR accurato per prendere decisioni informate.
• Ottimizzare i processi HR e la gestione della forza lavoro sulla base di analisi macro o precise, a seconda delle necessità.

• Remote: il modo più flessibile e sicuro per beneficiare di servizi HR globali conformi alle leggi sul lavoro e sulle imposte in oltre 60 Paesi.
• Il cruscotto del datore di lavoro centralizza tutte le vostre attività, combinando in un unico ambiente l'elenco dei compiti più importanti con i dati rilevanti sul vostro team, come il monitoraggio dei turni di guardia o dei periodi di prova.
• Remote si occupa di tutte le procedure, dall'onboarding al pagamento dello stipendio, dalla gestione del fine contatto ai benefit, il tutto in linea con le normative locali.

👉 Software HR per la gestione sociale

• Emalti-RH (SaaS o on premise): il software è adatto ad aziende di tutte le dimensioni.
• Offre strumenti di rendicontazione sociale preconfigurati con oltre 150 indicatori disponibili, per un bilancio sociale scaricabile in formato Excel.
• Il software supporta anche il BDES, il BSI, i cruscotti, le analisi individuali o consolidate, ecc.

• GrafiQ: uno strumento completo di controllo della gestione sociale e di reporting delle risorse umane.
• Utilizza la Business Intelligence per gestire dati come il BDES e i cruscotti.
• Offre un modulo di reportistica completamente personalizzabile per aiutare le aziende a impostare la BDES, sulla base delle loro DSN (dichiarazioni sociali nominative).

👉 Software di BI per le risorse umane

• MyReport: questa soluzione di Business Intelligence si rivolge alle PMI e include funzionalità dedicate alla gestione dei dati HR.
• Collegate le vostre fonti di dati (il vostro HRIS, ad esempio) a MyReport, che li pulisce e li qualifica per voi.
• Poi, in pochi clic, potrete generare dashboard personalizzati e interattivi per monitorare gli indicatori HR e condividere le informazioni con la direzione e i dipendenti.
• Nicoka HR: questo software utilizza la Business Intelligence per combinare i dati e creare report personalizzabili.
• Nicoka HR offre strumenti per analizzare la disponibilità e la produttività.
• Il software consente inoltre di tenere sotto controllo i budget, grazie ai grafici di consumo del budget.

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Rilevamento precoce per una reazione rapida

Negli ultimi anni, la modernizzazione e la digitalizzazione delle pratiche HR hanno reso necessario l'utilizzo di strumenti sempre più efficaci, sia per l'analisi che per il monitoraggio o il follow-up.

I decisori che sono in grado di rilevare rapidamente i cambiamenti del mercato e le proprie disfunzioni possono reagire più rapidamente.

Hanno un migliore controllo dei loro budget, risparmiano tempo, attraggono talenti e fidelizzano i loro dipendenti!