Il cruscotto HR per una gestione efficace delle risorse umane
Nella gestione delle risorse umane, i cruscotti HR (o cruscotti sociali) sono uno degli strumenti essenziali per analizzare, visualizzare e prendere decisioni che avranno un impatto positivo sull'organizzazione, grazie a indicatori precisi.
Come altri strumenti complementari per le risorse umane, consentono di rispondere alle nuove esigenze dei responsabili delle risorse umane e li aiutano a diventare agili leader del cambiamento all'interno dell'azienda.
In questo articolo, scritto insieme alla consulente per le risorse umaneLaure Guérin-Taquet, diamo unosguardo più da vicinoal cruscotto, ai suoi obiettivi e al suo utilizzo. E, naturalmente, vedremo anche come redigerlo.
Che cos'è una HR scorecard?
Definizione di cruscotto HR
Il cruscotto HR è uno strumento di gestione che può essere utilizzato per monitorare tutte le attività del dipartimento HR. Il suo scopo è quello di riassumere le attività e i risultati delle risorse umane, come :
- numero di dipendenti,
- turnover del personale
- tassi di assenteismo, ad esempio.
Questa presentazione, sotto forma di tabelle e grafici, si basa su indicatori di performance (vedi sotto) definiti in anticipo in base alledimensioni, al settore e alla strategia dell'azienda.
I vantaggi del cruscotto HR
A prima vista, il cruscotto offre una serie di vantaggi:
- una panoramica rapida e concisa di:
- l'efficienza delle risorse umane
- disfunzioni sociali (osservate o previste);
- uno strumento eccellente per la comunicazione interna con i dipendenti e i manager dell'azienda;
- un'analisi precisa basata su dati quantificati;
- un supporto per la produzione di altri documenti HR:
- il BDES,
- il bilancio sociale
- Reporting HR.
In definitiva, il cruscotto HR è un prezioso strumento decisionale. Grazie alla visione d'insieme che fornisce della situazione aziendale in ogni momento, i responsabili delle risorse umane, così come l'alta direzione e i dirigenti, sono in una posizione migliore per intraprendere azioni appropriate.
Gli obiettivi della social scorecard
Per il dipartimento delle risorse umane, gli obiettivi sono molteplici:
- aiutare il reparto Risorse Umane a prendere decisioni;
- diagnosticare la situazione e comprendere
- l'evoluzione e la distribuzione della forza lavoro
- il tasso di assenteismo (si veda l'esempio di monitoraggio delle assenze riportato di seguito),
- il turnover del personale,
- la gestione delle retribuzioni
- la gestione della formazione,
- l'efficacia del processo di assunzione;
- la definizione degli obiettivi;
- valutare le prestazioni e verificare il raggiungimento degli obiettivi;
- comunicare e fornire informazioni all'interno del reparto e anche alla direzione.
Una parola dall'esperto
Oltre alle tradizionali funzionalità dei cruscotti HR che tengono traccia degli indicatori chiave di performance, una tendenza emergente è l'integrazione dell'analisi predittiva per anticipare le esigenze future delle risorse umane.
Sfruttando modelli statistici e algoritmi di apprendimento automatico, le organizzazioni possono ora prevedere tendenze come il turnover del personale, le esigenze di formazione o i rischi di non conformità.
Questo approccio predittivo non solo migliora la pianificazione strategica, ma aiuta anche ad allineare in modo proattivo le risorse umane agli obiettivi aziendali a lungo termine. L'adozione di questa dimensione predittiva trasforma i cruscotti HR in strumenti non solo di monitoraggio, ma anche di guida attiva, offrendo una visione più dinamica e anticipatrice delle sfide future delle risorse umane.
Quali sono gli indicatori di performance per un cruscotto HR?
Vale a dire: dati aggiornati in tempo reale, cruscotti grafici, dinamici e personalizzabili... Il monitoraggio degli indicatori HR è molto più efficace grazie all'uso di software di visualizzazione dei dati. Questi garantiscono una migliore analisi e un migliore processo decisionale.
Quali sono gli indicatori di performance delle risorse umane?
Ce ne sono molti tra cui scegliere, a seconda dei vostri obiettivi. Ad esempio
- indicatori di reclutamento :
- il numero di assunzioni all'anno,
- il numero di candidature per posto di lavoro
- il costo medio delle assunzioni, ecc;
- indicatori di assenteismo :
- il tasso medio di assenteismo,
- la ripartizione per motivo di assenza,
- durata media delle assenze, ecc;
- indicatori di clima sociale :
- tasso di turnover dei dipendenti,
- durata media del servizio
- il numero di episodi di inciviltà, ecc.
👉 Non siete sicuri di quali indicatori scegliere per gestire le vostre risorse umane? Consultate il nostro elenco completo di indicatori HR.
Perché definire gli indicatori HR?
La scelta degli indicatori è fondamentale. Sono direttamente collegati all'attività, agli obiettivi, ai problemi, in tempo reale o a breve termine.
Quando si elabora un cruscotto HR, è quindi essenziale definire i fattori chiave che si desidera misurare e che si riveleranno decisivi per il successo della strategia HR .
Che si tratti di misurare i tassi di assunzione o di assenteismo, o anche il clima sociale, tutti devono soddisfare gli stessi imperativi. Devono essere :
- pertinenti: rispondere alle esigenze dell'azienda e alle domande del manager,
- fedeli: riflettono il significato e l'importanza del problema,
- contingenti: rispondono alla situazione attuale e alle aspettative,
- quantificati, ma non monetari: non si sta misurando la performance finanziaria, ma il grado di raggiungimento di un fattore chiave di successo,
- chiaro e semplice da comprendere e analizzare,
- non manipolabile,
- ottenuti rapidamente in modo da poter intraprendere azioni correttive, ecc.
4 esempi di cruscotti HR
Esempio 1: monitoraggio dell'assenteismo
Per monitorare l'assenteismo all'interno di un'azienda, ecco i tipi di grafici a cui può accedere il reparto risorse umane. Questa presentazione fornisce una visione chiara e concisa delle tendenze dell'assenteismo.
Esempio di dashboard per il monitoraggio dell'assenteismo
Esempio 2: Indice di parità di genere
Quando si tratta di monitorare l'uguaglianza o le disparità di genere, ad esempio nelle posizioni dirigenziali o nelle retribuzioni, si possono evidenziare questi indicatori:
- divari retributivi
- differenze negli aumenti di stipendio
- divari di promozione,
- numero di aumenti di stipendio, ecc.
Esempio di scorecard per l'indice di parità di genere:
Esempio 3: Monitoraggio degli indicatori di reclutamento
Tenere d'occhio :
- tasso di assunzione
- costo per assunzione
- ripartizione per reparto, ecc.
Esempio di dashboard per il monitoraggio delle assunzioni:
Esempio 4: turnover del personale in relazione all'organico
Questo cruscotto, o questa parte del cruscotto HR, dà un'idea dell'entità del turnover del personale rispetto all'organico complessivo e dell'eventuale squilibrio rispetto al tasso di assunzione. Può rivelare un problema di clima sociale dell'azienda.
Esempio di cruscotto per il monitoraggio del turnover del personale:
Come creare un cruscotto in 3 passi?
Prima di procedere alla stesura del cruscotto HR, è bene porsi alcune domande:
- Perché è essenziale per la vostra azienda gestire meglio le funzioni HR?
- Quali funzioni volete monitorare esattamente?
- Con quale frequenza verranno aggiornati i dati?
- Chi saranno gli utenti di questo cruscotto HR?
1. Selezionare il supporto
Sia che utilizziate Excel o un software dedicato alla gestione delle risorse umane, dovete decidere quale strumento utilizzare in base alle vostre esigenze.
Ancora una volta, lo strumento deve soddisfare una serie di requisiti:
- presentare un'interfaccia piacevole e facile da usare
- offrire funzionalità che soddisfino le vostre aspettative;
- una grafica che possa essere compresa dal maggior numero di persone possibile.
2. Identificare le fonti di dati
Da dove provengono i dati che volete utilizzare? E come si alimenta il cruscotto HR con i dati giusti?
La scelta dei dati dipende dai KPI e dagli obiettivi che avete stabilito. Potete raccoglierli da :
- il vostro CRM
- dal software di contabilità
- dal software ERP, ecc.
Quando si tratta di riportare questi dati nella tabella delle risorse umane, tutto dipende dal mezzo utilizzato.
👉 Per un foglio Excel, è possibile importare un file.
👉 Con un software dedicato, è possibile stabilire un collegamento tra il vostro strumento e i database selezionati.
3. Progettare il cruscotto HR
Ora non vi resta che progettare il vostro cruscotto aziendale!
Per farlo, dovete innanzitutto decidere come organizzare i vostri dati.
Avete tre opzioni:
- ✅ Ordinamento per gruppi di indicatori. Ad esempio, nel caso dei dati sull'assenteismo, è possibile suddividere i dati in base ai reparti dell'azienda: marketing, vendite, gestione, contabilità, ecc.
- Ordinamento per livello di dettaglio. Sempre nel caso dei dati sull'assenteismo, è possibile suddividere la forza lavoro in base alle fasce di anzianità aziendale, ad esempio.
- Ordinamento per causalità. Il periodo dell'anno ha un impatto sul tasso di assenteismo, ad esempio?
In secondo luogo, è necessario scegliere i grafici che meglio rappresentano i dati. Optate per :
- curve per mostrare le tendenze
- grafici a torta per rappresentare una percentuale della forza lavoro;
- grafici a barre per confrontare i livelli.
Quale strumento utilizzare per creare un cruscotto HR?
Cruscotto HR in Excel
Sebbene esista una pletora di software per cruscotti HR, dovete sapere che è perfettamente possibile creare il vostro cruscotto in Excel.
Il foglio di calcolo presenta una serie di vantaggi:
- basso costo
- una tabella malleabile che può essere modificata in base alle proprie esigenze.
D'altra parte, ci sono anche alcuni svantaggi, e non ultimi. Un cruscotto HR basato su Excel richiede :
- una buona conoscenza del software,
- tempo per modificare i dati.
Quale software per il vostro cruscotto HR?
I software HRIS (Human Resources Management Information System) automatizzano i processi di gestione delle risorse umane, dal reclutamento alla formazione, fino all'analisi.
Anche le soluzioni di Business Intelligence sono adatte a generare il vostro cruscotto HR.
Ecco alcune applicazioni software che possono soddisfare le vostre esigenze, sia globali che specifiche:
👉 Software HRIS
- Bizneo HR Suite: è un HRIS completo, modulare e scalabile, rivolto a tutti i tipi di azienda. Include un potente cruscotto HR personalizzabile.
- Genera i vostri rapporti sulle risorse umane, compresi oltre 100 indicatori chiave per un monitoraggio accurato e in tempo reale della gestione e dello sviluppo delle risorse umane.
- Le informazioni sono sintetizzate, in modo da poter analizzare i dati a colpo d'occhio e anticipare i cambiamenti.
- Eurécia: un HRIS all-in-one e personalizzabile, Eurécia è adatto sia per le PMI che per le grandi aziende.
- Configurate i vari cruscotti HR in base alle vostre esigenze e gestite la vostra forza lavoro in modo più efficace, sulla base di dati affidabili e aggiornati.
- Grazie a una migliore visibilità degli indicatori, sarà più facile raggiungere i vostri obiettivi e reagire rapidamente in caso di problemi.
- Factorial: un software HR completo e scalabile che automatizza, semplifica e snellisce i processi amministrativi di VSE e PMI, grazie a un'interfaccia intuitiva e facile da usare.
- Potete migliorare la gestione dei vostri team e prendere decisioni informate grazie a tabelle HR visive aggiornate in tempo reale con indicatori personalizzati.
- Ottimizzate la gestione del tempo e ottenete riepiloghi mensili e annuali delle assenze e dei permessi in azienda.
- kiwiHR: software HR all-in-one per le PMI, questo strumento automatizza la creazione di numerosi cruscotti HR.
- Si ottengono dati in tempo reale grazie a un'ampia gamma di indicatori (su dati demografici, orari di lavoro, assenteismo, assunzioni, retribuzioni, ecc.)
- Si ottengono report grafici di facile comprensione e utilizzo per i dipartimenti HR e la direzione.
- monday.com HR: un kit di strumenti per le risorse umane che vi aiuta ad attrarre i talenti in modo più efficace, a monitorare il processo di assunzione e a garantire che i candidati siano correttamente integrati.
- È sufficiente creare dashboard moderni e dinamici e personalizzarli in base alle proprie esigenze.
- Approfittate di analisi integrate che utilizzano i vostri dati per fornirvi indicatori rilevanti.
- Personio: una suite HR flessibile, particolarmente apprezzata dai direttori delle risorse umane e dai manager di aziende e PMI:
- Accedere a un database HR accurato per prendere decisioni informate.
- Ottimizzare i processi HR e la gestione della forza lavoro sulla base di analisi macro o precise, a seconda delle necessità.
👉 Software HRIM per aziende internazionali
- Remote: il modo più flessibile e sicuro per beneficiare di servizi HR globali conformi alle leggi sul lavoro e sulle imposte in oltre 60 Paesi.
- Il cruscotto del datore di lavoro centralizza tutte le vostre attività, combinando in un unico ambiente l'elenco dei compiti più importanti con i dati rilevanti sul vostro team, come il monitoraggio dei turni di guardia o dei periodi di prova.
- Remote si occupa di tutte le procedure, dall'onboarding al pagamento dello stipendio, dalla gestione del fine contatto ai benefit, il tutto in linea con le normative locali.
👉 Software HR per la gestione sociale
- Emalti-RH (SaaS o on premise): il software è adatto ad aziende di tutte le dimensioni.
- Offre strumenti di rendicontazione sociale preconfigurati con oltre 150 indicatori disponibili, per un bilancio sociale scaricabile in formato Excel.
- Il software supporta anche il BDES, il BSI, i cruscotti, le analisi individuali o consolidate, ecc.
- GrafiQ: uno strumento completo di controllo della gestione sociale e di reporting delle risorse umane.
- Utilizza la Business Intelligence per gestire dati come il BDES e i cruscotti.
- Offre un modulo di reportistica completamente personalizzabile per aiutare le aziende a impostare la BDES, sulla base delle loro DSN (dichiarazioni sociali nominative).
👉 Software di BI per le risorse umane
- MyReport: questa soluzione di Business Intelligence si rivolge alle PMI e include funzionalità dedicate alla gestione dei dati HR.
- Collegate le vostre fonti di dati (il vostro HRIS, ad esempio) a MyReport, che li pulisce e li qualifica per voi.
- Poi, in pochi clic, potrete generare dashboard personalizzati e interattivi per monitorare gli indicatori HR e condividere le informazioni con la direzione e i dipendenti.
- Nicoka HR: questo software utilizza la Business Intelligence per combinare i dati e creare report personalizzabili.
- Nicoka HR offre strumenti per analizzare la disponibilità e la produttività.
- Il software consente inoltre di tenere sotto controllo i budget, grazie ai grafici di consumo del budget.
Rilevamento precoce per una reazione rapida
Negli ultimi anni, la modernizzazione e la digitalizzazione delle pratiche HR hanno reso necessario l'utilizzo di strumenti sempre più efficaci, sia per l'analisi che per il monitoraggio o il follow-up.
I decisori che sono in grado di rilevare rapidamente i cambiamenti del mercato e le proprie disfunzioni possono reagire più rapidamente.
Hanno un migliore controllo dei loro budget, risparmiano tempo, attraggono talenti e fidelizzano i loro dipendenti!