Perché la compliance delle risorse umane è essenziale per i dipendenti?
In tutte le organizzazioni, uno dei ruoli più importanti delle risorse umane (HR) è la gestione della compliance. Questo concetto di HR si riferisce all'applicazione delle norme e dei regolamenti legali che disciplinano il rapporto tra datori di lavoro e dipendenti. Queste leggi possono essere emanate da organi legislativi nazionali, regionali o locali e garantiscono l'uguaglianza sul posto di lavoro e la tutela dei diritti dei lavoratori. Dal divieto del lavoro minorile alla fissazione di salari minimi e alla possibilità per i lavoratori di iscriversi ai sindacati, il diritto del lavoro ha contribuito in modo significativo a migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei lavoratori.
Dal punto di vista del datore di lavoro, i responsabili della conformità agiscono come mediatori che incoraggiano continuamente le organizzazioni ad allineare le aspettative dei dipendenti con la legge applicabile.
Il punto di vista di un analista sulla compliance delle risorse umane
Le regole di compliance si applicano a un'ampia gamma di comportamenti aziendali e dei dipendenti. Le organizzazioni sono soggette a leggi e regolamenti che disciplinano diverse aree, tra cui le pratiche commerciali, gli standard contabili, la salute e la sicurezza sul lavoro, gli standard ambientali, le pari opportunità, le molestie sessuali, le relazioni industriali e la riservatezza.
Molto spesso, a causa dei costi amministrativi associati al rispetto delle normative, la conformità può essere percepita come un ostacolo agli sforzi di crescita o come un impatto negativo sugli obiettivi prefissati. In definitiva, le misure di conformità sono viste come un onere burocratico e un fattore che limita le prestazioni. Di conseguenza, le organizzazioni tendono a ignorare l'impatto negativo della non conformità sui dipendenti.
Quando i dipendenti arrivano al lavoro, dovrebbero sentirsi sicuri di sapere che esistono leggi che tutelano i loro diritti in materia di retribuzione, ferie, pause, salute e sicurezza e pari opportunità.
Sebbene non tutti i datori di lavoro rispettino le leggi e non tutti i dipendenti sappiano necessariamente a chi rivolgersi in caso di abusi, in genere i lavoratori prestano i loro servizi ai datori di lavoro nella convinzione che il mondo del lavoro sia governato da regole relativamente eque.
Cosa comporta la compliance delle risorse umane?
La compliance è il primo passo verso la creazione di standard etici organizzativi: un insieme di buone pratiche volte a trattare bene i dipendenti. In effetti, alcune organizzazioni sembrano interessate a implementare standard etici applicabili alla propria forza lavoro per affrontare l'insoddisfazione dei dipendenti. Secondo un sondaggio Gallup del 2014, quasi il 70% dei lavoratori americani non si sente coinvolto nel proprio lavoro.
Inoltre, molti percepiscono uno squilibrio tra il valore che le aziende attribuiscono ai propri dipendenti e quello che attribuiscono al mantenimento della competitività, all'aumento dei profitti e alla massimizzazione del valore per gli azionisti. Questo tipo di sentimento può prevalere sull'importanza e sul valore della moralità e del benessere personale.
In risposta, concetti come la responsabilità sociale d'impresa(RSI) e lo sviluppo sostenibile sono diventati sempre più importanti nella cultura aziendale. La compliance è alla base di queste iniziative, ma da sola non è sufficiente. È essenziale che le misure di conformità siano accompagnate da sforzi per stimolare e migliorare le pratiche etiche dell'organizzazione.
Concentrarsi sulla conformità senza considerare la sottostruttura etica può portare a sentimenti di "qual è il minimo che devo rispettare?" tra i datori di lavoro e i dipendenti. Questo approccio non tiene conto delle considerazioni etiche e ottiene scarsi risultati in termini di miglioramento delle condizioni di lavoro e delle prestazioni lavorative. Ad esempio, sarà impossibile sentirsi personalmente efficaci in un ambiente di lavoro in cui il datore di lavoro rispetta la legge, ma non riconosce il contributo dei suoi team al raggiungimento dei profitti. È improbabile che i dipendenti si sentano a proprio agio nell'esprimersi in modo aperto e trasparente in un'azienda che premia le buone prestazioni, ma che ha la reputazione di infrangere la legge e di imporre pesanti multe che mettono a rischio il gruppo.
Affinché un'organizzazione ottenga la fiducia dei propri dipendenti, i dirigenti devono anche comprendere l'importanza di valori aziendali come l'apertura e la trasparenza (da un punto di vista etico). Mostrare che questi valori sono importanti fa sentire i dipendenti più a loro agio.
In sintesi, l'impegno del management nei confronti della compliance e dell'etica aziendale è spesso alla base della crescita, della produttività e del successo complessivo dell'azienda.
La prospettiva tecnologica
Da un punto di vista amministrativo, la compliance richiede un numero enorme di documenti e moduli da organizzare e archiviare nel modo più efficiente possibile. Le aziende devono presentare regolarmente questi documenti alle agenzie governative e devono poterli recuperare facilmente per le verifiche di conformità delle risorse umane.
Rimanere conformi alla legislazione significa che le aziende devono essere consapevoli dei numerosi cambiamenti che avvengono ogni anno. Per esempio, l'anno scorso negli Stati Uniti una serie di emendamenti alle leggi vigenti ha modificato il salario minimo, le prestazioni sanitarie e lo stato civile di alcuni lavoratori. Anche se temute, le modifiche legislative riflettono i cambiamenti sociali. Da questi cambiamenti sociali derivano problemi attesi o imprevisti che richiedono l'intervento di governi e decisori.
È chiaro che gli esperti delle risorse umane devono utilizzare l'automazione per affrontare queste sfide di conformità. I fornitori di software professionale che investono nell'automazione delle funzioni HR di solito si avvalgono di esperti legali per garantire che l'applicazione sia conforme alla legislazione. In questo modo, i fornitori limitano il rischio di non conformità da parte dei loro clienti. Queste applicazioni offrono generalmente parametri predefiniti per i processi di conformità, strumenti di convalida dei dati e moduli integrati.
Un chiaro vantaggio delle applicazioni per la conformità delle risorse umane è che i file dei dipendenti sono in genere scritti utilizzando i dati di conformità e hanno requisiti di archiviazione. In questo caso, le informazioni sensibili sono protette e più facilmente accessibili in caso di audit o di rapporti di conformità. Le applicazioni di compliance coprono aree quali le pari opportunità, la discriminazione positiva, la formazione obbligatoria e così via. I loro cruscotti possono quindi offrire informazioni sugli aspetti di diversità e uguaglianza del team che non sono immediatamente visibili ai talent manager.
Il punto di vista degli editori di software HR
Gli editori di software devono adattare le funzionalità e le opzioni di conformità del loro software alle aspettative aziendali dei clienti, ma anche ai requisiti legislativi vigenti. Non sorprende che i fornitori stiano facendo del loro meglio per automatizzare le funzioni di conformità per garantire coerenza ed efficienza nelle pratiche di onboarding, in particolare in relazione ai requisiti di assunzione governativi.
Come afferma un fornitore: "La coerenza offerta dall'automazione facilita il reclutamento dei dipendenti, accelera l'onboarding e può anche rafforzare la protezione dei nuovi assunti contro le pratiche di assunzione discriminatorie. Ad esempio, una procedura conforme alla normativa statunitense I-9 consente al nuovo assunto di fornire il documento di sua scelta dall'elenco dei documenti ritenuti accettabili dal governo, senza imporre un documento standard da fornire".
I fornitori concordano sul fatto che funzioni di conformità automatizzate, semplificate e trasparenti possono migliorare il morale dei dipendenti e dei loro manager. Molti sottolineano i vantaggi degli strumenti SaaS, in modo che i dipendenti possano capire che le normative vengono rispettate per il loro bene.
Articolo tradotto dal francese