Desk sharing o la fine dell'ufficio individuale: una rivoluzione nello spazio di lavoro
Il mondo degli affari è cambiato molto negli ultimi anni, costringendo gli spazi di lavoro ad adattarsi, in particolare con il desk sharing.
Questo nuovo modo di organizzare il lavoro sta reinventando il modo in cui viene utilizzato lo spazio ufficio, rispondendo meglio alle esigenze di agilità e collaborazione e alla crescente mobilità dei dipendenti, che trascorrono sempre meno tempo in ufficio.
Diamo uno sguardo alla tendenza del desk-sharing, alla sua definizione, alla differenza con l'ufficio flessibile e ai suoi vantaggi e svantaggi. In più, i nostri consigli su come implementarla con successo nella vostra azienda.
Che cos'è la condivisione della scrivania? Definizione
Il desk sharing è una pratica che prevede la definizione di una nuova organizzazione dello spazio di lavoro, basata sulla condivisione delle scrivanie. Ciò significa che i dipendenti non hanno più una propria postazione di lavoro e ognuno di loro si sistema nella scrivania o nello spazio di lavoro che preferisce quando arriva al mattino, con una regola principale: assicurarsi che tutto sia in ordine quando se ne va.
Per i dipendenti è un ottimo modo per spezzare la routine quotidiana, stimolare la creatività e favorire lo scambio e l'interazione con gli altri team.
La condivisione delle scrivanie è ideale quando in azienda c'è un alto livello di telelavoro o quando una parte significativa dei dipendenti è regolarmente fuori sede per lavoro o per trasferte presso i clienti.
La condivisione delle scrivanie consente di:
- ottimizzare lo spazio in base alle esigenze reali;
- accelerare la transizione digitale
- tenere conto della dimensione ambientale (zero carta).
Perché il desk sharing?
La condivisione delle scrivanie è sempre più considerata un modo di organizzare il lavoro, perché
- l'aumento dei prezzi degli immobili
- l'aumento dei prezzi degli immobili, unito alla crisi sanitaria e finanziaria
- e alla diffusione del telelavoro,
ha messo le aziende nella difficile posizione di dover pagare un prezzo elevato per uffici vuoti.
Il desk sharing è quindi particolarmente adatto al clima attuale, che ha spinto le aziende a riorganizzarsi, fino alla disposizione dei locali.
Il tasso di occupazione degli uffici nella regione di Parigi è compreso tra il 50% e il 60%.
source : JDN
Flex office, desk sharing: qual è la differenza?
Quando si parla di desk sharing, si sente spesso parlare anche di flex office. Ma qual è la differenza tra questi due modi di organizzare lo spazio di lavoro?
Come il desk sharing, anche il flex office prevede la condivisione degli uffici, ma fa un passo avanti organizzando diversi tipi di spazio che ciascuno può utilizzare in base alle proprie esigenze.
L'aspetto interessante per i dipendenti è che possono scegliere il posto di lavoro più adatto alle mansioni che devono svolgere:
- uno spazio tranquillo per tutti i momenti in cui è necessaria la concentrazione, per i compiti di produzione (scrivere un articolo, scrivere un codice, ecc.);
- uno spazio conviviale, con colori e arredi adeguati, per i momenti creativi e di brainstorming con i colleghi;
- un'area isolata e insonorizzata per le telefonate, in modo da non disturbare o essere disturbati, ecc.
L'ufficio flessibile si riferisce anche al fatto di lavorare in luoghi diversi (coworking, telelavoro a casa, in un caffè, in ufficio, ecc.)
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Vantaggi del desk sharing
Come abbiamo visto, il desk sharing è particolarmente adatto alle esigenze attuali delle aziende e della loro forza lavoro. Ecco i vantaggi
- risparmio sui costi grazie al risparmio di spazio (affitto, mobili, elettricità, ecc.),
- rafforzamento dello spirito di squadra grazie alla possibilità di lavorare insieme a persone di altri team
- aumento della produttività grazie ai regolari cambiamenti di luogo e ambiente,
- incoraggiare il lavoro collaborativo e la creatività,
- miglioramento del marchio del datore di lavoro,
- contribuire al benessere dei dipendenti sul posto di lavoro, ecc.
💡 Suggerimento: per facilitare l'implementazione del Desk Sharing, una soluzione di gestione degli spazi condivisi come Sharvy può essere di grande aiuto! Grazie ad essa, è possibile supportare nuove forme di lavoro come il Desk Sharing o il Flex office e ottimizzare l'occupazione degli spazi condivisi in pochi clic.
Svantaggi del desk sharing
La condivisione della scrivania presenta alcuni svantaggi:
- la perdita di punti di riferimento è difficile da comprendere per alcuni dipendenti;
- difficoltà a localizzare i membri del team per lavorare insieme;
- l' impossibilità di personalizzare l'ufficio può ridurre il senso di appartenenza all'azienda;
- la scarsa organizzazione può portare a malfunzionamenti (difficoltà a trovare un posto di lavoro);
- il rischio di rottura, furto o smarrimento del materiale informatico durante il trasporto (se non c'è un armadietto), ecc.
Esempi di desk sharing in Francia
Sebbene la pandemia e la diffusione del telelavoro possano aver incoraggiato alcune aziende a fare il grande passo, il desk sharing non è ancora molto diffuso in Francia, a differenza degli Stati Uniti o di alcuni Paesi europei.
Ecco alcuni esempi di aziende francesi che hanno adottato il desk sharing:
- Adidas,
- AirBnb
- Axa
- LeBoncoin,
- Philips,
- SNCF.
9 consigli per implementare il desk sharing
- Fate il punto della situazione attuale (e futura) per organizzare al meglio la riorganizzazione e il numero di posti necessari: qual è il tasso massimo di occupazione degli uffici? Quali sono le esigenze di assunzione nei prossimi anni?
- Puntate maggiormente sugli spazi collettivi e meno sulle scrivanie individuali, installando grandi tavoli dove più persone possano sedersi insieme.
- Coinvolgere i dipendenti nella progettazione dello spazio, nella scelta dei mobili, ecc. per incoraggiarli a sostenere il progetto.
- Investite nelle attrezzature e nei mobili giusti (scrivanie minimaliste, computer portatili, ecc.).
- dotarsi di un software adatto a questo tipo di organizzazione, ad esempio per :
- dematerializzare i documenti
- la collaborazione quotidiana
- la comunicazione istantanea.
- Predisporre una turnazione dei giorni di presenza dei gruppi di lavoro, con un sistema per cui ciascuno indica in anticipo i propri giorni di presenza.
- Mettere a disposizione armadietti con lucchetti per evitare il trasporto di materiale per chi lo desidera.
- Stabilire regole operative e assicurarsi che vengano rispettate.
- Sostenere i dipendenti e i dirigenti durante il cambiamento, in modo che la transizione avvenga il più agevolmente possibile.
Dalla condivisione della scrivania all'ufficio flessibile
Oggi, con la diffusione del telelavoro e l'emergere di nuove modalità di lavoro (sempre più riunioni, project e agile working, ecc.), si sta progressivamente adottando il desk sharing.), il desk sharing viene gradualmente adottato dalle aziende, poiché il tasso di occupazione dei locali diminuisce di anno in anno.
L 'evoluzione naturale del desk sharing è verso l'ufficio flessibile, con spazi adattati alle diverse esigenze che un dipendente può avere in una settimana tipo, per favorire le condizioni di lavoro e il benessere.
Articolo tradotto dal francese