L'ufficio flessibile: quando la flessibilità si estende al luogo di lavoro
Molti considerano l' ufficio flessibile come l'ennesima tendenza proveniente dall'ecosistema delle start-up.
Ma è un modo di organizzare lo spazio che si adatta perfettamente ai cambiamenti del mondo del lavoro, dove l'ascesa della tecnologia digitale ha incoraggiato il nomadismo professionale.
Ma cos'è l'ufficio flessibile? E soprattutto, perché questo nuovo modo di organizzare il lavoro attrae sempre più aziende abituate al classico open space?
Tutte le risposte alle vostre domande in questo articolo, oltre ad alcuni prerequisiti da conoscere se volete fare il salto nell'ufficio flessibile.
Definizione di ufficio flessibile
Il flex office è un nuovo modo di organizzare i luoghi di lavoro, e quindi nuovi modi di lavorare.
Con il flex office, l' ufficio individuale appartiene al passato: ogni dipendente, dotato della propria attrezzatura (computer, tablet, smartphone), occupa l'ufficio o lo spazio di lavoro che gli è più congeniale all'interno dell'azienda, a seconda del compito che deve svolgere.
Ma il concetto di ufficio flessibile va oltre, altrimenti si parlerebbe semplicemente di desk sharing. Comprende anche usi professionali come il telelavoro o il lavoro presso la sede del cliente. Lavorare per un'azienda che sostiene un ufficio flessibile significa anche poter lavorare da casa, da un bar, da uno spazio di coworking o corpoworking e così via.
Video ufficio flessibile, definizione :
Vantaggi e svantaggi dell'ufficio flessibile
Perché l'ufficio flessibile? I vantaggi
Risparmiare denaro
Il tasso di occupazione di un ufficio dedicato è del 60%. E ogni metro quadro costa.
Welcome to the Jungle
Il fatto è che, tra il tempo trascorso in riunioni, viaggi e telelavoro, gli uffici vengono lasciati vuoti per gran parte del tempo. Eppure, secondo Hub-Grade, il costo di una postazione di lavoro varia tra i 12.000 e i 14.000 euro all'anno.
L'ufficio flessibile consente di ottimizzare gli spazi di lavoro e quindi di ridurre le dimensioni dei locali per ottenere risparmi sostanziali. Inoltre, consente un rientro in ufficio più tranquillo quando si rende necessario un allontanamento sociale.
Lavoro collaborativo e agilità
L' ufficio flessibile incoraggia il lavoro collaborativo: abbatte i silos e rende più facile l'incontro tra i team. Possono scambiarsi idee faccia a faccia piuttosto che via e-mail.
Quali sono le conseguenze?
Queste pratiche rafforzano l' agilità, l'innovazione e i nuovi metodi di lavoro, come il project mode.
Aumento delle prestazioni
L'ufficio flessibile tende a massimizzare le prestazioni grazie alla creazione di spazi realmente adatti alle attività di ciascun dipendente.
Ad esempio, molte aziende creano aree pensate per stimolare la creatività, come le sale per il brainstorming. Al contrario, il telelavoro offre ai dipendenti un luogo dove potersi concentrare completamente.
Les Dunes, l'ufficio flessibile della Société Générale, offre ai circa 9.000 dipendenti che vi lavorano un'ampia gamma di servizi:
CoWork.io
Qualità della vita al lavoro
Ci sono diversi motivi per cui l'ufficio flessibile si sta rivelando un ottimo modo per migliorare il benessere sul lavoro:
- sviluppo del telelavoro: i dipendenti trovano più facile conciliare la vita privata e quella professionale, riducendo i tempi di spostamento (e quindi lo stress).
- organizzazione più orizzontale: l'ufficio flessibile favorisce un'organizzazione più orizzontale (a scapito delle strutture gerarchiche verticali), che incoraggia la responsabilità e la creatività.
- meno routine sul lavoro: l'ufficio flessibile rompe la routine sul lavoro, che è fonte di stanchezza, soprattutto per le generazioni più giovani.
- spazi di lavoro facili da usare: l 'organizzazione dell'ufficio flessibile spesso va di pari passo con locali moderni, ben progettati e dotati di tecnologie all'avanguardia.
Gli svantaggi dell'ufficio flessibile
Spersonalizzazione dello spazio di lavoro
Il 68% dei francesi si dichiara contrario al flex office.
Opinion Way
Questa resistenza al cambiamento è in parte dovuta al fatto che molti dipendenti si sentono a disagio per la spersonalizzazione dello spazio di lavoro.
Con l'ufficio flessibile, infatti, diventa complicato appropriarsi del proprio "territorio", ad esempio mettendo le foto dei propri cari sulla propria postazione di lavoro.
Problemi organizzativi e nuove regole di vita
Con l'ufficio flessibile emergono nuovi problemi organizzativi.
Alcuni dipendenti, ad esempio, sono costretti ad arrivare in ufficio prima al mattino per ottenere i "posti migliori". Questo ha portato addirittura a tensioni in alcune aziende.
D'altra parte, lavorare in uno spazio di coworking significa dover pensare in anticipo, soprattutto quando si tratta di riservare le sale per le attività di gruppo.
In ogni caso, ufficio flessibile non significa mancanza di organizzazione.
Gestione e ufficio flessibile
Infine, va detto che i manager a volte hanno difficoltà a conciliare le loro pratiche con l'ufficio flessibile.
E a ragione: l'ufficio flessibile implica una maggiore fiducia, ma anche la capacità di mantenere i legami sociali e la cultura aziendale in un'organizzazione in cui potrebbero essere minati.
Area relax nell'ufficio flessibile Adidas nel 9° arrondissement di Parigi:
L'Express Entreprise
Quali sono i prerequisiti per applicare il modello di ufficio flessibile?
Preparare l'azienda...
Per cominciare, è essenziale prepararsi con largo anticipo all'arrivo dell'ufficio flessibile in azienda. Ciò significa considerare tutti i possibili scenari, come ad esempio le future assunzioni.
In questo modo è possibile evitare una serie di problemi comuni... come la carenza di spazio in ufficio, che impedisce ai dipendenti di sistemarsi e lavorare correttamente!
... e i dipendenti
Come abbiamo visto, molti dipendenti sono restii a cambiare le proprie abitudini.
Per questo motivo, dovete dedicare del tempo a spiegare i vantaggi dell'ufficio flessibile ai vostri team, ma anche ad accogliere il loro feedback sulle possibili aree di miglioramento.
Infine, vale la pena di notare che se si vuole che il personale sia d'accordo con la nuova organizzazione, i dirigenti devono dare l'esempio... dicendo "addio" ai loro uffici personali.
Progettare i locali in modo intelligente
Disporre di locali perfettamente adatti all'ufficio flessibile è ovviamente uno dei prerequisiti fondamentali. È necessario progettare gli spazi di lavoro in base alle diverse esigenze dei dipendenti.
Ecco alcuni esempi di buone pratiche:
- Predisporre un numero sufficiente di sale riunioni (con un sistema di prenotazione), perché l'ufficio flessibile non significa che si possa disturbare il vicino quando ha bisogno di concentrazione e silenzio.
- Pensate alle cabine telefoniche, aree riservate alle telefonate senza occupare un'intera sala riunioni.
- Fornite a ogni dipendente un armadietto in cui riporre i propri effetti personali a fine giornata.
- Scegliete decorazioni e design ispirati e mobili confortevoli. L'obiettivo è evitare la trappola di uno spazio impersonale: l'ufficio flessibile deve mantenere il legame con la cultura aziendale!
Scegliere un'attrezzatura IT ottimale
Ogni dipendente deve avere un proprio computer portatile, o anche un telefono cellulare aziendale, perfettamente funzionante e adatto alle sue esigenze.
Inoltre, l'azienda deve disporre della migliore connessione WiFi possibile in qualsiasi punto della sua sede.
Scegliere il software giusto
Quando si parla di ufficio flessibile, si parla anche di soluzioni software adatte a questo tipo di organizzazione.
Tra i diversi tipi di strumenti disponibili ci sono :
🛠️ Software di messaggistica istantanea: con i dipendenti che cambiano continuamente posto di lavoro e quelli che lavorano in remoto, può essere complicato incontrarsi per discutere faccia a faccia. La scelta di un software di messaggistica istantanea è quindi essenziale.
🛠️ Software per videoconferenze: organizzare riunioni quando si vuole, anche se i partecipanti non sono fisicamente presenti.
🛠️ Software di gestione dei progetti o delle attività: migliora il coordinamento e l' organizzazione del personale che lavora allo stesso progetto. In questo modo ognuno sa cosa deve fare quando inizia a lavorare al mattino, senza dover parlare direttamente con i colleghi.
🛠️ Piattaforme collaborative: sono sviluppate appositamente per facilitare il lavoro di squadra, anche in un ufficio flessibile o in remoto. Condivisione di documenti, gestione di progetti, calendari condivisi, messaggistica interna... sono solo alcune delle funzionalità che troverete su queste piattaforme collaborative.
Ora avete tutte le chiavi per capire il flex office e, perché no, implementarlo nella vostra azienda.
Tuttavia, va detto che i cambiamenti nell'organizzazione del lavoro non si fermano qui. I recenti eventi legati al Coronavirus, ad esempio, hanno messo in discussione il principio stesso dell'ufficio aziendale e ci hanno portato a ripensare a modelli consolidati da anni.
Domani saremo tutti telelavoratori? Solo il tempo ce lo dirà...
Articolo tradotto dal francese