11 ingredienti per reclutare i migliori stagisti e completare il team dei vostri sogni
Avete deciso di assumere un tirocinante nella vostra azienda per aiutarvi a soddisfare esigenze occasionali. Ma tirocinio non significa zero formalità.
L 'assunzione di un tirocinante è una soluzione sensata, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, soprattutto se si tratta di una piccolissima impresa o di una start-up, perché è un modo economicamente vantaggioso di rafforzare i team.
Per poter assumere uno stagista in modo corretto, è necessario conoscere e rispettare le norme di legge, il contratto di lavoro e gli obblighi del datore di lavoro... ed evitare il rischio di sanzioni!
Ok, ma come si fa ad assumere un tirocinante? Tra i vari contratti di lavoro, quello di stage ha le sue specificità, il numero di ore è regolamentato, le mansioni da svolgere non sono mansioni qualsiasi... senza dimenticare la questione della retribuzione dello stagista, e così via. Niente di tutto questo deve essere preso alla leggera!
State tranquilli, in questo articolo facciamo il punto della situazione per aiutarvi a organizzare la vostra prossima assunzione di uno stagista o di uno studente in formazione nel modo migliore e nel rispetto delle regole, e per instaurare un rapporto professionale soddisfacente per entrambe le parti!
5 regole da seguire quando si assume un tirocinante nella propria azienda
#1 - Verificare che il candidato sia iscritto a un corso di studio
Innanzitutto, è importante ricordare che non tutti possono diventare tirocinanti.
Assicuratevi quindi che il tirocinio faccia parte di un corso scolastico o universitario, con un minimo di 200 ore di insegnamento all'anno.
Se il candidato alla vostra offerta di stage non rientra in questo quadro, non potrete assumerlo (da qui l'obbligo di firmare la convenzione di stage, come spiegheremo tra poco).
#2 - Redigere correttamente la convenzione di stage
Gli stage sono regolati da un contratto specifico chiamato "convenzione di stage ".
Questo documento obbligatorio suggella il rapporto a tre tra il tirocinante, l'azienda e l'istituto di formazione. Deve essere firmato da :
- l'azienda ospitante
- il tutor o il responsabile del tirocinio
- lo studente
- la scuola o l'università dello studente
- e dal docente supervisore dello studente.
La convenzione di tirocinio stabilisce le regole e le condizioni che disciplinano il tirocinio. Per assicurarsi che sia redatto correttamente, è necessario includere le seguenti informazioni:
- il titolo esatto del corso seguito dallo studente,
- i compiti e le mansioni affidati allo studente
- le date di inizio e fine del tirocinio,
- l'orario di lavoro o il numero di ore settimanali,
- la retribuzione oraria e le condizioni di pagamento,
- i benefici concessi (contributo alle spese di trasporto, catering aziendale, ecc.),
- la copertura previdenziale del tirocinante.
☝️ Un punto importante per il vostro ufficio risorse umane: come datore di lavoro, siete tenuti a inserire i nomi dei vostri tirocinanti nel registro unico del personale.
#3 - Determinazione del pagamento del tirocinio
Dovete pagare il vostro tirocinante? Dipende dalla durata del tirocinio.
Il pagamento è facoltativo per i tirocinanti che lavorano in azienda da meno di due mesi. Altrimenti, deve essere corrisposto al tirocinante quando lo si assume per più di 2 mesi, ossia per più di 44 giorni con 7 ore di lavoro al giorno.
Per conoscere l'importo del bonus, è necessario consultare il contratto collettivo. Se non specifica una tariffa particolare, la tariffa oraria minima da applicare è di 3,60 euro per ora di presenza (cioè il 15% del massimale orario della previdenza sociale).
La retribuzione, da corrispondere su base mensile, corrisponde a un costo di 544,40 euro per un contratto di 35 ore.
☝️ Buono a sapersi: se l'inserimento lavorativo non è continuativo, il bonus è comunque obbligatorio a partire dalla 30° ora di presenza in azienda.
Per maggiori informazioni, il sito economie.gouv.fr fornisce una sintesi di tutte le informazioni legali e pratiche sulla retribuzione dei tirocini:
- il tempo di permanenza in azienda
- l'importo minimo legale
- le modalità di pagamento
- come si tiene conto dei contributi previdenziali.
È inoltre possibile utilizzare il simulatore di retribuzione degli stage, uno strumento a disposizione dei selezionatori sul sito service-public.fr.
Infine, oltre alla retribuzione, il tirocinante dovrebbe avere diritto alle stesse condizioni e agli stessi benefici dei dipendenti dell'azienda:
- offerte dal vostro consiglio di fabbrica,
- buoni pasto
- rimborso della metà delle spese di trasporto, ecc.
☝️ Questi diritti e benefici non vengono presi in considerazione nel calcolo della retribuzione e vengono pagati in aggiunta.
#4 - Rispettare la durata massima dello stage
Uno stage è soggetto a una durata massima. Per ogni studente, il massimo è di 6 mesi per anno accademico, o di 924 ore distribuite nell'arco dell'anno se il tirocinio è intervallato.
Si noti inoltre che un periodo di attesa si applica al rinnovo di un tirocinio in una posizione simile, tranne nel caso in cui il tirocinio sia interrotto su iniziativa del tirocinante. Tale periodo deve essere equivalente a un terzo della durata del tirocinio precedente.
💡 Al termine del tirocinio, deve essere rilasciato al tirocinante un certificato di tirocinio che riporti le date del tirocinio e la retribuzione percepita.
#5 - Essere consapevoli delle situazioni vietate
L'articolo L124-7 del Codice dell'istruzione elenca le situazioni in cui le aziende non possono utilizzare un tirocinante.
Non è possibile assumere un tirocinante per :
- sostituire un dipendente per assenza, sospensione del contratto o licenziamento;
- svolgere mansioni regolari corrispondenti a una posizione permanente;
- compensare un aumento temporaneo dell'attività dell'azienda - si deve optare per un contratto a tempo determinato (CDD) o per un contratto temporaneo (temping);
- per occupare un posto di lavoro stagionale.
☝️ Se queste disposizioni di legge non vengono rispettate, l'amministratore della società è passibile di sanzioni. Ad esempio, il contratto può essere riclassificato come contratto di lavoro, il che comporta modifiche in diversi ambiti, tra cui la retribuzione.
6 buone pratiche per l'assunzione di un tirocinante
Anticipare il reclutamento
Il reclutamento di un tirocinante è un processo leggermente diverso da quello tradizionale, perché dipende dai periodi scolastici e dalle vacanze.
Assicuratevi quindi di pubblicizzare il vostro stage qualche mese prima dell'inizio (idealmente circa 3 mesi), in modo da raggiungere gli studenti nel momento giusto!
Coltivate i rapporti con le scuole
Le scuole e le università sono il luogo in cui troverete i vostri futuri talenti! Se avete bisogno di consigli su come ottimizzare il reclutamento, non esitate a contattare il personale docente e l' ufficio Relazioni con le imprese.
I legami che avrete con gli istituti di formazione (scuole, università, ecc.) potranno guidarvi nel processo di reclutamento e fornirvi informazioni preziose su :
- chi è alla ricerca di un tirocinio
- quando e come contattare gli interessati
- periodi di ricerca di stage (anni sabbatici, stage di fine studi), ecc.
Distribuire la vostra offerta di stage attraverso i canali giusti
Come per tutte le ricerche di personale, la vostra visibilità è essenziale per attirare i talenti e trovare il candidato migliore.
Quando reclutate un tirocinante, potete moltiplicare le opportunità diversificando i canali di distribuzione del vostro annuncio e massimizzare le possibilità di trovare il vostro futuro talento! Tra i canali da considerare ci sono
- siti web e job board specializzati in offerte di stage,
- i social network (Facebook, LinkedIn, ecc.),
- le tradizionali bacheche di annunci di lavoro,
- forum o gruppi di alumni,
- siti dedicati alle offerte di stage e le intranet di scuole e università,
- eventi per studenti (fiere, conferenze per futuri professionisti, ecc.),
- passaparola, ecc.
Le possibilità di raccolta delle candidature sono vastissime!
💡 Non dimenticate di scrivere il vostro annuncio di stage nello stesso modo in cui fareste con un annuncio di lavoro, specificando :
- il contenuto dell'incarico
- il livello ricercato o il diploma che si sta preparando
- le condizioni dello stage (bonus, benefit, possibilità di lavorare a distanza, ecc.).
Tutto ciò che può contribuire a rendere la vostra offerta interessante!
Preparare il colloquio con il candidato tirocinante
Per assumere un tirocinante, dovrete anche affrontare il processo di intervista.
Prima di condurre il colloquio, ricordate di chiarire le vostre esigenze e aspettative per facilitare la selezione del vostro futuro tirocinante:
- quali compiti intendete affidargli?
- Quali competenze vi aspettate che abbia? (conoscenze, know-how e capacità interpersonali)
- Quale livello di esperienza è richiesto?
- Quanto tempo è richiesto?
Sebbene il processo di reclutamento di uno stagista sia diverso da una procedura di reclutamento standard, potete seguire gli stessi passi per assicurarvi di trovare il miglior candidato possibile.
In fase di colloquio, sebbene non sia richiesto lo stesso livello di esperienza professionale e di competenze di un dipendente in una determinata posizione, è possibile valutare altri criteri rilevanti come :
- conoscenza dell'azienda e curiosità
- motivazione
- capacità di adattamento e disponibilità all'apprendimento,
- l' adeguatezza della loro formazione e delle competenze che stanno acquisendo per il lavoro che svolgeranno,
- il grado di autonomia.
A tal fine, adattate la griglia del colloquio per includere alcune delle seguenti domande:
- Quali sono le materie preferite del corso attuale?
- Quali materie hanno difficoltà e perché?
- Quali altri tirocini o lavori da studente hanno fatto e quali compiti hanno svolto?
- Cosa hanno imparato?
Nominare un tutor con cura
Non lasciate il vostro futuro tirocinante in un angolo! Assicuratevi di nominare un membro del vostro team che sia disposto a investire per aiutare il vostro tirocinante a crescere all'interno della vostra azienda.
Il vostro collega avrà un ruolo chiave non solo nella formazione del tirocinante e nel garantire che svolga correttamente i suoi compiti, ma anche nell'aiutarlo a diventare più indipendente e sicuro di sé nello svolgimento delle mansioni assegnategli.
Nel tutor si sceglie una persona che faciliterà l'adattamento del tirocinante alle pratiche e alla cultura dell'azienda. La scelta del tutor non deve quindi essere anodina! È persino una buona idea discuterne con il potenziale tutor, in modo che lo veda come un voto di fiducia e non come un peso, e che si senta pienamente coinvolto nel ruolo.
Assicuratevi che si inseriscano bene
Infine, l' inserimento del tirocinante deve essere ben preparato per facilitare la sua integrazione e contribuire al successo del tirocinio.
Come per qualsiasi altro membro del team, assicuratevi di organizzare il suo onboarding, preparando il suo arrivo con:
- annunciando il loro arrivo al personale
- assegnando una postazione di lavoro dedicata
- fornendo loro gli strumenti di lavoro fin dal primo giorno,
- un libretto di benvenuto con tutte le informazioni essenziali, ecc.
Riassumendo: i "Do's and Don't" dell'assunzione di uno stagista
Per concludere, ecco una breve lista di punti essenziali da considerare prima di assumere il vostro stagista ideale:
✅ Le cose da fare:
- Assicuratevi che lo stage faccia parte di un corso scolastico o universitario,
- stipulare una convenzione di stage adeguata,
- informarsi sulle modalità di retribuzione dello stagista,
- rispettare il periodo di stage di 6 mesi,
- scegliere il tutor o il supervisore giusto,
- consegnare un certificato alla fine del tirocinio.
❌ Le cose da non fare:
- utilizzare uno stagista in una delle situazioni vietate (sostituzione di un dipendente, aumento temporaneo dell'attività aziendale, ecc,)
- non aver definito chiaramente le proprie esigenze e i compiti da affidare al tirocinante,
- aver messo sul tavolo l'offerta di stage all'ultimo momento,
- trascurare la scelta del tutor,
- saltare la fase cruciale dell'inserimento.
Non ci resta che augurarvi buon lavoro per la vostra assunzione. Chissà, la vostra pepita di stagista potrebbe diventare uno dei migliori talenti di domani!
Articolo tradotto dal francese