Integrazione dei dipendenti: i segreti di un onboarding di successo
L 'integrazione di un nuovo dipendente nel team è una delle questioni chiave delle risorse umane.
Pensavate che il processo di assunzione fosse finito una volta firmato il contratto di lavoro? Vi sbagliate! 🧐
Infatti, l'integrazione di un dipendente è una fase essenziale del processo HR. Ed è meglio non trascurarla, per non rischiare di vedere i vostri ultimi assunti abbandonare la nave!
Per aiutarvi a superare questa fase cruciale, ecco una guida alle migliori pratiche da adottare per integrare con successo i vostri dipendenti.
Diamo uno sguardo alle basi dell'inserimento dei dipendenti
Il principio dell'onboarding
L'inserimento dei dipendenti, noto anche come onboarding, è la fase finale del processo di assunzione.
Spesso dimenticata o affrettata, questa fase è fondamentale per aiutare il nuovo dipendente a familiarizzare con il lavoro, il team, il manager e la cultura aziendale. Senza di essa, gli sforzi compiuti durante la fase di assunzione possono essere vanificati da una partenza precipitosa del nuovo assunto. ☝️
Come funziona? L'onboarding consiste nell' accogliere il nuovo dipendente per creare un legame e fidelizzarlo.
A prima vista può sembrare semplice, ma l'inserimento dei dipendenti prevede una serie di fasi distinte:
- il pre-boarding, che, come suggerisce il nome, è il periodo che precede i primi passi del dipendente in azienda, dopo la conferma dell'assunzione,
- i giorni di inserimento, che corrispondono alla fase di accoglienza del nuovo dipendente,
- il monitoraggio durante il periodo di integrazione, che comprende la formazione del dipendente.
💡 Un buon inserimento è la logica continuazione di un'esperienza di successo del candidato.
Qual è la giusta durata del periodo di inserimento di un dipendente?
Come avrete capito, l'inserimento dei dipendenti è molto più di un semplice benvenuto, quindi dovete considerare un periodo più lungo di una sola settimana.
È generalmente accettato che un periodo di inserimento efficace non dovrebbe essere inferiore a un mese.
Questo periodo consente ai nuovi assunti di familiarizzare con il proprio ruolo e con l' ambiente aziendale, stabilendo al contempo dei legami sociali.
Per un onboarding completo ed efficace, si raccomanda che il processo di inserimento inizi prima che il nuovo dipendente entri in azienda e continui ben oltre il periodo di prova.
Ciò significa che l 'onboarding può durare fino a sei mesi e addirittura fino al primo colloquio di valutazione annuale!
Per alcuni può sembrare un periodo lungo, ma assicura che i nuovi dipendenti si sentano supportati e impegnati durante la loro transizione verso l'azienda.
L'importanza di un buon inserimento dei dipendenti in 4 punti
L 'onboarding non è solo una tendenza manageriale che riguarda solo strutture innovative e start-up. Il processo di inserimento dei dipendenti è al centro delle priorità delle risorse umane.
Ecco un'analisi più approfondita della posta in gioco. 🔎
#1 Miglioramento dei tassi di fidelizzazione
Uno degli effetti positivi di un buon inserimento è il miglioramento del tasso di fidelizzazione dei dipendenti.
Infatti, sentendosi accolti e valorizzati fin dall'inizio, i nuovi dipendenti sono più propensi a impegnarsi a lungo termine.
In questo modo si riduce il rischio di turnover e di dimissioni anticipate e i costi associati al reclutamento.
💡 Secondo la società di selezione del personale Deloitte, una cattiva assunzione costerebbe in media 50.000 euro (o anche molto di più per alcune funzioni manageriali o strategiche). Ora capite l'importanza di una buona introduzione dei dipendenti.
Cabinet Deloitte à l’occasion de l’évènement Future of HR
#2 Aumento della produttività
Numerosi studi lo dimostrano: un dipendente felice è un dipendente ad alto rendimento.
Ma integrare i nuovi dipendenti non significa solo farli rimanere in azienda. È qui che entrano in gioco i dipartimenti HR quando si tratta di onboarding: migliorare la produttività dei dipendenti.
Infatti, abbiamo visto che l'implementazione di un'introduzione strutturata aumenta la produttività di un dipendente.
Prendendo il tempo necessario per integrare correttamente il nuovo dipendente nella vostra azienda, potete raggiungere più rapidamente il famoso punto di pareggio per un dipendente. In altre parole, il punto in cui i profitti che ne derivano superano i costi di assunzione.
#3 Rafforzare l'impegno
Un processo di onboarding strutturato è anche un'opportunità per creare un forte impegno fin dall'inizio.
L 'onboarding non deve essere visto come un costo, ma come un investimento.
#4 Creare un ambiente di lavoro positivo
Un'introduzione ben preparata garantisce che il dipendente si senta a casa nell'azienda, favorendo un clima positivo e un ambiente favorevole al benessere sul lavoro!
Inoltre, contribuisce a valorizzare il vostro marchio di datore di lavoro e a rendere la vostra azienda più attraente. Si tratta di un vero e proprio vantaggio competitivo che può aiutarvi a distinguervi nella guerra per i talenti! ⚔️
Come si integra un dipendente? Buone pratiche in 5 fasi
Prima fase: preparazione
Il pre-boarding è la fase che segue la firma e l'accettazione dell'offerta di lavoro da parte del candidato.
Questo periodo dura fino a quando il candidato entra ufficialmente in azienda. Ma è a questo punto che il candidato corre il rischio di essere cacciato da un'altra azienda...
Per evitare di essere "ghosted", è essenziale mantenere un legame con il dipendente fino a quando non accetta il lavoro.
Come si può fare? 🧐 Comunicando!
Rimanete a disposizione del candidato e non esitate a condividere informazioni via e-mail o SMS. Potete anche invitare il nuovo assunto a partecipare a determinati eventi aziendali. È un'occasione per presentarsi e parlare con i futuri colleghi.
Potete anche cogliere l'occasione per trasmettere informazioni sul processo di onboarding, in modo che il candidato possa inserirsi nella vostra organizzazione nel modo più agevole possibile .
In questo modo, massimizzerete le possibilità di assicurarvi l'assunzione. Un candidato che ha già un piede in azienda ha meno probabilità di deludervi.
💡 Il fenomeno del ghosting si verifica quando un candidato scompare durante il processo di assunzione e non si fa più sentire. Una pratica che si è diffusa negli ultimi anni.
Seconda fase: il benvenuto del primo giorno
Ci siamo, l'arrivo ufficiale del dipendente in azienda è arrivato!
Per dargli il miglior benvenuto possibile, la giornata di inserimento dovrebbe essere organizzata su quattro punti fondamentali:
- visita del sito e dei locali
- colloquio iniziale con il responsabile
- incontro con il personale
- consegna delle attrezzature e dei documenti amministrativi.
Questa fase di inserimento è fondamentale!
👉 Il primo giorno è spesso fonte di stress e di molte domande. L'obiettivo è quello di guidare il dipendente nel nuovo ambiente di lavoro e metterlo a proprio agio nell'assunzione del nuovo incarico.
Alla fine della giornata, il nuovo assunto deve avere un 'idea positiva della vostra azienda, ma anche essere in grado di affrontare il lavoro.
Per esempio, potreste organizzare un pranzo o fornire un pacchetto di benvenuto per aiutare il dipendente ad ambientarsi.
Terza fase: formazione e sviluppo
A seconda dell'organizzazione e della mansione, può essere una buona idea fornire una formazione al momento dell'arrivo del nuovo dipendente.
In questo modo si introdurranno i processi, gli strumenti e i metodi organizzativi. È una fase che li aiuterà a comprendere le missioni e le aspettative dell'azienda.
Quarta fase: monitoraggio e feedback
Una volta trascorsi i primi giorni, non è raro che molti addetti alle risorse umane mettano fine all'onboarding.
Ma il vostro lavoro non si ferma qui!
In pratica, potete chiedere un feedback o organizzare un follow-up regolare con il nuovo dipendente a intervalli variabili a seconda del profilo.
Dando al nuovo dipendente l'opportunità di dire la sua dopo la prima settimana, potrete misurare il grado di integrazione nel team.
A questo proposito, un rapporto di feedback è un buon modo per identificare rapidamente eventuali difficoltà e apportare modifiche, se necessario.
💡 Secondo uno studio di Cadremploi, quasi 7 manager su 10 si dimettono entro 6 mesi dall'assunzione.
Cadremploi
Fase finale: valutazione dell'integrazione dei dipendenti
Infine, dopo i primi mesi, è possibile organizzare una valutazione più completa.
È l'occasione per mettere le cose in chiaro, da entrambe le parti, e per fare un bilancio del periodo di prova.
Naturalmente, questa fase non significa necessariamente la fine del processo di integrazione del dipendente. ☝️
Può essere utilizzata per confermare l'assunzione, ma anche per adattare alcuni processi e, perché no, per migliorare la strategia di onboarding.
Esempio di processo di inserimento di un dipendente
In termini pratici, ecco un esempio di inserimento di un dipendente basato sulle migliori pratiche e sulle fasi essenziali:
- Anticipare l'arrivo del nuovo assunto preparandolo, in particolare adattando l'accesso agli strumenti necessari.
- Preparare il team all'arrivo di un nuovo membro, ad esempio dopo la partenza di un dipendente.
- Accogliere il nuovo arrivato.
- Presentatelo ai dipendenti più importanti e fategli conoscere i valori e la cultura dell' azienda, ad esempio con un opuscolo di benvenuto.
- Predisponete un programma di formazione per i nuovi assunti, in modo che possano essere rapidamente operativi.
- Programmate controlli regolari con l'ufficio risorse umane per assicurarvi che l'integrazione del candidato proceda bene e per raccogliere le sue prime impressioni.
- Nominate un mentore o uno sponsor che guidi il nuovo dipendente durante le prime settimane e fornisca un supporto personalizzato.
Integrazione dei dipendenti di successo con gli strumenti giusti
Nessuna azienda può fare a meno di un processo di inserimento dei dipendenti.
Tuttavia, ogni azienda è diversa e per ottimizzare l'onboarding è opportuno affidarsi a un sistema ATS( Applicant Tracking System) o a un altro software HR più completo. ☝️
I migliori programmi di inserimento hanno il vantaggio di assomigliare all'azienda e di adattarsi ai nuovi assunti.
Il risultato è un processo di inserimento più fluido e personalizzato.
È anche possibile adattarlo all' onboarding da remoto nel contesto del lavoro ibrido che prevede il telelavoro.
⚒️ È il caso, ad esempio, di GIRH Remote. Che si tratti di assunzioni in Francia o all'estero, questo servizio agisce come un EOR, aiutandovi con tutte le procedure HR in oltre 60 Paesi.
Grazie a un processo di inserimento in 5 fasi, potrete offrire ai vostri nuovi assunti un onboarding rapido, sicuro e conforme:
- Registrazione semplice del nuovo dipendente;
- Un sistema di autoregistrazione che consente ai dipendenti di aggiungere i propri dati amministrativi e di importare i documenti di supporto richiesti;
- Controllo dei visti e dei permessi di lavoro per le assunzioni all'estero;
- Invio del contratto di lavoro per la firma ufficiale;
- Attivazione automatica dello status con iscrizione ai programmi di payroll e benefit.
I manager e le risorse umane hanno una visibilità completa e chiara dell' intero processo e i dipendenti ricevono avvisi automatici sulle azioni da intraprendere e sui progressi dell'integrazione.
Integrazione dei dipendenti: dipende da voi
Il processo di inserimento dei dipendenti è parte integrante delle pratiche HR di un'azienda.
Nell'era delle grandi dimissioni e del licenziamento consapevole, i dipartimenti HR hanno capito che l'esperienza dei dipendenti non è un'opzione.
Tuttavia, prima di convincere i futuri dipendenti a restare, devono ancora fargli venire voglia di salire a bordo!