Comprendere e ridurre il costo del reclutamento per aumentare il valore della vostra azienda

Nelle aziende, quando si tratta di raggiungere la redditività, tutto deve essere misurato: stipendi e contributi sociali, spese generali, forniture, produzione, budget di marketing, ecc. Ma c'è ancora una voce di spesa che alcune organizzazioni a volte sottovalutano: il costo delle assunzioni.

Eppure può costare facilmente diverse migliaia di euro. E questa cifra aumenta quando si commette un errore di casting e il nuovo dipendente se ne va prima del tempo.

Quindi ci sono problemi reali nel reclutare bene, cioè nell'assumere un candidato che sia allineato con il lavoro e con l'azienda... che, in poche parole, voglia rimanere con voi!

Quanto costa assumere qualcuno? Quali sono i vari costi diretti e indiretti da tenere in considerazione? E soprattutto, come si possono ridurre queste spese?

Vedere tutti i software Recruitment

Costi di assunzione: definizione

Il costo di assunzione si riferisce al budget dedicato all'assunzione di un nuovo dipendente. Questo budget copre tutte le spese necessarie per completare l'intero processo:

• definizione dei requisiti ;
• elaborazione e diffusione dell'annuncio di lavoro
• ricerca dei candidati
• selezione dei CV;
• costi dei colloqui e dei test di competenze;
• l'inserimento del nuovo dipendente.

Il principale vantaggio del calcolo dei costi di reclutamento è che vi aiuta a ottimizzare le spese e quindi a perfezionare la vostra strategia HR. Se non misurate la vostra situazione reale, come potete migliorarla?

💡 Per darvi un'idea: secondo Le Figaro, il costo medio delle assunzioni in Francia varia tra i 3.000 e i 10.000 euro. Una bella somma, ne converrete!

Come si calcola il costo del reclutamento?

Per sapere quanto costa un'assunzione, bisogna tenere conto di tutti i costi diretti e indiretti. In effetti, basta sommarli.

Se volete calcolare il costo medio di tutte le vostre assunzioni in un determinato periodo, applicate la seguente formula:

Calcolo dei costi diretti

I costi diretti del reclutamento rappresentano le spese immediatamente associate al processo di ricerca dei candidati.

👉 Sono facilmente identificabili e coprono diversi aspetti essenziali:

• la pubblicazione di annunci di lavoro su siti web specializzati o su social network professionali;
• Il costo della ricerca attiva di profili su piattaforme come LinkedIn, o della consultazione di banche dati, rappresenta una voce significativa, con un budget che può variare tra i 500 e i 2.000 euro a seconda della durata e della complessità dell'incarico;
• test di valutazione tecnica o psicometrica, che spesso devono essere pagati;
• partecipazione a fiere del lavoro (affitto della sede, costi logistici, ecc.);
• abbonamenti o licenze di software, come ATS;
• la logistica necessaria per i colloqui faccia a faccia, ecc.

Calcolare i costi indiretti

I costi indiretti del reclutamento sono meno visibili dei costi diretti, ma altrettanto importanti.

Si riferiscono all'impatto finanziario sul tempo, sull'organizzazione interna e sulla produttività. Comprendono gli stipendi dei dipendenti coinvolti nel processo di reclutamento.

Ecco i principali costi indiretti:

• il tempo investito dai team delle risorse umane e dai manager (analisi dei CV, organizzazione dei colloqui, debriefing, ecc;
• il costo del posto vacante, poiché un'assenza prolungata si traduce spesso in un carico di lavoro più pesante per il team, o addirittura in un calo delle vendite;
• il temporaneo calo di produttività mentre il nuovo dipendente raggiunge il suo pieno potenziale, ecc.

Questi costi vengono talvolta sottovalutati, ma il loro impatto reale sul budget può essere considerevole. Se non li prevedete, correte il rischio di ritrovarvi con spese inaspettate.

💡 Attenzione: in questo caso non bisogna trascurare una componente importante, ovvero il mancato guadagno derivante dalla mobilitazione di un dipendente (un manager, ad esempio) per l'assunzione. Durante questo periodo, infatti, il dipendente dedicherà meno tempo alle sue mansioni principali, che generano valore.

Considerare i costi del reclutamento tramite un'agenzia esterna

In alcuni casi, le aziende si rivolgono a un' agenzia di reclutamento esterna:

• per reclutare profili rari o altamente specializzati;
• per assunzioni su larga scala
• quando non ci sono risorse interne in grado di svolgere il lavoro, ecc.

☝️ Queste spese sono contabilizzate come costi diretti.

Ma quanto costa un'agenzia di reclutamento?

In media, rappresenta dal 15% al 25% dello stipendio annuo lordo del nuovo assunto, se la posizione è di middle management. Questa cifra sale a un livello più alto quando il compito diventa più complicato, come nel caso del reclutamento di profili penosi, ad esempio, o per posizioni dirigenziali.

Aggiungere i costi di onboarding

Il costo del reclutamento comprende anche i costi di onboarding del dipendente, una fase fondamentale del processo di reclutamento.

L'onboarding va ben oltre la semplice consegna delle chiavi dell'ufficio. Il suo scopo è aiutare il dipendente ad adattarsi rapidamente al lavoro e a comprendere la cultura aziendale... per evitare di partire con il piede sbagliato.

Soprattutto, è un processo che va ripetuto ogni volta, quindi è da tenere presente se si prevede di fare molte assunzioni nei prossimi mesi.

👉 L'onboarding di un nuovo dipendente comprende i seguenti costi:

• la formazione (sessioni introduttive, e-learning, coaching personalizzato, ecc;
• il tempo richiesto dalle Risorse Umane per gestire l'aspetto amministrativo e il tempo dei manager per supportare il nuovo assunto;
• il costo degli strumenti e delle attrezzature di cui il dipendente ha bisogno per essere produttivo, ecc.

Anticipare i costi di una mancata assunzione

Infine, il modo migliore per anticipare le spese future è prendere in considerazione i costi associati a un potenziale fallimento delle assunzioni (anche se, ovviamente, farete di tutto per evitare che ciò accada 😉 ).

Qual è il costo di una cattiva selezione del personale?

A seconda del lavoro, a volte può arrivare a 2-3 volte il costo iniziale.

E c'è una buona ragione per questo: ci sono altri costi oltre a quelli inevitabili, che sono essenziali se si vuole riprendere il processo di assunzione:

• gestione amministrativa della partenza del dipendente;
• costi legali e potenziali risarcimenti;
• la potenziale perdita di produttività se il nuovo assunto non ha le competenze o la motivazione necessarie;
• la perdita di morale del team interessato (l'avvicendamento del personale ha un forte impatto sulle dinamiche di gruppo).

Costi di assunzione: esempio

💡 Per avere un'idea più concreta di quanto possa costare un'assunzione, ecco un esempio concreto, relativo a una posizione di medio livello con uno stipendio annuo lordo di 50.000 euro.

In questo esempio, il costo dell'assunzione è di 8.300 euro.

In caso di insuccesso, il costo sale a 18.300 euro.

Come si possono ridurre i costi di assunzione?

Tenere sotto controllo le spese

Il calcolo dei costi di assunzione che avete appena effettuato grazie al nostro articolo... non deve essere fatto una volta sola!

È importante farlo nel tempo, in un 'ottica di miglioramento continuo. Infatti, le varie voci di spesa possono cambiare a seconda della situazione, delle condizioni di mercato, ecc.

🔎 Tenendo sotto controllo queste spese, è possibile apportare modifiche costanti per migliorare la redditività del reparto risorse umane.

Pensate al reclutamento interno

Secondo Factorial, il costo del reclutamento interno è in media inferiore del 25%-50% rispetto al costo del reclutamento esterno.

Questo perché alcuni costi vengono semplicemente eliminati, come quelli associati alla pubblicazione di più annunci o al ricorso a un'agenzia di sourcing.

Un altro vantaggio è la riduzione dei costi di onboarding, poiché il dipendente conosce già la cultura aziendale. Inoltre, dispone già della propria attrezzatura.

Optare per la cooptazione

La cooptazione è un'altra soluzione comunemente presa in considerazione dalle organizzazioni per ridurre i costi di assunzione.

Anche in questo caso, si può dire addio ai costi della pubblicità. Inoltre, il processo di reclutamento viene accelerato (con conseguente risparmio sulle spese generali).

☝️ D'altra parte, questo sistema si accompagna tradizionalmente a una ricompensa finanziaria per il dipendente che trova la perla rara. Tenete conto di questo aspetto nei vostri calcoli!

Utilizzare un software di reclutamento

Questo articolo dimostra che il tempo è denaro. Quindi, quale modo migliore di risparmiare tempo se non con un software di reclutamento che automatizza le attività?

Naturalmente, anche il prezzo dello strumento entra nell'equazione, e più precisamente nei costi diretti. Ma se usato correttamente, promette un eccellente ritorno sull'investimento.

Ad esempio, Softy è una soluzione software che si occupa del processo di reclutamento dalla A alla Z, grazie alla sua ampia copertura funzionale: pubblicazione multipla di annunci, gestione delle candidature, test, gestione della cooptazione e della mobilità interna, onboarding, ecc. Tutte queste operazioni sono centralizzate e la piattaforma ha un'interfaccia intuitiva che le rende più fluide e veloci. Inoltre, grazie alle più recenti tecnologie intelligenti, è possibile evitare il più possibile costosi errori di reclutamento.

Sviluppare il marchio del datore di lavoro

Infine, c'è la questione dell' employer brand.

Quando il vostro employer brand brilla, le candidature si moltiplicano, soprattutto da parte di candidati di qualità che a volte sono difficili da individuare.

Questo riduce inesorabilmente :

• alcuni costi, in particolare per il sourcing e l'approccio alle agenzie di reclutamento;
• il turnover, che è costoso a lungo termine.

Vedere tutti i software Recruitment

Cosa bisogna ricordare del costo del reclutamento?

Non prendete alla leggera il costo del reclutamento: può arrivare a migliaia di euro!

Per avere un quadro completo, è necessario tenere conto di tutta una serie di spese: costi diretti e indiretti, costi di onboarding, ecc. Per non parlare del fatto che, in caso di errore di casting, il "conto" sale ancora di più!

Alla luce di ciò, calcolare il costo del reclutamento va bene, ma cercare di ridurlo è ancora meglio. La buona notizia è che le leve che potete utilizzare a tal fine (utilizzo di software dedicati, mobilità interna, cooptazione, ecc.) vi permetteranno di reclutare in modo più economico ed efficiente !

Perché quando trovate quella gemma rara, state generando un valore a lungo termine per la crescita della vostra azienda.