L'approccio GPEC, ovvero come anticipare e pianificare le risorse umane per il successo

L' approccio GPEC è il processo magico che garantisce alle aziende di avere i talenti giusti al momento giusto. Allo stesso tempo, promuove il benessere dei dipendenti tenendo conto dei loro desideri in termini di sviluppo della carriera.

Sarebbe quindi un peccato farne a meno! Per non parlare del fatto che la legislazione impone talvolta alcuni obblighi in questo ambito.

Ma cos'è il Job and Skills Planning? Quali sono i suoi obiettivi? Come si può mettere in atto un piano GPEC efficace?

Ecco come fare 💡.

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Definizione dell'approccio GPEC

Cos'è la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences?

L' approccio GPEC, per Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, si riferisce a un'attività che rientra principalmente nelle competenze del dipartimento HR. Serve a gestire le risorse umane di un'azienda in modo proattivo e prospettico, per rispondere rapidamente alle sue esigenze strategiche.

A tal fine, l'approccio GPEC prevede l' anticipazione e la pianificazione del fabbisogno di talenti, allineando le competenze disponibili agli obiettivi a lungo termine.

In sostanza, si tratta di assicurarsi di avere le persone giuste, con le qualifiche giuste, nel numero giusto, per portare a termine una determinata missione.

Ad esempio, la vostra azienda vuole utilizzare maggiormente l'intelligenza artificiale per differenziarsi dalla concorrenza? Grazie al GPEC, è possibile individuare quali dipendenti devono essere formati su queste tecnologie o determinare se è necessaria un'assunzione.

Nota bene: il GPEC è diverso dal GEPP, o Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels. Sebbene questi due concetti siano strettamente collegati, il secondo si concentra più del primo sullo sviluppo e sulla gestione delle carriere dei dipendenti all'interno dell'organizzazione.

Esempio: diagramma dell'approccio GPEC

L'approccio GPEC è obbligatorio?

Il GPEC è un obbligo di legge per :

• organizzazioni con più di 300 dipendenti;
• gruppi su scala comunitaria con almeno un'entità di 150 dipendenti o più.

Più precisamente, la legge impone loro di negoziare sulla gestione dei posti di lavoro e dei percorsi di carriera ogni 3 anni.

☝️ Queste negoziazioni includono l'implementazione di un processo di GPEC per affrontare le nuove sfide della transizione ecologica e mettere in atto le misure di supporto necessarie.

Obiettivi del GPEC

Adottare un approccio GPEC significa soddisfare le esigenze dell'azienda in termini di quantità e qualità delle risorse umane.

Ha quindi diversi obiettivi 🎯 :

• promuovere la redditività a lungo termine e le prestazioni complessive dell'organizzazione, consentendole di rispondere tempestivamente alle aspettative del mercato e di competere efficacemente;
• sostenere abilmente il cambiamento, allineando le competenze e le esigenze e anticipando il cambiamento (la fretta aggrava il fenomeno della resistenza al cambiamento);
• ottimizzare i livelli di personale e quindi evitare la carenza di personale (che è dannosa per il buon funzionamento dell'azienda) e l'eccesso di personale (che è costoso!);
• incoraggiare l' occupabilità delle risorse umane e lo sviluppo dei dipendenti;
• trattenere i talenti e quindi ridurre le esigenze di reclutamento, soprattutto in un periodo in cui trovare la perla rara può essere un'impresa ardua;
• identificare le esigenze di formazione, in modo da sviluppare piani su misura sia per i dipendenti che per l'organizzazione;
• osservare la piramide dell'età per determinare, ad esempio, il numero dei prossimi pensionamenti;
• semplificare i processi di mobilità interna;
• incoraggiare l' impegno e il coinvolgimento dei dipendenti nella vita dell'azienda;
• promuovere un employer brand positivo e gratificante in fase di reclutamento.

Quali sono le 4 fasi del GPEC?

Fase 1: analizzare le mansioni e le competenze presenti nell'organizzazione

Questa prima fase consiste nel fare il punto sulla situazione attuale. Si tratta di valutare il know-how presente in azienda e di classificare le mansioni.

Si consiglia di tracciare una mappa delle principali mansioni. In questo modo, si documentano in dettaglio le diverse posizioni e le relative mansioni e competenze.

A tal fine, utilizzate :

• le descrizioni delle mansioni: descrivono in dettaglio le responsabilità e le competenze attese per ogni posizione;
• l'organigramma: fornisce una panoramica della struttura organizzativa. È utile per identificare i potenziali ponti tra le diverse posizioni nell'ambito della mobilità interna;
• i rapporti dei colloqui individuali e professionali: forniscono informazioni chiave sulle prestazioni e sulle aspirazioni dei dipendenti.

Fase 2: anticipare le esigenze dell'azienda

Sulla base delle informazioni raccolte nella prima fase, è il momento di prevedere il fabbisogno di risorse umane a breve, medio e lungo termine. Questo deve tenere conto degli obiettivi dell'azienda.

☝️ In particolare, questo è il momento di redigere il vostro archivio delle competenze, al fine di individuare eventuali lacune tra i requisiti e la situazione reale.

Questo lavoro richiede di entrare in contatto con la direzione e con i responsabili dei vari reparti. Comunicando con loro, potrete determinare più facilmente ciò che è necessario in termini di strategia futura.

Ma è necessario fare di più, bisogna essere in grado di guardare al quadro generale e vedere le tendenze specifiche del proprio mercato. Si tratta di :

• innovazioni tecniche?
• cambiamenti nella legislazione?
• Cambiamento delle aspirazioni dei consumatori?

Infine, tenete conto della realtà strutturale della vostra azienda. Ad esempio, la creazione di una piramide delle età è un buon modo per anticipare i futuri pensionamenti e quindi prepararsi alle assunzioni che seguiranno.

Fase 3: Pianificare e attuare un piano d'azione

In questa fase, si deve redigere il piano d'azione che verrà utilizzato per colmare le lacune individuate in precedenza.

Dovrebbe includere componenti quali :

• formazione per i dipendenti esistenti
• assunzione
• mobilità interna
• il ricorso a esperti o fornitori di servizi esterni
• creazione di collaborazioni o partnership, ecc.

Non resta che attuare il piano, monitorarlo e modificarlo se necessario.

Fase 4: Valutare l'approccio GPEC

Infine, è fondamentale valutare il successo della procedura GPEC e il ROI ottenuto. In questo modo, potrete misurare la sua efficacia in relazione agli obiettivi iniziali e identificare i potenziali aggiustamenti.

A tal fine, è sufficiente esaminare i KPI selezionati. Ad esempio

• il tasso di riduzione dei gap di competenze
• il tasso di ritenzione dei talenti
• il numero di trasferimenti;
• il numero di corsi di formazione
• il costo per gap di competenze colmato, ecc.

☝️ Oltre a guardare le cifre, è importante entrare in contatto con le persone che hanno più da guadagnare da tutto questo, cioè i dipendenti e i manager. Raccogliere il loro feedback è un buon modo per valutare la temperatura e vedere come viene percepito l'approccio GPEC all'interno dell'azienda.

Gli strumenti GPEC

Il GPEC è un lavoro altamente specializzato che deve essere svolto in modo continuativo, perché l'azienda è sempre in movimento! Per evitare di dimenticarlo o di dedicargli troppo tempo, vi consigliamo di dotarvi di uno strumento che semplifichi e addirittura automatizzi il processo.

Ma quale tipo di software utilizzare 🤔?

Software HRIS

La prima cosa che viene in mente è HRIS, queste suite globali di applicazioni utilizzate per semplificare tutti i processi HR.

Sebbene queste piattaforme comprendano numerosi moduli (buste paga, gestione del tempo, reclutamento, ecc.), molto spesso includono un mattone dedicato alla gestione delle competenze e delle mansioni in prospettiva.

Strumenti HCM

Esistono anche strumenti HCM (Human Capital Management), che centralizzano i dati sul ciclo di vita e sulle qualifiche dei dipendenti . Comprendono funzioni dedicate alla gestione delle carriere, al reclutamento e alla formazione. Includono anche dashboard e altri report, utili per valutare l'efficacia dei piani d'azione.

Questo è l'approccio adottato da Cegid Talentsoft, un pacchetto software HCM che aiuta le organizzazioni ad attrarre e trattenere i talenti. Il suo modulo GPEC mappa i dipendenti per identificare i gap tra le esigenze dell'azienda e le competenze effettive. Cegid Talentsoft gestisce anche la formazione e il reclutamento necessari per colmare tali lacune. Il tutto tenendo conto delle aspirazioni dei dipendenti, con l'obiettivo di svilupparli nel rispetto dei requisiti strategici.

Approccio GPEC: consigli finali per la strada

Per diventare un vero professionista del GPEC, ecco alcuni ultimi consigli intelligenti da seguire 💡 :

• Siate pazienti e rigorosi. La creazione di una procedura GPEC richiede tempo ed è un processo a lungo termine!
  
  
• Ottenete il sostegno attivo della direzione. In questo modo, rafforzerete il suo impegno nei confronti della GPEC ed eviterete di nascondere informazioni dannose per il vostro approccio (dovete sapere di cosa sarà fatto il futuro dell'azienda!).
  
  
• Coinvolgete anche i dipendenti nel processo, per ottenere una maggiore partecipazione e un feedback molto più rilevante.
  
  
• Sfruttate al meglio tutti i dati sulle risorse umane. Ci riferiamo in particolare ai dati provenienti dai colloqui annuali. Da qui l'importanza di disporre di un software in grado di centralizzare tutte queste informazioni!
  
  
• Siate agili! In altre parole, adattatevi costantemente ai cambiamenti della vostra azienda e del mercato.
  
  
• Comunicare gli obiettivi e i risultati della pianificazione dell'occupazione e delle competenze in modo trasparente. A tutti i livelli dell'organizzazione.
  
  
• Tenetevi aggiornati sulle tendenze e sulle migliori pratiche nel campo della GPEC. Perché non iscriversi a blog, forum o account specializzati sui social network?

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L'approccio GPEC: in breve!

Ora sapete cos'è l'approccio generale GPEC e come attuarlo in sole quattro fasi: analisi della situazione esistente, previsione delle esigenze future, realizzazione di un piano d'azione e valutazione e successivo miglioramento della procedura.

Passaggi apparentemente semplici, che tuttavia richiedono una certa dose di rigore e di lavoro. Per questo motivo è bene utilizzare un software specializzato in grado di semplificare gran parte del processo.

In ogni caso, qualunque sia il metodo scelto, non trascurate il GPEC. Al di là degli obblighi aziendali, è un modo concreto per coinvolgere i dipendenti, scrivendo con loro una storia che continua nel tempo, a vantaggio della vostra competitività e redditività.