Gestione delle ferie nell'era del lavoro senza carta
L'ufficio risorse umane è in contatto con tutti i dipendenti per gestire le modalità di lavoro. La questione delle ferie può portare a molti tira e molla, anche se esistono soluzioni semplici per gestirle in modo più efficace. Scoprite tutti i nostri consigli sulla gestione delle ferie.
Prendere le ferie: un percorso a ostacoli
Scoprite quanti CP (permessi retribuiti) avete al vostro attivo
Volete prendere le ferie? Cominciamo. Per prima cosa dovete procurarvi l'ultima busta paga. Lì dovete trovare la cifra che indica il vostro diritto alle ferie residue.
Una domanda in due fasi
Una volta controllato il saldo, si passa alla fase successiva: presentare la richiesta al proprio responsabile. Questa può assumere la forma di un documento cartaceo con un determinato schema, in cui si indicano le date interessate, o più semplicemente l'invio di un'e-mail per presentare la richiesta. Una volta espletata questa formalità, il vostro responsabile inoltrerà la richiesta all'ufficio risorse umane o al responsabile delle buste paga.
Convalida da inserire due volte
Da parte loro, le Risorse Umane controllano i diritti di congedo per convalidare la richiesta e inseriscono i dettagli nel loro file di monitoraggio: date, ore, ecc. Quando arriva il momento di preparare la busta paga, il responsabile riepiloga le varie forme di congedo prese e le inserisce nel software di payroll. La riga delle ferie prese viene quindi incrementata e il saldo delle ferie rimanenti aggiornato.
Questo processo tradizionale di gestione delle ferie richiede diversi scambi e inserimenti manuali. Ciò rende il processo ancora più laborioso e aumenta il rischio di errori di gestione.
Un portale senza carta per centralizzare le informazioni
Oggi sono disponibili diversi pacchetti software per le risorse umane che possono semplificare la gestione delle ferie, soprattutto per le aziende con dipendenti che lavorano in sedi diverse.
Una soluzione intelligente per non dimenticare nulla
I dipendenti presentano le loro richieste di assenza tramite il software di gestione. Il reparto Risorse Umane riceve la richiesta sotto forma di modulo contestualizzato, che riporta il motivo della richiesta, la quota di assenza del richiedente, il CP già preso e il CP richiesto. In un colpo d'occhio, tutti gli elementi sono riuniti nella soluzione di gestione Zéphir per convalidare o rifiutare l'assenza. Non è più necessario cercare informazioni e fare controlli incrociati, con un notevole risparmio di tempo.
Inoltre, lo strumento automatizza i flussi: una volta convalidata, l'assenza viene addebitata direttamente al software paghe. È possibile configurare anche altre funzioni specifiche, come abbonamenti per il trasporto, buoni pasto e bonus. Si inseriscono una volta sola, poi lo strumento li suggerisce o li ricorda. Collegata al calendario, la soluzione tiene conto anche dei giorni festivi. Tutte queste garanzie riducono notevolmente il numero di sviste o di errori di inserimento dati.
Condividere le informazioni per una migliore organizzazione
C'è un interessante collegamento tra il vostro software HR e la gestione dei progetti dei vostri team. Quando una richiesta di assenza viene convalidata, viene indicata nel calendario delle attività.
- Gli altri membri del team possono prevederlo e organizzarsi di conseguenza. Se anche un altro membro del team aveva in programma di prendersi un giorno di riposo, avrà le informazioni necessarie per evitare sovrapposizioni.
- Il project manager ha una visibilità in tempo reale della disponibilità di tutti e delle risorse assegnate. Può organizzare il lavoro in modo più efficace.
Una parete per lo scambio di informazioni
Alcuni pacchetti software gestionali o ERP offrono un'area di accoglienza personalizzata. Questo spazio, attraverso il quale tutti gli utenti passano quando si collegano, può diventare un luogo di scambio. Con Zéphir, la personalizzazione è individuale. Ogni membro del personale può visualizzare le informazioni o il layout che desidera sulla propria "parete". Ad esempio, un addetto alle vendite che utilizza molto spesso il modulo delle note spese può creare un collegamento per sé, proprio come farebbe sulla sua postazione di lavoro.
Questo spazio è ideale anche per facilitare la comunicazione interna all'azienda. In modo più informale ed estremamente efficace, è possibile pubblicare nell'applicazione messaggi strettamente o lontanamente legati alla propria attività. Ad esempio, se si prevede di chiudere l'azienda per la festività del 14 luglio, si può utilizzare la "bacheca" per ricordare a tutti di prendere un giorno di ferie il 15.
Gestione più semplice ed efficiente
Utilizzare un'interfaccia comune
La prima cosa da fare è mettere a disposizione dei dipendenti, dei loro manager e del reparto risorse umane la stessa interfaccia. In questo modo
- gli scambi sono più semplici
- il processo di approvazione è più rapido
- le informazioni condivise sono più chiare.
Condividere le stesse informazioni
Oltre a gestire elettronicamente i permessi retribuiti, questo coinvolge l'intero percorso professionale dei dipendenti. Con un software gestionale come Zéphir, è possibile inserire nella soluzione anche le note spese. In questo modo, le Risorse Umane o il responsabile della contabilità possono accedervi direttamente per potervi rimborsare.
All'interno della stessa interfaccia, è possibile gestire le revisioni annuali. I dipendenti, i manager e le Risorse Umane vengono informati della data del colloquio. L'interfaccia può anche fornire uno storico dei colloqui precedenti. È anche possibile inviare e-mail di promemoria prima della data.
Accesso alla soluzione ovunque ci si trovi
Il software HR SaaS (Software as a Service) consente di condividere le informazioni nel cloud. Ciò è prezioso, in particolare per le aziende i cui team sono dislocati all'estero. Nonostante la distanza geografica, il dipendente ha accesso alle stesse informazioni aggiornate del resto del team.
Un'azienda, anche di piccole dimensioni, si trova rapidamente a dover gestire molte questioni relative alle risorse umane. L'uso di strumenti dedicati consente di gestire in modo più efficiente i congedi, sia per quanto riguarda la richiesta e la convalida, sia per quanto riguarda l'informazione dei colleghi di progetto. Sono finiti i tempi del foglio di congedo, sostituiti dalla dematerializzazione e dal risparmio di tempo e dall'efficienza che essa comporta.
Articolo tradotto dal francese