Obblighi, procedure, vantaggi... Tutto quello che c'è da sapere sulla gestione dei congedi anticipati
Contrariamente a quanto si pensa, la gestione anticipata dei congedi non è necessariamente sinonimo di disorganizzazione per un datore di lavoro.
Regolati dalla legge sul lavoro nota come El Khomri dal 2017, sono noti soprattutto per offrire ai nuovi dipendenti una maggiore flessibilità nel prendere le ferie dopo il loro arrivo in azienda.
Vi raccontiamo di più! 👇
Congedo anticipato: cos'è e come funziona?
Il principio del congedo anticipato è sempre stato più o meno presente nelle aziende. Ma è stata la legge sul lavoro promulgata nel gennaio 2017 a definirne i contorni.
Congedo anticipato: definizione
Il congedo anticipato è un permesso retribuito preso da un dipendente prima della fine del periodo di maturazione, generalmente fissato al 31 maggio di ogni anno.
In altre parole, il congedo anticipato consente a un nuovo dipendente di usufruire di un congedo retribuito non appena entra in azienda, man mano che accumula il diritto al congedo (2,5 giorni lavorativi al mese).
La legge sul lavoro: regole da rispettare
La legge sul lavoro - nota anche come legge El Khomri - ha fatto molto per democratizzare le ferie anticipate.
- Prima della sua entrata in vigore il 1° gennaio 2017, un nuovo dipendente di un'azienda poteva trovarsi nella poco invidiabile posizione di dover aspettare a lungo prima di prendere le prime ferie, di solito un intero anno di riferimento. ⏲️
Quindi, se il vostro contratto iniziava il 1° giugno, dovevate aspettare un anno intero prima di avere diritto ai primi giorni di ferie, poiché la fine del periodo di maturazione era spesso fissata al 31 maggio.
Dall'entrata in vigore della legge sul lavoro, tutti i dipendenti possono usufruire delle ferie anticipate fin dal primo anno di lavoro. Tuttavia, devono avere un saldo sufficiente di ferie accumulate.
In caso contrario, devono prendere il cosiddetto congedo non retribuito (un periodo durante il quale non si viene pagati). 💸.
Buono a sapersi: le condizioni relative al congedo anticipato possono variare da un'azienda all'altra a seconda dei contratti collettivi in vigore.
Le regole che disciplinano il congedo anticipato retribuito non sono diverse da quelle di una domanda tradizionale. In altre parole, è necessario :
- ottenere il consenso del datore di lavoro;
- rispettare le scadenze e le prassi in vigore nell'azienda (ad esempio, una richiesta effettuata tramite un'applicazione software interna 2 mesi prima della fruizione effettiva delle ferie).
Per evitare qualsiasi confusione, si consiglia vivamente di tenere un diario aggiornato delle richieste e delle accettazioni di ferie retribuite, che fornisca una registrazione scritta.
💡 Buono a sapersi: l'entrata in vigore della Legge sul lavoro conferisce ai datori di lavoro anche il diritto di imporre permessi retribuiti ai propri dipendenti in caso di chiusura temporanea o di qualsiasi altra circostanza eccezionale.
Gli obblighi del datore di lavoro
Per quanto riguarda i permessi retribuiti, i datori di lavoro sono tenuti a rispettare determinate regole. Essi devono
- comunicare a tutti i dipendenti il periodo di ferie almeno 2 mesi prima dell'inizio del periodo (dal 1° maggio al 31 ottobre nella maggior parte dei casi, ma questo periodo può essere esteso a seconda degli accordi aziendali);
- comunicare l'ordine di fruizione delle ferie (priorità in base alla situazione familiare, all'anzianità, ecc.) con almeno 1 mese di anticipo.
Va notato che il periodo di congedo e l'ordine di fruizione possono essere stabiliti in due modi:
- dal contratto collettivo o da un accordo aziendale;
- direttamente dal datore di lavoro, previa consultazione del Comitato economico e sociale (CSE), se non esiste un contratto collettivo o un accordo aziendale.
Vantaggi e svantaggi per il datore di lavoro
Dal punto di vista del datore di lavoro, consentire ai dipendenti di prendere le ferie in anticipo presenta una serie di vantaggi. Tra questi
- rendere l'azienda più attraente per i nuovi assunti
- una gestione più fluida del calendario delle ferie (i dipendenti possono prendere le ferie in modo più regolare, evitando colli di bottiglia in cui tutti vogliono prendere le ferie nello stesso momento);
- maggiore adattabilità in caso di congedo obbligatorio.
Tuttavia, per un'azienda poco attrezzata o male organizzata, la democratizzazione delle ferie anticipate può comportare difficoltà nel tenere traccia dei giorni di ferie dei dipendenti.
Come semplificare la gestione delle ferie anticipate?
Oltre a comunicare la posizione dell'azienda sull'argomento e a ricordare regolarmente ai dipendenti il loro diritto alle ferie anticipate, i datori di lavoro devono trovare un sistema affidabile e pratico per gestire il calendario delle ferie dei loro dipendenti.
In questo caso, è consigliabile optare per un software specializzato, visti i limiti imposti da un semplice foglio di calcolo 💻.
L'implementazione della giusta soluzione informatica può portare una serie di vantaggi:
- risparmio di tempo per i team HR
- responsabilizzazione dei dipendenti
- accessibilità in qualsiasi momento (i dipendenti possono richiedere un congedo anticipato quando non sono al lavoro o quando sono fuori per lavoro);
- centralizzazione di documenti e informazioni su un'unica piattaforma;
- monitoraggio in tempo reale delle ferie di ciascun dipendente;
- eliminazione dell'errore umano nell'elaborazione delle ferie;
- accesso allo storico delle richieste per evitare conflitti o incomprensioni;
- maggiore trasparenza sia per i dipendenti che per i datori di lavoro, ecc.
In altre parole, l'utilizzo di un software per l'elaborazione delle ferie è un vero vantaggio per un'azienda. Aiuta a snellire l'elaborazione delle richieste e fornisce una maggiore visibilità in termini di monitoraggio dei permessi presi da tutti i dipendenti.
⚒️ My Silae, una soluzione per la gestione dei congedi e delle assenze integrata direttamente nel sistema paghe, consente di elaborare tutti i tipi di richieste di congedo da un'unica piattaforma, automatizzando l'intero processo. I dipendenti inviano le loro richieste direttamente dal software, i manager le convalidano e tutti i dati vengono poi trasmessi al sistema paghe. In questo modo si risparmia tempo e si riduce al minimo il rischio di errori: si può chiedere di meglio?
FAQ: tutto quello che c'è da sapere sul congedo anticipato
Avete domande sul congedo anticipato e volete saperne di più? Le seguenti FAQ sono qui per aiutarvi! 👇
È possibile usufruire di un congedo retribuito durante il primo anno?
È perfettamente possibile prendere un congedo retribuito durante il primo anno di lavoro in azienda. Anzi, è proprio questo lo scopo di prendere le ferie in anticipo!
Tuttavia, è bene ricordare che per poter usufruire delle ferie è necessario avere un saldo sufficiente. Ad esempio, se il vostro contratto inizia il 1° giugno, avrete 2,5 giorni lavorativi da prendere a partire dal 1° luglio.
Se il saldo è pari a zero o insufficiente, è necessario richiedere un congedo non retribuito.
Le richieste di congedo anticipato possono essere rifiutate?
Il congedo anticipato è un diritto del lavoratore. In quanto tale, il datore di lavoro ha il diritto di rifiutarle. Tuttavia, tale rifiuto deve essere giustificato al dipendente interessato. È essenziale specificare che il criterio dell'anticipazione non è riconosciuto come un motivo valido di rifiuto.
Tra i criteri che possono giustificare il mancato accoglimento delle richieste di congedo anticipato vi sono un periodo di grande affluenza (stagione turistica, ad esempio), la necessità di garantire la continuità del servizio o, più semplicemente, il rispetto dell'ordine di partenza ✈️.
Il dipendente può chiedere il riporto delle ferie da un anno all'altro?
Se il dipendente non è soggetto all'annualizzazione dell'orario di lavoro (caso generale), è possibile riportare le ferie da un anno all'altro. Tuttavia, l'accettazione è subordinata alla decisione del datore di lavoro, a meno che non vi sia un accordo o una consuetudine.
Se la richiesta del dipendente di riportare le ferie viene rifiutata, le ferie non vanno perse. Possono essere pagati dal datore di lavoro in conformità alle disposizioni del contratto collettivo di lavoro.
Per i dipendenti con orario di lavoro annualizzato, la situazione è leggermente diversa. Infatti, solo una modifica della durata dell'orario di lavoro può portare all'accettazione del differimento delle ferie retribuite fino al 31 dicembre, in mancanza del 31 ottobre.
Si noti che questo rinvio deve essere previsto dal contratto collettivo aziendale 📖.
Congedo anticipato: punti chiave da ricordare
In sintesi, la democratizzazione del congedo anticipato sta contribuendo a soddisfare sia i lavoratori che i datori di lavoro. Sulla base di un modello più flessibile, le aziende sono in grado di gestire le assenze dei dipendenti in modo più fluido .
Ma per garantire un'organizzazione ottimale, l'impiego di un software di gestione dei congedi rimane la soluzione essenziale!
Articolo tradotto dal francese