Telelavoro: i vantaggi in 11 punti chiave
Da quando il telelavoro si è diffuso, i suoi vantaggi sono stati regolarmente evidenziati dai media: comodità, autonomia, flessibilità, migliore equilibrio tra vita privata e professionale - sono numerosi!
Questo nuovo modo di lavorare a distanza, reso possibile dalla digitalizzazione degli strumenti e dei processi, offre ai dipendenti la possibilità di svolgere le proprie mansioni lontano dai locali dell'azienda, ad esempio a casa o in uno spazio di coworking. Ma la sua realizzazione non può essere improvvisata: deve essere pensata, strutturata e supervisionata, e supportata dagli strumenti giusti.
In effetti, alcuni limiti di questo approccio vengono regolarmente evidenziati.
Vediamo tutti i vantaggi e gli svantaggi del telelavoro, sia per il datore di lavoro che per il dipendente, e passiamo in rassegna le migliori pratiche da adottare per evitare le insidie.
I vantaggi del telelavoro per il datore di lavoro
Vantaggio n. 1: risparmio sui costi
Avere una sede aziendale e mantenerla è un costo significativo per le aziende... soprattutto perché gli affitti continuano ad aumentare!
Molte aziende, soprattutto quelle che non hanno una presenza pubblica, potrebbero risparmiare molto denaro prendendo in considerazione il telelavoro.Molte aziende, in particolare quelle che non si rivolgono al pubblico, potrebbero risparmiare notevolmente prendendo in considerazione il telelavoro, anche a tempo parziale (organizzando una rotazione per i dipendenti faccia a faccia, ufficio flessibile, ecc.)).
Ctrip è riuscita a risparmiare 2.000 dollari per dipendente riducendo il numero di uffici affittati, un'operazione particolarmente interessante in città dove i prezzi degli immobili stanno raggiungendo livelli record.
Greenwashing Economy
☝️ Si noti che oltre ai costi associati alla sede, ci sono anche i costi di trasporto per gli spostamenti dei dipendenti, poiché l'azienda paga parte degli abbonamenti.
Vantaggio n. 2: riduzione dell'assenteismo e continuità aziendale
Problemi di traffico, scioperi dei trasporti pubblici, maltempo... sono tutti eventi che hanno un impatto sulla gestione quotidiana delle aziende, causando assenze e ritardi. I telelavoratori, invece, non sono interessati da questo tipo di incidenti.
E naturalmente non possiamo non citare l'esempio della recente pandemia di Coronavirus, che ha costretto al blocco interi Paesi. Grazie all'introduzione del telelavoro, molte aziende sono riuscite a mantenere la propria attività.
Vantaggio n. 3: impegno e produttività dei dipendenti
Il telelavoro è una garanzia di flessibilità e di migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti. È anche un segno di fiducia nei loro confronti.
Di conseguenza, i telelavoratori si sentono più apprezzati e motivati, il che aumenta il loro impegno verso l'azienda e la loro produttività.
Secondo un'analisi condotta da Obergo sull'impatto del telelavoro nel 2018:
- Il 95% dei telelavoratori dichiara di ritenere migliorata la propria qualità di vita personale;
- l'86% dei telelavoratori afferma di essere più produttivo rispetto a quando lavora in azienda.
Vantaggio n. 4: assunzione più facile
Alcuni profili sono difficili da reclutare. In alcuni settori, come quello informatico, c'è addirittura una carenza di candidati. Sarebbe un peccato perdere alcuni di questi talenti perché non possiamo ospitarli nella nostra sede. Per esempio
- vincoli geografici. Un certo candidato sembra perfetto per la vostra azienda, ma il problema è che vive a 500 km di distanza e non ha intenzione di trasferirsi. Perché non offrirgli un contratto a distanza?
- Disabilità. Il telelavoro rimane una delle soluzioni migliori per consentire ad alcuni lavoratori disabili di lavorare in condizioni ottimali.
Vantaggio n. 5: un'immagine positiva per l'azienda
Il telelavoro contribuisce a migliorare il marchio del datore di lavoro. Rivela :
- la modernità dell'azienda
- una tendenza alla responsabilizzazione dei dipendenti e a una gestione moderna (gestione partecipativa, gestione interfunzionale, ecc.).
- una consapevolezza delle questioni ambientali. Meno spostamenti in auto = meno inquinamento.
Un motivo in più per attrarre e trattenere i talenti più esigenti, in particolare quelli della generazione Y!
Vantaggio n. 6: maggiore flessibilità
Quando si parla di telelavoro, la flessibilità che ne deriva per i dipendenti viene regolarmente citata. Ma non dimentichiamo che anche l'azienda guadagna in flessibilità e mobilità!
Ad esempio, se per motivi strategici o economici l'azienda deve cambiare sede, il telelavoro offre ai team la possibilità di evitare un trasloco che può essere fonte di ansia e stress.
I vantaggi del telelavoro per i dipendenti
Vantaggio n. 1: risparmio di tempo e denaro
Meno tempo per gli spostamenti, minuti di sonno in più... il risparmio di tempo è spesso la motivazione principale che spinge i dipendenti a telelavorare.
Inoltre, gli automobilisti possono risparmiare sui costi, a volte ingenti, della benzina e della manutenzione del veicolo!
Secondo uno studio IPSOS, i professionisti in remoto guadagnano circa 80 minuti di tempo libero in più al giorno e 124 euro di potere d'acquisto al mese.
Vantaggio n. 2: flessibilità e mobilità
I dipendenti a distanza godono generalmente di una maggiore flessibilità in termini di orari di lavoro e organizzazione quotidiana. Adattano i loro orari di lavoro ai loro vincoli, ma anche ai momenti della giornata in cui si sentono più produttivi. Di conseguenza, riescono a conciliare meglio la vita lavorativa con la vita familiare, il tempo libero e i propri ritmi.
Anche il telelavoro e la mobilità sono compatibili. Se gli accordi e i regolamenti aziendali lo consentono, i dipendenti che lavorano in telelavoro possono prevedere di lavorare fuori casa. È un modo pratico per visitare i parenti senza dover prendere giorni di ferie, ad esempio.
Vantaggio n. 3: migliore concentrazione
Con la diffusione degli spazi aperti, i dipendenti soffrono di inquinamento acustico e di altri stress costanti.
Il telelavoro consente ai professionisti di concentrarsi maggiormente sui compiti che richiedono un'intensa concentrazione, senza risentire del rumore o degli scambi superflui tra colleghi.
Vantaggio n. 4: meno stress e fatica
Secondo uno studio di Malakoff Mederic, l'85% dei dipendenti dichiara di essere meno stanco grazie al telelavoro.
Corse contro il tempo al mattino, trasporti pubblici affollati, ingorghi... tutto questo può essere evitato grazie al telelavoro.
D'altra parte, l'atmosfera malsana che purtroppo regna in alcune organizzazioni è fonte di stress. Lavorare a distanza permette di allontanarsi da questo ambiente e di ridurre il contatto con colleghi nocivi.
Vantaggio n. 5: maggiore responsabilità, libertà... e benessere!
Il telelavoro significa assumersi la responsabilità della propria organizzazione quotidiana e del proprio approccio al lavoro.
Il risultato è un vero senso di libertà per i dipendenti:
- libertà di organizzare il proprio orario di lavoro,
- libertà di organizzare i propri compiti quotidiani
- libertà di lavorare in un ambiente di lavoro a loro congeniale,
- libertà di vestirsi come preferiscono, ecc.
Viva il formalismo opprimente del mondo aziendale... e viva il benessere sul lavoro!
Ma attenzione, ci sono alcune insidie che possono rovinare questo bel quadro. Quali sono gli svantaggi del telelavoro?
Quali sono gli svantaggi del telelavoro e come evitarli?
Mancanza di connessione e isolamento
Alcuni dipendenti si sentono isolati durante il telelavoro, il che può avere ripercussioni negative sul loro benessere e sulle loro prestazioni.
D'altra parte, alcune organizzazioni soffrono di una mancanza di connessione tra i team remoti e l'azienda, con ripercussioni sulla coesione del team e sulla cultura aziendale. È difficile sentirsi come se si viaggiasse sullo stesso treno quando non ci si vede mai...
💡 Qual è la soluzione ?
È consigliabile pianificare momenti di incontro tra i dipendenti, come ad esempio il dopolavoro, per rafforzare lo spirito di squadra. Altri datori di lavoro optano per giornate obbligatorie di faccia a faccia, nei locali dell'azienda o in uno spazio di coworking.
Comunicazione e collaborazione limitate
Un altro problema del lavoro a distanza è la difficoltà di collaborare ai progetti. Come procedono i progetti? Quali compiti vengono svolti? Chi sta lavorando su cosa? E così via.
Lo stesso vale per la comunicazione, sia interna che esterna, che diventa più complicata quando si lavora a distanza. Come si fa, ad esempio, a scambiare documenti o a firmare contratti?
Qual è la soluzione ?
Le aziende che vincono la scommessa del telelavoro sono quelle ben attrezzate e digitalizzate. Ad esempio, sono abituate a utilizzare software di videoconferenza come Skype. E per migliorare le loro prestazioni a distanza, utilizzano anche piattaforme di collaborazione come :
- Atolia, uno strumento che facilita l'interazione tra team remoti, basato su funzionalità di comunicazione, organizzazione in gruppi di lavoro e modifica collaborativa dei documenti, garantendo al contempo un elevato livello di sicurezza dei dati.
- SharePlace, una soluzione che centralizza gli strumenti e le informazioni dell'azienda in un unico spazio di lavoro, garantendo scambi fluidi e visibilità sull'andamento del lavoro di tutti i team.
Inoltre, le organizzazioni più digitalizzate utilizzano software di firma elettronica per completare i processi contrattuali. A titolo di esempio, Universign consente di firmare preventivi, contratti di vendita e di lavoro nel pieno rispetto della legge... anche da remoto.
Telelavoro e sicurezza informatica
I telelavoratori sono ancora più esposti ai rischi informatici (phishing, ransomware, ecc.) rispetto ai dipendenti delle aziende. E per una buona ragione, le reti domestiche sono spesso meno protette di quelle aziendali.
Qual è la soluzione?
Innanzitutto, evitare assolutamente di utilizzare apparecchiature personali. Il computer, ad esempio, dovrebbe essere fornito dall'azienda e il suo sistema dovrebbe essere regolarmente aggiornato da quest'ultima.
È poi consigliabile utilizzare un sistema per controllare e proteggere l'accesso agli strumenti aziendali, come il gestore di password LastPass. Con questa soluzione, i dipendenti possono accedere a diverse applicazioni software con un semplice clic, oppure condividere le password tra colleghi in tutta sicurezza. In questo modo, i dipendenti evitano di dover memorizzare i loro accessi tramite il browser, una soluzione sconsigliata in caso di telelavoro.
Disciplina e organizzazione insufficienti
Per quanto riguarda l'organizzazione e la gestione del carico di lavoro, non tutti i dipendenti sono uguali. Alcuni si sentono più smarriti di altri quando il loro manager non li supporta.
Qual è la soluzione ?
La chiave è la disciplina! Perché non stilare un programma dettagliato e ben suddiviso della vostra giornata lavorativa? Per una maggiore efficienza, questo programma dovrebbe tenere conto dei momenti di concentrazione ottimale, ma anche di piccoli momenti di pausa (ad esempio, lavorare su argomenti più tecnici al mattino, riservare tempi specifici per gestire le e-mail, ecc.)
Mancanza di visibilità e controllo
Affinché il telelavoro funzioni, l'azienda deve essere in grado di mantenere un certo grado di controllo sui propri dipendenti, per rendere fluida l'organizzazione generale e mantenere la coesione tra i team.
Qual è la soluzione ?
È consigliabile fornire un quadro minimo per il lavoro a distanza, per evitare eccessi, ma anche fonti di confusione per il dipendente.
Si tratta di stabilire delle regole (ad esempio, tramite una carta del telelavoro o un contratto collettivo ): quanti giorni alla settimana sono autorizzati per il lavoro a distanza? A che ora i dipendenti devono poter essere contattati senza problemi? Quali sono i canali di comunicazione da utilizzare? E così via.
Confini fragili tra vita professionale e privata
Come abbiamo visto, grazie al telelavoro i dipendenti riescono a conciliare meglio la loro vita professionale con quella privata.
Tuttavia, molti di loro lamentano il fatto che il confine tra le due cose tende a ridursi quando lavorano da casa. I risultati: problemi di concentrazione, accumulo di ore di lavoro straordinario o addirittura mancanza di "distacco" dall'azienda.
Qual è la soluzione ?
Per una volta, i dipendenti devono imporsi disciplina e rigore. Da qui l'importanza, come abbiamo già detto, di stabilire orari di lavoro reali e ben strutturati, durante i quali rimanere concentrati al 100% sui compiti da svolgere. Allo stesso modo, è importante creare (se possibile) un' area di lavoro dedicata all'interno della casa stessa... e stabilire delle regole con la famiglia per non essere disturbati.
Sovraccarico mentale
La sottile linea di demarcazione tra la sfera privata e quella professionale porta anche al sovraccarico mentale, cioè a svolgere diverse attività contemporaneamente e a pensare a più cose contemporaneamente. Molti dipendenti sono tentati, ad esempio, di gestire le faccende domestiche insieme all'attività professionale.
Qual è la soluzione?
Come per il punto precedente, è necessario essere rigorosi. È consigliabile dedicarsi esclusivamente al proprio lavoro nei momenti dedicati ed evitare il multitasking che, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, è dannoso per la produttività.
Scarsa ergonomia della postazione di lavoro
Infine, il telelavoro può avere un impatto anche sulla salute fisica. Non tutti hanno a casa l'attrezzatura giusta. Alcuni si ritrovano addirittura a lavorare dal divano di casa.
Qual è la soluzione?
I telelavoratori dovrebbero fare attenzione a mantenere una buona postura sul lavoro, proprio come farebbero sul posto di lavoro. Ad esempio, se non hanno una scrivania, è meglio lavorare almeno su un tavolo.
Allo stesso tempo, è consigliabile fare pause regolari per alzarsi di tanto in tanto, muoversi e fare un po' di stretching. E, naturalmente, un' attività sportiva è più che gradita quando si telelavora.
Il telelavoro è un bene o un male?
In conclusione, il telelavoro è una situazione vantaggiosa sia per il dipendente che per il datore di lavoro.
Tuttavia, se si vogliono raccogliere i massimi benefici, è necessario procedere nel modo giusto e pianificare in anticipo. Ecco perché alcuni "fallimenti" associati all'apprendimento a distanza forzato dalla reclusione non dovrebbero guastare questo bel quadro: la maggior parte delle organizzazioni e dei dipendenti non era preparata a questo.
Ma con il diffondersi del telelavoro, e con quadri di riferimento più chiaramente definiti, è molto probabile che conquisti il cuore delle aziende e dei francesi in generale, sempre più attratti dai numerosi vantaggi di questa formula.
Articolo tradotto dal francese