15 domande per un quadro di colloqui mensili one-to-one ultra-efficiente

Quali domande devo porre al colloquio mensile con i dipendenti?

In qualità di manager, sapete bene quanto questo sia un momento speciale. È un'occasione d'oro per fare il punto sugli obiettivi del personale, mostrare apprezzamento per il lavoro svolto e discutere di eventuali problemi incontrati.

Ma se volete condurre questa riunione in modo efficace, dovete utilizzare un formato ben strutturato che includa domande operative, valutazioni delle prestazioni e feedback.

Non cercate oltre! Questo articolo vi fornisce un esempio di formato per la valutazione mensile delle prestazioni, oltre a 7 consigli intelligenti su come renderla un successo.

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Che cos'è una valutazione mensile delle prestazioni?

Definizione e obiettivi della valutazione mensile individuale dei dipendenti

La valutazione personale mensile è un incontro regolare tra un manager e un dipendente per analizzare il mese passato e prepararsi per quello successivo.

L'obiettivo principale? Esaminare da vicino il lavoro svolto dal dipendente, al fine di individuare tempestivamente eventuali difficoltà e di adeguare gli obiettivi, se necessario.

Ma è anche (e soprattutto!) un momento di condivisione del feedback, essenziale per mantenere il dipendente motivato.

In breve, il colloquio mensile one-to-one contribuisce in modo determinante al benessere sul posto di lavoro.

Quali sono le differenze con il colloquio di valutazione annuale?

Queste due pratiche di gestione delle risorse umane hanno scopi diversi e si svolgono a intervalli diversi.

In particolare, la valutazione annuale individuale è una valutazione più globale che si svolge una volta all'anno. Pertanto, pone maggiore enfasi sulle ambizioni a lungo termine del dipendente.

☝️ È anche un momento opportuno per individuare le esigenze di formazione e sviluppo del dipendente e persino per sollevare la questione della retribuzione.

Esempio di 15 domande da porre al colloquio personale mensile

Detto questo, passiamo al modello per la valutazione mensile delle prestazioni, con un esempio di 15 domande a cui ispirarsi.

Naturalmente potete adattarle alle vostre esigenze e alle caratteristiche specifiche della vostra organizzazione.

Domanda 1: Come si è sentito al lavoro questo mese?

È importante iniziare l'intervista parlando di come vi sentite al lavoro. C'è una buona ragione per questo: la potenziale "infelicità" di un dipendente ha inevitabilmente un impatto sul modo in cui svolge le sue mansioni.

Ci sono diversi aspetti che possono essere presi in considerazione, e non esitate ad approfondirli durante i colloqui:

• l' atmosfera generale all'interno del team e dell'azienda nel suo complesso,
• le soddisfazioni e le difficoltà incontrate nell'ultimo mese,
• l'entità del carico di lavoro, ecc.

💡 Il nostro consiglio: se necessario, valutate il livello di stress del dipendente chiedendogli di darsi un voto su una scala da 1 a 10.

Domanda 2: Quali sono i suoi successi?

Identificando i successi del dipendente, si valorizza il lavoro svolto e si rafforza il suo senso di realizzazione.

Ci sono diversi modi per affrontare questo punto:

• Risultati concreti: quali progetti o compiti ha portato a termine questo mese? Siete riusciti a risolvere qualche problema specifico o a raggiungere qualche obiettivo prefissato?
  
  
• Progressi e sviluppo: come siete progrediti nel vostro lavoro questo mese? Avete sviluppato nuove competenze o migliorato quelle esistenti?
  
  
• Contributi positivi: in che modo le vostre azioni hanno avuto un impatto positivo sul vostro team o sull'azienda in generale?

☝️ Non dimenticate di chiedere al dipendente i fattori che hanno contribuito a questi successi. Questo fornirà informazioni preziose per la performance dell'azienda.

Domanda 3: Quali erano i suoi obiettivi per il mese scorso e come li ha raggiunti?

Sebbene questa domanda sia simile alla precedente, si concentra maggiormente sull' analisi degli obiettivi fissati il mese scorso.

Per entrare più nel dettaglio, si può chiedere al dipendente:

• Quali sono stati i suoi principali obiettivi del mese scorso? Questo vi darà un'idea più chiara dei compiti o dei progetti su cui si è concentrato.
  
  
• Come misura i suoi progressi verso questi obiettivi? Questa domanda vi aiuterà a identificare gli indicatori di performance utilizzati.
  
  
• Avete raggiunto questi obiettivi? Perché o perché no? Comprendendo le ragioni per cui alcuni obiettivi sono stati raggiunti, potrete sfruttare meglio i fattori di successo.

💡 Il nostro consiglio: concentratevi sul miglioramento continuo piuttosto che sul semplice raggiungimento o meno degli obiettivi. L'azienda avrà più da guadagnare valorizzando gli sforzi del dipendente, che sentirà quindi maggiormente il desiderio di eccellere 💪.

Domanda 4: Cosa vi ha impedito di raggiungere i vostri obiettivi?

A volte, nonostante i migliori sforzi di un dipendente, alcuni ostacoli si frappongono al suo percorso verso il successo, siano essi:

• ostacoli interni: mancanza di fiducia, difficoltà nella gestione del tempo o nell'organizzazione, competenze o conoscenze insufficienti, ecc.
• ostacoli esterni: problemi legati all'ambiente di lavoro, come la mancanza di risorse, il carico di lavoro eccessivo o i vincoli di tempo.

Infine, non dimenticate che una mancanza di comunicazione o un conflitto all'interno del team possono rallentare i progressi dei dipendenti.

Domanda 5: In che modo le vostre azioni nell'ultimo mese hanno contribuito alla strategia generale dell'azienda?

Un'azienda è un'entità unica, in cui ogni elemento deve contribuire a suo modo alla visione a lungo termine.

Vi consigliamo quindi di sostenere i vostri dipendenti in questa riflessione, incoraggiandoli a chiedersi come le loro azioni siano concretamente allineate con la strategia generale. Naturalmente, chiedete loro di fornire esempi concreti per illustrare ciò che dicono.

☝️ Il contributo del dipendente va oltre il raggiungimento degli obiettivi operativi! Ad esempio, alcuni individui, con il loro comportamento e le loro iniziative, rafforzano la coesione del team... a vantaggio della cultura aziendale!

Domanda 6: Quanto è pesante il suo carico di lavoro?

Uno dei vostri obiettivi come manager è fare in modo che i vostri team non si sentano sovraccarichi di lavoro o, al contrario, sottocaricati.

Per aiutare l'intervistato a esprimere il proprio punto di vista sull'argomento, ponete ad esempio le seguenti domande:

• Si è sentito costantemente sotto pressione per portare a termine i suoi compiti?
• Ha la sensazione di avere troppo tempo libero?

Le informazioni raccolte vi permetteranno di regolare l'assegnazione dei compiti in modo da mantenere la produttività dei dipendenti... evitando che esplodano a mezz'aria!

Domanda 7: Avete individuato delle competenze che vorreste sviluppare ulteriormente?

Perché aspettare la valutazione annuale delle prestazioni per parlare di formazione e competenze, soprattutto in un contesto in cui il mercato è in continua evoluzione?

Come parte del continuo sviluppo professionale del dipendente e per mantenere la competitività dell'azienda, è importante sollevare queste questioni regolarmente.

💡 Il nostro consiglio: non esitate a parlare della formazione relativa alle soft skills, sempre più apprezzate nel mondo del lavoro: gestione del tempo, comunicazione interpersonale, leadership, ecc.

Domanda 8: Quali sono le sue aspirazioni di sviluppo professionale a lungo termine?

A differenza della domanda precedente, in questo caso dobbiamo guardare allo sviluppo professionale del dipendente in senso più ampio, in una prospettiva a lungo termine.

In sostanza, aiutateli a guardare avanti di 5-10 anni per capire le loro ambizioni più ampie:

• Come vede la sua carriera all'interno dell'azienda?
• Quale ruolo o posizione vorrebbe ricoprire tra cinque anni?
• Di quali qualifiche ha bisogno per raggiungere questo obiettivo?

☝️ È probabile che queste aspirazioni cambino nel tempo. È quindi importante rivalutarle regolarmente.

Domanda 9: Ha individuato qualche progetto a cui vorrebbe contribuire?

Dopo aver individuato le aspirazioni di carriera del dipendente, il passo successivo è quello di definire i progetti a cui vorrebbe contribuire, sia che riguardino il suo ruolo attuale sia che riguardino aree in cui intende svilupparsi.

Incoraggiate anche l'iniziativa:

• accogliendo le idee dei dipendenti per nuovi progetti
• collaborando con loro per determinare come si inseriscono negli obiettivi più ampi dell'azienda.

Domanda 10: Come giudica la comunicazione e la collaborazione all'interno del suo team?

Non lo si ripete mai abbastanza, ma la comunicazione e la collaborazione sono i pilastri su cui si basa il buon funzionamento di un team.

Per questo è fondamentale valutare questi due aspetti, in modo da evidenziare le potenziali aree di miglioramento.

Esempi di domande:

Comunicazione:

• Come si è sentito quando ha interagito con i suoi colleghi?
• Ha trovato difficile condividere le sue idee o le sue preoccupazioni?
• Ha ricevuto un feedback costruttivo dal suo team?

Collaborazione:

• Ha avuto l'opportunità di lavorare in gruppo su progetti?
• Come valuterebbe il suo contributo al reparto?
• Ritiene di andare d'accordo con i suoi colleghi?

Domanda 11: Ha commenti o preoccupazioni sul reparto?

È il momento di ottenere il feedback dell'intervistato sulla gestione dell'azienda, sia essa strategica, operativa o relazionale:

• Comprende e sostiene gli obiettivi e i valori dell'azienda?
• Come giudica la comunicazione e la trasparenza del management?
• Ha qualche suggerimento per migliorare l'approccio della leadership? E così via.

Dopo tutto, nessuno è infallibile, nemmeno i livelli più alti dell'organizzazione. Ma come possiamo migliorare se non sappiamo cosa pensano davvero i dipendenti?

💡 Il nostro consiglio: per paura, alcuni dipendenti sono restii a condividere i loro sentimenti nei confronti dei loro "capi". Per questo motivo, a volte le Risorse Umane e i manager preferiscono operare tramite questionari anonimi.

Domanda 12: Ha commenti o suggerimenti per il suo manager?

Ora è il turno di ricevere il feedback del vostro team 😬.

Anche se questo non è mai un processo facile, tenete presente che alla fine rafforza la buona comprensione all'interno del team.

Inoltre, vi permette di adattare il vostro stile di gestione per adattarlo meglio alle esigenze di ciascun dipendente che, non dimentichiamolo, è unico!

Domanda 13: Ha qualche idea per migliorare i processi o i metodi di lavoro dell'azienda?

Dire cosa non va va bene. Ma lavorare insieme per trovare modi per migliorare è ancora meglio! Ricordate che prima abbiamo parlato di miglioramento continuo 😉 .

Quindi invitate la persona con cui state parlando a condividere i suoi pensieri con voi:

• Hai qualche idea per migliorare i processi?
• Pensi che ci siano passaggi ridondanti che potremmo eliminare?
• Ci sono ostacoli operativi che vorrebbe vedere risolti?
• Ha qualche suggerimento per rendere più agili i nostri metodi di lavoro? ecc.

☝️ Mostrare ai dipendenti che la loro opinione conta rafforza anche il loro impegno!

Domanda 14: Quali sono i suoi obiettivi e le sue priorità per il mese a venire?

Il colloquio individuale mensile serve anche a pianificare il mese successivo.

Di conseguenza, è necessario chiedere al dipendente quali sono le sue priorità per il futuro, e anche sostenerlo nella definizione dei suoi obiettivi se si ritiene che sia in difficoltà.

💡 Il nostro consiglio: fissate sempre obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo). Altrimenti si corre il rischio che il dipendente si scoraggi.

Domanda 15: Come possiamo sostenere il vostro successo nel prossimo mese?

Per concludere la discussione, vi consigliamo di chiedere al collaboratore come potete aiutarlo a raggiungere il successo, utilizzando domande come:

• Di quale supporto specifico hai bisogno da parte mia?
• Ha qualche esigenza specifica in termini di risorse, formazione o strumenti?
• Ha già identificato degli ostacoli che possiamo cercare di rimuovere? ecc.

In fin dei conti, dimostrate di essere disposti a fornire un aiuto personalizzato ai vostri dipendenti e di ascoltarli. Tutto ciò aumenterà la loro fiducia nei vostri confronti!

Come preparate e conducete i colloqui individuali mensili? I nostri 7 consigli

#1 Preparate in anticipo lo schema del colloquio individuale mensile

Per riuscire in questo esercizio e mantenere una comunicazione fluida tra voi e il vostro collaboratore, vi consigliamo di pianificare il più possibile in anticipo .

Ma come si può preparare il colloquio individuale in modo adeguato 🤔?

Semplicemente dedicando del tempo a rivedere gli appunti presi durante i colloqui precedenti e a ricordare gli obiettivi prefissati, in modo da costruire un quadro davvero adeguato.

In altre parole, evitate domande preconfezionate e non personalizzate che diano al dipendente l'impressione che non vi stiate concentrando sulle sue esigenze specifiche.

#2 Basare le discussioni su dati esistenti

Le discussioni durante il colloquio devono basarsi su dati osservabili.

In altre parole, utilizzate indicatori di performance e altre informazioni concrete per discutere di argomenti come la produttività o il raggiungimento degli obiettivi. Se si rimane vaghi su questi argomenti, sarà impossibile aiutare il dipendente a valutare la propria situazione e quindi a fare progressi.

#3 Stabilire un ambiente di fiducia

Come abbiamo visto, il colloquio mensile one-to-one è talvolta un'occasione per parlare apertamente di questioni delicate come la gestione. Ecco perché è così importante creare un ambiente favorevole alla discussione aperta !

A tal fine, vi consigliamo di scegliere un luogo che preservi la riservatezza, dove le discussioni delicate possano svolgersi nella massima discrezione (evitate la sala relax!).

E naturalmente, con il vostro atteggiamento, mostrate all'interlocutore che può condividere le sue preoccupazioni senza timori: mostratevi gentili e non giudicate ciò che dice.

#4 Iniziare con i successi del dipendente

Un approccio positivo consiste nell'iniziare il colloquio sottolineando i successi e i risultati del dipendente, e non affrontando apertamente ciò che non va.

Questo inizio più "morbido" facilita il passaggio ad argomenti più delicati.

#5 Ascoltare attivamente

L 'ascolto attivo contribuisce in modo determinante al successo dell'incontro mensile one-to-one.

Si tratta di una vera e propria abilità da sviluppare, che implica :

• concentrarsi pienamente su ciò che il dipendente sta dicendo;
• porre domande chiarificatrici di conseguenza
• dimostrare di essere attenti alle loro preoccupazioni.

In questo modo, sarà più facile comprendere le esigenze del dipendente e dimostrargli che apprezzate ciò che ha da dire.

#6 Concludere con un piano d'azione

Suggeriamo di riassumere, al termine della discussione, i punti principali sollevati e di concludere con un chiaro piano d'azione.

Simile a una tabella di marcia, dovrebbe includere :

• le fasi da seguire
• le responsabilità chiaramente definite
• le scadenze per il mese successivo.

In breve, servirà da guida per il dipendente, per farlo procedere nella giusta direzione.

#7 Utilizzare software specializzati

Per rendere il processo più efficiente, alcuni responsabili e manager delle risorse umane scelgono di utilizzare software specializzati in grado di automatizzare gran parte del processo.

Prendiamo ad esempio Skeely:

• Skeely, una soluzione progettata per ottimizzare la preparazione e lo svolgimento di tutti i tipi di colloquio, compresi quelli mensili. Ad esempio, fornisce modelli, progettati da esperti di risorse umane, che possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche. Inoltre, centralizza tutti i dati dei colloqui precedenti, utili per monitorare i progressi dei dipendenti.
  
  Infine, il giorno del colloquio, è possibile mettere in comune i propri preparativi e far sì che il colloquio si svolga in modo più agevole.

• Zest di ZestMeUp, una piattaforma dedicata al miglioramento delle prestazioni e dell'impegno dei dipendenti. È quindi naturale che includa strumenti per raccogliere regolarmente i feedback dei dipendenti, con l'obiettivo di individuare i cali di rendimento, ma anche le leve della motivazione. In particolare, si può attingere ai modelli sviluppati da esperti di psicometria e psicologia del lavoro per creare facilmente modelli di intervista pertinenti.
  

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Modulo per il colloquio personale mensile: cosa ricordare?

Il colloquio personale mensile è un elemento chiave nella gestione delle risorse umane. E per una buona ragione: come potete aiutare i vostri dipendenti a progredire e a raggiungere i loro obiettivi se vi prendete il tempo di fare un colloquio approfondito con loro solo una volta all'anno?

Tuttavia, per avere successo, questo incontro deve essere rigorosamente preparato, con un quadro di domande elaborate in anticipo per concentrarsi sui risultati ottenuti dal dipendente, ma anche per raccogliere feedback.

Dopo tutto, questi incontri non sono solo un mezzo per valutare le prestazioni: servono anche allo sviluppo professionale del dipendente. In altre parole, il formato del colloquio personale mensile può influenzare l' impegno dei dipendenti e l'azienda ha tutto da guadagnare se si circonda di team ultra-motivati, pronti a raggiungere nuove vette 🚀.