Supera la paura del cambiamento e diventa un leader grazie al Change Management

Con la digital transformation, il Change Management è ora una priorità per le aziende, integrata nella gestione delle risorse umane.

Per rimanere competitive e innovative, le aziende stanno adottando nuove tecniche di gestione, nuovi strumenti (software) e nuove pratiche, come la dematerializzazione dei documenti.

Oltre alla competitività, le sfide della gestione del cambiamento sono molteplici.

Si tratta di attrarre giovani talenti, che siano altamente qualificati e formati nelle più recenti tecnologie e approcci manageriali, mantenendo al tempo stesso dipendenti di più lunga data, la cui competenza è indispensabile ma i cui metodi sono a volte superati.

Gli sviluppi tecnologici sono spesso al centro dell'innovazione di un'azienda e causano un'interruzione dei processi aziendali e delle pratiche degli utenti. Tuttavia, molto spesso è l'essere umano ad essere al tempo stesso l'attore del cambiamento e la causa del suo fallimento.

appvizer si avvicina per voi a questo concetto in senso lato e vi dà alcuni consigli per far sì che il cambiamento in azienda non sia un dispendio di tempo, ma un vero e proprio fattore di miglioramento ed evoluzione per la vostra struttura:

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Change management: definizione

La gestione del cambiamento non è un approccio nuovo. Più marginale all'epoca, risale tuttavia agli anni '90, un periodo cruciale in cui le aziende, incoraggiate dal pubblico, hanno iniziato a interessarsi al loro impatto sulla società, sulla salute e sull'ambiente e a rivedere le loro pratiche.

La transizione digitale, nel rispondere al loro desiderio di essere sempre più efficienti, economici ed efficaci, ha portato anche alla necessità di una profonda revisione del loro modo di operare.

Ma il cambiamento non avviene in un batter d'occhio, senza sostegno o strategia.

Qui entra in gioco la gestione del cambiamento.

Per Change Management si intende l'accompagnamento del processo di cambiamento organizzativo, in un contesto mutevole, sia che questa scelta sia subita che strategica. Può essere gestito a livello di dipartimento delle risorse umane o di Project Manager. 

Di che tipo di cambiamenti stiamo parlando?

Nella vita di un'azienda ci sono molti cambiamenti, e prendere la svolta giusta al momento giusto le permette di sopravvivere a lungo termine.

Per esempio, possono esserlo:

• nuove tecnologie da utilizzare
• nuovi quadri giuridici da rispettare (GDPR, certificati antifrode, ecc.)
• una fusione tra due entità
• la commercializzazione di nuovi prodotti o servizi
• cambiamenti nella struttura gerarchica
• la dematerializzazione dei documenti
• l'implementazione di nuove tecniche di gestione
• l'esternalizzazione di alcune attività

In misura maggiore o minore, questi sconvolgimenti possono avere un impatto anche sui rapporti umani, sulla cultura aziendale e sulle condizioni di lavoro.

Le sfide della gestione del cambiamento

Oltre a permettere all'azienda di evolvere verso pratiche più redditizie ed etiche, permette di:

• facilitare l'accettazione e la comprensione dei cambiamenti dovuti ad un nuovo progetto che favorisce la crescita, o a un nuovo strumento o processo importante,
• anticipare e ridurre i fattori di rifiuto dei dipendenti,
• ridurre i costi e i tempi di transizione,
• promuovere uno spirito di collaborazione all'interno dell'azienda, ecc.

Possiamo quindi distinguere tre tipi di questioni:

Questione economica

Sostenendo i propri dipendenti nella realizzazione di nuovi processi e nell'utilizzo di nuovi strumenti, l'azienda garantisce una migliore aderenza al progetto di trasformazione e di conseguenza una riduzione della perdita di tempo e della produttività che questo periodo implica necessariamente.

Questione sociologica

Alcuni cambiamenti possono essere attuati in risposta ad una situazione di crisi, conflitto, fusione o negoziazione. Ad esempio, a seguito di uno sciopero sulle condizioni sociali esistenti.

Questione psicologica

Ci può essere resistenza al cambiamento, può essere necessario anche un periodo di adattamento. Sono previste diverse fasi, dal rifiuto, all'accettazione, alla domanda. Per garantire che siano fluide e rapide, sono essenziali la motivazione personale e il sostegno delle persone che avviano il cambiamento.

Nuovi professioni

Sono emerse nuove professioni per rispondere a queste esigenze di sostegno.

Parliamo di facilitatori, come ad esempio :

• coach
• mediatori
• i protagonisti del cambiamento:change manager, project manager o assistenti alla gestione del progetto, facilitano l'adozione e la padronanza da parte degli utenti di nuove procedure e nuovi software.

©Blog Teamsystem

Quando il cambiamento riguarda uno strumento, un software

Non c’è nulla di immutabile tranne l’esigenza di cambiare.

Eraclito

Come gestire il cambiamento nella vostra azienda?

20 consigli pratici per il vostro piano di gestione del cambiamento

1️⃣ Condividete la vostra visione, date un senso al progetto;

2️⃣ Comunicate l'obiettivo finale, l'evoluzione e i benefici per tutti di partecipare a questo cambiamento;

3️⃣ Adottate una metodologia ;

• la fase framework
• analisi d'impatto
• la definizione della strategia
• realizzazione

4️⃣ Anticipare la resistenza fin dalla fase di progettazione, mappando gli attori attivi e passivi, i più colpiti, i più resistenti;

5️⃣ Rispondere alla resistenza senza indugio; trasformare la sensazione di pericolo in una sensazione di opportunità;

6️⃣ Assicuratevi che tutta la linea gerarchica sia sulla stessa lunghezza d’onda;

7️⃣ Coinvolgere tutti i dipendenti fin dall'inizio del progetto, per tenere conto delle loro opinioni e garantire che il prodotto finale soddisfi le loro aspettative, affidarsi all'intelligenza collettiva;

8️⃣ Rappresentate il cambiamento, non potete chiedere ad altri di cambiare se non fate uno sforzo voi stessi;

9️⃣ Creare uno strumento di comunicazione interna per il feedback e la critica costruttiva, come un social network aziendale;

1️⃣0️⃣ Non concentrarsi sugli aspetti tecnici a scapito delle preoccupazioni umane: un sistema informativo ad alte prestazioni senza dipendenti che lo utilizzano è inutile;

1️⃣1️⃣ Motivate i vostri team attraverso il riconoscimento degli sforzi e gli incentivi all'azione, individuate i leader e fate affidamento su di loro;

1️⃣2️⃣ Organizzare tutta la necessaria formazione teorica e pratica;

1️⃣3️⃣ Distribuire una documentazione chiara, coerente e utile;

1️⃣4️⃣ Prendere in considerazione le singole poste in gioco e i rischi, ascoltare;

1️⃣5️⃣ Monitorare il buon funzionamento e il monitoraggio di processi, procedure e modalità operative, con indicatori di misura ;

1️⃣6️⃣ Definire un team con un Project Manager (leader del cambiamento) per garantire la realizzazione del progetto e assicurare il dialogo;

1️⃣7️⃣ In caso contrario, prevedere la presenza e il monitoraggio di una terza persona di supporto, che fungerà da mediatore tra i dipendenti e la gerarchia;

1️⃣8️⃣ Festeggiate il superamento di ogni milestone verso il traguardo finale;

1️⃣9️⃣ Creare un ambiente di test aperto per consentire agli utenti di assumere la proprietà dei nuovi strumenti,

2️⃣0️⃣ Lodare pubblicamente l'adattabilità di tutti.

Altrimenti, potreste trovarvi in queste situazioni:

• resistenza nascosta: inerzia, procrastinazione, persino sabotaggio,
• resistenza ostentata: infinite discussioni, discussioni e incontri, persino la rivolta.

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Alcuni step della gestione del cambiamento in immagini

Più che il Project Management in senso stretto, la gestione del cambiamento richiede tuttavia la suddivisione del progetto in compiti, la pianificazione e il monitoraggio della loro esecuzione per garantire il rispetto dei costi e delle scadenze previste.

Il cambiamento non è solo lo spostamento dal punto A al punto B, ma una costante evoluzione e adattamento.

Che si tratti dell'implementazione di un nuovo sistema informativo, di un nuovo strumento CRM o ERP o della gestione elettronica dei documenti, la gestione del cambiamento deve essere effettuata gradualmente, in modo ponderato, prima di scegliere la soluzione finale.

Per farlo, non esitate a consultare il nostro database di software di riferimento: HRIS, ERP, CRM, project management, EDM, comunicazione, lo strumento che cambierà la vostra vita quotidiana potrebbe essere lì!