Scegliere il software di gestione delle paghe
Non è sempre facile scegliere il software per le buste paga o affidarsi a un editore se non si è abituati a utilizzare questo tipo di servizio. È quindi fondamentale fare i compiti a casa, scoprire l'offerta e, soprattutto, confrontare i diversi pacchetti per scegliere quello più adatto a voi.
Definire le proprie esigenze e valutare le offerte
Per scegliere un pacchetto software gestionale, dovete innanzitutto avere ben chiare le vostre esigenze aziendali e sapere di cosa avete realmente bisogno. Non è necessario investire molto denaro in un software ad alte prestazioni se non si ha bisogno di tutte le funzioni. È inoltre necessario definire chi dovrà utilizzare il software, in modo da sapere se optare per un software monoutente, multiutente o SaaS. Una volta definite le vostre esigenze, stabilite il budget a disposizione per l'acquisto del software e mettete in gara i vari fornitori di soluzioni gestionali.
Verificare le funzionalità offerte
Il software di gestione delle paghe deve produrre i cedolini paga, offrire la possibilità di redigere i cedolini per la dichiarazione dei contributi previdenziali e facilitare la presentazione delle dichiarazioni elettroniche. Sta a voi definire le funzioni di cui avete bisogno. Alcuni pacchetti software integrano le registrazioni delle retribuzioni direttamente nella contabilità aziendale. È inoltre possibile redigere diversi documenti, come certificati Pôle Emploi, contratti di lavoro e libri paga.
Un software che si adatta a voi
Non scegliete un pacchetto software troppo rigido per abituarvi. Dovete essere in grado di configurarlo per adattarlo al vostro modo di lavorare e facilitare il vostro lavoro. La gestione delle paghe è già abbastanza complessa di per sé, quindi non complicatela aggiungendo funzioni troppo difficili da usare. Verificate che sia possibile personalizzare il software e che l'ergonomia sia adeguata. Il software deve essere facile da leggere e l'interfaccia piacevole da guardare. È probabile che trascorrerete molto tempo su questo software, quindi optate per un supporto leggibile. Alcuni supporti possono essere testati per un mese prima di impegnarsi. Prendetevi il tempo necessario per familiarizzare con il software e verificare che sia adatto alla vostra attività.
Aggiornamenti regolari
Questo controllo è imperativo! Nel campo della gestione delle paghe, le modifiche alla legislazione, alle aliquote e ai contributi sociali sono in continua evoluzione. È necessario scoprire quali aggiornamenti saranno offerti per aggiornare i dati nel software. Per i software basati su postazioni di lavoro è spesso previsto un costo, che può rappresentare un ulteriore onere per il vostro budget e che non potrete ridurre se non volete correre il rischio che il vostro software diventi obsoleto molto rapidamente.
Protezione dei dati
Assicuratevi che il fornitore del software gestionale offra un vero e proprio sistema di protezione delle informazioni, in modo da non dovervi preoccupare di perdere i dati o di subire hackeraggi nel vostro sistema di gestione delle paghe. Contrariamente a quanto si crede, i software SaaS offrono un solido sistema di sicurezza e si impegnano attivamente a proteggere tutte le informazioni affidate alla piattaforma remota.
Articolo tradotto dal francese