Perché utilizzare un software per le buste paga?
Non c'è spazio per gli errori quando si tratta di redigere le buste paga o di fare dichiarazioni agli enti ufficiali. Per la vostra PMI o VSE, è fondamentale utilizzare un software di gestione delle paghe per evitare le insidie e beneficiare di un supporto affidabile.
Controllare il processo di gestione delle paghe
La scelta di un software per la gestione delle paghe è una soluzione reale per la vostra azienda. Elimina la necessità di assumere un fornitore di servizi esterno all'azienda o di impiegare una persona dedicata a questo compito. Vi semplificherà l'emissione delle buste paga e il calcolo delle dichiarazioni obbligatorie. Non dovrete più preoccuparvi di detrarre le ferie. Tutto viene fatto automaticamente. Potrete gestire il processo dalla partenza all'arrivo senza intermediari esterni. Inoltre, vi aiuta a evitare gli errori che potreste commettere se doveste gestire la busta paga da soli senza alcun supporto. Il software segnala eventuali errori e li segnala, in modo che possiate correggerli rapidamente.
Aiuto per familiarizzare con il software
Quando vi rivolgete a un fornitore di soluzioni gestionali, potete aspettarvi una rapida formazione sul software di gestione delle paghe. È fondamentale poter fare domande e comprendere tutte le funzioni del software, per evitare di commettere errori in seguito. Per essere sicuri di non avere problemi, chiedete a uno o due colleghi di partecipare alla formazione. In questo modo, diversi di voi saranno in grado di utilizzare il software per le paghe e, in caso di assenza o malattia di uno di voi, la vostra azienda non sarà penalizzata dall'attesa per l'emissione delle buste paga. Molti fornitori di software offrono assistenza telefonica per assistervi o risolvere un problema.
A cosa bisogna prestare attenzione?
- Il software di gestione delle paghe deve essere aggiornato molto regolarmente per mantenere il quadro legale per la definizione degli stipendi. È essenziale che il fornitore offra questi aggiornamenti. Altrimenti il software diventerà rapidamente obsoleto. Nel campo della contabilità, ci sono cambiamenti molto regolari che possono essere fondamentali. Quindi non solo il software deve essere aggiornato ogni volta che c'è un cambiamento importante, ma la persona che lo utilizzerà in azienda deve essere continuamente formata e aggiornata sulla legislazione. Scegliendo un software per le paghe online, potete essere certi che il vostro software sarà sempre aggiornato e che sarete in regola con tutti gli obblighi di legge.
- Il costo del software desktop può sembrare ragionevole all'inizio. Per un pacchetto veramente completo, dovreste prevedere una spesa compresa tra i 1.000 e i 3.000 euro. Tuttavia, è necessario mettere in conto anche i numerosi aggiornamenti che saranno indispensabili. Quando si acquista un software per le paghe online, si paga un abbonamento mensile e non si devono pagare gli aggiornamenti.
- Il software per le buste paga deve essere intuitivo e facile da usare. Non è necessario investire in una fabbrica di gas. Dovete essere in grado di integrare facilmente i vostri dati e di modificare facilmente le vostre buste paga.
Software desktop o SaaS?
La scelta è tra un software installato su una o più postazioni di lavoro o, se preferite, un software come servizio (SaaS). Il vantaggio di avere un software desktop è che siete totalmente indipendenti e non dipendete da alcun fornitore di servizi. Tuttavia, è necessario mantenere il software aggiornato, configurarlo da soli, il che richiede buone competenze in materia di paghe, ed essere in grado di gestire le proprie buste paga.È inoltre necessario assicurarsi di eseguire regolarmente il backup dei dati, in modo da essere pronti ad affrontare eventuali problemi.
Il vantaggio del SaaS è che consente di accedere a tutti i dati in remoto da qualsiasi computer. Quindi, se siete in viaggio, potete collegarvi a un computer connesso a Internet per consultare le informazioni o inserire i dati. E non ultimo, gli aggiornamenti vengono effettuati automaticamente. Non è necessario intervenire, il software remoto integra le modifiche. Offre inoltre un elevato livello di sicurezza per tutte le informazioni inerenti alla vostra azienda ed è preconfigurato in modo che possiate utilizzarlo con un elevato livello di conoscenza della gestione delle paghe.
Articolo tradotto dal francese