Perché non passare a una busta paga senza carta?

Che cos'è una busta paga senza carta?

Sebbene le buste paga senza carta siano ancora lontane dalla norma in Francia, stanno gradualmente prendendo piede nelle aziende. E per una buona ragione: offre una serie di vantaggi, sia per il dipendente che per il datore di lavoro.

Ma per applicare questo nuovo processo, non è sufficiente inviare il documento in formato elettronico PDF! È necessario rispettare una serie di obblighi legali.

Quali sono? Quali sono i vantaggi pratici di questo sistema? Come possono i dipendenti rifiutarsi di accettare le buste paga elettroniche?

Queste sono solo alcune delle domande a cui risponderemo in questo articolo, per aiutare le organizzazioni che vogliono fare il grande passo!

Vedere tutti i software Buste paga

Che cos'è un cedolino paga dematerializzato?

La busta paga dematerializzata (nota anche come busta paga elettronica o BSE) è simile alla versione cartacea, ma viene inviata in formato elettronico.

I dipendenti possono consultare il proprio cedolino dematerializzato tramite il CPA(conto attività personale) e in una cassaforte digitale messa a loro disposizione.

Se emesso correttamente, il cedolino elettronico ha lo stesso valore legale della versione cartacea.

I datori di lavoro possono scegliere di non optare per questo metodo di distribuzione, in quanto non è un obbligo di legge. Tuttavia, se lo fanno, ci sono degli obblighi normativi da rispettare.

Quali sono i requisiti legali per le buste paga elettroniche?

Informazioni obbligatorie

In termini di contenuto, non cambia nulla rispetto alla versione cartacea. Sono richieste le stesse informazioni obbligatorie:

• l'identità del lavoratore e del datore di lavoro
• il periodo e il numero di ore lavorate,
• la retribuzione (lorda, netta e netta imponibile),
• l'importo dell'imposta sul reddito dedotta alla fonte,
• la natura e l'importo di altri pagamenti o detrazioni,
• i contributi previdenziali,
• la data delle ferie e dell'indennità di ferie se godute durante il periodo in questione,
• la data di pagamento.

Le caratteristiche specifiche dei cedolini elettronici

Sono state emanate diverse leggi per regolamentare la dematerializzazione delle buste paga.

• La legge del 12 maggio 2009 (n. 2009-526) sulla semplificazione e il chiarimento della legge e lo snellimento delle procedure stabilisce che l'introduzione dei cedolini elettronici:
  • richiede il previo accordo scritto dei dipendenti
  • deve garantire l'integrità dei dati contenuti nel documento.
    
    
• La legge dell'8 agosto 2016 (n. 2016-1088), entrata in vigore il 1° gennaio 2017, elimina questo accordo preventivo. Tuttavia, i dipendenti possono opporsi alla procedura se lo desiderano.

Quali sono dunque gli obblighi specifici dell'azienda nei confronti dei propri dipendenti?

Informare i dipendenti

L'azienda è tenuta a informare i propri dipendenti dell'introduzione di questo nuovo sistema, almeno un mese prima dell'emissione della prima busta paga dematerializzata (o al momento dell'assunzione).

Ma cosa succede se un dipendente rifiuta di ricevere una busta paga non cartacea?

Se un dipendente si oppone, il datore di lavoro è obbligato a conservare la versione cartacea. Inoltre, il dipendente può richiederlo in qualsiasi momento, purché la richiesta sia notificata con un mezzo che conferisca una data certa. L'azienda ha quindi un massimo di tre mesi per agire di conseguenza.

Per questo motivo alcune organizzazioni devono destreggiarsi tra il cedolino cartaceo e la sua versione dematerializzata.

Garantire l'integrità, la disponibilità, la riservatezza e l'accessibilità delle buste paga

La legge prevede i seguenti obblighi:

"Salvo opposizione del lavoratore, il datore di lavoro può fornire la busta paga in formato elettronico, a condizioni che garantiscano l'integrità, la disponibilità, la riservatezza e l'accessibilità della busta paga. per un periodo stabilito da un decreto e la riservatezza dei dati nonché la loro accessibilità nell'ambito del servizio associato al conto di cui al 2° comma dell'articolo L. 5151-6.".5151-6. ".

In particolare, ciò significa che i dipendenti devono poter accedere alle loro buste paga elettroniche tramite una cassaforte digitale:

• per almeno 50 anni
• o fino a 75 anni.

In questo modo sarà più facile per loro gestire i propri diritti pensionistici.

E se l'azienda cessa l'attività? L'azienda è obbligata a dare ai dipendenti un preavviso di almeno 3 mesi, in modo che possano organizzarsi per ottenere i loro documenti.

Inoltre, il sistema messo in atto deve consentire ai dipendenti di recuperare le loro buste paga elettroniche in qualsiasi momento, senza alcuna gestione complessa.

In termini di integrità e riservatezza, il rispetto della legge implica che il sistema scelto dal datore di lavoro deve :

• garantire che i dati non possano essere modificati
• disporre di un sistema di autenticazione per proteggere l'accesso e quindi garantire la riservatezza.

Infine, se l'organizzazione opta per le buste paga elettroniche, queste devono essere depositate sul conto attività personale del dipendente, o CPA.

Nota: i datori di lavoro sono tenuti a conservare una copia della busta paga (in formato cartaceo o elettronico) per almeno 5 anni.

Perché dematerializzare le buste paga? I vantaggi

La dematerializzazione delle buste paga sta diventando sempre più popolare perché offre una serie di vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.

Per i dipendenti: accesso alle buste paga

Indipendentemente dal luogo in cui si trovano, i dipendenti possono accedere alle loro buste paga in qualsiasi momento, con pochi clic. Da computer, cellulare o tablet. In altre parole, questo processo evita noiose ricerche negli archivi o la perdita di documenti.

Inoltre, la dematerializzazione consente di centralizzare tutte le informazioni nel conto attività personale del dipendente, facilitando la preparazione alla pensione.

Per l'azienda: gestione più semplice e risparmio di tempo

Per il datore di lavoro, l' invio della busta paga è più semplice.

È bene ricordare che i documenti cartacei richiedono numerose operazioni:

• la stampa dei cedolini
• affrancatura per l'invio per posta
• smistamento
• archiviazione in file.

Tutte queste attività fanno perdere molto tempo ai team delle risorse umane, anche se si tratta di compiti con scarso valore aggiunto per l'azienda. Immaginate cosa significa per le organizzazioni con diverse centinaia di dipendenti!

Per l'azienda: risparmio

Per 1.000 dipendenti, si stima che il costo del lavoro scenda da quasi 20.000 euro a 0 euro! [...]

In totale, il costo della busta paga elettronica è di 0,40 euro, contro i 2,53 euro della busta paga cartacea.

Source : Pixid

Grazie alla busta paga dematerializzata, le aziende possono risparmiare:

• su affrancatura e carta: spese postali, inchiostro, carta, ecc. Il prezzo di una busta paga dematerializzata è inferiore a 50 centesimi;
• sull'archiviazione: tutti i documenti cartacei che devono essere conservati occupano spazio... e quindi spazio nei locali, dove alcune organizzazioni finiscono per sentirsi strette;
• grazie al ROI generato: come già detto, il tempo dei team dedicati non viene più utilizzato per tutte queste attività dispendiose, ma per creare valore per l'azienda.

E gli svantaggi?

In Francia, solo il 20% delle buste paga è elettronico (rispetto al 95% della Germania, fonte: digipaye).

Il principale svantaggio di questo sistema risiede quindi negli ostacoli da superare, in particolare la resistenza al cambiamento da parte di datori di lavoro e dipendenti.

Ci sono anche timori sulla sicurezza informatica e sulla riservatezza dei dati. Per questo motivo le aziende che desiderano introdurre buste paga senza carta devono prendersi il tempo necessario per trovare lo strumento più adatto.

Infine, alcuni datori di lavoro non vedono immediatamente il ROI di un tale sistema, anche se il costo dell'installazione di una cassaforte elettronica può essere elevato.

Vedere tutti i software Buste paga

Come si imposta una busta paga senza carta?

Il primo passo del datore di lavoro è informare il dipendente o il futuro dipendente dell'introduzione della busta paga elettronica. Abbiamo visto che questo è un obbligo di legge.

💡 Questo lavoro di comunicazione è anche l'occasione per spiegare i vantaggi della busta paga elettronica ai dipendenti più recalcitranti, in modo da incoraggiarli ad approvare il sistema.

Successivamente, l'azienda deve scegliere lo strumento che le garantirà la conformità alla legge. Va ricordato che è obbligata a garantire la riservatezza e l'integrità della busta paga elettronica tramite una cassaforte, ma anche a rispettare determinate condizioni di archiviazione. In altre parole, niente più documenti PDF inviati per e-mail.

Sul mercato esistono molte soluzioni in grado di soddisfare queste condizioni. Sage Business Cloud Paie, ad esempio, è stato creato su misura per le esigenze delle aziende e delle PMI. Oltre a semplificare la produzione dei cedolini paga, il software consente di distribuirli facilmente in una cassaforte digitale, accessibile al dipendente per tutta la vita. Tutti i dati sono perfettamente protetti e i documenti HR vengono archiviati, marcati temporalmente e conservati per garantirne la tracciabilità.

Avete fatto il grande passo e adottato buste paga senza carta? Non esitate a condividere la vostra esperienza e i vostri consigli nei commenti.