3 soluzioni per la gestione delle paghe
Questo articolo è stato aggiornato a ottobre 2018.
La gestione delle buste paga per il responsabile delle risorse umane può diventare rapidamente un mal di testa. Non si tratta solo di redigere il documento, ma anche di effettuare preventivamente i calcoli nel rispetto della normativa, per poi dichiarare e pagare gli oneri corrispondenti. Tanto più che la busta paga semplificata è obbligatoria per tutte le piccole e grandi imprese, le PMI e le PMI, dal 1° gennaio 2018. È possibile scegliere tra due opzioni per la gestione delle buste paga: in-house o in outsourcing. Ma avete mai pensato di utilizzare un software per le buste paga online per adempiere con certezza a tutti i vostri obblighi retributivi?
Vediamo come gli strumenti informatici possono semplificare la produzione mensile delle buste paga in linea con la nuova legislazione e facilitare i trasferimenti ai conti bancari dei dipendenti:
Soluzione 1: Gestione interna delle buste paga
Con questo tipo di gestione, disponete delle competenze interne per eseguire le buste paga e tutte le attività associate a questa attività: preparazione, monitoraggio sociale e fiscale, calcolo e controllo delle buste paga, dichiarazioni previdenziali, ecc.
Vantaggi
Uno dei vantaggi dell'installazione del software sul vostro computer è la garanzia di avere un database sempre accessibile.
Potete fare ciò che volete senza dover aspettare un'e-mail dal vostro fornitore di servizi. Quando un dipendente viene a trovarvi perché ha perso la busta paga del mese di giugno 2013, sarete in grado di stampare nuovamente la busta paga da soli.
Potrete anche fare le vostre estrazioni di dati e produrre certificati, ecc.
Svantaggi
A seconda del numero di dipendenti della vostra azienda e della vostra attività, è molto probabile che la persona che si occupa delle buste paga non faccia solo questo. Ha altre mansioni, anche part-time.
Pertanto, quando calcoliamo il costo di questa attività sulla busta paga, non contiamo una persona a tempo pieno. Inoltre, quando si calcolano questi costi, bisogna ricordarsi di aggiungere il costo fisso dell'utilizzo e della configurazione del software!
E non lasciatevi ingannare dalla legislazione attuale: la retribuzione rimane un leitmotiv per la maggior parte dei dipendenti! È necessario un controllo legale (soprattutto il giorno successivo a una festività soleggiata!) per assicurarsi che tutto sia corretto sulla carta.
Si tratta di un compito che richiede molto tempo, ma che non può essere evitato a meno che non si ricorra a uno studio legale esterno.
Soluzione 2: esternalizzare le buste paga
Con l' outsourcing delle buste paga non ci sono più preoccupazioni: si firma un assegno alla fine del mese e tutte le buste paga vengono redatte per voi! Si tratta di un'alternativa che presenta vantaggi e svantaggi, proprio come quelle presentate in precedenza.
Vantaggi
Dipendete da uno studio di commercialisti o da una società specializzata nella gestione delle buste paga. È una soluzione semplice perché non dovete fare quasi nulla: basta inviare ogni mese i dati con le informazioni sulle presenze e le assenze dei dipendenti.
Ciò significa che non avete più bisogno di personale competente per questa attività. Il fornitore del servizio gestisce tutto: la parte legale, i pagamenti, gli addebiti... e tutto deve essere corretto!
In caso di ritardi nei pagamenti o di multe, non dovrete far altro che rivolgervi al vostro "esperto".
Svantaggi
Finora questa soluzione è stata solo una spina nel fianco, eppure... Perdete l'autonomia sui dati dei vostri dipendenti.
L'accesso alle informazioni dei vostri dipendenti non è più possibile, quindi niente più estrazioni e niente più controlli... Vi fidate di questo dossier a occhi chiusi! Per quanto riguarda il costo per modulo, il risparmio può essere relativo.
Infatti, in questo contesto, il costo per busta paga sarà influenzato da tutti gli spostamenti e le modifiche apportate alla produzione: dipendenti in entrata, documenti per i dipendenti in uscita, cambiamenti di stato, dichiarazioni previdenziali, ecc.
Soluzione 3: Gestire le buste paga con un software online
Le buste paga online, note anche come ASP (Application Service Provider), sono un mix di gestione interna e completamente esternalizzata. Il vantaggio principale è che non si deve pagare per installare l'applicazione. Si tratta semplicemente di un abbonamento con un costo per ogni busta paga.
Tutti i vantaggi
In pratica, questa è la soluzione di gestione delle buste paga più diffusa tra le aziende e le PMI. Appare semplice ed economica, con un costo per busta paga piuttosto basso.
Il software online offre anche una serie di servizi associati, tra cui la dichiarazione dei contributi previdenziali, gli aggiornamenti legali, le impostazioni e la consulenza.
Non ci sono sorprese da un mese all'altro! All'interno dell'azienda, l'onere della gestione delle buste paga è alleggerito. Tutto ciò che resta da fare è l'inserimento dei dati e la distribuzione delle buste paga.
L'onere della responsabilità per l'accuratezza delle buste paga è condiviso con la soluzione online. Quindi voi, in qualità di dirigenti d'azienda, potete stare tranquilli! Almeno per questo dossier delle risorse umane sulle buste paga!
Naturalmente, il database è online con tutte le informazioni dei vostri dipendenti: nel meraviglioso mondo del Cloud! Tutto ciò che serve è una buona connessione a Internet.
I dati sono archiviati e ospitati dal fornitore del servizio. E il database, come nel caso della gestione interna, è disponibile per essere visualizzato e recuperato in qualsiasi momento.
Quale software per le paghe scegliere?
Si tratta di scegliere lo strumento giusto per le vostre esigenze. Prima di scegliere un pacchetto software di gestione delle paghe piuttosto che un altro, è bene considerare le proprie competenze interne e la propria disponibilità a dedicare tempo a questa attività.
Altri punti importanti da considerare sono le dimensioni della vostra forza lavoro e le caratteristiche specifiche della vostra azienda. Indipendentemente dalle dimensioni del personale, la gestione delle buste paga può essere semplice o complicata per specifiche aree di attività (lavoro a turni con relativi bonus, calcoli complicati per bonus o assenze, ecc.)
La scelta dovrebbe essere guidata da una soluzione che semplifichi il più possibile la gestione delle paghe.
Software per le paghe
Orientiamo i responsabili delle risorse umane verso alcune delle soluzioni HR più efficaci sul mercato: scoprite un software per le paghe che fornisca un supporto rigoroso alla funzione HR su base quotidiana.
PayFit: la scelta dei reparti paghe delle PMI
I responsabili delle paghe che utilizzano PayFit sono nella posizione migliore per parlarne. Scoprite cosa hanno da dire nel seguente video:
Il responsabile amministrativo imposta PayFit a monte per semplificare l'elaborazione delle buste paga e trarre diversi vantaggi notevoli:
- la soluzione incorpora i vincoli legati alla nuova legge in vigore dal 1° gennaio 2018,
- le buste paga vengono emesse automaticamente e inviate via e-mail a ciascun dipendente,
- il software calcola automaticamente i contributi previdenziali e i contributi a carico del datore di lavoro,
- i dipendenti hanno accesso a uno spazio personale online dove possono inserire le proprie note spese e le richieste di ferie, scaricare le buste paga o modificare i propri dati personali, ecc.
Payfit semplifica notevolmente la gestione amministrativa: pagamenti a distanza e dichiarazioni sociali a URSSAF, DSN, DPAE, fondi pensione, fondi previdenziali, ecc.
Aziende che utilizzano PayFit: Konbini, Station F, Le Slip Français, Pumpkin, Alan, Heetch, La Belle Vie, Lunette Pour Tous, ecc.
Prezzo: su richiesta. Nota bene: PayFit pubblica anche uno strumento HRIS per ottimizzare la gestione dell'orario di lavoro e altre aree strategiche legate alle responsabilità di un direttore delle risorse umane...
Fiche-paie.net: lo strumento ideale per le buste paga di VSE e PMI
Fiche-paie.net promette di aiutare le piccole e medie imprese e le start-up a produrre le buste paga in soli 2 minuti. Video dimostrativo del software:
Fiche-Paie.net semplifica la gestione amministrativa delle buste paga, in particolare attraverso :
- la produzione di documenti legali conformi alla normativa in vigore dal 1° gennaio 2018,
- la gestione della Dichiarazione Sociale Nominativa,
- i calcoli effettuati dalla soluzione,
- la gestione di pranzi al sacco, straordinari, ecc,
- generazione automatica delle buste paga,
- 1.000 contratti collettivi integrati.
Fiche-paie.net si rivolge agli imprenditori che vogliono ottimizzare i costi e risparmiare tempo nella gestione autonoma delle buste paga: le tariffe sono adattate in base al numero di buste paga mensili.
Aziende che utilizzano Fiche-paie.net: AlloMarcel, OPTIMARK, Autobacs, Monde Connecté, Mambo Pizza, DIMIDOM, ecc. Prezzo molto conveniente per le piccole imprese: a partire da 7,90 euro IVA esclusa. È un piccolo prezzo da pagare per rendere felici i responsabili delle paghe...
Amministrazione del personale semplificata
Se il software per le buste paga online elimina la necessità di errori di calcolo e aumenta la produttività, questo tipo di soluzione è diventato un fattore competitivo per i responsabili delle risorse umane.
Permette loro di concentrare più energie e tempo su questioni più strategiche, come la gestione delle carriere o la gestione della formazione.
Anche i manager delle piccole imprese non sono da meno: utilizzando un software per le buste paga online, risparmiano tempo prezioso che anch'essi possono impiegare in modo proficuo, ad esempio dedicandosi alla conquista di nuovi clienti...
Articolo tradotto dal francese