8 passi essenziali per un'adozione di successo del software e degli strumenti aziendali

L 'adozione del software è un passo fondamentale per le aziende moderne. Che siate manager, direttori, CEO, imprenditori o CIO, comprendere e padroneggiare l'adozione digitale è essenziale per portare la vostra organizzazione a nuovi livelli.

Tuttavia, il viaggio verso l'adozione del digitale non è così semplice come sembra. Richiede un'attenta pianificazione strategica per garantire che il nuovo software venga accettato e adottato rapidamente dai vostri team. L'adozione del digitale richiede l'impegno costante di tutte le parti interessate a sostenerne l'implementazione in un'organizzazione.

Fortunatamente, in questo articolo vi illustriamo 8 semplici passi da seguire per un'adozione di successo del software nella vostra azienda e all'interno dei vostri team! 🤝

Vedere tutti i software Piattaforma d'adozione digitale

Che cos'è l'adozione del software?

Definizione di adozione del software

L 'adozione del software, nota anche come adozione digitale, definisce un processo di integrazione degli strumenti digitali in un ambiente di lavoro per migliorare :

• la connettività delle persone
• la loro efficienza
• la produttività.

Ciò include l'implementazione di software e tecnologie, che devono essere accettate e utilizzate con successo dai dipendenti per migliorare la loro produttività sfruttando appieno i vantaggi di queste soluzioni.

Ad esempio, una società di consulenza adotta un software che offre uno spazio di lavoro centralizzato per migliorare la collaborazione. Dopo la formazione dei dipendenti, l'uso di questo software per le riunioni e la condivisione dei documenti diventa comune.

Quali vantaggi offre l'adozione digitale?

Oggi la trasformazione digitale è diventata una priorità strategica per molte aziende. Integrando tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale (AI), l'Internet delle cose (IoT) e la blockchain, le aziende possono:

• automatizzare le attività di routine
• migliorare il processo decisionale
• innovare i propri processi.

Concentrarsi sui vantaggi dell'adozione di un software aziendale:

Automatizzare i processi

L 'automazione consente ai dipendenti di ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive. Ad esempio, il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) automatizza i follow-up e i promemoria, migliorando la gestione del tempo e delle risorse.

Riduce gli errori umani e i ritardi, consentendovi di ottenere risparmi significativi! Inoltre, la manutenzione sul cloud è molto più semplice rispetto ai sistemi di archiviazione tradizionali, riducendo i costi di assistenza IT. 🤑

Ottimizzare le risorse

Gli strumenti digitali offrono una migliore gestione delle risorse, sia che si tratti di :

• pianificazione delle attività,
• gestione delle scorte,
• l'allocazione delle risorse umane.

E una migliore gestione delle risorse significa, ancora una volta, risparmio per l'azienda e maggiore efficienza!

Facilitare la comunicazione

Alcuni strumenti digitali migliorano la comunicazione tra i dipendenti tramite il Cloud, consentendo ai team di condividere e recuperare rapidamente i documenti.

🎥 Per approfondire gli aspetti legati all'adozione di un software quando si implementa un software HR, vi consigliamo questo webinar di Parlons RH :

Come implementare una strategia di adozione digitale nella vostra organizzazione in 8 passi?

0 - Prerequisiti da non trascurare

È importante allocare risorse sufficienti e disporre di un budget adeguato per l'adozione del software, compresa la formazione dei team all'uso degli strumenti e il supporto tecnico.

Includete un budget per assumere formatori esterni specializzati nel software utilizzato o per sviluppare risorse di formazione online accessibili a tutti i dipendenti.

Iniziamo!

1 - Ricerca e valutazione degli strumenti digitali

Il primo passo nel processo di adozione digitale è la ricerca e la valutazione dei software disponibili sul mercato. È necessario individuare gli strumenti che meglio rispondono alle proprie esigenze. È essenziale prendere in considerazione diversi criteri, quali :

• funzionalità: lo strumento sarà davvero utile per voi?
• compatibilità con i sistemi esistenti
• facilità d'uso,
• costo,
• supporto tecnico disponibile.

Questa fase vi permette di fare scelte consapevoli, assicurandovi che lo strumento digitale adottato sarà una risorsa e non un ostacolo per l'azienda e i suoi dipendenti.

😀 Il nostro consiglio: utilizzate siti come Appvizer per confrontare i software per categoria e fate la scelta giusta, in base ai vostri criteri. Se state leggendo questo articolo, avete già completato con successo la fase 1!

2 - Analizzare l'impatto potenziale

È importante valutare l' impatto potenziale dell'implementazione di un nuovo software sui dipendenti e anticipare le loro reazioni per non essere colti di sorpresa.

Ad esempio, l'implementazione di un nuovo sistema digitale di gestione delle prestazioni può suscitare nei dipendenti timori riguardo alla trasparenza e alla loro valutazione.

Anticipando queste reazioni, si possono mettere in atto misure di comunicazione e formazione per ridurre il potenziale impatto negativo.

3 - Fasi di implementazione

Elaborare un piano di implementazione

Suddividete l'implementazione in fasi chiare con obiettivi precisi e tappe raggiungibili. Questo è essenziale per un progetto come questo!

La prima fase può prevedere l'introduzione del software in un singolo reparto, seguita da una graduale estensione ad altri reparti in base ai feedback e agli aggiustamenti.

Introducendo il software in un unico reparto pilota prima di estenderlo, si riducono i rischi di gravi interruzioni. In questo modo è possibile individuare e risolvere i problemi di piccola entità prima che si ripercuotano sull'intera azienda.

Utilizzo di una piattaforma di adozione digitale (DAP)

Investire in una piattaforma di adozione digitale può facilitare notevolmente il processo di adozione del software. Come può essere utile?

• Le DAP forniscono una guida contestuale in tempo reale- in altre parole, istruzioni direttamente nell'applicazione - per aiutare gli utenti a comprendere e utilizzare le funzionalità senza lasciare l'interfaccia del software.
• Offrono moduli di formazione personalizzati in base alle esigenze e alle competenze di ciascun utente, accelerando la curva di apprendimento.
• Queste piattaforme vi aiutano a monitorare in tempo reale l'utilizzo del software da parte dei dipendenti, in modo da poter identificare le aree in cui sono necessari miglioramenti o ulteriore formazione.
• Fornendo soluzioni ai problemi più comuni direttamente tramite la piattaforma, le DAP riducono l'onere per i team di assistenza tecnica.
• Infine, il feedback raccolto tramite le DAP vi permette di identificare rapidamente i punti deboli e di implementare miglioramenti continui per ottimizzare l'adozione del software.

Vi parleremo di più delle DAP, con alcuni esempi, più avanti in questo articolo. 🤫

4 - Fase di prova

Vi consigliamo di iniziare con una fase di prova con un piccolo gruppo di utenti.

A tal fine, si possono organizzare prove che coinvolgano diversi membri dei team di progetto, incaricati di valutare la facilità d'uso, l'integrazione con altri strumenti esistenti e il potenziale impatto sulla produttività.

In questo modo è possibile identificare i potenziali problemi e successivamente adattare l'implementazione su larga scala. 🪜

5 - Feedback dalla sperimentazione

Utilizzate il feedback del primo team di prova del software per migliorare la strategia di distribuzione a livello aziendale.

Se gli utenti del team di prova incontrano difficoltà con alcune funzioni, questi problemi possono essere risolti prima del rollout completo. ☝️

Il feedback può anche fornire indicazioni preziose su come gli utenti interagiscono con il software, consentendo di adeguare di conseguenza la formazione e l'assistenza .

6 - Periodo di prova su larga scala

Molti pacchetti software offrono un periodo di prova gratuito. Questo permette alle organizzazioni di testare il software e decidere se soddisfa le loro esigenze prima di impegnarsi. Ad esempio, è possibile provare una soluzione per la gestione delle risorse umane per un mese, per valutarne le funzionalità e l'impatto sui processi di gestione del personale.

Se la prova è positiva, l'organizzazione può decidere di adottare il software in modo permanente.

Una volta implementato il software, è fondamentale formare il personale e supportarlo nell'apprendimento delle nuove funzioni.

7 - Formazione e supporto ai team

Documentazione e risorse

È importante fornire una documentazione dettagliata e facilmente accessibile per aiutare gli utenti a comprendere e utilizzare il software.

È importante che gli utenti sappiano dove trovare guide per l'utente, video tutorial e FAQ sulle funzioni principali.

Formazione adeguata

Offrite una formazione adeguata ai diversi livelli di confidenza dei dipendenti con il software.

Per facilitare l'apprendimento degli strumenti, organizzate sessioni di formazione di base per i nuovi utenti e sessioni avanzate per gli utenti esperti che desiderano sviluppare ulteriormente le proprie competenze. La direzione può organizzare riunioni e ore di formazione per spiegare i vantaggi dei nuovi strumenti.

Secondo uno studio pubblicato da Cegid, il 74% dei dipendenti ritiene che una formazione adeguata sia essenziale per padroneggiare un nuovo software.

L'importanza del supporto del management

È importante che la direzione dimostri il proprio sostegno al progetto, per facilitare l'accettazione e l'adozione del nuovo software da parte dei dipendenti. 🤝

Secondo uno studio McKinsey, il 73% delle iniziative di cambiamento fallisce a causa della resistenza dei dipendenti e della mancanza di supporto da parte del management.

Per aiutare i dipendenti a gestire lo stress e la paura associati al cambiamento, organizzate incontri regolari in cui possano condividere i loro feedback, esprimere le loro preoccupazioni e porre domande.

8 - Valutazione e aggiornamento continui

Il software deve essere valutato regolarmente per garantire che continui a soddisfare le esigenze degli utenti. Gli aggiornamenti e i miglioramenti devono essere apportati quando necessario per evitare che gli strumenti diventino obsoleti.

L'aggiornamento regolare del software garantisce che gli utenti lavorino con la versione più efficace e pratica per loro.

Questa valutazione continua aiuta anche a identificare le opportunità di miglioramento e a massimizzare i benefici dell'adozione digitale.

Avete considerato una piattaforma di adozione digitale? Vantaggi ed esempi di strumenti

Come già detto, una piattaforma di adozione digitale (DAP) definisce un ambiente tecnologico progettato per facilitare l'integrazione, l'uso e la padronanza di nuove tecnologie o software all'interno di un'organizzazione.

Queste piattaforme accelerano il processo di adozione fornendo risorse di formazione, supporto personalizzato e strumenti di gestione del cambiamento. 💪

5 caratteristiche e vantaggi di una DAP

1 - Gestione del cambiamento

Le DAP utilizzano strumenti di gestione del cambiamento per facilitare la transizione digitale dell'azienda. Essi operano fornendo

• risorse sulle migliori pratiche per la gestione del cambiamento
• liste di controllo per le varie fasi dell'implementazione
• strumenti per misurare l'impatto delle nuove tecnologie sull'organizzazione.

2 - Creazione e gestione dei contenuti

Gli amministratori possono creare e gestire i contenuti della guida direttamente dall'applicazione. Ad esempio, possono :

• aggiungere nuove esercitazioni
• aggiornare le guide esistenti
• personalizzare i contenuti per soddisfare le esigenze specifiche degli utenti.

3 - Risorse di apprendimento personalizzate

Alcuni DAP offrono corsi personalizzati sul funzionamento del software. Un DAP può offrire moduli di formazione specifici per diversi ruoli all'interno dell'organizzazione, come :

• manager
• team di vendita
• reparti di assistenza tecnica.

Queste risorse possono essere adattate alle esigenze di ciascun gruppo, garantendo una formazione mirata ed efficace.

Il DAP può anche includere un sistema di "pop-up" progettato per guidare gli utenti attraverso il nuovo strumento in tempo reale, sotto forma di messaggi contestuali. Questi appaiono per fornire consigli e suggerimenti sull'uso di nuove funzioni o per ricordare agli utenti le funzioni più utili per loro.

4 - Monitoraggio dei KPI

I team responsabili della piattaforma possono monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare l'utilizzo del software da parte degli studenti.

Ad esempio, i KPI possono includere

• Tassi di completamento dei corsi di formazione,
• punteggi di valutazione
• tassi di soddisfazione degli utenti.

Questi strumenti consentono di misurare l'efficacia dell'adozione del software e di apportare continui miglioramenti.

Gli amministratori del DAP utilizzano le funzioni di monitoraggio per controllare l'utilizzo del software. Possono utilizzare strumenti come i cruscotti analitici per monitorare quali funzioni vengono utilizzate di più:

• identificare le aree in cui gli utenti incontrano difficoltà
• per determinare quali contenuti devono essere mantenuti o sviluppati
• per adattare le funzionalità del software e la formazione di conseguenza.

5 - Assistenza personalizzata

Molti DAP oggi offrono assistenza sotto forma di assistente virtuale o di linea telefonica. Hanno un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale per aiutare gli utenti senza che questi debbano aspettare il supporto tecnico.

Quali piattaforme di adozione digitale scegliere?

Qualunque sia la vostra situazione, sia che stiate cercando di :

• Migliorare il coinvolgimento dei team aziendali rendendo più facile l'utilizzo del software,
• ridurre la dipendenza dal supporto tecnico e allo stesso tempo tagliare i costi,
• accelerare il ritorno sull'investimento (ROI) fornendo al personale gli strumenti per diventare più produttivo,

sul mercato esiste un software in grado di soddisfare le vostre esigenze.

K-NOW, ad esempio, è un DAP che funziona come un GPS applicativo. In altre parole, consente agli utenti di essere guidati passo dopo passo attraverso le varie applicazioni software aziendali, con un aiuto contestualizzato basato sul loro profilo e sui loro progressi con lo strumento. In termini di design didattico, K-NOW colpisce per la sua facilità d'uso: è possibile creare facilmente contenuti su misura e distribuirli con un solo clic.

Vedere tutti i software Piattaforma d'adozione digitale

Cosa significa adozione del software per la vostra azienda?

Le piattaforme di adozione digitale (DAP) svolgono un ruolo cruciale nell'integrazione delle tecnologie digitali nelle aziende. Ottimizzando le prestazioni e migliorando l'esperienza dell'utente, consentono alle aziende di rimanere competitive.

Seguendo una strategia ben definita e utilizzando gli strumenti giusti, possono avere successo nella loro trasformazione digitale e massimizzare i benefici dei loro investimenti tecnologici.

In definitiva, l'adozione del software non riguarda solo la tecnologia, ma anche il cambiamento culturale e organizzativo. È quindi essenziale creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano supportati e coinvolti nel processo di trasformazione e in cui le nuove tecnologie siano viste come strumenti che facilitano il loro lavoro e migliorano le loro prestazioni.