Spedizioniere: definizione, ruolo, funzioni e strumenti per il trasporto di merci
Uno spedizioniere è un'azienda responsabile della gestione del trasporto successivo di merci importate o esportate per conto del suo cliente. Svolge un ruolo essenziale nel commercio internazionale. Le loro competenze vanno oltre la semplice gestione commerciale: uno spedizioniere internazionale deve padroneggiare gli aspetti logistici, legali e doganali e redigere tutti i documenti obbligatori. Lo spedizioniere dispone inoltre di strumenti dedicati che lo assistono e gli garantiscono la fiducia dei clienti. Vediamo nel dettaglio i compiti, gli obblighi, le mansioni e gli strumenti dello spedizioniere:
Che cos'è uno spedizioniere?
In questa prima parte definiamo lo spedizioniere, ne spieghiamo il ruolo e ne illustriamo le funzioni.
Definizione
Uno spedizioniere è un'azienda o una persona che :
- è incaricato dal destinatario o dal mittente delle merci,
- organizza e coordina i vari modi di trasporto: marittimo, terrestre e aereo,
- gestisce tutte le questioni relative alla logistica e al transito necessari,
- gestisce le formalità amministrative,
- è responsabile dello sdoganamento delle merci,
- assicura il rispetto delle normative vigenti in ogni Paese,
- svolge un ruolo fondamentale nelle attività di import-export.
Uno spedizioniere opera a livello nazionale, come ad esempio in Francia, o fornisce supporto alle aziende di commercio internazionale in tutti i Paesi, compresi Africa, Svizzera e Stati Uniti.
Il termine "freight forwarding" è usato per indicare le attività di uno spedizioniere in inglese, la lingua usata nel mondo degli affari per comunicare tra professionisti di diversi Paesi.
Compiti e ruolo di uno spedizioniere
Il ruolo di uno spedizioniere è quello di garantire che le merci affidategli arrivino a destinazione nelle condizioni in cui le ha ricevute.
Lo spedizioniere internazionale svolge un ruolo fondamentale per il successo commerciale di un'attività di commercio internazionale: il buon funzionamento delle vostre importazioni ed esportazioni di merci che transitano sul suolo francese o su territori stranieri dipende dalle sue molteplici competenze.
I compiti di uno spedizioniere consistono in :
- organizzare, immagazzinare, imballare e spedire le merci secondo precisi standard,
- contattare e coordinare tutte le parti interessate, come vettori, compagnie di assicurazione, uffici doganali, ecc,
- garantire la tracciabilità delle merci in ogni momento, in modo da informare i clienti e garantire l'arrivo a destinazione delle merci,
- espletare tutte le formalità amministrative in conformità alle leggi internazionali e pagare gli oneri dovuti.
⚠️ Considerati i numerosi vincoli del trasporto merci, il ruolo dello spedizioniere internazionale è fondamentale: coordina tutta la logistica del trasporto, garantendo che i documenti obbligatori (come lo sdoganamento) siano rilasciati in tutti i Paesi nella forma dovuta e corretta.
Il termine "spedizioniere doganale" è utilizzato per designare un operatore economico autorizzato dallo Stato a svolgere le procedure amministrative associate alle dichiarazioni di importazione e di esportazione e ad espletare le formalità doganali.Il dichiarante doganale è quindi lo spedizioniere incaricato dal cliente di trasportare le merci.
Il dichiarante doganale è quindi lo spedizioniere incaricato dal cliente di trasportare le merci.
Differenza tra spedizioniere e spedizioniere
Questi due termini vengono utilizzati per indicare uno spedizioniere internazionale o un agente di transito. La differenza tra i due sta nel metodo di remunerazione legato allo status dello spedizioniere.
Lo spedizioniere agisce come esecutore con obblighi di mezzi.
Gli agenti di transito sono legati ai loro clienti da un contratto di agenzia. Il cliente incarica lo spedizioniere di rispettare delle istruzioni, come l'obbligo di lavorare con determinati operatori e vettori. Le responsabilità dello spedizioniere sono quindi limitate. Alcuni spedizionieri lavorano all'interno dell'azienda stessa.
Lo spedizioniere: un ruolo importante con obblighi di prestazione.
Lo spedizioniere è legato al suo cliente da un contratto di commissione. Il cliente sceglie uno spedizioniere qualificato per sollevarlo da quanti più vincoli e responsabilità possibili. Lo spedizioniere ha quindi molte responsabilità sulle sue spalle. Per questo motivo lo spedizioniere internazionale è il professionista consigliato.
Le 7 funzioni di uno spedizioniere
Ecco i servizi specifici forniti da uno spedizioniere internazionale:
- Funzione n. 1: garantire il follow-up tra le diverse modalità di trasporto. Lo spedizioniere è il garante del corretto instradamento delle merci. Organizza e coordina le spedizioni utilizzando il trasporto multimodale: in particolare il trasporto su strada, il trasporto marittimo o aereo;
- Lavoro n. 2: trovare i luoghi di transito delle merci. Lo spedizioniere internazionale svolge questo compito possedendo strutture di stoccaggio o affittando magazzini a questo scopo;
- Compito n. 3: ottimizzare i costi di spedizione. Lo spedizioniere raggruppa merci diverse nella stessa spedizione, come fa un'impresa di traslochi con i beni di clienti diversi. In questo modo è possibile recuperare i costi sostenuti con un vettore acquistando un grande volume di merci.
- Lavoro n. 4: contattare le persone giuste per prenotare gli spazi di carico e scarico. Gli spedizionieri hanno un elenco di contatti ben fornito e selezionano i migliori operatori. Questo è un vantaggio per le attività di commercio internazionale: le consegne e le spedizioni beneficiano delle migliori condizioni;
- Lavoro n. 5: negoziare i costi di trasporto. Questo è un ulteriore vantaggio di uno spedizioniere internazionale: gestendo un elevato volume di trasporto merci, è in grado di abbassare i prezzi con i vettori;
- Lavoro n. 6: assicurare le merci. Gli spedizionieri conoscono le condizioni assicurative a seconda del mezzo di trasporto e del tipo di merce spedita. Devono presentare le richieste di assicurazione, un obbligo che li copre non solo in caso di danni o ritardi nella consegna, ma anche nei confronti del cliente;
- Lavoro n. 7: preparare la documentazione di spedizione e di esportazione. Uno spedizioniere marittimo esperto garantisce, ad esempio, che tutti i documenti richiesti vengano emessi e presentati al momento giusto.
Formalità e obblighi dello spedizioniere
Gli spedizionieri doganali devono rispettare il nuovo Codice Doganale dell'Unione Europea 5CDU, entrato in vigore il 1° maggio 2016. Questo codice modernizza le procedure doganali e rafforza le misure di sicurezza: le tecnologie odierne consentono di armonizzare le regole e semplificare una serie di dichiarazioni. Prima di passare alla questione degli strumenti, rivediamo le formalità e gli obblighi che uno spedizioniere deve rispettare.
La polizza di carico
La polizza di carico è un documento che funge da polizza di carico e da prova: è il contratto di trasporto tra lo spedizioniere e il vettore.
Questo contratto stabilisce la natura della merce e la responsabilità del vettore. Una volta in possesso di questo contratto, lo spedizioniere può richiedere la consegna della merce: questo documento è un titolo ufficiale trasmesso tramite girata.
La lista di imballaggio
La lista di imballaggio elenca tutte le merci da trasportare. Elenca e specifica il numero di colli, pallet, cartoni, il peso, il volume, la capacità cubica, le dimensioni, le marche e il tipo di imballaggio.
Serve a garantire l'esatta tracciabilità della merce in ogni fase del transito e, soprattutto, al momento della ricezione finale dell'ordine da parte del destinatario, per verificare che tutta la merce sia arrivata a destinazione e sia conforme alle aspettative.
Il certificato di origine per ogni articolo
Anche questo è un documento ufficiale che certifica il luogo e il Paese in cui la merce è stata prodotta o lavorata. Il certificato di origine viene rilasciato per ogni articolo da una Camera di Commercio e Industria.
⚠️ Il certificato di origine deve essere presentato ai funzionari doganali affinché questi possano autenticare l'origine della merce e applicare le norme vigenti. L'acquirente può anche richiederlo per verificare l'origine della merce.
Lo spedizioniere dovrà pagare le spese corrispondenti all'aliquota del dazio doganale.
I 7 campi obbligatori che devono comparire su un certificato di origine:
- il destinatario,
- il mittente
- il Paese di origine
- i vari mezzi di trasporto successivi,
- la descrizione doganale,
- il peso della merce,
- eventuali caratteristiche speciali.
La fattura commerciale
La fattura commerciale è la prova della transazione tra acquirente e venditore, cioè tra l'azienda che esporta e quella che importa. È consuetudine che una copia della fattura in inglese venga inviata all'acquirente.
Per essere valida e accettabile, la fattura commerciale non deve essere alterata (macchiata, illeggibile, ecc.) e deve contenere le seguenti informazioni:
- i dati completi del venditore e dell'acquirente (indirizzo, ragione sociale, ecc.),
- la data di emissione della fattura
- il numero della fattura
- la valuta utilizzata per il pagamento
- le unità di misura utilizzate per valutare il valore delle merci,
- l'identificazione e la descrizione precisa degli articoli,
- la quantità di merce consegnata
- il valore unitario della merce,
- il valore totale degli articoli,
- il prezzo totale della fattura comprensivo di eventuali imposte,
- i termini di pagamento (30 giorni, al ricevimento della fattura, ecc.),
- l'eventuale sconto o riduzione concessi dal venditore,
- i termini di consegna utilizzando l'Incoterm richiesto,
- i successivi mezzi di trasporto utilizzati.
Elenco degli obblighi di uno spedizioniere doganale autorizzato
Ecco un elenco non esaustivo degli obblighi di uno spedizioniere doganale:
- Controllo dei documenti,
- Monitoraggio della normativa internazionale,
- Controllo e applicazione dei regolamenti,
- Integrazione della procedura DELTA G,
- Inversione contabile dell'IVA,
- Gestione di lettere di credito o crediti documentari,
- Dichiarazioni di esportazione e importazione,
- Dichiarazione mensile di scambio di beni o servizi,
- Trasmissione delle dichiarazioni,
- Tenuta di carnet ATA per facilitare lo sdoganamento,
- Approvazione della Camera di Commercio,
- Visti e certificati di origine,
- Calcolo dei dazi e delle tasse di importazione,
- Gestione del trasporto multimodale,
- Gestione dei documenti di trasporto,
- Gestione DEB/DES,
- Gestione dei documenti di transito comunitario,
- Gestione dei documenti assicurativi,
- Gestione amministrativa: certificati, visti e licenze,
- Dichiarazione con possibilità di pre-sdoganamento
- Sdoganamento semplificato in siti approvati,
- Operazioni di transito e doganali,
- Rappresentanza doganale,
- Gestione doganale e pagamento di dazi, tasse e IVA.
⚠️ L'aspetto logistico non è l'unica responsabilità che lo spedizioniere si assume: deve anche riunire tutti i documenti e le formalità di esportazione di natura amministrativa, legale, finanziaria, ecc.
Per evitare di commettere errori e fornire servizi di qualità, gli spedizionieri utilizzano strumenti dedicati che li assistono quotidianamente. Scopriamone di più.
Gli strumenti dello spedizioniere internazionale
Per gestire tutti gli aspetti dell'attività di spedizione, gli spedizionieri utilizzano software per il commercio internazionale e il trading: questi strumenti sono specializzati per rispondere alle sfide delle attività di import-export e alle specificità della loro professione.
TRADE.EASY: software per il commercio internazionale import-export
TRADE.EASY Import Export è uno dei riferimenti più efficaci sul mercato degli strumenti dedicati agli spedizionieri.
Questa soluzione completa offre un elenco impressionante di funzioni che consentono ai professionisti delle spedizioni internazionali di controllare tutti gli aspetti in tempo reale:
- gestione integrata degli ordini
- tracciamento logistico automatizzato
- centralizzazione dei dati e di tutti i documenti,
- portale clienti e fornitori
- monitoraggio del flusso di cassa,
- un cruscotto con i principali KPI aziendali.
TRADE.EASY offre una serie di vantaggi che semplificano la gestione della logistica e delle formalità, tra cui :
- integrazione degli incoterms
- gestione dei documenti (PFI, fattura commerciale e packing list, importazione di tutti gli altri documenti per la centralizzazione per operazione),
- registrazione delle informazioni relative alla polizza di carico,
- la creazione di flussi di lavoro automatici basati sulle formalità obbligatorie per ogni paese e/o riferimento,
- tracciamento in tempo reale delle merci e dei servizi in corso, con aggiornamenti automatici (ETD, ETA, transit time, carbon impact), ecc.
L'immagine qui sopra mostra i vantaggi di una funzione essenziale: la tracciabilità delle spedizioni.
L'agente di transito vede immediatamente le informazioni essenziali per ogni spedizione.
Thalia Gescom: gestione commerciale con modulo Transit
Thalia Gescom è una soluzione ERP modulare con una base centrale di gestione delle vendite a cui è possibile aggiungere moduli a seconda della propria attività: ufficio di progettazione, officina e negozio di ricambi, ufficio acquisti centrale, attività di import-export, ecc.
Nonostante l'interfaccia piuttosto austera, lo strumento soddisfa le esigenze di tutte le attività commerciali, tra cui la gestione delle scorte, gli acquisti, i preventivi e la fatturazione. Immagine dell'interfaccia del software:
Concentratevi sul modulo Transit:
- è possibile aggiungere questo modulo per gestire i transiti di merci;
- Questo facilita agli spedizionieri la gestione degli ordini e delle forniture relative alle esportazioni e alle importazioni;
- Il suo vantaggio: una volta inserite le fatture per gli addebiti, è possibile calcolare il "coefficiente di avvicinamento al magazzino" secondo la nomenclatura doganale;
- Sul fronte dell'import-export, il software può essere utilizzato per gestire ordini e gare d'appalto.
Cosmos: uno strumento per la gestione delle formalità
Anche il software Cosmos si basa su un "nucleo" di gestione commerciale, ma orientato all'import-export.
Gli agenti di transito possono gestire gli acquisti, i preventivi, le fatture e gli ordini e monitorare le loro azioni su un cruscotto dedicato.
La funzione integrata di gestione del trasporto multimodale consente agli spedizionieri di organizzare e gestire i costi.
L'interfaccia del software non è molto intuitiva. Tuttavia, lo strumento può essere utilizzato per gestire i documenti normativi:
- certificato di origine
- lista di imballaggio
- certificato di assicurazione
- certificato di conformità
- ecc.
L'immagine seguente mostra l'elenco dei documenti normativi centralizzati nello strumento:
Nota: un cruscotto consente di monitorare l'attività in corso in tempo reale, in modo da poter gestire l'attività di vendita in modo più efficace.
Articolo tradotto dal francese