VSE e PMI: ottimizzare le vendite e la gestione delle scorte per riprendersi in tempi di crisi

Come ripensare i processi di vendita, i metodi di approvvigionamento e la gestione delle scorte per garantire la sopravvivenza a lungo termine?

Le conseguenze economiche di questa crisi sanitaria globale sono di vasta portata e porteranno sicuramente a grandi sconvolgimenti nei nostri modelli di consumo e distribuzione.

Di fronte a questa crisi, le piccole imprese sono spesso in prima linea. Perdita di attività, difficoltà di approvvigionamento, problemi di liquidità: gli imprenditori devono affrontare una serie di ostacoli.

Tuttavia, la forza di un'azienda VSE risiede nella sua capacità di adattamento. Se i prossimi mesi saranno difficili, l'agilità, la professionalità, l'organizzazione e la creatività li renderanno più resistenti di fronte alla crisi. È anche nei momenti di crisi che si creano nuove opportunità.

Alcune imprese sono colpite duramente, altre meno, a seconda del settore di attività e del modello di distribuzione. Il governo ha messo in atto misure di cui tutti dovrebbero poter beneficiare per alleviare l'emergenza.

Nella seconda fase, dobbiamo essere in grado di mettere in discussione la nostra organizzazione e i nostri metodi, attraverso un'analisi globale. Per le aziende che vendono beni, alcune azioni possono aiutare a migliorare il modello di business, a snellire il ciclo clienti/fatturazione e la gestione delle scorte, nonché a sfruttare nuove opportunità. Vi suggeriamo di individuare alcune best practice che massimizzeranno le vostre possibilità di superare la tempesta e di riprendervi più rapidamente.

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Trasformate le scorte nel vostro migliore alleato

La gestione delle scorte è ancora più delicata in tempi di crisi ed è un elemento cruciale su cui potete influire. Qualunque sia la dimensione della vostra azienda e qualunque sia il vostro settore di attività, non trascurate l'impatto di una buona gestione e ottimizzazione delle scorte.

Ecco alcune raccomandazioni da attuare rapidamente in questo periodo:

▶️Analysez il vostro stock esistente: prima di tutto, dovete sapere esattamente di cosa si compone il vostro stock: riferimenti e categorie di prodotti, quantità di ciascuno, luogo di stoccaggio. Un inventario dettagliato vi darà un quadro chiaro di ciò che avete.

▶️Déterminez Valutazione dell'inventario: questa seconda fase è essenziale perché l'inventario è un bene capitale. Aumenta il vostro WCR (Working Capital Requirement) e influisce direttamente sul vostro flusso di cassa. Una buona analisi vi aiuterà a prendere le decisioni giuste.

▶️Calculez i costi di produzione e identificare gli articoli ad alto o basso margine: poiché la redditività della vostra azienda è fondamentale, dovete essere pienamente in grado di identificare i prodotti che rendono. Da questo dipenderà la vostra strategia di vendita.

▶️Réduisez Scorte inattive : le merci invendute sono un peso per l'azienda e rappresentano costi aggiuntivi non necessari. È possibile sviluppare azioni promozionali o anche considerare soluzioni di destoccaggio a breve termine.

▶️Révisez Il vostro portafoglio prodotti: così come avete identificato gli articoli invenduti, identificate gli articoli in rapida evoluzione e i best-seller. È un'opportunità per ridurre l'ampiezza della gamma di prodotti, semplificare l'offerta e concentrarsi su alcuni prodotti.

▶️Assurez tracciabilità dei prodotti : alcune attività richiedono una tracciabilità legale della merce. Per i prodotti pericolosi, deperibili o medicinali, l'introduzione di numeri di lotto o di serie vi consente di tenerne traccia in ogni momento e di reagire più rapidamente.

▶️Organisez e chiarite la gestione dei prodotti : la vostra organizzazione durante una crisi deve essere impeccabile. Quando subentrerete, la vostra gestione farà la differenza.

Se non avete ancora creato gli SKU per garantire una migliore tracciabilità, è il momento di pensarci! Anche la creazione di categorie di prodotti può rivelarsi utile per una migliore analisi (ad esempio, accessori, abbigliamento, biologico, ecc.). Avete anche pensato di adottare i codici a barre insieme a uno scanner per velocizzare gli ordini e la loro elaborazione? Infine, se disponete di un magazzino o di un'area di stoccaggio piuttosto ampia, pensate a creare spazi che facilitino il ritiro dei prodotti prima della spedizione.

Ottimizzare e automatizzare la gestione delle vendite

Quando l'economia riprenderà a crescere, il modo in cui gestite le vendite sarà fondamentale per tornare in pista in modo rapido ed efficiente.

Rivedere i processi di vendita significa

• Ridurre il rischio di errori e preservare il rapporto con il cliente,
• migliorare la redditività e la produttività
• Risparmiare tempo e concentrarsi sul proprio core business,
• accelerare il flusso di cassa.

Come procedere? Ecco alcuni semplici passi da compiere:

▶️Faites Riordinare il catalogo dei prodotti: come già detto, rivedete il vostro database di prodotti, classificate e analizzate i prodotti più venduti e non abbiate paura di fare ordine! Ma si può andare oltre, creando kit di prodotti o offerte promozionali. Potete anche cercare di accelerare la disponibilità dei vostri prodotti anticipando alcune fasi, il che è noto come differenziazione ritardata.

▶️Automatisez la catena di vendita: abbandonate quei fogli di calcolo ingestibili! Ottimizzate le operazioni e il ciclo di vendita automatizzando e centralizzando tutti i dati e gli ordini in un unico sistema. Sarete in grado di trasformare i vostri preventivi in moduli d'ordine e poi in fatture in un batter d'occhio e senza errori.

▶️Restez vicino ai clienti esistenti: sono il cuore della vostra attività. Mantenerli aggiornati li aiuterà a pensare a voi quando saranno pronti. Per mantenere il legame, non esitate a rivedere il vostro archivio clienti, aggiornando dati, indirizzi, e-mail, ecc. Centralizzate le loro informazioni, classificatele e stabilite diverse condizioni commerciali per premiare i vostri clienti migliori e incoraggiare una maggiore fedeltà.

▶️Créez opportunità di vendita: pensate alle diverse alternative che potete mettere in atto per incrementare la vostra attività di vendita. Eccone alcune:

• Offrire vendite in conto vendita: questo sistema vi permette di esporre i vostri prodotti presso un rivenditore che vi paga solo quando la merce viene venduta. In questo modo i vostri prodotti hanno una maggiore visibilità e si riduce il rischio che il cliente offra i vostri prodotti.
• Organizzate campagne di marketing: aggiungete strass e paillettes ai vostri prodotti per renderli più attraenti e competitivi. Pensate anche a proporre offerte commerciali e pacchetti interessanti, ad esempio un set con un regalo o un kit con POS gratuito per facilitare le vendite.
• Adottare nuovi canali di distribuzione: la strategia omnichannel è particolarmente vantaggiosa in tempi di crisi perché consente di diversificare i canali di vendita. Considerate nuove modalità di vendita: e-commerce, fiere, agenti di vendita, centri di liquidazione, boutique, pop-up, marketplace, ecc.
• Redigete rapporti dettagliati sulle vendite: individuate i migliori canali di distribuzione, i luoghi di vendita, i rappresentanti, i clienti, i prodotti, ecc. In breve, monitorate i vostri indicatori chiave e traetene le conclusioni, in modo da poter concentrare i vostri sforzi al momento giusto e nel posto giusto.

▶️Favorisez collaborazione con i vostri team: un team motivato e ben equipaggiato è una risorsa essenziale per la vostra azienda:

• Adottate strumenti di facile utilizzo che aiutino i vostri dipendenti a diventare più efficienti e a servire meglio i vostri clienti.
• Formate i vostri team a migliori pratiche commerciali mettendo a disposizione strumenti mobili.
• Create ambienti di lavoro centralizzati per ogni dipendente, con accesso personalizzato ai suoi dati.

Riconsiderare i metodi di approvvigionamento

Le scorte hanno un ruolo fondamentale nel futuro a lungo termine della vostra azienda. Come abbiamo spiegato, vincolano la vostra liquidità e aumentano il vostro WCR. È quindi essenziale gestire le scorte per ottimizzarne i livelli e i costi. Ma attenzione, non si tratta di sospendere tutti gli acquisti, perché una scarsità di scorte potrebbe causare perdite di vendite e clienti insoddisfatti alla ripresa dell'attività.

Ecco 7 consigli per migliorare l'approvvigionamento di merci in questo periodo di crisi e post-crisi:

▶️Gérez ordini dei fornitori: fate il punto sugli ordini dei vostri fornitori, siano essi pre-ordini, ordini parzialmente ricevuti o ordini ricevuti ma non ancora saldati. Collaborate con i vostri fornitori per modificare o cancellare alcuni ordini e scaglionare le consegne. Questa è anche un'opportunità per negoziare i termini e le condizioni dei pagamenti.

▶️Analysez la vostra produzione attuale: per i designer e i produttori, pensate a rivedere la vostra produzione. Potrebbe essere opportuno cancellare o rinviare alcune produzioni programmate e, di conseguenza, adeguare l'acquisto di materie prime. Per quanto possibile, dovreste anche cercare di ridurre i tempi di produzione per ridurre il vostro work-in-progress.

▶️Cherchez di passare alla gestione delle scorte just-in-time: l'obiettivo di questo metodo è accelerare la rotazione delle scorte. Ciò significa che è necessario ridurre il più possibile il tempo che intercorre tra il ricevimento dei prodotti e la loro restituzione ai clienti. In questo modo si riducono i costi di stoccaggio delle merci. Attenzione, però, ai costi di consegna aggiuntivi che questo metodo può generare.

▶️Évitez stock-out sui vostri prodotti di punta e ad alto margine: questi prodotti sono essenziali per il futuro a lungo termine della vostra attività.

• Calcolare il punto d'ordine: spesso utilizzato con il modello just-in-time, il metodo del punto d'ordine o soglia di rifornimento prevede la definizione di un livello di scorte per ogni prodotto che, una volta raggiunto, fa scattare un ordine di rifornimento al fornitore.
• Creare notifiche quando le scorte sono troppo basse: se utilizzate un software di gestione delle scorte, potete impostare degli avvisi che vi segnalino quando il livello delle scorte è basso. In questo modo, potete effettuare un nuovo ordine ai vostri fornitori.

▶️Optez per il dropshipping: i prodotti vengono spediti direttamente dai vostri fornitori ai vostri clienti. Questo significa che non dovete immagazzinare i prodotti che vendete.

▶️Évaluez la vostra base di fornitori: in tempi di crisi, una dipendenza eccessiva da pochi fornitori può essere rischiosa se alcuni non sono più in grado di effettuare le consegne o sono costretti a chiudere. Può anche essere una buona idea trovare distributori locali. In questo modo, potrete evitare problemi di consegna e sostenere le aziende della vostra regione. La solidarietà locale è spesso molto apprezzata in tempi difficili e può diventare un vantaggio competitivo. È inoltre fondamentale assicurarsi che i vostri prodotti di punta e ad alto margine vengano consegnati.

▶️Optimisez i vostri acquisti: in definitiva, vi consigliamo di cercare di ridurre al minimo il costo totale annuo dei vostri prodotti in magazzino. È quindi necessario definire il punto ottimale tra i costi di acquisizione degli ordini e i costi di mantenimento delle scorte. A tal fine, potete utilizzare il calcolo EOQ (Economic Order Quantity).

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Agite ora per riprendervi!

Non tardate a prendere provvedimenti per garantire la vostra sopravvivenza durante la crisi e per facilitare la ripresa post-crisi.

Oggi più che mai il flusso di cassa è la linfa vitale della vostra azienda, per questo è fondamentale monitorare il fabbisogno di capitale circolante. Assicuratevi di non vincolare troppe risorse nelle scorte, che sono la principale minaccia per il capitale circolante delle aziende commerciali. Il software di gestione delle scorte e degli ordini vi permetterà di gestire e controllare le vostre scorte in modo efficiente e senza errori.

Anche la gestione dei crediti e dei debiti commerciali è essenziale per ottimizzare il capitale circolante. Scegliete con cura i fornitori e organizzate gli acquisti. Per quanto riguarda i clienti, l'automazione dell'elaborazione degli ordini e delle operazioni di incasso migliora il processo "Order to Cash", in modo da essere pagati più rapidamente. Un fattore cruciale per un flusso di cassa sano!

Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.