6 consigli per una gestione ottimale delle scorte
La gestione delle scorte è strategica per qualsiasi azienda industriale o commerciale.
Si tratta di organizzare il flusso logistico in un modo che, se ben studiato, può generare risparmi significativi e un ritorno sull'investimento molto interessante.
Ma va ben oltre l'aspetto finanziario: una gestione ottimale delle scorte e dei rifornimenti ha un impatto positivo sulla soddisfazione dei clienti.
Scoprite 6 consigli per migliorare la gestione delle scorte, in negozio o in magazzino.
Che cos'è la gestione delle scorte?
La gestione delle scorte è :
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controllare il flusso di merci in entrata e in uscita,
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per garantire la disponibilità immediata di un prodotto quando viene effettuato un ordine e per soddisfare la domanda,
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senza che ciò sia troppo costoso per l'azienda ed evitando il più possibile sprechi e perdite.
Il concetto di scorta può riferirsi a diversi tipi di merci:
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materie prime o prodotti intermedi, destinati alle industrie di produzione;
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prodotti finiti destinati alla vendita da parte di un'azienda di commercio al dettaglio o di e-commerce.
Quali sono i rischi di una cattiva gestione delle scorte?
Le aziende che non prestano sufficiente attenzione alla gestione delle scorte rischiano :
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una cattiva gestione degli ordini
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aumento del fabbisogno di manodopera
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ritardi nella preparazione e nei tempi di consegna,
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spazio di magazzino mal organizzato
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uso non ottimale delle attrezzature,
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incidenti sul posto di lavoro,
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perdita, deterioramento e rottura delle merci.
Rischiano inoltre di veder diminuire la loro competitività sul mercato, a vantaggio di negozi o magazzini meglio organizzati. La sfida consiste nel trovare un equilibrio tra l'eccesso e la carenza di scorte, calcolando le scorte di sicurezza .
Se avete un sito di e-commerce e volete ottimizzare la vostra e-logistica e la gestione delle scorte, risparmiando tempo grazie all'automazione, troverete tutto ciò che vi serve in questo white paper, che potete scaricare gratuitamente. In programma:
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- dati recenti sul mercato delle consegne dell'e-commerce in Francia,
- e i consigli di uno dei principali attori della gestione della logistica online.
I rischi dell'overstocking
Può sembrare una buona idea pianificare in modo "ampio" per compensare qualsiasi rischio di scarsità, ma l'overstocking presenta una serie di svantaggi:
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richiede aree di stoccaggio più grandi e quindi più costose;
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a causa della quantità da stoccare e gestire, si devono prevedere altri costi aggiuntivi in termini di organizzazione (tempo di ricerca dei prodotti, etichettatura, preparazione degli ordini, ecc;)
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infine, c'è il rischio di obsolescenza delle scorte e di mancato esaurimento della merce: un prodotto può essere sostituito da un altro, lasciando il più vecchio nelle mani dell'azienda.
I rischi associati al sotto-stocking
Come tutti gli estremi, anche il sotto-stoccaggio non è vantaggioso:
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se la fabbricazione di un prodotto dipende dalla disponibilità di un pezzo e questo non è in magazzino, l'intera catena di produzione viene interrotta;
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e se l'articolo non è disponibile in negozio, si tratta di una vendita mancata e la soddisfazione del cliente, o addirittura la sua fedeltà, sono a rischio.
Ecco sei consigli da seguire per garantire che la vostra azienda ottimizzi le procedure di gestione del magazzino e delle scorte.
6 consigli per migliorare la gestione delle scorte
Questi consigli riguardano sia i magazzini che la gestione delle scorte in negozio.
1 - Organizzare il magazzino o l'area di stoccaggio
Assicuratevi che il vostro magazzino sia organizzato in modo sistematico e ordinato in modo che :
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gli articoli siano facilmente identificabili per gli ordini dei clienti
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i materiali destinati al magazzino siano ricevuti e stoccati in modo efficiente.
L'obiettivo è risparmiare tempo e ridurre i costi associati alla perdita di produttività.
☝️ Una delle tecniche di organizzazione del magazzino è lo slotting, che consiste nel determinare e regolare la posizione ottimale delle merci nello spazio di stoccaggio, per aumentare la produttività di processi quali :
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ricevimento
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rifornimento
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preparazione degli ordini.
2 - Stabilire buone pratiche di denominazione ed etichettatura delle scorte
Etichettatura delle scorte
L 'etichettatura delle scorte va di pari passo con la loro organizzazione: in un magazzino grande e ben organizzato, il personale troverà facilmente la sezione giusta, mentre su scala più piccola, un negozio ben etichettato renderà più facile trovare l'articolo giusto sullo scaffale.
Una corretta etichettatura della merce garantisce che
- garantire che ogni articolo sia chiaramente identificato;
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fornire informazioni chiave su tutte le sue caratteristiche specifiche (data di scadenza, presenza di materiali pericolosi, requisiti di imballaggio, ecc.)
☝️ Per quanto riguarda i documenti che accompagnano la merce, anche il fornitore che invia il prodotto al magazzino deve seguire buone pratiche di inventario.
Idealmente, il fornitore invierà gli articoli utilizzando la stessa etichettatura del magazzino di consegna, coordinando i riferimenti o utilizzando i codici UPC o UCC. In questo modo il lavoro di inventario sarà molto più semplice.
Denominazione dell'inventario
Oltre a un'etichettatura chiara, è altrettanto importante la convenzione di denominazione utilizzata per identificare un articolo sulle etichette, non solo su queste ultime ma in tutto il sistema di inventario.
L 'identificazione univoca degli articoli è ovviamente molto importante. Tuttavia, oltre all'unicità, è necessario prendere in considerazione anche la lunghezza e la chiarezza.
Idealmente, i nomi degli articoli dovrebbero essere chiari e sufficientemente studiati in anticipo, in modo da avere anche una funzione descrittiva.
La stringa di caratteri e/o numeri utilizzata per il numero dell'articolo (in un sistema di denominazione ben organizzato) avrà un significato, e ogni carattere o serie di caratteri identificherà una categoria specifica nel vostro sistema di organizzazione del magazzino.
In secondo luogo, i nomi possono essere utili quando si cerca un articolo durante l'inventario, l'evasione degli ordini o altre attività specifiche del magazzino, oppure quando si filtrano o si cercano i rapporti.
3 - Definire e documentare i metodi di rifornimento
Il "metodo del calendario" di rifornimento
È il metodo più semplice e meno personalizzato. Consiste nell'ordinare una quantità fissa a una data fissa. È quindi adatto alla gestione delle scorte e degli ordini con poche fluttuazioni.
Il metodo di gestione del punto d'ordine
L'ordine viene effettuato in una data variabile, quando viene raggiunto un certo livello di scorte. La quantità ordinata è fissa o variabile a seconda della strategia di approvvigionamento.
Questo metodo è noto come Demand Driven MRP o pull flow, quando i rifornimenti vengono attivati in base al consumo delle scorte da parte degli ordini effettivi, per evitare gli stock-out o l'eccesso di scorte di beni il cui consumo può essere irregolare.
☝️ L'applicazione di questo metodo è facilitata dall'uso di un software appropriato e intelligente, come b2wise. Questo strumento di pianificazione della supply chain, sviluppato sulla base del metodo DDMRP, consente di sincronizzare la supply chain con la domanda effettiva del mercato. In questo modo è possibile identificare il livello di scorte ideale per attivare il rifornimento. Niente più costi aggiuntivi legati all'eccesso di scorte o agli stock!
Come si calcola il punto di riordino o il livello di riordino? Una piccola lettura ⤵️
Il metodo del rifornimento
È il metodo opposto, in cui la data è fissa ma la quantità è variabile, a seconda del numero di vendite.
Questo metodo è più adatto ai prodotti che vengono consumati regolarmente, ma che sono costosi, deperibili o ingombranti.
Il metodo del rifornimento su ordinazione
Per la gestione di scorte variabili, soggette ad esempio alla stagionalità, questo metodo consiste nel rifornire le scorte di una quantità variabile, a una data variabile, in base alla domanda.
☝️ Il magazzino funzionerà meglio se le sue politiche e procedure sono ben documentate. Tutta la documentazione del processo deve includere le procedure per :
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interazione fisica
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movimentazione del materiale
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istruzioni di sicurezza
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qualità dei rapporti.
Le istruzioni devono anche includere come trattare le scorte danneggiate: possono essere recuperate o devono essere scartate?
4 - Utilizzare il conteggio dei cicli
Sebbene la maggior parte delle aziende disponga di processi per una migliore gestione dell'inventario, ciò non elimina la necessità del conteggio dei cicli.
Il conteggio dei cicli è un metodo per fare l'inventario di piccoli sottoinsiemi di scorte in un lungo periodo di tempo. Questa procedura è diversa dal tradizionale conteggio fisico delle scorte, in cui le operazioni vengono sospese mentre vengono contati tutti gli articoli presenti in negozio. Per questo motivo, è meno dannosa per le operazioni quotidiane.
Inoltre, fornisce una valutazione continua dell'accuratezza delle scorte e dell'esecuzione dei processi e può essere adattata per concentrarsi sugli articoli di valore più elevato, con il maggior volume di movimenti o che sono critici per i processi operativi.
5 - Limitare e monitorare l'accesso alle scorte
Una semplice salvaguardia per una buona gestione delle scorte consiste nell'assicurarsi che i dipendenti che hanno bisogno dei dati degli inventari siano gli unici ad avere accesso alle scorte e ai dati ad esse relativi.
Infatti, se si sa esattamente chi ha accesso e ci si assicura che questo piccolo gruppo di dipendenti sia adeguatamente formato sul sistema di inventario e sulle procedure organizzative dell'azienda , è molto più facile tenere traccia dei dati di inventario.Se sapete esattamente chi ha accesso e potete assicurarvi che questo piccolo gruppo di dipendenti sia adeguatamente formato sul sistema di inventario e sulle procedure organizzative della vostra azienda, allora sarà molto più facile gestire il sistema, ridurre gli errori e implementare le modifiche quando necessario.
6 - Utilizzare un software per la gestione delle scorte
Al giorno d'oggi, la tecnologia svolge un ruolo importante in quasi tutti i processi operativi. Se la vostra azienda tiene ancora traccia delle scorte con Excel, vi state perdendo un modo molto più semplice, fluido e automatizzato di gestire non solo le scorte, ma anche gli ordini, le vendite e le consegne.
Scaricate il nostro modello gratuito di bolla di consegna in formato Excel:
La domanda da porsi è:
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Avete bisogno di un sistema semplice che tenga traccia dei livelli e dei movimenti delle scorte?
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O di un sistema di gestione delle scorte più complesso che tenga traccia dell'inventario in tempo reale?
La tecnologia dei codici a barre svolge un ruolo importante in qualsiasi magazzino con un sistema automatizzato.
Le stampanti e gli scanner di codici a barre sono relativamente poco costosi e possono essere integrati nelle operazioni di magazzino.
Riducono in modo significativo gli errori di inserimento manuale dei dati che si verificano in magazzino o in negozio.
💡 Esempio di software:
👉 I VSE che operano nel B2B apprezzeranno Erplain, il software completo per la gestione dell'inventario e delle vendite B2B. Con questa piattaforma, centralizzate e automatizzate tutta la gestione del magazzino, sia dal punto di vista strategico (impostazione della soglia di rifornimento, report, sincronizzazione con QuickBooks, Shopify e Pennylane, ecc.) sia a livello operativo (gestione di più magazzini, tracciabilità dei prodotti, integrazione dei codici a barre, ecc.) Il risultato è un risparmio di tempo prezioso, dati aggiornati in tempo reale e processi ottimizzati per evitare sovraccarichi, esaurimenti di scorte o errori di magazzino.
👉 Le PMI, gli ETI e i key account apprezzano la soluzione di gestione delle scorte GSE-Web per la sua facilità d'uso e la sua ricchezza di funzionalità. Tra le altre cose, lo strumento consente di gestire gli ordini di movimento, di riservare i prodotti e di tenere traccia dei pezzi di ricambio e dei prodotti deperibili, oltre a rispettare le Good Manufacturing Practice grazie alla funzionalità di gestione dei lotti.
Bonus : la soluzione può essere utilizzata ovunque, su PC, tablet o smartphone!
👉 Per i magazzini di grandi dimensioni, uno strumento come Generix WMS, un Warehouse Management System, può essere utilizzato per razionalizzare lo spazio di stoccaggio (con lo slotting in particolare) ma anche per automatizzare i flussi e promuovere la comunicazione tra tutti gli attori della catena di fornitura con portali collaborativi specifici (portale del fornitore, del vettore, del cliente).
Scegliere il giusto sistema di gestione dell'inventario
Ogni nuovo sistema di gestione dell'inventario deve essere accompagnato da buone pratiche di gestione delle scorte, per garantire che il sistema riceva i dati più accurati possibili.
Qualunque sia il sistema di gestione dell'inventario implementato dalla vostra organizzazione, il parametro intrinseco più importante è il modo in cui gestisce e monitora le specifiche delle scorte in modo realistico ed efficiente.
Articolo tradotto dal francese