Come si costruisce un master plan IS perfettamente allineato con gli obiettivi dell'azienda?

Come qualsiasi altro reparto di un'azienda, anche il reparto IT non deve navigare alla cieca: deve conoscere la rotta da seguire per navigare nella giusta direzione, in linea con la strategia generale.

Questa strutturazione è ancora più necessaria in un momento in cui le sfide che il reparto IT deve affrontare si moltiplicano: la trasformazione digitale delle organizzazioni, la cybersicurezza, la conformità alle normative e così via. Oggi non si tratta più di una semplice funzione di supporto, ma di un vero e proprio motore di valore!

In questo contesto, un master plan IS è inevitabile.

Che cosa comporta questo documento? Qual è l'obiettivo principale di un IS master plan? E soprattutto, come si fa a redigerlo e poi a implementarlo in azienda?

Queste sono solo alcune delle domande che troveranno risposta in questo articolo 😉.

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Definizione del master plan IS

Il master plan IS è un documento utilizzato per stabilire a lungo termine (generalmente da 3 a 5 anni):

• la visione e la direzione del dipartimento IT di un'azienda o di un'organizzazione pubblica;
• le risorse implementate per raggiungere gli obiettivi.

L'obiettivo? Portare coerenza e performance ai processi IT, in linea con le ambizioni aziendali. Il tutto attraverso una roadmap che guidi gli investimenti e i progetti.

Per elaborare un master plan completo, è necessario prendere in considerazione tutte le componenti del dipartimento IT:

• la governance, realizzata in modo da garantire l' allineamento strategico con le decisioni della direzione;
• l' architettura tecnica e funzionale su cui si basa il master plan;
• il pilastro operativo, con il portafoglio di progetti da realizzare.

👉 Esistono vari tipi di master plan di IS e non esiste un formalismo rigido a questo livello. Tuttavia, sono orientati al business, alla tecnologia o a entrambi.

🔍 Cercate un esempio di master plan che vi aiuti a capire quanto sopra? Date un'occhiata a quello prodotto dalla CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l'Autonomie) per il periodo 2022-2026.

Perché il piano regolatore della SI è così importante?

Come abbiamo appena visto, il master plan IS assicura che le iniziative IT siano allineate con gli obiettivi strategici dell'azienda, massimizzando così l'impatto degli investimenti tecnologici sull'efficienza complessiva.

Deve quindi occupare un posto centrale nell'organizzazione... e purtroppo dobbiamo ammettere che non è sempre così 😬 .

Eppure, la consultazione del master plan da parte delle altre linee di business fa sì che la divisione IT non sia più vista come una semplice funzione di supporto, ma come un potente vettore di valore al servizio delle prestazioni aziendali:

• supporto alle operazioni ;
• innovazione e competitività
• miglioramento dell'esperienza del cliente
• gestione del rischio e della conformità, ecc.

👍 In questo contesto di valorizzazione del reparto IT, il master plan offre molti vantaggi a tutte le parti interessate:

• Alta direzione: il documento supporta il loro processo decisionale e offre loro l'opportunità di riflettere su come sfruttare al meglio il reparto IT per garantire la crescita e la differenziazione sul mercato;
• i dipartimenti IT: grazie all'elaborazione di una roadmap, possono guardare alle operazioni che li attendono nei prossimi anni;
• gli utenti: hanno la possibilità di esprimere le loro esigenze per migliorare le loro prestazioni e la loro esperienza.

Come si redige un master plan IT? I 6 passi da seguire

☝️ Innanzitutto, bisogna sapere che la frequenza con cui viene redatto un masterplan IT varia in base alle caratteristiche specifiche di ogni organizzazione:

• o viene redatto regolarmente, parallelamente allo sviluppo dei piani più generali dell'azienda;
• oppure viene redatto in un contesto specifico, come ad esempio un importante cambiamento organizzativo.

Detto questo, passiamo alle fasi della stesura del master plan dell'IS, fasi che non sono dissimili dalla gestione di un progetto vero e proprio.

Fase 1: fare il punto su ciò che già esiste

Per sapere dove si va, bisogna capire dove si è stati.

Per questo motivo, l'elaborazione di un master plan IS inizia con un' analisi di ciò che già esiste, tenendo conto di tutti i pilastri che compongono il dipartimento IT:

• infrastruttura IT
• applicazioni
• i processi; e
• le competenze e le risorse umane disponibili.

In questo modo si individuano i punti di forza, da sfruttare per i progetti futuri, ma anche i punti di debolezza, che possono compromettere il buon funzionamento delle operazioni.

Questa fase è anche l'occasione per verificare direttamente i vari membri dell'azienda, sia a livello dirigenziale che commerciale, per scoprire quali sono le reali esigenze degli utenti. Dovreste anche analizzare le tendenze del mercato e gli sviluppi tecnologici. Chissà, potreste trovare delle opportunità da cogliere 😉.

💡 Se avete già elaborato dei master plan, vi consigliamo di rivederli per individuare ciò che funziona... e ciò che non funziona. In breve, imparate da ciò che avete imparato. In breve, imparare dal passato!

Fase 2: Definire gli obiettivi

Il passo successivo consiste nel formulare la visione strategica a lungo termine e gli obiettivi specifici da raggiungere.

Per farlo, è importante considerare una serie di fattori:

• la strategia generale dell'azienda (ad esempio, l'espansione in un nuovo mercato), sempre in un'ottica di allineamento;
• le sfide affrontate dalle varie linee di business
• le tendenze tecnologiche e le best practice del settore;
• analisi delle lacune esistenti e dei vincoli di disponibilità delle risorse.

💡 I progetti percepiti come chiari e fattibili dagli stakeholder vengono preferibilmente indirizzati utilizzando obiettivi SMART, ossia obiettivi che siano al tempo stesso:

• Specifici ;
• Misurabili
• Raggiungibili
• Raggiungibili;
• definiti nel tempo.

Fase 3: Definire la strategia del reparto IT

Questa fase prevede l' identificazione degli assi strategici da seguire per raggiungere gli obiettivi precedentemente fissati.

Più concretamente, è necessario definire le diverse aree di intervento su cui si concentrerà il masterplan IT e la direzione che prenderà. Queste riguarderanno tutte le aree del Dipartimento IT, tra cui :

• le operazioni e i processi
• l' ambiente tecnico, in termini di applicazioni, hardware e reti
• la gestione dei dati, ecc.

Esempio

Se uno degli obiettivi del piano generale IS è quello di sviluppare ulteriormente la trasformazione digitale delle procedure aziendali, si potrebbero utilizzare i seguenti assi strategici:

• automatizzare il più possibile le attività
• garantire l'integrazione dei vari sistemi;
• analisi più precisa dei dati per supportare la visione data-centrica dell'azienda, ecc.

Il nostro consiglio

Vi consigliamo di elaborare diversi scenari per esplorare le varie opzioni disponibili, ognuna con i suoi vantaggi e svantaggi.

In questo modo, anche il management si rende conto che il metodo del master plan implica un pregiudizio, con la sua parte di rischi.

Fase 4: organizzare la gestione del portafoglio progetti

Ora è il momento di redigere la roadmap del reparto IT, ovvero l' attuazione operativa della strategia.

Si tratta di individuare le iniziative e i progetti che faranno parte del portafoglio, tenendo conto della loro interdipendenza e priorità. Anche se non dubitiamo nemmeno per un secondo che siate molto forti... non riuscirete a fare tutto in una volta!

È anche in questa fase che si stabilisce :

• il calendario con le varie scadenze da rispettare;
• le risorse umane e materiali da mobilitare;
• il budget assegnato;
• i vari fattori di rischio.

Fase 5: implementazione degli aspetti operativi

3 fasi principali da seguire

Ecco fatto, la vostra roadmap è pronta... ora i vostri team possono sporcarsi le mani!

In altre parole, è arrivato il momento dell' implementazione operativa del vostro piano generale IS. Questo comporta

• l 'implementazione dei progetti secondo la roadmap, assicurando il rispetto dei budget;
• il monitoraggio regolare del corretto svolgimento delle operazioni, con la valutazione delle prestazioni e gli aggiustamenti necessari;
• una comunicazione trasparente sui progressi e sui risultati, per mantenere l'impegno di tutte le parti interessate.

Uno strumento per aiutarvi!

A questo punto, diventa molto complicato fare a meno di un software. Mi vengono in mente in particolare gli strumenti di Project Portfolio Management (PPM), che sono molto utili per pianificare, monitorare e coordinare i numerosi progetti inclusi nel masterplan.

Triskell Software, ad esempio, è uno strumento di PPM direttamente integrato nella gestione strategica delle organizzazioni. Con un'ampia gamma di funzioni, consente di gestire in modo efficiente tutti i progetti del reparto IT, sia in termini di pianificazione che di allocazione delle risorse o di gestione del budget. E Triskell va ancora oltre, poiché contiene una serie di strumenti progettati per allineare i portafogli alla strategia generale, monitorare le prestazioni in tempo reale e facilitare la comunicazione tra la direzione e il reparto IT.

Fase 6: Rivalutare il piano generale IT - e l'agilità?

Una volta che il vostro piano generale IT è pronto, non riposate sugli allori.

Perché se l'intero processo descritto sopra può sembrare un po' fisso, non dimenticate la necessità di adattarvi rapidamente a un mondo sempre più fluido in termini di mercato, tecnologie, esigenze aziendali e così via.

In altre parole, costruite l' agilità nel vostro processo. Fin dalla fase di progettazione, utilizzando ad esempio la pianificazione iterativa.

Inoltre, preparatevi a rivedere regolarmente i vari punti che compongono il master plan, anche se formalizza una visione di 3-5 anni. In base a circostanze impreviste, priorità o semplicemente a una frequenza predefinita, rivalutate la vostra strategia e apportate le modifiche necessarie.

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Piano generale IT: i nostri 5 consigli principali

• Tenete presente che è l 'approccio aziendale complessivo a guidare il master plan IT, non il contrario. In questo modo, i sistemi informativi diventano vere e proprie leve per aggiungere valore all'azienda.
  
  
• Pensate alla "collaborazione". Come abbiamo visto, è importante coinvolgere le linee di business e il management nella stesura del master plan dell'IS. Ma questa mentalità deve essere adottata anche dal team IT, perché in fondo si tratta della sua tabella di marcia per i mesi a venire.
  
  
• Comunicare in modo sufficiente e appropriato. È il modo migliore per eliminare i vari ostacoli al cambiamento, spiegando chiaramente il "perché e il come" alle persone interessate.
  
  
• Fate attenzione al vostro piano generale di IS, sia in termini di contenuto che di forma! E per una buona ragione: è uno strumento di comunicazione a cui molte persone faranno riferimento. Una presentazione visivamente accattivante e ben strutturata facilita la comprensione e il coinvolgimento dei team. Perché non chiedere al reparto marketing un aiuto su questo punto?
  
  
• Se necessario, rivolgetevi a un fornitore di servizi esterno. La loro esperienza sarà preziosa per aiutarvi a implementare le migliori pratiche. Inoltre, otterrete una prospettiva esterna che potrebbe scuotere le vostre certezze, mettere in discussione la vostra visione e arricchire la vostra esperienza.