Come si può effettuare una revisione del portafoglio di successo per massimizzare il valore dei progetti?

Molte aziende, soprattutto quelle di grandi dimensioni, si trovano a destreggiarsi quotidianamente tra un gran numero di progetti distinti. Questa situazione richiede l'implementazione di un solido processo di Project Portfolio Management (PPM).

Il PPM comporta una serie di operazioni per i dipendenti interessati, a partire dall' arbitraggio delle priorità e dal monitoraggio dei progetti in corso, con l'obiettivo di allinearli alla strategia generale dell'azienda.

Per fare questo, non possono fare a meno del rituale che vedremo più da vicino in questo articolo: la portfolio review.

Scoprite cos'è la revisione del portafoglio, quali sono le fasi e il software necessario per il suo successo.

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Che cos'è la revisione del portafoglio progetti?

Revisione del portafoglio: definizione

La portfolio review definisce una pratica essenziale nella gestione del portafoglio, finalizzata a valutare i vari progetti distribuiti nell'organizzazione sotto diversi aspetti:

• la loro coerenza con gli obiettivi strategici dell'azienda;
• le loro prestazioni (in termini di costi, scadenze, qualità, soddisfazione del cliente, ecc;)
• l'identificazione dei rischi potenziali;
• la definizione delle priorità di questi progetti per identificare quelli che genereranno il maggior valore;
• riallocazione delle risorse;
• garantire la coerenza tra i progetti.

La revisione del portafoglio assume generalmente la forma di una riunione che riunisce varie parti interessate, ad esempio :

• il PMO (Project Management Officer), se l'azienda ne ha uno;
• il Comitato esecutivo
• i responsabili di progetto,
• parti esterne come gli investitori, ecc.

Insieme, durante questo colloquio, esaminano diversi criteri di valutazione, con l'obiettivo di prendere le decisioni migliori in linea con la visione dell'azienda.

🤝 La revisione del portafoglio favorisce quindi una comunicazione trasparente tra tutti gli attori coinvolti, conditio sine qua non per muoversi nella stessa direzione.

In cosa si differenzia dalla revisione di progetto?

La portfolio review si differenzia dalla project review. Mentre la prima ha una portata più ampia, la seconda si concentra su un singolo progetto.

Di conseguenza, ci sono chiare differenze in termini di:

• 📆 frequenza: di norma, le revisioni di progetto si tengono più regolarmente di quelle di portafoglio;
• 🙋 i partecipanti : mentre le prime includono gli stakeholder specifici di un determinato progetto, le seconde includono altri stakeholder, a partire dai membri della Direzione.

Come si conduce una revisione del portafoglio progetti? Le 4 fasi principali

Siete responsabili della gestione e della conduzione delle revisioni del portafoglio della vostra azienda? Che siate un PMO o meno, ecco le fasi da seguire 👉.

Fase 1: Preparare la revisione del portafoglio

Definire gli obiettivi

Prima della revisione del portafoglio, è necessario effettuare alcuni preparativi.

Per cominciare, chiarite in anticipo gli obiettivi dell'incontro per evitare che tutti si disperdano nel grande giorno.

Si tratta di :

• valutare le prestazioni di un campione di progetti?
• arbitrare sui progetti in corso e sulle nuove idee per ridefinire le priorità?
• Vedere come risparmiare di fronte alle difficoltà finanziarie? ecc.

Selezionare i progetti da esaminare

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, i progetti da esaminare durante la revisione del portafoglio sono molti. È difficile esaminarli tutti con un pettine a denti stretti!

È quindi necessario selezionare i progetti da analizzare sulla base degli obiettivi precedentemente definiti.

Raccogliere i dati

Infine, prima della revisione, raccogliete tutta la documentazione utile per consentire a tutti di lavorare su dati affidabili.

📚 I project manager devono svolgere alcuni compiti per l'occasione. Infatti, devono raccogliere tutte le metriche necessarie per il processo decisionale (su costi, risorse, prestazioni, ecc.) e renderle visive, se necessario, tramite dashboard e altri report personalizzati.

Fase 2: valutazione dei progetti selezionati

In questa fase della revisione del portafoglio, i progetti vengono valutati insieme agli stakeholder sulla base dei dati forniti, su una serie di aspetti, a partire dal loro allineamento con la strategia.

Vengono inoltre esaminati dal punto di vista di :

• Rischi: i rischi che gravano su un determinato progetto sono molteplici (rischi finanziari, di risorse, di qualità, ecc.). La revisione del portafoglio aiuta a individuarli il più precocemente possibile e ad attuare rapidamente le azioni correttive necessarie.
  
  
• ROI: nel mondo professionale, le decisioni sono spesso guidate dal ritorno sull'investimento previsto per le varie operazioni. Nel contesto della revisione, si tratta di dare priorità ai progetti più redditizi, purché consentano di raggiungere gli obiettivi stabiliti in precedenza.
  
  
• Conformità. Ad esempio, il rispetto dei requisiti legali (sicurezza, riservatezza, ecc.), degli standard di qualità e delle procedure interne.
  
  
• Progressi. Si tratta di una questione più operativa, ma è fondamentale per garantire che tutti i progetti procedano correttamente ed evitare ritardi. Come nel caso della valutazione dei rischi, questo lavoro serve a prendere le misure necessarie per rimediare a eventuali difficoltà, come l'assegnazione di maggiori risorse, più budget, la riorganizzazione dei processi, ecc.

Fase 3: Definizione delle priorità dei progetti

Una volta valutati i progetti uno per uno, è il momento di classificarli in base alla loro rilevanza.

Vi consigliamo di utilizzare il metodo del punteggio, che prevede l'assegnazione di un punteggio ai vari progetti in base a criteri predefiniti.

Una volta stabilita la priorità, il vostro obiettivo è quello di fare tutto il possibile per garantire che i progetti chiave siano completati nelle migliori condizioni possibili e, naturalmente, entro i tempi previsti. Spesso saranno necessari degli aggiustamenti, ad esempio in termini di allocazione delle risorse o di budget.

Fase 4: elaborare un piano d'azione

Tra i rischi identificati e le priorità da rivedere, la revisione del portafoglio porta inevitabilmente a prendere decisioni e ad adottare azioni correttive per garantire le prestazioni del portafoglio.

Naturalmente, tutto deve essere pianificato, con scadenze e responsabilità, per garantire che i miglioramenti pianificati siano attuati in tempo.

☝️ A volte la riunione porta semplicemente a sospendere, o addirittura a bloccare, alcuni progetti che non sono considerati sufficientemente strategici per l'organizzazione.

Infine, è importante tenere sotto controllo l'attuazione di tutte le azioni pianificate, perché se le cose si bloccano, è sempre possibile apportare modifiche.

Buone pratiche per la revisione del portafoglio

Ora che conoscete i passaggi essenziali per effettuare una revisione del portafoglio, ecco alcune buone pratiche da tenere presenti se volete diventare dei maghi 🚀.

• Effettuate regolarmente le revisioni del portafoglio, con la frequenza necessaria a seconda della complessità della vostra organizzazione. Alcuni esperti consigliano una volta a trimestre, ma potete essere liberi di essere più regolari.
  
  
• Fate ogni sforzo per incoraggiare una comunicazione trasparente durante le riunioni. È molto importante che i project manager si sentano liberi di segnalare i problemi, anche se le conseguenze sono significative.
  
  
• Siate pronti ad adeguare il portafoglio in base a nuove informazioni, opportunità e sfide, anche se dovrete prendere iniziative dolorose come l'interruzione di alcuni progetti.
  
  
• Identificate le tendenze o i problemi ricorrenti nel tempo. Questo vi fornirà preziosi insegnamenti per migliorare la gestione del portafoglio nel lungo periodo.
  
  
• Tenete un registro scritto delle decisioni prese e del contesto associato a ogni revisione del portafoglio. Questa documentazione renderà molto più semplice il lavoro di follow-up.
  
  
• Valutare regolarmente il processo di revisione del portafoglio stesso. Come per i vostri progetti, c'è sempre spazio per i miglioramenti!

Strumenti per la revisione del portafoglio

Gli strumenti più utilizzati

In qualità di responsabile della revisione del portafoglio, è importante circondarsi degli strumenti giusti, quelli che si rivelano utili sia per l'analisi che per il processo decisionale.

Tra questi

• il cruscotto, perfetto per fornire una visione d'insieme dei vari indicatori chiave (sulle risorse, sul budget, sull'avanzamento, ecc.);
• la pianificazione delle capacità, essenziale per assegnare le risorse giuste (con le competenze giuste) ai progetti giusti, evitando costose eccedenze o carenze di personale, che possono essere una vera sofferenza per i team interessati;
• la matrice di priorità, una semplice tabella che aiuta i PMO a classificare e dare priorità ai progetti in base alla loro urgenza e al loro impatto sull'azienda;
• il diagramma di Gantt, che fornisce visibilità sulla pianificazione di ogni progetto del portafoglio, contribuendo così a garantire il rispetto delle scadenze e il regolare svolgimento delle operazioni.

Software specializzato

E se vi dicessimo che esiste un software in grado di riunire tutti gli strumenti sopra citati, e molti altri, in un'unica interfaccia?

Stiamo parlando delle soluzioni PPM, o software di gestione del portafoglio progetti. Esse consentono di:

• avere una visione centralizzata e consolidata dei dati relativi a tutti i progetti, che semplifica il processo di arbitrato durante le revisioni;
• confrontare i progetti tra loro in pochi clic, utilizzando criteri predefiniti;
• sfruttare le funzionalità avanzate di gestione delle risorse;
• modellare diversi scenari per valutare l'impatto di potenziali cambiamenti nel portafoglio;
• Gestire le dipendenze tra i progetti per evitare conflitti di risorse e altri ritardi;
• consolidare tutta la documentazione relativa ai progetti e alle revisioni.

🛠️ Esempio di software:

Triskell è un PPM perfettamente adatto ad aiutarvi a gestire le revisioni del portafoglio. Integrato con il sistema di gestione strategica dell'azienda, dispone di un'ampia gamma di funzioni. Offre una visione d'insieme dei vari progetti in corso e gestisce in modo efficiente tutte le azioni associate (assegnazione delle risorse, calcolo del budget, ecc.). Ma questo software è anche un potente strumento di arbitraggio, come dimostra la sua funzionalità di simulazione di scenari, utile per stabilire le priorità dei progetti. Con Triskell, i grattacapi delle revisioni dei progetti appartengono al passato. Sarete più efficienti e, soprattutto, più affidabili nelle vostre decisioni.

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Quali sono i punti chiave della revisione del portafoglio?

Se la vostra azienda sta gestendo diversi progetti contemporaneamente, è impossibile rinunciare alla revisione del portafoglio, una delle cui sfide consiste nel confrontare i diversi progetti al fine di rivedere le priorità. E per una buona ragione: è meglio fare scelte oculate in modo da concentrare le risorse e gli sforzi su quelli che promettono il miglior ROI, ma anche e soprattutto un perfetto allineamento con gli obiettivi aziendali!

Sulla carta, tuttavia, questo può essere un compito scoraggiante, soprattutto perché è necessaria una buona visibilità sull'intero portafoglio, oltre a dati accurati e aggiornati in tempo reale. Altrimenti, come si può essere sicuri di prendere le decisioni giuste?

È qui che entra in gioco il PPM, su cui il PMO può fare affidamento per supportare il processo decisionale della revisione e garantire le prestazioni del portafoglio.