[Erick Athier, co-fondatore di IQar, editore della soluzione SuiteProG PPM

Quando la scelta di uno strumento di PPM diventa un vero grattacapo... Vi sentite smarriti di fronte alla pletora di soluzioni di PPM (Portfolio Project Management) disponibili sul mercato? Non sapete se dotarvi o meno di uno strumento di questo tipo? O quale scegliere?

Niente panico, Erick Athier, co-direttore di IQar e riconosciuto esperto di project portfolio governance, ci svela la sua "roadmap" per guidarvi nel processo.

Erick Athier:

Negli ultimi anni, dotarsi di uno strumento per la gestione dei progetti è diventata una risposta riflessa alla mancanza di maturità delle aziende nella gestione dei progetti.

Le ragioni addotte sono : Troppi o troppi progetti, difficoltà di rendicontazione, mancanza di un linguaggio comune, ricerca di una mobilitazione interfunzionale intorno alle trasformazioni, professionalizzazione dell'inquadramento e della pianificazione... In breve, sono tante le ragioni per cui oggi le aziende di successo sono innegabilmente dotate di strumenti di project management.

Vedere tutti i software Project Portfolio Management (PPM)

Quando si dovrebbe acquistare uno strumento di PPM? Tutti gli strumenti sono adatti alle diverse organizzazioni?

Erick Athier:

Uno strumento di PPM è un aiuto prezioso per supportare il ciclo di governance dei progetti: stiamo parlando della pianificazione, del monitoraggio e della gestione dei progetti in termini di costi, qualità e scadenze nella prospettiva generale della strategia dell'organizzazione.

La necessità di un PPM corrisponde in genere a due profili organizzativi consolidati:

▶︎ Quella della cosiddetta azienda matura che ha già un kit di strumenti di gestione (composto da diversi strumenti più o meno interni, ma eterogenei) e che vuole passare a un pacchetto software di destinazione per gestire i propri progetti e il proprio portafoglio.

Si tratta spesso di aziende di grandi dimensioni, che gestiscono trasformazioni ad alto impatto, che hanno processi di progetto già abbastanza consolidati e che, il più delle volte, svolgono le loro attività quotidiane "a progetto" (R&S, servizi IT, ESN, ingegneria civile, ecc.). In effetti, queste aziende cercano sia di installare un "software aziendale" sia di rafforzare o addirittura professionalizzare processi già consolidati. Più che di un PPM, voleva dotarsi di un EPM (Enterprise Portfolio Management).

▶︎ Quella dell'azienda che ha bisogno soprattutto di allineare la propria organizzazione in un processo di trasformazione, di creare un linguaggio e una dinamica comuni intorno ai propri progetti (spesso interni) e che comprende che il volume di richieste e progetti e gli sforzi relativi alla gestione sia dei progetti che del portafoglio richiedono una professionalizzazione e uno strumento collaborativo.

Questa azienda è alla ricerca di un PPM che non sia inteso come un software aziendale, ma piuttosto come uno strumento che faciliti l'inquadramento, la pianificazione, la gestione dei progetti e il processo decisionale multiprogetto. L'azienda vuole che lo strumento "trasporti" il metodo, che in questa fase ha più o meno formalizzato!

Per aiutarvi in questa riflessione, IQar, il Pure Project Player, ha creato e messo a disposizione di tutte le organizzazioni un e-quizz nel seguente formato
IQar, il Pure Project Player, ha creato e messo a disposizione di tutte le organizzazioni un e-quiz progettato per consentire a tutti gli stakeholder del progetto di fare un passo indietro e identificare il livello di maturità della propria organizzazione.

Quali sono i criteri chiave da tenere in considerazione quando si sceglie uno strumento?

Erick Athier:

Una regola d'oro: ricordate che l'obiettivo principale del vostro strumento di gestione dei progetti è quello di permettervi di monitorare e gestire i progetti dell'organizzazione!

Grazie alla mia esperienza di 25 anni nell'implementazione di metodi e strumenti di PPM per organizzazioni di tutte le dimensioni e in tutti i settori, vi consiglio di non trascurare, ma soprattutto di prestare molta attenzione ai seguenti punti:

▶︎ Per la prima categoria di aziende, detta Matura (livello 3), i criteri sono spesso precisi e si possono riassumere in tre punti salienti:

• Ergonomia ed esperienza utente.
• Ampia copertura funzionale di progetti e portafogli (simulazione, gestione avanzata del budget, controllo delle roadmap, pianificazione elaborata dei carichi di lavoro, gestione del tempo, ecc.)
• Interoperabilità con altre applicazioni IS aziendali chiave (CRM, Budget Commitment, ERP, EDM, ecc.).

▶︎ Per la seconda categoria (livelli 1 e 2), che cerca un PPM, i criteri sono un po' più flessibili, ma comunque precisi. Possono essere riassunti in tre punti:

• Un'interfaccia moderna, collaborativa e pragmatica.
• Una gestione dei progetti intuitiva, basata su un metodo semplice e un linguaggio comune.
• Strumenti di reporting accessibili che consentono di sviluppare le proprie capacità di gestione del carico di lavoro e del budget.

Come potete vedere, lo scopo è quello di tradurre le esigenze individuate in relazione agli obiettivi desiderati in criteri di selezione che vi consentiranno di effettuare una prima selezione delle soluzioni PPM che corrispondono al livello di maturità della vostra organizzazione.

Vedere tutti i software Project Portfolio Management (PPM)

Una volta definiti chiaramente i criteri, quali sono le insidie da evitare? Quali sono i fattori di successo da stabilire?

Erick Athier:

Nei due casi sopra citati, l 'implementazione di un PPM è prima di tutto un progetto. Deve essere assolutamente considerato come tale, cioè con un quadro, una pianificazione e una gestione adeguati.

Così come i PPM disponibili per il primo tipo di azienda sono simili, anche per il secondo c'è diversità. I circa 500 strumenti di PPM disponibili per quest'ultima categoria possono essere raggruppati in tre famiglie:

Sfidanti

Si tratta di strumenti di PPM relativamente maturi che rappresentano degli sfidanti per la prima categoria di aziende, ma che stanno ancora cercando di espandersi nella seconda categoria.

Questi strumenti sono generalmente molto validi, ma complessi da implementare , anche se gli editori ridurranno al minimo questo rischio!

Strumenti collaborativi

Sono strumenti che affrontano il progetto dal punto di vista del "compito" e della sua "disponibilità sociale" all'interno dell'azienda. Ancorano i compiti nel calendario individuale, rendono visibili le azioni sia all'interno che all'esterno dei progetti e promuovono un approccio di rimbalzo o di condivisione dei compiti.

Si basano su approcci agili, ma in genere mancano di profondità nei processi di inquadramento e pianificazione e negli strumenti multiprogetto. Questi strumenti sono moderni e attraenti e possono farvi credere che la vostra organizzazione possa improvvisamente diventare "sociale, agile e collaborativa"!

Ibridi

Sono strumenti che si avvicinano agli sfidanti in termini di copertura funzionale, ma che cercano di proporre un approccio pedagogico per rendere lo strumento un supporto all'implementazione di un "metodo di progetto".

Non sono così "ricchi" dal punto di vista funzionale come gli sfidanti. Non sono così avanzati in termini di caratteristiche sociali e collaborative come i collaboratori. Si concentrano sul progetto e sul suo posto nel sistema gestionale e decisionale dell'azienda.

In sintesi, ecco i fattori di successo da stabilire per l'implementazione di un PPM:

In conclusione, il miglior strumento di PPM è...
Quello che soddisfa le vostre esigenze e i vostri obiettivi e che si adatta meglio ai vincoli della vostra organizzazione. Tuttavia, non trascurate l'impatto della soluzione PPM sui processi della vostra organizzazione e, prima di intraprendere l'acquisto di una soluzione, osate fare un bilancio della maturità della vostra organizzazione.

Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.