Perché utilizzare un integratore PPM?
L' integratore PPM (Project Portfolio Management) è l'entità di consulenza e competenza responsabile dell'integrazione degli strumenti pubblicati da terzi nel sistema informativo di un'azienda cliente. Agisce come facilitatore tra l'editore e il cliente, gli utenti.
L'integrazione si basa su un rapporto di fiducia tra l'integratore e l'azienda che supporta. Il supporto viene fornito durante tutto il ciclo di vita del prodotto: dall'audit all'implementazione di strumenti e processi, fino alla configurazione e alla manutenzione dell'applicazione.
Planisware Orchestra, Cesar, Planview... Come si sceglie il software PPM? Per aiutarvi a capire meglio cos'è il Project Portfolio Management (PPM) e il valore aggiunto di un integratore PPM, appvizer condivide i suoi 10 vantaggi per completare con successo il vostro progetto PPM.
SINTESI
Vantaggio n. 1: una diagnosi completa
La missione dell'integratore è guidare i clienti in ogni fase del progetto di integrazione del PPM, a partire da una diagnosi del sistema esistente.
L'integratore si infiltra nelle attività dell'azienda per comprenderne appieno l'attività, i processi, il funzionamento, i colli di bottiglia e così via. I suoi esperti effettuano un audit completo e pongono domande quali:
- Quali sono le vostre aspettative?
- Di cosa pensate di avere bisogno?
- Come funziona il vostro sistema informativo?
- Quali difficoltà avete incontrato?
L'obiettivo è ottenere una visione globale della gestione dei progetti e del portafoglio progetti, in modo da poterli ottimizzare nel modo più rapido, semplice e pertinente per la vostra azienda.
Un buon integratore non esiterà a dire "no" quando ritiene che non si stia andando nella direzione giusta.
Il suo compito è quello di garantire l'affidabilità del progetto di integrazione per tutte le parti interessate.
Ciò comporta anche l' anticipazione dei rischi, tenendo conto dei punti deboli dell'azienda. La valutazione della criticità dei rischi è un passo essenziale per garantire il buon funzionamento del progetto PPM.
Vantaggio n. 2: esprimere le esigenze e definire le specifiche
La capacità dell'integratore di ascoltare le esigenze del cliente lo aiuta a formularle con precisione. Unitamente alla conoscenza delle best practice e all' esperienza sui prodotti, ciò consente di evitare molti errori che altrimenti costerebbero tempo prezioso.
Grazie alla loro esperienza commerciale, gli integratori possono identificare rapidamente ciò che è meglio per ogni azienda. Possono quindi redigere una serie di specifiche che identificano i requisiti e definiscono gli obiettivi da raggiungere, prima di proporre un piano d'azione adeguato.
Vantaggio n. 3: scegliere lo strumento migliore
Con un integratore, potete essere certi che la scelta finale del vostro software PPM sarà quella giusta. Perché?
- L'integratore ha una conoscenza perfetta degli strumenti.
- Il loro valore aggiunto consiste nell'adattare la loro offerta alle esigenze specifiche del cliente.
- Sono in grado di offrire una configurazione personalizzata.
- Inoltre, hanno una visione globale del mercato e dei prodotti: hanno un'obiettività che un editore non ha.
- La loro esperienza nei progetti passati consente ai clienti di risparmiare una notevole quantità di tempo.
- Svolgono un prezioso ruolo di consulenza.
Vantaggio n. 4: formazione da parte di consulenti esperti
L'integratore si occupa anche di formare gli utenti sullo strumento che è stato definito come rispondente alle esigenze dell'azienda. In quanto esperti dello strumento, i consulenti dell'integratore trasmettono la loro padronanza dello strumento, l'uso delle sue funzioni, la navigazione e le best practice.
Facciamo un esempio. L'integratore CoPrime è anche un'organizzazione di formazione per i cinque strumenti che può integrare. Offre un progetto didattico adattato, sia in termini di formato (moduli personalizzati, workshop, seminari, programmi di professionalizzazione, ecc.
In questo modo, la padronanza dello strumento viene trasmessa in modo personalizzato dall'integratore all'utente.
Vantaggio n. 5: ottimizzazione della gestione delle risorse
Questa ottimizzazione è resa possibile da una migliore gestione dei sistemi informativi e riguarda sia le risorse finanziarie che quelle umane.
Risorse finanziarie
L'esperienza e la conoscenza degli strumenti di PPM da parte dell'integratore consentono ai clienti di non perdere molto tempo. Il rischio di errore nella scelta dello strumento giusto è ridotto al minimo. I team sono rapidamente operativi grazie alla formazione ricevuta.
L'automazione e l'uso stesso della soluzione snelliscono i processi e migliorano le prestazioni.
Risorse umane
Non riuscite a capire il collegamento tra un integratore PPM e la gestione delle risorse umane? Ma c'è.
Il progetto realizzato dall'integratore interno all'azienda ottimizza i processi HR dell'azienda e unisce i dipendenti attorno a un progetto comune. Può trattarsi, ad esempio, di
- consulenza sull'implementazione del feedback a 360°,
- contribuire alla revisione dei sistemi di valutazione dei team di progetto,
- partecipare alla progettazione di un sistema di gestione delle competenze e dell'occupazione orientato al futuro (GPEC).
Vantaggio n. 6: massima accettazione da parte degli utenti
Non è possibile integrare i processi nello strumento senza consultare, ascoltare e tenere conto delle richieste dei team di progetto. Dopo tutto, sono loro gli utenti finali che sanno meglio di chiunque altro cosa deve o non deve fare lo strumento.
La co-costruzione del progetto di integrazione del PPM dà ai dipendenti un senso di considerazione e rafforza il loro sostegno alla soluzione.
Vantaggio n. 7: integrazione riuscita nel vostro ambiente
Un'integrazione di successo non coinvolge solo i dipendenti, ma inizia anche con l'integrazione tecnica.
L'integratore lavora fianco a fianco con il vostro reparto IT. L'obiettivo è semplificare i processi e lavorare insieme sulla base di ciò che già esiste. Per raggiungere questo obiettivo, il software PPM deve essere integrato e collegato agli strumenti esistenti. Altrimenti, non avrebbe senso e i benefici sarebbero molto inferiori in termini di conclusione dei progetti.
La considerazione, l'ascolto e la trasformazione dei nostri processi all'interno dello strumento sono stati i fattori chiave della nostra scelta.
Michèle Tlouzeau, Direttore delle Risorse, ha chiesto a CoPrime di integrare CA PPM in Right Management.
Vantaggio n. 8: gestione regolamentata dei dati
Come sapete, dal 25 maggio 2018 il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR ) disciplina lo sfruttamento e l'utilizzo dei dati personali da parte delle aziende che li ospitano in Europa.
Tutte le aziende raccolgono, archiviano e utilizzano i dati personali dei propri clienti. Anche in questo caso, l'integratore può consigliarvi sulle migliori pratiche e integrare il software PPM nel vostro sistema operativo, aiutandovi a diventare o rimanere conformi al RGPD.
Vedi anche: Elementi essenziali del RGPD
Vantaggio n. 9: buona governance dei progetti PPM
Sempre una buona pratica. La governance garantisce la strutturazione e l'organizzazione a lungo termine dei progetti. Aiutandovi a trovare lo strumento più adatto al modo in cui operano i vostri progetti, l'integratore trasmette anche i metodi per facilitare un'adeguata governance dei progetti.
Vantaggio n. 10: mettere le persone al centro del PPM
Infine, l'utilizzo di un integratore compensa una carenza molto apprezzata e riporta le persone al centro dell'azienda. Il supporto che forniamo va oltre l'e-consulting, coinvolgendo gli attori locali. Incontrate esperti con cui potete parlare e che sono disponibili per il vostro progetto.
Concentratevi sui vostri progetti, il vostro integratore si occupa di tutto il resto
Un integratore PPM è prima di tutto un facilitatore: alleggerisce il carico del reparto IT, rispondendo alle esigenze specifiche dell'azienda e aiutandola a migliorare i suoi processi interni.
Affidatevi a un integratore PPM per il vostro progetto PPM e sarete completamente impegnati nei vostri progetti e nei vostri clienti.
Articolo tradotto dal francese