I 3 obiettivi della gestione del portafoglio progetti
La gestione del portafoglio progetti mira ad allineare strategia, operazioni ed esecuzione dei progetti. Le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori accumulano progetti e devono mantenere la visibilità su ciascuna delle tre aree funzionali di un progetto: dagli studi di fattibilità alla pianificazione e al monitoraggio, il software di gestione dei progetti è ormai essenziale per padroneggiare tutti gli aspetti della gestione dei progetti. La produttività e la competitività della vostra azienda dipendono da questo.
Gestione strategica dei progetti da avviare
Che cosa volete realizzare? Quale posizione può occupare il vostro progetto sul mercato? Quanto costerà l'implementazione? Sarà redditizio? Quali risorse umane e materiali dovete mobilitare? Quanto durerà? Avete la capacità di strutturare, dirigere e coordinare il progetto? Disponete di un archivio o di un feedback di esperienze all'interno della vostra azienda?
Pensare prima di saltare: questo è l'atteggiamento giusto da adottare quando si gestisce un progetto. Avete bisogno di uno strumento in grado di integrare tutti i vostri dati per simulare la fattibilità dei vostri potenziali progetti.
Non si può fare tutto a mano, anzi è impensabile! Via il foglio Excel statico: optate per una soluzione che vi permetta di considerare tutte le angolazioni, di visualizzare tutti i perimetri, per definire il progetto o i progetti giusti da lanciare, eliminando il rischio di errori.
Poiché i contesti cambiano nel tempo, è bene poter capitalizzare l'esperienza acquisita nella gestione del portafoglio progetti.
Una delle principali soluzioni presenti sul mercato si distingue per la visione macroscopica che offre al project manager. Sciforma è un software di project management che calcola e ricalcola automaticamente le metriche sulla base di dati integrati: la soluzione fornisce una visione che consente di selezionare i progetti più appropriati nel proprio portafoglio in modo intelligente e comprensibile.
Questi 6 elementi chiave vi aiutano a redigere le specifiche di un progetto valido:
- Identificare le idee strutturandole;
- Personalizzare i criteri di valutazione;
- Lanciare lo studio di fattibilità di conseguenza;
- Stimare la gestione della capacità necessaria;
- Analizzare gli aspetti degli investimenti;
- Simulare e confrontare il vostro portafoglio di progetti.
Pianificazione del progetto o gestione operativa
Cosa potete implementare internamente? Chi farà cosa? Dovete esternalizzare alcuni compiti? Come distribuire e allocare il budget? Come gestire il tempo per rispettare le scadenze? Come calcolarlo? Come anticipare gli imprevisti?
Anche in questo caso, il software di gestione dei progetti è di grande aiuto per simulare i programmi e modificarli in pochi clic, assegnare i compiti a ciascun membro del team, scambiare e condividere documenti e centralizzare le informazioni. La gestione delle attività deve funzionare ogni giorno senza intoppi.
Per garantire una gestione a tutti i livelli, è necessario definire le responsabilità di ciascun attore: un decisore gestisce il tempo impiegato, un altro convalida le tappe e le diverse fasi, ad esempio.
Come ogni software di gestione dei progetti degno di questo nome, Sciforma consente di gestire i diritti di accesso e di lavorare in team in modalità collaborativa. Il project manager ha anche la possibilità di analizzare i rischi a monte: dove sono? Che tipo di rischi?
Il project manager può attivare degli avvisi per essere avvisato via e-mail. Alla minima deviazione, l' indicatore "lampeggia" sul suo cruscotto per avvisarlo. Può reagire di conseguenza e adeguare la gestione del progetto.
Questi 8 parametri guidano la gestione del progetto:
- Avvio del progetto;
- Gestione dei compiti;
- Gestione del budget e dei costi;
- Gestione delle risorse umane;
- Gestione delle risorse materiali;
- Gestione del rischio;
- Gestione del cambiamento;
- Gestione dei documenti.
Monitoraggio delle prestazioni e della produttività attesa
Cosa state facendo realmente? L'intero team è "in regola"? È tutto sotto controllo? Ne siete davvero sicuri? Come potete esserne sicuri? Passate tutto il tempo al telefono con l'intero team?
Ovviamente no. Utilizzate un cruscotto dedicato per monitorare il progetto nel suo complesso, fornendo indicatori precisi in tempo reale per sapere se state sforando i tempi o il budget.
Naturalmente, vi affidate a un software di gestione dei progetti che vi consente di monitorare il tempo impiegato per progetto, per attività e per dipendente. E, naturalmente, si riceve un avviso se si sfora il tempo o il budget.
Su questo punto, Sciforma vi offre una maggiore visibilità fornendo una reportistica coerente, in modo che possiate fare un'analisi a grana più fine e più immediata.
Questi 5 criteri determinano il monitoraggio del progetto:
- Gestione del calendario
- Gestione delle spese;
- Registrazione e gestione del tempo;
- Gestione della domanda;
- Gestione degli incidenti.
Attraverso 3 applicazioni specifiche, la gestione del portafoglio progetti comprende molteplici aspetti. Se volete controllare il vostro fatturato da incarichi in outsourcing o semplicemente implementare una soluzione che vi permetta di integrare sottilmente tutti i vostri processi e dati interni, Sciforma è la risposta più ovvia.
Articolo tradotto dal francese