Vantaggi della gestione dei progetti

Che cos'è la gestione dei progetti? Sviluppare una strategia di gestione dei progetti può sembrare difficile se non si è abituati a farlo. Tuttavia, visti i vantaggi che può apportare, ha senso scegliere questa opzione piuttosto che portare avanti il progetto senza preparazione e sperando che si svolga da solo senza problemi. Ecco alcuni dei vantaggi dell'implementazione di una buona strategia di gestione dei progetti nella vostra azienda.

Essere in grado di valutare la fattibilità del progetto

Sembra ovvio, ma non lo è! Quanti imprenditori lanciano la loro attività senza aver valutato il grado di possibile successo e la fattibilità del loro progetto? Se non avete il budget, le risorse umane giuste o il tempo sufficiente, il vostro progetto spesso fallirà.

Una migliore anticipazione degli eventi

La gestione dei progetti consente di avere una visione globale e a lungo termine. Invece di aspettare che i problemi si presentino, si può sapere in anticipo quali sono e quindi gestirli meglio. Con una migliore pianificazione, il lavoro dei team è meglio organizzato e si possono stimare i requisiti materiali e umani. I malfunzionamenti vengono corretti più rapidamente. Se riuscite a gestire l'80% del vostro progetto, siete quasi certi di portare a termine la vostra attività con successo. Per gestire correttamente il progetto, è necessario essere consapevoli di tutti i problemi che possono sorgere, come l'indisponibilità di alcuni macchinari o l'assenza di alcuni collaboratori. Un software di gestione dei prodotti, gratuito o a pagamento, può darvi una visibilità reale.

Ridurre gli sforzi e i costi

Gestendo il vostro progetto, potete sperare di ridurre il tempo che dedicate a un compito. Preparando un lavoro, spesso ci si dedica meno tempo del previsto. Inoltre, è un bene anche per il vostro budget, perché alcuni compiti possono essere svolti in parallelo. Preparare bene un progetto è garanzia di successo.

Proporre un programma realistico

Non ha senso imbarcarsi in scadenze insostenibili e dire al vostro cliente o al vostro team che finirete il progetto prima ancora di averlo iniziato!

Con uno strumento di pianificazione, avrete una stima realistica dei tempi di consegna e potrete quindi raggiungere un accordo tra i membri del vostro team e il potenziale cliente. Tutti saranno coinvolti nella proposta di scadenza e si impegneranno a rispettare le date. Inoltre, con uno strumento di monitoraggio del progetto, ogni partecipante potrà consultare il diagramma di Gantt che indica le date di consegna e la soglia critica da non superare.

Risolvere i problemi più rapidamente

Se sapete quali sono i problemi, spesso potete risolverli più facilmente e rapidamente. Cercate di elencare gli ostacoli all'inizio del progetto, in modo da essere consapevoli di ciò che potrebbe andare storto. È sempre più facile affrontare un problema quando si sa che potrebbe verificarsi. Gestite i rischi prima che si presentino, come la mancanza di attrezzature, un budget troppo basso o un membro del personale in vacanza.

Gestire meglio il budget

Man mano che sviluppate il vostro progetto, dovrete fare un bilancio e immaginare i requisiti finanziari per riuscire a portarlo a termine. Con la gestione del progetto, potete controllare regolarmente le modifiche al budget e adeguarlo in base alle entrate e alle uscite future. Le stime saranno più accurate e il controllo sarà più facile.

Evitare prodotti o servizi di scarsa qualità

Con uno strumento di gestione dei progetti, è possibile utilizzare un sistema di tracciamento dei problemi. I problemi vengono registrati e indicati nel software. Tutte le parti coinvolte ricevono una notifica e si può discutere per trovare una soluzione prima della consegna. Apportare modifiche a un prodotto dopo che è stato consegnato al cliente costa di più che farlo prima della consegna. Perfezionate il vostro prodotto o servizio prima di approvare la consegna e offrite al vostro cliente un livello di qualità superiore.

Comunicare rapidamente

Promuovendo una chiara comprensione delle informazioni, la gestione dei progetti apporta un reale vantaggio agli scambi tra i dipendenti. I dipendenti dispongono dello stesso livello di informazioni e possono anche sfruttare la messaggistica collaborativa di progetto disponibile nel software di project management per discutere dal vivo. Gli scambi sono più rapidi e chiari e i problemi vengono risolti più rapidamente. È sempre meglio privilegiare una comunicazione proattiva piuttosto che aspettare che i problemi vi vengano spiegati. Fate domande, interessatevi al lavoro dei vostri collaboratori e alle loro sensazioni.

Non perdere la motivazione

Durante un progetto noioso o che si estende per un lungo periodo, potreste sentirvi scoraggiati. La gestione dei progetti vi permette di lavorare in modo collaborativo, ma anche di essere consapevoli dell'avanzamento del progetto. Non vi perderete nel labirinto delle informazioni e tutti i dati saranno centralizzati in modo da poterli trovare in modo più efficiente. Inoltre, la metodologia utilizzata per il primo progetto di gestione può essere riutilizzata per un progetto futuro. Perderete meno tempo perché gli strumenti vi sono già familiari.