Studio dell'opportunità: 8 passi per dimostrare la ragion d'essere del vostro progetto
Avete un'idea per un progetto e volete convincere il vostro management del suo potenziale e dei suoi vantaggi per l'azienda? Allora è il momento di iniziare a preparare un business case, fin dalla fase preliminare del progetto.
Questo documento previsionale vi permetterà di raccogliere tutte le informazioni necessarie per valutare e dimostrare la fattibilità del vostro progetto. Se è ben costruito e dettagliato, può anche essere utilizzato come riferimento nel corso del progetto per monitorare i progressi verso gli obiettivi da raggiungere.
Qui vi ricordiamo l'importanza di redigere uno studio di fattibilità e vi illustriamo gli 8 passaggi chiave per redigerlo con metodo!
Perché realizzare uno studio di opportunità?
Non appena avete un'idea per un progetto, la prima cosa da fare è redigere uno studio di opportunità, una volta espressa la vostra esigenza. Questo documento raccoglierà tutti i dati rilevanti per dimostrare la ragion d'essere del vostro progetto.
Dovrebbe fornire ai suoi lettori materiale sufficiente per consentire loro di valutare le opportunità rappresentate dal futuro progetto, e quindi la sua rilevanza. In particolare, serve per esaminare :
- se l'esigenza da soddisfare è di interesse strategico;
- i vincoli alla sua realizzazione
- le opportunità e i rischi connessi
- le possibilità di finanziamento
- i benefici attesi, ecc.
Lo studio di opportunità non deve essere confuso con il business plan, che è un piano d'azione che presenta lo sviluppo dell'azienda nell'arco di diversi anni, con argomenti e cifre a sostegno, per convincere i potenziali investitori a sostenere finanziariamente il progetto.
La relazione sull'opportunità, il documento prodotto a seguito di questo studio, è sia :
- un aiuto decisionale per le persone responsabili della convalida del progetto (direzione aziendale, finanza, IT, ecc.). Aiuta a convincerli dimostrando i meriti del progetto;
- un documento di riferimento per il project manager, che potrà consultarlo per tutta la durata del progetto.
☝️ Se lo studio convince i responsabili delle decisioni, si può proseguire con uno studio di fattibilità.
Chi redige lo studio di opportunità per un progetto?
La persona responsabile della stesura dello studio di progetto può essere :
- lo sponsor del progetto, se applicabile. Di solito si tratta di un membro del personale esperto che funge da arbitro, consulente e intermediario tra il responsabile del progetto e il comitato di gestione;
- il responsabile del progetto che ha avviato la richiesta. Conosce l'azienda o il suo dipartimento abbastanza bene da poter sostenere la fattibilità del progetto;
- il project manager, se è già stato nominato per un progetto che attende solo il via libera della direzione per essere avviato.
A volte si può chiedere l'aiuto di un esperto, interno o esterno all'azienda, per argomenti più specialistici che richiedono un'analisi più approfondita, come la finanza, le risorse umane, le questioni tecniche, ecc.
Come si realizza uno studio di opportunità? Gli 8 passi
Ecco una guida su come scrivere uno studio di opportunità, con ogni fase corrispondente a una parte del documento.
1 - Scrivere un'introduzione accurata
L'introduzione, nota anche come executive summary, ha lo scopo di riassumere l'essenza del progetto in modo chiaro e convincente.
È la prima pagina del documento e deve contenere informazioni chiave quali :
- lo scopo del progetto
- i risultati attesi
- i risultati da produrre
- le risorse da mobilitare, ecc.
Il segreto per presentare le vostre analisi in modo pertinente ? Fornire materiale sufficiente a dare un'idea del progetto, senza entrare troppo nei dettagli. Fate attenzione alla sintesi e fate in modo che le persone vogliano saperne di più. Questo può giocare un ruolo positivo nel processo decisionale.
2 - Presentare l'opportunità
In questa parte si dà un contesto più ampio al problema che si intende affrontare con la realizzazione del progetto.
Rispondete alla domanda: cosa? Evidenziate l'opportunità da cogliere, facendo attenzione a non fornire dettagli superflui, ma tutte le informazioni necessarie per comprenderla.
3 - Descrivere il contesto
Fornite un'analisi del contesto in cui si svolge il vostro progetto ed evidenziate le questioni in gioco. Questa parte si concentra sull' ambiente in cui opera l'azienda, in particolare sul suo mercato.
Sono disponibili diversi strumenti che vi aiuteranno a studiare questo contesto in modo approfondito, come ad esempio :
- l' analisi Pestel, che consente di decifrare l'ambiente in termini di :
- politico
- economico
- sociale
- tecnologico
- ambientale
- e legale.
- La matrice SWOT, che ne consegue, può essere utilizzata per dedurre :
- punti di forza
- punti di debolezza
- opportunità
- e minacce.
💡 Questi strumenti permettono di cogliere le principali problematiche del progetto e di collocarlo all'interno di una riflessione strategica.
L'analisi del contesto fornisce un insieme di elementi e circostanze che hanno creato la situazione attuale e dato origine all'opportunità. Inoltre, aiuta a definire la portata del progetto.
4 - Svelare le soluzioni previste
In questa fase, mettete in evidenza la risposta che volete dare!
Dimostrate di aver esplorato diverse possibilità e di aver scelto quella più appropriata: perché il progetto che state considerando è l'opzione migliore di tutte?
Spiegate la vostra scelta utilizzando ipotesi e analisi quantificate. Come bonus, fate in modo che il pubblico pensi al futuro, rivelando la nuova situazione una volta realizzato il progetto.
5 - Elencare i benefici attesi
Qui si elencano tutti i benefici che l'azienda trarrà dal progetto, in termini di :
- finanziari :
- aumento delle vendite
- riduzione dei costi
- miglioramento dei margini, ecc.
- altri benefici finanziari :
- nuovo posizionamento sul mercato,
- miglioramento della qualità del prodotto/servizio
- ottimizzazione dei processi, ecc.
Cercate di elencare tutti i guadagni previsti, aggiungendo dettagli se necessario. Questa parte è fondamentale: valuta la rilevanza del progetto in termini di ritorno sull'investimento (ROI).
6 - Dettaglio delle risorse necessarie
Qui potete indicare tutte le risorse che la realizzazione del progetto richiederà:
- finanziarie
- materiali e tecnologiche
- risorse umane (comprese le conoscenze e le competenze chiave), ecc.
Le cifre esatte possono essere fornite in una fase successiva. Assicuratevi di fornire le informazioni essenziali per prendere una decisione consapevole.
7 - Analizzare i rischi
Naturalmente, ogni progetto può presentare un certo grado di rischio. Illustrare i rischi identificati nello studio di opportunità dimostrerà che vi state impegnando con cognizione di causa e conferirà maggiore credibilità al vostro approccio.
Si può trattare di vincoli operativi (competenze mancanti, assenza di una persona chiave, monitoraggio inadeguato dei processi, ecc.) o legati all'ambiente aziendale (questioni sociali, economiche, ambientali, tecnologiche, ecc.)
Per facilitare il vostro lavoro, una piattaforma di business intelligence come Geotrend può aiutarvi a individuare i rischi esistenti.
Grazie a una mappa del vostro ecosistema, questo strumento vi fornisce tutte le informazioni necessarie per comprendere immediatamente l'ambiente della vostra azienda e anticipare i rischi strategici, tra cui :
- gli attori del mercato e le loro relazioni (concorrenti, clienti, fornitori),
- previsione delle tendenze di mercato
- individuazione di nuove innovazioni, ecc.
Questo vi permette di documentare le vostre analisi e di valutare l'impatto di questi rischi in modo più dettagliato .
8 - Concludere lo studio
Infine, in quest'ultima sezione scrivete una breve sintesi che riassuma l'interesse del progetto e colleghi i vari argomenti trattati.
Anche questa impressione finale deve essere curata con attenzione, in modo che i decisori che la leggeranno vorranno fare solo una cosa: dare il loro via!
Esempio di studio di opportunità per un progetto
Immaginiamo che la vostra azienda di prêt-à-porter, che si posiziona come marchio etico, non soddisfi ancora tutte le condizioni per qualificarsi come tale. Volete misurare l'impatto che potrebbe avere l'utilizzo di materiali più equi ed ecologici nella produzione dei vostri abiti.
A tal fine, dovrete realizzare uno studio di opportunità per valutare la fattibilità di questo progetto, definendo tutti gli elementi da considerare in un business case. Potete confrontare diversi scenari possibili, ad esempio studiando :
- i diversi fornitori dei materiali (costi, origine, trasparenza, ecc.),
- la percentuale di prodotti coinvolti (tutti i vostri prodotti, una gamma particolare, ecc.),
- la clientela target (riposizionamento necessario, creazione di nuove figure di marketing, ecc.)
Questo approccio vi consentirà di prendere la decisione più appropriata, valutando tutte le opportunità e le minacce presenti nei vostri scenari e optando per quella più in linea con gli obiettivi della vostra azienda.
Siete pronti a trasformare le vostre opportunità in profitti?
Un ultimo consiglio da tenere a mente per rendere ancora più chiara la presentazione del vostro studio sulle opportunità:
- prestate attenzione a ogni dettaglio, sia in termini di forma (layout arioso, ecc.) che di contenuto (linguaggio chiaro e accessibile, ecc.);
- evidenziate i vantaggi di questo progetto;
- sottolineare l 'allineamento tra la vostra richiesta di progetto e gli obiettivi strategici dell'azienda.
Ora avete tutte le chiavi per prendere le decisioni giuste e dimostrare con precisione perché il vostro progetto merita di essere lanciato! 🚀
Articolo tradotto dal francese