Convalidare i progetti migliori con uno studio di fattibilità

Perché affrettare i tempi del progetto quando è possibile realizzare uno studio di fattibilità?

Lo studio di fattibilità è uno strumento prezioso per verificare a monte se il vostro progetto è fattibile e redditizio, e quindi vale la pena realizzarlo.

Tuttavia, lo studio di fattibilità spaventa ancora molti project manager, frenati dalla sua apparente complessità. Apparentemente sì, perché in realtà bastano metodo e rigore per portare a termine l'esercizio senza troppe difficoltà.

Come si fa , dunque, a realizzare uno studio di progetto in modo semplice? Questo articolo vi accompagna passo dopo passo attraverso 6 fasi.

Ma prima, un rapido promemoria della definizione e degli obiettivi di uno studio di fattibilità.

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Che cos'è uno studio di fattibilità di un progetto?

Definizione di studio di fattibilità

Uno studio di fattibilità è definito come un approccio volto a verificare la fattibilità o meno di un progetto, analizzando diversi fattori:

• Fattori economici e finanziari. Esamina in anticipo le risorse che verranno impiegate e i potenziali guadagni: questo determinerà se il progetto sarà redditizio o meno. Come avrete capito, è fondamentale esaminare questa componente!
• Fattori tecnologici. Quale tecnologia utilizza già l'organizzazione? Sarà necessario adattarla o acquisirne una nuova?
• Fattori operativi e organizzativi. Quali risorse operative avete a disposizione? Avete tutte le competenze necessarie al vostro interno o dovrete assumerle? L'organizzazione generale e i processi sono adeguati?
• Fattori legali. Verificate se dovete rispettare qualche normativa specifica, ad esempio in materia di protezione dei dati.
• Fattori commerciali. Identificare le opportunità di mercato, gli sviluppi futuri, i potenziali clienti e target, ecc. Questo approccio non è diverso dalle ricerche di mercato.

Nel contesto della gestione di un progetto, tutti questi punti da analizzare devono essere messi in relazione con la necessità di rispettare le scadenze e, naturalmente, la qualità dei risultati attesi.

Infine, lo studio di fattibilità include anche elementi relativi agli obiettivi del progetto e alla sua evoluzione nel tempo: diventa uno strumento solido su cui fare affidamento nelle fasi successive, come la pianificazione.

Quando si deve realizzare uno studio di fattibilità?

Lo studio di fattibilità ha l'obiettivo di verificare la fattibilità di un progetto e deve essere realizzato nella fase di pre-progettazione.

Quindi, prima di intraprendere un progetto, studiate i fattori di cui abbiamo parlato sopra, altrimenti rischiate di intraprendere un progetto destinato al fallimento.

I 7 obiettivi di uno studio di fattibilità

Qualunque sia la natura del progetto (creazione di un'impresa, lancio di un nuovo prodotto sul mercato, progetto di costruzione o architettonico, ecc:

• determinare le condizioni e gli sforzi necessari per garantire il successo del progetto;
• prevedere i rischi e i vincoli a cui sarà soggetto;
• identificare le risorse da mobilitare;
• calcolare il budget necessario e il ROI da raggiungere, per valutare la redditività;
• studiare i vari scenari possibili e selezionare il migliore;
• fornire alle varie parti interessate e ai team la visibilità delle condizioni e delle fasi previste;
• garantire che il progetto raggiunga i suoi obiettivi.

In breve, questo studio fornisce un'analisi dettagliata della fattibilità tecnica e organizzativa, ma soprattutto della sostenibilità finanziaria di un progetto.

Se in questa fase vi rendete conto che il progetto non è redditizio, ridefinitene gli obiettivi e la portata... o addirittura rinviatelo o abbandonatelo.

Studio di fattibilità: esempio di tabella

Lo studio di fattibilità prevede generalmente la costruzione di un dossier. Tuttavia, a seconda della natura del progetto, alcuni componenti possono essere inclusi in una tabella di studio di fattibilità, che delinea i vari scenari previsti.

Ecco un esempio di studio di fattibilità per un progetto di spazzolino elettrico:

Come si realizza uno studio di fattibilità?

In linea di massima, lo studio di fattibilità si svolge in più fasi, fornendo un'analisi complessiva del progetto, tenendo conto dei seguenti aspetti:

• analisi SWOT: punti di forza, debolezza, opportunità e minacce,
• valutazione del mercato e del suo ambiente
• definizione degli obiettivi
• identificazione di tutti gli scenari positivi e negativi del progetto (fattori di successo e di fallimento).

Torniamo a parlarne in modo più dettagliato proprio qui. 👇

Quali sono le 6 fasi di uno studio di fattibilità?

Fase 1: individuare obiettivi precisi

Uno studio di fattibilità sarà efficace solo se lo scopo del progetto e i benefici concreti che genererà per l'azienda saranno perfettamente definiti.

In questo modo, sarete in grado di identificare i mezzi da impiegare per raggiungere il vostro obiettivo.

💡 Per definire con maggiore precisione l'ambito del vostro progetto, pensate al metodo SMART! Grazie a questo metodo, potete essere certi che i vostri obiettivi siano solidi, pertinenti e chiari, perché lo sono:

• Specifici
• Misurabili
• Accettabili
• Realistici,
• definiti nel tempo.

Fase 2: studiare l'ambiente del progetto

Il successo di un progetto non dipende solo da fattori interni (le vostre risorse, ad esempio).

Dovrete anche affrontare le influenze esterne, sia positive che negative. Ad esempio

• nuove opportunità di mercato
• vincoli normativi
• innovazioni tecnologiche
• cambiamenti nelle abitudini dei consumatori, ecc.

💡 Vi consigliamo di utilizzare un' analisi PESTEL. Esaminando il contesto:

• Politico,
• Economico,
• Sociale,
• tecnologico
• ecologico
• e legislativo,

si ottiene una panoramica del quadro ambientale in cui si svilupperà il progetto, in modo da poter anticipare i rischi e cogliere le opportunità.

Fase 3: Determinare le esigenze e il budget

Quali risorse concrete saranno necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto?

Per scoprirlo, elencate tutti i vostri requisiti:

• requisiti materiali:
  • attrezzature informatiche,
  • macchine,
  • strumenti, ecc,
• requisiti tecnici:
  • specifiche tecniche,
  • innovazioni, ecc,
• risorse umane:
  • competenze,
  • formazione,
  • subappalto, ecc,
• risorse di produzione:
  • materie prime,
  • stock di merci, ecc,
• esigenze di marketing e comunicazione:
  • campagne di marketing,
  • campagne di comunicazione, ecc.

Una volta elencati tutti questi elementi, è il momento di valutare i costi associati. In questo modo si otterrà una stima del budget per il progetto.

Fase 4: Calcolare il ROI del progetto

Che senso ha intraprendere un progetto se non genera un profitto sufficiente o, peggio ancora, se si lavora in perdita!

Lo studio di fattibilità prevede quindi il calcolo del ROI (ritorno sull'investimento).

Grazie alle stime di budget e all'identificazione di future opportunità di business, sarete in grado di sapere :

• se il progetto sarà vantaggioso per voi
• e, in caso affermativo, quanto tempo ci vorrà.

A seconda della natura del progetto, vi consigliamo di procedere in due fasi.

1. Fate una stima iniziale, a grandi linee: questo vi garantirà di avere le risorse per lanciare il progetto così come lo prevedete, prima di dedicare troppo tempo allo studio di fattibilità.
2. Successivamente, calcolate il ROI per ogni scenario in modo più dettagliato. Arriveremo a questo punto.

Fase 5: Creare diversi scenari

Gli esperti consigliano di creare diversi scenari per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi. Ad esempio

• uno scenario ottimistico
• uno scenario pessimistico
• uno scenario neutrale.

⚠ ️ Ognuno di essi deve essere redditizio, anche lo scenario pessimistico!

Questi diversi piani devono essere il più dettagliati possibile, includendo tutti gli elementi che possono guidare il vostro processo decisionale:

• le tabelle finanziarie per valutare il ROI
• i tempi di realizzazione del progetto
• le varie fasi del progetto
• le risorse da impiegare
• le strategie di comunicazione e marketing previste, ecc.

💡 I vari scenari possono essere costruiti utilizzando una matrice SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats). Questa viene utilizzata per valutare :

• i punti di forza del progetto
• le sue debolezze
• le opportunità
• e i rischi da considerare.

🛠 In qualità di manager, potete utilizzare un software di gestione dei progetti come monday.com per avere una panoramica del vostro lavoro, elencare le esigenze del progetto, costruire gli scenari e prendere le decisioni giuste. Con questo strumento è possibile :

• creare e personalizzare i cruscotti per delineare i vostri progetti futuri (e verificarne la fattibilità),
• ottenere informazioni importanti e una visione globale del vostro lavoro grazie a modelli chiari e funzionali già stabiliti,
• determinare il ROI che potete ottenere da ogni scenario.

Fase 6: scegliere lo scenario ideale e passare alle fasi successive

Una volta completato lo studio di fattibilità, è il momento di scegliere lo scenario ideale in base a tutti gli elementi analizzati e ai vantaggi e svantaggi di ciascuno.

In questo modo, sarete pronti a passare alla fase successiva, ovvero alla realizzazione vera e propria del progetto.

☝️ Cosa fare con gli scenari non selezionati? Semplicemente, teneteli da parte. Possono essere riutilizzati per altri progetti o per il progetto attuale, se è necessario riadattarlo durante il suo sviluppo.

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Ai vostri progetti!

Come potete vedere, lo studio di fattibilità è assolutamente essenziale per il successo del vostro progetto. Senza di esso, potreste andare incontro a un disastro.

Con la nostra guida dettagliata e i nostri consigli, potrete essere certi di redigere uno studio completo, per avviarvi verso il successo!