Strumenti e matrice per la mappatura degli stakeholder del progetto
Effettuare una mappatura degli stakeholder significa valutare i soggetti coinvolti nel progetto in termini di interesse e influenza.
Le grandi aziende, ad esempio, hanno bisogno di conoscere in anticipo il loro impatto sociale e di anticipare i rischi per migliorare la loro politica di sviluppo sostenibile.
Scopriamo come la matrice degli interessi e il software possono aiutarvi a perfezionare l'analisi degli stakeholder e a collaborare con loro adottando una gestione più agile dei progetti. 💯
Definire gli stakeholder coinvolti nel progetto
Che cos'è uno stakeholder?
Uno stakeholder è un attore, un'entità interessata al progetto di un'organizzazione e, più in generale, alle attività di un'azienda.
Uno stakeholder è quindi un soggetto che ha un interesse diretto o indiretto nel vostro progetto, perché ha un' influenza potenzialmente positiva o negativa su di lui, e viceversa.
Chi sono gli stakeholder di un progetto?
Il vostro progetto avrà diversi tipi di impatto sulle attività dei vari stakeholder coinvolti. Chi sono?
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Glistakeholder interni:- Il cliente: la persona o l'organizzazione per cui viene creato il progetto e che ne definisce gli obiettivi. Si noti che può trattarsi anche di uno stakeholder esterno, come un cliente.
- il project manager: incaricato di gestire il progetto e di garantire il risultato al cliente.
- il team di progetto: dedicato all'implementazione operativa, sotto la responsabilità del project manager.
- Direzione: gli organi decisionali dell'azienda (CEO, PMO, CTO, ecc.) sostengono il project manager, ad esempio fornendo risorse aggiuntive. Hanno anche il potere decisionale finale.
- e gli altri dipartimenti dell'azienda: contabilità, logistica, R&S, ecc... I dipendenti diversi da quelli del team di progetto sono talvolta chiamati a fornire supporto in varie fasi del progetto.
- Gli stakeholder esterni:
- Clienti o utenti: sono inclusi tra gli stakeholder esterni se è probabile che utilizzino il prodotto da consegnare, ad esempio un nuovo servizio.
- Fornitori: responsabili della fornitura di materie prime, manodopera, tecnologie, ecc. necessarie al buon funzionamento del progetto.
- autorità pubbliche: vengono prese in considerazione se il progetto è soggetto a normative specifiche o richiede un'autorizzazione.
2 modelli di mappatura degli stakeholder
Le 3 fasi e gli strumenti per l'analisi degli stakeholder
Fase 1: identificare gli stakeholder
È importante non dimenticare nessuno. Per aiutarvi a identificare i vostri stakeholder, potete, ad esempio, classificarli in 3 sfere:
- La sfera che contribuisce al progetto. Fate un elenco di tutte le persone senza le quali il vostro progetto non potrebbe avere successo: il personale interno dell'azienda, come il project manager e il suo team, i vari dipartimenti e gli esperti coinvolti, ma anche le organizzazioni esterne, come i fornitori, i clienti e gli enti pubblici per le autorizzazioni, o le compagnie di assicurazione.
- L'ambito coinvolto. In questa categoria lo sponsor o il cliente possono essere in cima alla lista. Questa sfera raggruppa persone, gruppi o entità che hanno una grande importanza nel ciclo di vita del progetto: giocano un ruolo decisivo, sia a livello mediatico che tecnico o organizzativo, perché sono direttamente coinvolti.
- La sfera di osservazione. Alcune organizzazioni preferiscono osservare lo svolgimento di un progetto prima di prendere posizione, essere coinvolte o partecipare. È il caso di alcuni media o comunità che non sono direttamente interessati dal progetto, ma che possono essere coinvolti nel tempo, con un impegno verso la SA. Suggerimento: può essere utile anche identificare in anticipo le parti "contrarie" al progetto.
Fase 2: analizzare le parti interessate utilizzando una matrice
Per analizzare meglio le parti interessate, è necessario definire il loro grado di coinvolgimento nel progetto. È necessario utilizzare un esempio di matrice di analisi delle parti interessate.
Vediamo l'approccio metodologico raccomandato dal PMP: la matrice potere-interesse degli stakeholder.
Questa matrice fornisce un supporto reale per il successo del vostro progetto, costringendovi a porvi le domande giuste, come ad esempio :
- Che interesse ha questo stakeholder nel mio progetto?
- Quale contributo può dare per sostenerlo?
- Quale impatto avrà il mio progetto su questo stakeholder?
- Quali benefici possono trarne?
- Come possono contribuire?
- Cosa può motivarli?
Collocate i vostri stakeholder su questa matrice in base a :
- la loro influenza e il loro potere,
- il loro interesse nel progetto.
Fase 3: Determinare le azioni appropriate
Le azioni e le interazioni con gli stakeholder dipendono dalla loro posizione nella matrice.
Potete arricchire la vostra strategia di comunicazione tenendo conto anche della legittimità, delle risorse, della rete e della sfera di influenza di uno stakeholder, ad esempio.
| Profilo degli stakeholder | Azioni consigliate |
|---|---|
| Alto potere Forte interesse | IMPEGNARSI CON ATTENZIONE: |
| Alto potere Basso interesse | SODDISFARE : |
| Basso interesse Forte interesse | INFORMARE : |
| Basso potere Basso interesse | ATTENZIONE: |
Organizzare il monitoraggio del progetto con un software
Il software di gestione dei progetti vi aiuta a rispettare gli impegni presi con le parti interessate e a raggiungere gli obiettivi del progetto: Grazie a strumenti di collaborazione più avanzati rispetto al noto Trello e a strumenti di pianificazione avanzati, consente di risparmiare tempo ed è compatibile con i metodi agili raccomandati per lavorare su progetti collaborativi.
Perché usare un software di gestione dei progetti? 7 elementi chiave
I project manager devono redigere una mappa degli stakeholder per caratterizzare tutti gli elementi che determineranno il successo del loro progetto, come ad esempio :
- identificare le varie parti interessate che saranno coinvolte nel progetto
- definire le loro aspettative e i mezzi appropriati per influenzarli positivamente,
- determinare i rischi per l'avanzamento del progetto,
- identificare e cogliere nuove opportunità,
- pianificare un'adeguata strategia di comunicazione,
- pianificare con successo il progetto (gestione dei compiti, gestione del tempo e gestione del team),
- soddisfare le parti interessate per incoraggiarne l'impegno.
Clarizen: conoscenza integrata nel progetto
Clarizen si definisce più avanzato di Microsoft Project. Il suo innegabile vantaggio è la gestione della conoscenza degli stakeholder, direttamente integrata nei progetti.
Clarizen è anche uno strumento di lavoro collaborativo altamente funzionale che incoraggia gli scambi informali tramite commenti, post e chat.
E non dimenticate: l'applicazione mobile vi permette di integrare le funzionalità sul vostro tablet o smartphone.
Sciforma: un PPM per prevedere il futuro
Sciforma è un software di pianificazione dei progetti che consente di valutare la fattibilità di un progetto prima di lanciarlo: valutazione dei rischi, dei tempi, delle risorse necessarie e del budget.
È possibile integrare a monte la mappatura degli stakeholder per stimare meglio il successo del progetto.
Oltre a questa componente PPM (Project Portfolio Management), il software offre anche una serie di estensioni preconfigurate per lavorare in modalità progetto con i metodi Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate o PMBok.
z0 Gravity: gestione dei progetti senza stress
z0 Gravity si distingue per il suo piano di carico di lavoro: con questo strumento di gestione dei progetti, avete a disposizione un cruscotto riassuntivo per monitorare :
- il tempo impiegato per dipendente e per progetto,
- le scadenze
- e lo stato di avanzamento.
In caso di ritardo negativo o di sovraccarico di lavoro, potete reagire in tempo reale riassegnando i compiti.
👉 Il rigore dello strumento rassicura il team, ma soprattutto gli interlocutori come i finanziatori, grazie alla reattività che fornisce e alla condivisione di informazioni affidabili per la rendicontazione.
monday.com: lo strumento tutto in uno
monday.com è un punto di riferimento nel software di gestione dei progetti. Adatta ad aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori, la soluzione consente di monitorare facilmente i team grazie a dashboard personalizzabili.
Traccia i progressi, le scadenze e i budget e semplifica il processo decisionale monitorando l'avanzamento dei flussi di lavoro in base alle proprie esigenze.
L'interfaccia user-friendly è ideale per il team, che può utilizzare facilmente lo strumento e migliorare la propria produttività grazie alla sua fluidità. La condivisione delle informazioni è rapida e semplice, con la possibilità di assegnare e modificare i compiti in tempo reale.
Gli stakeholder sono così direttamente integrati nei progetti di vostra scelta.
Rispondiamo alle 6 domande più frequenti
Come si possono integrare gli stakeholder nella pianificazione strategica di un progetto?
Integrare gli stakeholder nella pianificazione strategica significa includerli fin dalle prime fasi del progetto. È fondamentale consultarli per capire :
- le loro aspettative
- le loro preoccupazioni
- e i loro potenziali contributi.
Per raccogliere le loro opinioni, si possono utilizzare :
- laboratori collaborativi
- incontri regolari
- e sondaggi.
In questo modo si garantisce che la strategia sviluppata sia allineata con le esigenze e le aspettative delle parti interessate, aumentando così le possibilità di successo del progetto. 🏆
Quali sono le sfide comuni incontrate durante la mappatura degli stakeholder e come possono essere superate?
Le sfide più comuni includono
- l' identificazione esaustiva delle parti interessate,
- la corretta valutazione del loro potere e dei loro interessi
- e la gestione dei conflitti di interesse tra i diversi stakeholder.
Per superare queste sfide, è consigliabile seguire una metodologia strutturata, come la matrice potere-interesse che abbiamo visto, e coinvolgere esperti del settore per una valutazione obiettiva.
Anche l'utilizzo di strumenti collaborativi per facilitare la comunicazione e la trasparenza può aiutare a gestire i conflitti. 💥
In che modo la tecnologia facilita la mappatura e la gestione degli stakeholder?
La tecnologia svolge un ruolo cruciale nel fornire strumenti che automatizzano e semplificano la mappatura degli stakeholder.
Un software specializzato consente di creare mappe interattive e visive, facilitando l'identificazione e l'analisi degli stakeholder.
Inoltre, le piattaforme di gestione dei progetti incorporano funzionalità di collaborazione in tempo reale, consentendo di tenere traccia dei contributi degli stakeholder e di includerli efficacemente nel processo decisionale.
Quanto è importante la comunicazione nella gestione degli stakeholder?
La comunicazione è fondamentale per mantenere un rapporto positivo con gli stakeholder.
Ci permette di :
- gestire le aspettative
- risolvere i conflitti
- e garantire che tutti gli stakeholder siano informati sui progressi e sui cambiamenti del progetto.
Una comunicazione regolare e trasparente costruisce la fiducia e l'impegno degli stakeholder, che è essenziale per il successo del progetto.
L'uso di una matrice di comunicazione per pianificare e organizzare le interazioni può essere di grande beneficio per tutti i soggetti coinvolti. 🤝
Quali sono gli strumenti più efficaci per monitorare le interazioni con gli stakeholder?
Come abbiamo sviluppato poco fa, gli strumenti efficaci per il monitoraggio delle interazioni includono:
- software di gestione dei progetti che offrono cruscotti personalizzabili e funzioni di monitoraggio in tempo reale,
- strumenti di mappatura per visualizzare le relazioni e le influenze degli stakeholder,
- e infine le piattaforme di comunicazione, che possono facilitare gli scambi e la collaborazione continui tra i vari stakeholder.
Come possiamo valutare l'impatto delle nostre azioni sugli stakeholder?
Per valutare l'impatto delle azioni intraprese nei confronti degli stakeholder, è importante definire specifici indicatori chiave di prestazione (KPI) all'inizio del progetto.
Questi possono includere misure di soddisfazione degli stakeholder, livelli di coinvolgimento e feedback. Sondaggi regolari e sessioni di feedback possono anche fornire dati qualitativi sull'impatto delle azioni.
Infine, l'analisi di questi dati consente di adeguare le strategie in tempo reale per soddisfare meglio le esigenze degli stakeholder.
Mappatura degli stakeholder per una migliore gestione del progetto
Se dimenticate di mappare i vostri stakeholder, il vostro progetto potrebbe andare incontro a un percorso critico. Una vera gestione del progetto richiede di identificare e lavorare con le persone coinvolte.
Il software di gestione dei progetti consente di implementare azioni appropriate, gestire un team, monitorare i progressi e analizzare i risultati, tutto all'interno dello stesso strumento.
Vi aiuta a pianificare e coordinare meglio la gestione del progetto con il vostro team in modo organizzato e collaborativo e vi dà l'opportunità di gestire il rapporto con le parti interessate nel modo più costruttivo possibile.
Ora potete gestire la mappatura degli stakeholder del vostro progetto, quindi dipende da voi! 😉
Articolo aggiornato, pubblicato originariamente nel novembre 2017.
Articolo tradotto dal francese