8 strumenti di gestione essenziali per diventare un top manager
Esiste una moltitudine di strumenti di gestione con obiettivi diversi, legati all'organizzazione, alla comunicazione e alla collaborazione.
Come manager, è utile conoscere questi strumenti, provarli e poi creare la propria cassetta degli attrezzi.
Ma come orientarsi in questa giungla di informazioni e disinformazioni?
Non preoccupatevi, abbiamo raccolto per voi un breve elenco di strumenti di gestione essenziali!
1. Il diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti di gestione più noti, in particolare per quanto riguarda la gestione dei progetti.
A colpo d'occhio, fornisce una chiara panoramica dell'avanzamento dei compiti, indicando la durata, la data di inizio e la data di fine di ciascun compito.
Questo diagramma mostra :
- le attività sull'asse y della tabella;
- le unità di tempo (giorni, settimane, mesi) scelte per la sequenza del progetto sull'asse delle ascisse.
Il diagramma di Gantt è stato creato in risposta a diversi problemi di gestione dei progetti. I suoi elementi visivi di facile comprensione lo rendono uno strumento indispensabile per la gestione dei progetti.
Ecco un esempio di diagramma di Gantt:
Cercate uno strumento facile da usare per creare diagrammi di Gantt?
Utilizzate monday.com per pianificare i vostri progetti, assegnare compiti ai vostri team e monitorare i loro progressi in tempo reale. L'interfaccia intuitiva consente di creare diagrammi di Gantt in pochi clic, facilitando la gestione di scadenze e risorse. Inoltre, le funzioni di collaborazione di monday.com garantiscono una comunicazione fluida tra i membri del team, migliorando il coordinamento e l'efficienza complessiva del progetto!
monday.com
2. Il calendario condiviso
L'agenda condivisa, o calendario condiviso, è uno strumento di collaborazione che consente di pianificare le proprie riunioni e di visualizzare quelle dei colleghi.
Questa agenda sarà estremamente utile per :
- ridurre il numero di e-mail scambiate
- visualizzare la disponibilità dei colleghi
- controllare ed evitare di perdere le riunioni;
- tenere traccia degli orari dei vostri dipendenti;
- in breve, risparmiare tempo e aumentare la produttività.
La maggior parte delle aziende utilizza software gratuiti come Outlook, Google Calendar o Microsoft Teams per pianificare le riunioni.
Nessuno può fare a meno di un'agenda condivisa!
E non dimenticate che queste soluzioni fanno spesso parte di suite software complete, come Google Workspace, che vanno oltre la semplice agenda, con messaggistica istantanea (Google Chat), uno strumento di videoconferenza (Google Meet), una suite per l'ufficio (Google Docs, Sheets e Slides)... in breve, strumenti collaborativi interconnessi per aumentare la produttività!
3. Mappare gli attori
La mappatura degli stakeholder è un ottimo strumento per valutare i pro e i contro all'interno del team. Il principio è semplice: basta tracciare 2 assi (pro/contro, passivo/attivo) e collocare gli attori coinvolti nella situazione che si vuole analizzare.
In genere esistono 4 tipi di stakeholder:
- Alleati: sono pienamente integrati nel progetto. Sono i vostri ambasciatori.
- Attendisti: da motivare e incoraggiare a lavorare meglio.
- Scettici: da rassicurare per fugare ogni preoccupazione.
- Ostili: ridurre la loro influenza senza spendere troppo tempo o energia.
Questo è lo stile di mappatura che potete utilizzare:
L'obiettivo è ottenere una panoramica dell'impegno di ciascun dipendente, in modo da poter decidere dove concentrare i propri sforzi. Non ha senso cercare di convincere tutti i contrari, piuttosto affidatevi ai vostri ambasciatori per far sì che gli scettici diventino camerieri e poi, perché no, alleati!
☝ "Un terzo di forze positive è sufficiente per conquistare le persone ", diceva Paul Devaux.
4. L'ascolto attivo
Il principio dell'ascolto attivo non è nuovo: Confucio diceva "Se l'uomo ha due orecchie e una bocca, deve ascoltare il doppio di quanto parla ".
Questa citazione è alla base dell'ascolto attivo, che consiste più precisamente nel voler capire l'altro e nel mostrarglielo.
Il processo può essere suddiviso in 4 fasi:
- Ascolto: lasciate che l'altro parli e ascoltate attentamente ciò che ha da dire. Create empatia e dimostrate che vi interessa.
- Chiarimento: chiedete chiarimenti su ciò che vi sembra poco chiaro ponendo domande aperte.
- Indagine: approfondite i pensieri del vostro collega per capire davvero il problema.
- Riformulazione: riformulate ciò che sta dicendo per assicurarvi di essere sulla stessa lunghezza d'onda.
☝ Vi state chiedendo quando usare l'ascolto attivo?
Non esiste una situazione unica per tutti, quindi cercate di praticare l'ascolto attivo regolarmente, quando un dipendente incontra una difficoltà, durante le riunioni e, a maggior ragione, se siete il manager di un team di progetto.
5. Il cruscotto
Anche il cruscotto è uno degli strumenti chiave che potete utilizzare per monitorare le prestazioni del vostro team. È utile per :
- guidare l'attività dell'azienda
- visualizzare i risultati
- aiutare a prendere decisioni e a intraprendere azioni correttive.
In termini di contenuto, il cruscotto dovrebbe contenere al massimo 10-15 indicatori, per evitare il sovraccarico di informazioni e la controproduttività.
In termini di forma, è meglio utilizzare colori e grafici per rendere il cruscotto più facile da leggere.
Consiglio : costruite una cronologia per tenere traccia delle situazioni precedenti ed essere in grado di fare confronti.
6. Il metodo dei 5, 10, 15, 30
Rémi Juët, il fondatore del metodo 5, 10, 15, 30, indica la quantità di tempo che dovreste dedicare a tu per tu con i vostri collaboratori, vale a dire almeno:
- 5 minuti al giorno,
- 10 minuti a settimana
- 15 minuti al mese,
- 30 minuti a trimestre.
L'obiettivo di questo metodo è quello di incoraggiare, supportare e fare un debriefing a tutti i dipendenti.
Dedicare un po' di tempo ai dipendenti può essere un buon modo per stabilire un quadro di riferimento e rassicurare i team.
7. Il metodo SMART
Il metodo SMART è uno strumento ben noto ai manager per formulare e raggiungere gli obiettivi.
Che si tratti di gestione, risorse umane o marketing, gli elementi definiti dagli obiettivi SMART si applicano allo stesso modo.
Un'immagine vale più di mille parole (ancora Confucio):
8. Lo strumento DISC
La comunicazione è essenziale per il successo della gestione dei team. Alcuni strumenti di gestione possono affrontare questo aspetto. Lo strumento DISC è un buon metodo per migliorare la comunicazione interna.
Il suo scopo è adattare il messaggio al comportamento dell'interlocutore.
Lo strumento DISC identifica 4 tipi di comportamento da tenere a mente. Ogni tipo ha esigenze e valori psicologici specifici.
- Dominante: traboccante di energia, concentrato sull'azione e sempre in movimento. Sono anche indipendenti ed esigenti. Sono motivati da prestazioni e responsabilità.
- Influenti: apprezzano le buone relazioni personali e amano stare in compagnia degli altri. Sono anche entusiasti e dimostrativi. Le loro fonti di motivazione sono le sfide e le novità.
- Stabili: apprezzano la coerenza nella loro vita e possono lottare per una causa con ostinazione. Sono anche premurosi e cooperativi. Sono motivati dal lavoro di squadra e dal dialogo.
- Conformista: pensa prima di agire e può essere percepito come freddo e indifferente. Sono anche riservati e prudenti. Le sue fonti di motivazione sono l'esperienza e la conoscenza.
Come manager, il vostro ruolo è quello di distinguere gli stili, riconoscerli per ogni dipendente e adattare la vostra comunicazione allo stile di ciascuno.
E se il software potesse aiutarvi a gestire meglio?
Il software può aiutarvi anche nel vostro ruolo di manager.
Gli strumenti di gestione dei progetti sono un buon modo per pianificare le missioni e i compiti di un determinato progetto e per organizzare le risorse nel rispetto dei vincoli di tempo e di budget. Alcuni strumenti software per la gestione dei progetti includono diagrammi di Gantt, cruscotti e l'agenda condivisa di cui sopra.
Teamleader, ad esempio, aiuta a completare i progetti nei tempi e nei costi previsti.
Lo strumento dispone di una serie di funzioni che aiutano a gestire i progetti:
- Scadenze e compiti: assegnazione, notifiche, modelli, ecc;
- Visione complessiva delle prestazioni: persone, scadenze, budget;
- Tracciamento del tempo: tariffe orarie, rapporti, fatture, ecc;
- Accesso esterno: consulenti e clienti.
Come manager, apprezzerete le numerose possibilità offerte da questo strumento. Grazie alle sue funzioni collaborative e automatizzate, integra completamente i vostri team in un calendario condiviso!
Teamleader
Gli strumenti di gestione in breve
Esiste una moltitudine di strumenti di gestione, sia per aiutarvi a gestire i progetti in modo più efficace, sia per migliorare le relazioni con i vostri team o per ottimizzare la vostra organizzazione.
Abbiamo esaminato i principali strumenti di gestione, quelli di cui avete bisogno per gestire bene i vostri team.
Non è necessario utilizzarli tutti: sta a voi costruire la vostra cassetta degli attrezzi da manager!
Articolo tradotto dal francese