Sprint Retrospective: un check-point cruciale
Qualunque processo che sia ben organizzato, necessita di check-points, ovvero punti di controllo. Questi sono fondamentali per evitare uno sviluppo errato del procedimento in atto e, nel peggiore dei casi, una sua malriuscita.
In ogni ambito della vita lavorativa, così come nella gestione personale quotidiana, un momento dedicato alla valutazione del proprio operato è fondamentale. Sobbarcati da mille attività, capita a tutti di perdere di vista aspetti cruciali del proprio operato, oppure di svolgere i nostri compiti in modo poco funzionale.
Saper gestire in modo efficace l’approccio alle nostre task e ai processi in cui esse sono inserite è una skill centrale sia in contesti quotidiani, che lavorativi. Essa diventa, però, centrale soprattutto nell’ambito scrum.
Di per sé, infatti, il Project Management è definibile come quella disciplina che si dedica alla vigilanza di un progetto in termini di aderenza agli obiettivi prefissati. Questi sono: utilizzo del budget a disposizione e rispetto delle tempistiche prestabilite. Ecco perché uno spazio di riflessione adeguato assume, all’interno di quest’ambito, una valenza particolare.
L’attività di Project Management prevede, infatti, il ricorso a diversi strumenti per monitorare i processi attivi. Uno di questi è la Sprint Retrospective. In questo articolo esporremo questo concetto nel dettaglio, offrendo anche una panoramica delle modalità di svolgimento di questo momento iterativo.
Definizione: cos’è la Sprint Retrospective?
Detta anche Scrum Meeting, la Sprint Retrospective si presenta come momento conclusivo del processo di Scrum. Essa è sostanzialmente un incontro o workshop di durata limitata che ha luogo alla fine di ogni Sprint.
Durante la Sprint Retrospective, i membri del team Scrum si riuniscono per proporre delle riflessioni sullo Sprint appena concluso. Lo Scrum Meeting è, infatti, un momento di analisi e di proposizione di miglioramenti. Esso si prefigge lo scopo di aumentare la produttività e il grado di cooperazione all’interno del team.
Lo scopo della Sprint Retrospective è quello di mettere a punto una suddivisione in categorie degli aspetti positivi e delle componenti negative emersi durante lo Sprint passato. Questo procedimento serve a poter proporre una gestione Scrum ottimizzata nello Sprint successivo.
Nello Scrum Meeting viene anche palesato come le misure di miglioramento devono essere attuate. In questo contesto, dunque, è incentivata la discussione approfondita e favorito il dialogo costruttivo: non sono disdegnate né critiche né dubbi, così come sono bene accetti i consigli.
Un evento Scrum
La Sprint Retrospective è un evento facente parte del framework Scrum. La metodologia Scrum si compone di diverse iterazioni (nello specifico 4), di cui questo step decreta la tappa conclusiva.
I quattro eventi Scrum sono nello specifico: lo Sprint Planning, il Daily Scrum, la Sprint Review e, infine, la Sprint Retrospective. Questi eventi sanciscono l’andamento dello Sprint e ne decretano le iterazioni principali. Essi corrispondono ai momenti della pianificazione dello Sprint, dell’update giornaliero, dell’incontro conclusivo con gli Stakeholders e di valutazione finale.
Sebbene sia un evento Scrum, la Sprint Retrospective può essere sfruttata anche al di fuori di questo contesto, come strumento di feedback regolare del team di progetto.
Organizzazione
Lo Scrum Meeting ha luogo alla fine di ogni Sprint. In particolare, esso corrisponde al momento in cui il team Scrum si ferma ad analizzare lo Sprint appena concluso. Quest’ultimo viene valutato nella sua interezza, viene analizzato sulla base del product backlog e del suo grado di riuscita nell’ottica dello Scrum Goal.
Nella Sprint Retrospective, è lo Scrum Master a prendere la parola e a rivolgersi al team. Egli dialoga con i membri e li invita a riflettere sui processi, le relazioni, gli strumenti e le dinamiche dello Sprint passato. Le varie esperienze della crew, sia positive che negative, vengono raccolte e discusse.
Il fine di questa metodologia è quello di sviluppare un concetto di Sprint più pertinente per il prossimo ciclo di sviluppo di prodotto. Grazie a questo momento iterativo, è possibile anche aumentare il grado di collaborazione tra i membri del team e con gli Stakeholders.
Partecipanti
Perché lo Scrum Meeting abbia valore, deve parteciparvi ogni membro del team Scrum. Questi sono:
- Team Scrum,
- Scrum Master,
- Product Owner.
I partecipanti devono già possedere familiarità con il metodo utilizzato durante l’incontro. Il procedere, infatti, deve essere chiaro e comprensibile a tutti. Naturalmente, ogni membro del gruppo di lavoro è consapevole dell’importanza di questo incontro conclusivo e lo affronta con la giusta serietà.
È raccomandato l’intervento dello Scrum Master, che deve agire nei panni di mediatore. Tramite una figura di riferimento che operi da moderatore, infatti, la riunione potrà svolgersi in modo più ordinato, pur mantenendo la sua dinamicità.
Lo Scrum Master deve comprovare, soprattutto in questo contesto, una certa abilità nella gestione delle divergenze di opinione e, anche, dei conflitti. È facile, infatti, che si arrivi a delle discussioni, dal momento che, in questa particolare tappa del framework Scrum, vengono favoriti gli scambi di opinione.
Durata
Secondo la Scrum Guide, è consigliabile applicare un Time Box, ovvero un limite di durata del meeting, di 3 ore per uno Sprint di 4 settimane. In caso gli Sprint fossero più brevi, la durata del meeting dovrà essere ridotta in modo proporzionale.
In generale, ciascun membro del team è tenuto a parlare dai 5 ai 10 minuti.
Primo step: preparazione
La Sprint Retrospective è un incontro che deve essere sviluppato intorno a tre punti fondamentali:
1. Il feedback sull’intero Sprint appena concluso;
2. Le proposte di miglioramento per quel che riguarda il procedere del team;
3. La pianificazione delle misure di miglioramento proposte.
Dunque, perché uno Scrum Meeting abbia luogo, deve essere presente innanzitutto uno Sprint appena concluso, che diventa l’oggetto di analisi e discussione del team.
Perché la Scrum Retrospective abbia luogo, deve, quindi, essere disponibile una panoramica dello Sprint precedente, ad esempio, sotto forma di una presentazione del Backlog.
Quindi, prima di cominciare l’incontro, è necessario che lo Scrum Master si impegni a fissare gli obiettivi della Sprint Retrospective. Infatti, sebbene lo Scrum Meeting sia un momento di discussione, è bene porre dei limiti per fare in modo che gli scambi di opinione non si prolunghino troppo.
È utile, in questo senso, redigere un vero e proprio programma dell’incontro. Al suo interno vanno inserite pause, indicazione del tipo di documenti necessari, regole di comportamento da rispettare durante l’incontro, e così via.
Secondo step: svolgimento
Come accennato nei paragrafi precedenti, una Sprint Retrospective deve essere condotta sulla base di uno Sprint concluso recentemente. Quest’ultimo deve essere analizzato in tutte le sue componenti, ovvero: prodotto, strumenti utilizzati, processi messi in atto, relazioni e persone coinvolte.
È necessario che lo Sprint sia reso accessibile, nel suo insieme o in estratti, e sia visibile per tutti i membri del team. Questo può essere raggiunto tramite la presentazione dello Sprint Backlog.
La presentazione deve essere accompagnata da documenti di altro tipo, come, ad esempio, da appunti personali dei partecipanti al meeting, mappe concettuali, ecc. Ciò significa, che è importante mettere a disposizione l’insieme di informazioni rielaborate dai team members relative allo Sprint. Di rilievo, in questo contesto, è anche la categoria attuale “Done” della Scrum Board.
A incontro iniziato, è bene riportare le esperienze segnalate come positive o negative su di un supporto ausiliario, in modo da non perdere alcuna informazione.
Mezzi di supporto
È consigliabile munirsi di una lavagna dove poter appuntare segnalazioni, consigli, pensieri e riflessioni. Risulta anche efficace anche l’utilizzo di Beamer come supporto alla presentazione.
Per il trasferimento sul digitale dei risultati e dei contributi forniti dal team, è possibile sfruttare il supporto di software. Questi possono essere utili per: elaborare testi, realizzare presentazioni o fornire supporto alla moderazione.
Nel caso sia presente un membro del team in remoto, è necessario munirsi di un sistema di comunicazione telematica adeguato, che consenta la sua attiva partecipazione.
Raccogliere le informazioni
Una componente fondamentale del Retrospective Meeting è la raccolta dei feedback dei membri del team. Questi ultimi devono esprimere la loro opinione e i loro eventuali consigli riguardo alle diverse tappe dello Sprint appena concluso. Queste informazioni devono essere salvate su un qualsivoglia tipo di supporto (sono utili anche post-it).
☝ I partecipanti devono sentirsi liberi di esprimere la loro opinione senza filtri: in questo momento sono importanti tanto gli apprezzamenti, quanto le critiche. Entrambe le categorie di informazioni vanno valorizzate e salvate. Infatti, solo attraverso la formulazione in termini concreti delle problematiche di uno Sprint, sarà possibile sviluppare delle alternative ottimizzate per la pianificazione del prossimo.
Tecniche di svolgimento dello Scrum Meeting
Nel corso degli anni sono state sviluppate diverse tecniche di gestione della Sprint Retrospective, alcune delle quali sono riportate e consultabili nella Scrum Guide.
Tra queste, molto gettonata è la tecnica Mad Sad Glad. Questo metodo prevede l’iterazione attraverso la trattazione di tre domande:
1. Cosa bisogna smettere di fare?
2. Cosa è possibile migliorare?
3. Cosa dobbiamo mantenere?
Un’ulteriore tecnica applicabile è quella Speed Car. Questa metodologia consente di spostare l’attenzione in particolar modo sullo Sprint successivo. Essa, infatti, si compone delle seguenti tappe:
1. Il parachute (paracadute): gli impedimenti incontrati.
2. L’engine (motore della macchina): i punti di forza (ciò che ha funzionato bene).
3. L’abyss (abisso): possibili rischi futuri.
4. Il bridge (ponte): azioni da mettere in atto per migliorare lo Sprint.
Naturalmente, anche se queste metodologie sono ritenute essere efficaci, attenersi a questo tipo di tecniche non è obbligatorio. Lo svolgimento della Sprint Retrospective può, infatti, svolgersi seguendo un ordine personalizzato decretato congiuntamente dai membri del team o dallo Scrum Master.
In generale, comunque, è consigliabile redigere un modello di domande guida, che possono essere esposte dallo Scrum Master ad ogni membro del gruppo di lavoro. Esempi di queste possono essere:
- Come ti è sembrato questo Sprint?
- Cosa hai trovato semplice e cosa hai avuto difficoltà a fare?
- Quali problematiche sono insorte durante il processo di lavoro?
- Cosa è possibile migliorare?
- Cosa sarebbe meglio rimuovere o cambiare completamente?
- Cosa ha funzionato bene?
Queste domande-tipo sono di carattere molto generale, ma, se si ritiene opportuno, è possibile spingere i quesiti più nello specifico.
Il fine del procedimento analitico della Sprint Retrospective è quello di definire gli interventi costruttivi per un potenziamento dello Sprint. Questi vanno raggruppati e trascritti in modo chiaro e conciso.
Modalità di interazione
Solitamente l’incontro si sviluppa sotto forma di una discussione di gruppo mediata dallo Scrum Master. Per raccogliere feedback, tuttavia, è possibile utilizzare altri metodi, come, ad esempio, quelli del brainstorming, o dell’intervento a turno. Come supporto può, eventualmente, essere utilizzata una mappa visiva.
A prescindere dal metodo scelto per l’interazione, è bene assicurarsi che tutti prendano la parola. In un gruppo di lavoro, infatti, capita spesso che ci siano personalità più timide e introverse, meno inclini ad esporsi. È qui che lo Scrum Master deve intervenire: egli ha il compito di esortare la partecipazione anche dei membri più reticenti.
Un’ulteriore responsabilità dello Scrum Master è quella di tagliare eventuali dichiarazioni o discussioni troppo lunghe e di mantenere il dibattito su argomenti essenziali.
Quarto step: conclusione
Una volta conclusa la parte di raccolta delle esperienze dei membri del team, si procede rapidamente verso la conclusione dell’incontro.
Al fine di rendere più equilibrato lo svolgimento della Sprint Retrospective, è bene svolgere una votazione. In questa tappa, il team proporrà il suo verdetto riguardo alle proposte di miglioramento emerse durante il meeting.
Solo in questo modo, infatti, la discussione può considerarsi costruttiva: essa deve condurre ad un’azione (Action Point).
Action Point
All’interno della Sprint Retrospective, si definisce Action Point l’intento maturato durante l’incontro di tradurre una proposta di miglioramento costruttiva in azione.
Infatti, da un appunto manifestato da uno o più partecipanti, il team deve formulare una soluzione adeguata. Questa sarà, poi, riportata come “must-do” e messa in pratica nel prossimo Sprint.
Un esempio di Action Point:
- Appunto: Lo Sprint è stato impostato su un lasso di tempo troppo breve.
- Action Point: Il prossimo Sprint avrà una durata più lunga.
Ruolo della Sprint Retrospective: quando è davvero utile
Lo scopo della Sprint Retrospective è quello di valutare l’adeguatezza del processo lavorativo del team all’interno dello Sprint. Lo Scrum Meeting è utile per poter operare delle azioni di miglioramento continuo nella gestione di progetto.
Il focus della Sprint Retrospective è la qualità dello Sprint e il suo scopo è la collaborazione del team per il raggiungimento della stessa.
Lo Scrum Meeting è, quindi, una sorta di laboratorio iterativo di rielaborazione degli standard aziendali al fine di una maggiore produttività. Infatti, durante l’analisi e il dibattito imbastito all’interno dell’incontro, è favorito l’emergere di aspetti da migliorare, procedure da ottimizzare o da modificare radicalmente.