I diversi pacchetti software per la gestione dei progetti e le loro funzionalità
Il miglior software di gestione dei progetti è disponibile in varie forme per soddisfare le diverse esigenze delle aziende. Che sia per attività o per funzionalità, è importante scegliere il software giusto per il vostro progetto. Una volta definito il contesto e l'obiettivo della vostra azienda, avrete un quadro più chiaro delle funzionalità che vi aspettate da un software di gestione dei progetti. Prendete il tempo necessario per consultare le diverse offerte, in modo da non impegnarvi in un software lontano dalle vostre reali aspettative.
I diversi tipi di software
I software di gestione rispondono a diverse esigenze e sono disponibili in vari formati e funzioni.
- Strumenti di pianificazione: consentono di monitorare l'avanzamento di un progetto. Forniscono un calendario dettagliato dei vari compiti che compongono il progetto, con collegamenti tra le diverse attività e monitoraggio dei risultati.
- Software di gestione dei contratti : per realizzare il vostro progetto, potreste dover ricorrere a contraenti esterni o all'assunzione di nuovo personale. Questo software di gestione dei contratti fornisce modelli che possono essere aggiornati per riflettere i dati del nuovo appaltatore.
- Software per l'acquisto di attrezzature e la gestione delle scorte: per avere una panoramica precisa delle scorte di attrezzature e per effettuare gli ordini dei prodotti mancanti, questo software stabilisce un inventario regolare.
- Software di gestione delle risorse e delle competenze: un progetto coinvolge anche le risorse, sia materiali che umane. È possibile utilizzare questo tipo di software per scoprire chi è disponibile, quali sono le competenze o le attrezzature di cui si dispone. Inoltre, metterà in relazione le esigenze di un membro del team con le attrezzature disponibili.
- Software di gestione dei documenti (EDM): sapere dove si trova un documento e come accedervi rapidamente è essenziale per il successo del progetto. Questo software vi farà risparmiare una notevole quantità di tempo, soprattutto se la ricerca dei documenti può essere effettuata utilizzando parole chiave.
- Gestione delle fatture e dei pagamenti : Se coinvolgete un grande team di collaboratori o lavorate con molti fornitori, potete affidarvi a questo software per facilitare la formattazione dei documenti di fatturazione e pagamento.
- Software per l'inventario e la contabilità: vi mostra esattamente la situazione del vostro budget, cosa avete acquistato e quanto dovete mettere a bilancio. La gestione del budget è una parte essenziale di un progetto di successo. Senza un budget ben pianificato, non sarete in grado di raggiungere i vostri obiettivi.
Funzionalità
Con un'ampia gamma di funzioni adatte a ogni esigenza, il software gestionale è un vero alleato se si sa come gestirne il potenziale.
Gestione delle attività
Gestite i vostri compiti in pochi clic. Una volta che il progetto è stato suddiviso in sezioni, i compiti vengono evidenziati. Tutto ciò che dovete fare è inserire i dati nel vostro software e applicare un tempo di completamento. A questo punto si può scegliere se creare un proprio calendario di attività da svolgere o se lasciarlo al software, che collegherà automaticamente le attività tra loro. Il calendario verrà quindi creato direttamente, fornendo una data di inizio e di fine per ogni attività e per l'intero progetto.
La pianificazione
La gestione del calendario può essere un buon modo per perdere la pazienza. Ecco perché i pacchetti software offrono un calendario dettagliato che tiene conto dei tempi di consegna, delle persone coinvolte e della disponibilità dei materiali o delle macchine necessarie per completare il lavoro.
Gestione del cantiere
Con un solo sguardo è possibile avere una panoramica precisa dei locali o dei cantieri disponibili per l'esecuzione del lavoro. Chi occupa l'ufficio o la stanza in cui si svolgeranno le attività? A che ora potete essere sul posto? Non c'è bisogno di passare lunghi minuti a fare calcoli. Tutto è disponibile nel software di gestione del progetto.
Gestione delle attrezzature
È fondamentale sapere se le attrezzature che avete a disposizione per il vostro progetto sono disponibili il giorno in cui volete utilizzarle. Non ha senso inviare un operaio o un dipendente se non ha l'attrezzatura giusta.
Diagramma di Gantt
È uno strumento essenziale per portare a termine con successo un progetto! È utilizzato dalla maggior parte dei software odierni. È costituito da barre orizzontali visualizzate su un asse temporale che rappresentano tutti i dati prioritari. Il software utilizza la gerarchia WBS (Work Breakdown Structure) per suddividere il progetto in sottoinsiemi in base ai deliverable. In questo modo, ogni sezione è più facile da capire per l'intero team di partner che lavora al progetto. Il diagramma di Gantt mostra le attività da svolgere in base alle date definite, il loro stato critico o non critico, le dipendenze tra le diverse attività e le risorse assegnate. Può anche mostrare i giorni non lavorati, che saranno presi in considerazione nel calcolo delle date di consegna delle attività completate.
Gestione del budget
È impossibile intraprendere un progetto senza tenere costantemente sotto controllo il budget. Troverete funzioni che vi permetteranno di tenere aggiornato il budget e di assegnare i fondi in base alle attività e alle risorse necessarie.
Accessibilità e comunicazione online
Il software offre un facile accesso in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ciò significa che i vari collaboratori hanno accesso a tutte le informazioni relative al progetto ogni volta che ne hanno bisogno. È possibile comunicare in modo rapido e diretto utilizzando un'applicazione di messaggistica istantanea. A ogni membro viene inviata una notifica quando viene apportata una modifica o deve essere preso in considerazione un elemento urgente.
Per non duplicare il supporto, il software di gestione dei progetti si concentra sulle funzioni essenziali per aiutare gli imprenditori a diventare più efficienti, a cogliere rapidamente le informazioni relative al loro progetto e a comunicare rapidamente per evitare perdite di tempo.
Articolo tradotto dal francese