6 semplici passi per una rendicontazione di progetto di successo? Si può fare!

Il reporting di progetto, noto anche come report di progetto, svolge un ruolo essenziale nella gestione dei progetti. Consentono di comunicare lo stato di avanzamento dei progetti, le scadenze e il budget, fornendo una visione complessiva dell' attività.

Per garantire che questi report siano pertinenti, è necessario definire le informazioni da includere all'inizio del progetto. Tuttavia, può accadere che nel corso del progetto si verifichi una modifica , per cui è probabile che l'intero piano cambi, con conseguente perdita di tempo.

Fortunatamente, grazie ai software analitici e ai vari strumenti di reporting, oggi è molto facile monitorare, modificare e analizzare la reportistica di progetto in tempo reale.

Vi aiuteremo a creare la vostra reportistica di progetto in 6 fasi chiave, accompagnate da strumenti essenziali e modelli Excel pronti all'uso.

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Reportistica di progetto: definizione

Che cos'è il reporting delle attività?

Il reporting di progetto, noto anche come reporting di attività, è uno strumento che consente di tenere conto periodicamente dei vari indicatori di performance di un progetto. Contiene quindi una serie di dati e informazioni raccolti in precedenza, ordinati e presentati in modo chiaro per poter essere analizzati e utilizzati.

Queste informazioni possono essere presentate in modi diversi:

• diagrammi (diagramma di Gantt, diagramma di Kiviat, ecc.),
• grafici a torta
• grafici a barre
• tabelle (ad esempio, Kanban), ecc.

Pertanto, la rilevanza di queste informazioni e il modo in cui vengono utilizzate e presentate sono più che essenziali per una buona rendicontazione del progetto. L'obiettivo di questa rendicontazione è quello di :

• facilitare la comunicazione dei risultati quantificati
• aiutare a monitorare i progressi del progetto
• presentare una panoramica chiara e pertinente del progetto,
• rendere i dati tangibili e comprensibili.

Quali sono le differenze tra reporting e dashboard?

Il reporting e il dashboard sono abbastanza simili nella forma, ma la differenza principale sta nel loro obiettivo.

👉 Il reporting elabora e sfrutta i dati grezzi che i project manager hanno precedentemente smistato.

Il cruscotto, invece, analizza i dati e li trasforma in informazioni concrete per facilitare il processo decisionale.

Come si redige una relazione di progetto?

1 - Definire gli obiettivi del pubblico

La prima fase della stesura di un rapporto è la più importante; se le informazioni presentate non sono adeguate, l'intero rapporto risulterà distorto e inadeguato. È necessario assicurarsi che la relazione contenga esattamente le informazioni desiderate, né più né meno.

👉 Ponetevi la seguente domanda: quale messaggio vogliamo trasmettere?

Ad esempio, se la relazione riguarda un progetto di vendita, è necessario definire in anticipo gli obiettivi del gruppo di progetto e le esigenze del pubblico di destinazione. A tal fine, potete mettervi in contatto con il team di vendita, che sarà in grado di definire obiettivi di vendita chiari e KPI di vendita rilevanti.

2 - Raccogliere i dati giusti

Ora che sapete che tipo di dati raccogliere e per chi sono, dovete raccoglierli. Per farlo, si può utilizzare un software ETL, che estrae, trasforma ed elabora i dati per estrarre solo le informazioni rilevanti.

Sebbene questi strumenti siano molto efficaci, non sempre sono sufficienti. Non esitate a chiedere in giro e non limitate il vostro campo di ricerca.

👉 Confrontate i dati raccolti con la realtà delle attività. Ciò può consentirvi di eliminare i dati superflui o di aggiungerne di nuovi.

💡 Utilizzando lo stesso esempio di cui sopra, presentate i dati raccolti al vostro team di vendita. Potrete ottenere un feedback pertinente, che vi permetterà di adattare al meglio il report prima di andare avanti. Lavorare insieme vi permetterà di creare un report migliore.

3 - Trasformare i dati in informazioni

Per rendere il report più chiaro e comprensibile per i dipendenti, i dati devono essere trasformati in informazioni concrete.

Ad esempio, diversi dati di vendita relativi a un periodo X possono essere presentati come un aumento o una diminuzione percentuale, o anche come un diagramma.

Infatti, mostrare un intero elenco di cifre senza dare alcuna indicazione non sarà rilevante per il lettore, mentre fornire una percentuale chiara gli mostrerà direttamente se il fatturato sta diminuendo o aumentando, rendendolo più reattivo nel suo processo decisionale.

Infine, evitate di sovraccaricare la relazione di dati. Troppe informazioni potrebbero confondere il lettore, che non continuerebbe a leggere o si sentirebbe perso. Concentratevi solo sulle informazioni essenziali.

4 - Aggiungere grafici e immagini

Ora che i dati sono stati trasformati e le informazioni sono state riassunte correttamente, aggiungete immagini e grafici al contenuto per facilitarne la lettura. Un rapporto deve essere piacevole da leggere:

• in termini di contenuti (pertinenti, appropriati e concisi),
• nella forma (immagini, grafici, colori, ecc.).

Utilizzate la grafica giusta per ogni tipo di informazione e anche il colore è importante. Tutto deve essere fatto per rendere il documento il più piacevole possibile da leggere e per garantire che le informazioni siano trasmesse in modo corretto e gradevole . Ecco una guida rapida:

Grafici a barre per confrontare i dati

I grafici a barre sono molto facili da leggere e sono molto efficaci quando si tratta di confrontare i dati. Ad esempio, per confrontare la distribuzione dei dipendenti in base a diversi criteri (età, anzianità, sesso, ecc.) o per segmentare i clienti in base a diversi elementi.

Grafici a linee

I grafici a linee sono molto facili da leggere e sono adatti per i dati delle serie temporali. La curva mostra chiaramente il cambiamento di tendenza, rendendoli perfettamente adatti alle variazioni di fatturato o di vendite.

Grafico a torta

Il grafico a torta è un modo molto utile per confrontare percentuali o quantità diverse. È perfetto per confrontare, ad esempio, la percentuale di prodotti diversi acquistati all'interno di un'azienda: si può vedere a colpo d'occhio qual è il tipo di prodotto principale.

5 - Creare un sistema di feedback

È molto importante installare un sistema di feedback all'interno della vostra politica aziendale, per studiare il modo in cui il messaggio viene percepito dai destinatari ed entrare così in un processo di miglioramento continuo.

Il feedback può essere fornito attraverso diversi canali:

• questionari
• scatole di suggerimenti
• quiz
• tramite un software di gestione del progetto appropriato, ecc.

👉 Ponetevi la seguente domanda: come viene percepito il messaggio? Questo vi permetterà di verificare la trasparenza della comunicazione.

6 - Archiviare le informazioni

Infine, è importante archiviare la documentazione e tutti i rapporti per un uso futuro e per tenere traccia delle varie analisi effettuate.

La reportistica è un tesoro di informazioni che vi aiuterà a essere più rapidi ed efficienti nei vostri progetti futuri.

Dotarsi di uno strumento di reporting di progetto

Software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti è lo strumento di gestione più adatto alla rendicontazione. Dedicati alla pianificazione dei compiti, all'allocazione delle risorse e al monitoraggio delle attività, riuniscono in un'unica piattaforma tutte le funzionalità necessarie per una buona gestione del progetto.

Il software di gestione dei progetti è una soluzione efficace e intuitiva che offre il vantaggio di una reportistica completa di tutti i tipi:

Rendicontazione finanziaria

Tracciate i costi di un progetto, sia esso realizzato internamente o esternamente. Potrete beneficiare di una visibilità finanziaria sul futuro, di un monitoraggio efficace degli importi impegnati, di previsioni automatiche...

Reportistica di monitoraggio delle attività

Avete accesso a un quadro chiaro del tempo impiegato dai vostri team per ogni progetto. Questo vi fornisce una visione d'insieme, consentendovi di allocare le risorse giuste al posto giusto.

Rapporti sulle vendite

Tracciate le vostre vendite utilizzando dashboard personalizzabili e analisi e funzioni di gestione delle vendite. Ciò consente al comitato direttivo e al personale di vendita di prendere decisioni e negoziare le vendite sulla base di dati aggiornati in tempo reale.

Software PPM (gestione del portafoglio progetti)

I software PPM online sono stati sviluppati per rendere pratici ed efficienti i processi di gestione dei progetti. Queste soluzioni possono velocizzare e migliorare notevolmente il monitoraggio di tutti i progetti realizzati da un'azienda. Sono particolarmente adatti alle aziende che gestiscono un gran numero di progetti contemporaneamente.

🛠 Esempi di PPM :

• AirSaas è un software di governance che offre un maggiore controllo e visibilità sul portafoglio progetti. Centralizzando i dati all'interno dello strumento, i project manager risparmiano tempo prezioso per produrre report accurati e aggiornati. La soluzione include anche una funzione che consente di generare con un solo clic rapporti flash con i colori aziendali, da trasmettere agli sponsor aziendali.
  
  
• Project Monitor è un software di gestione del portafoglio progetti completo, semplice e scalabile. Grazie alle sue funzioni di reporting e dashboard personalizzabili, potete beneficiare di revisioni personalizzate dei progetti e di rapporti analitici , aggiornati automaticamente e in tempo reale. Il software trasforma i dati in informazioni utilizzabili, per aiutarvi a prendere decisioni e risparmiare tempo prezioso.
  
  
• Triskell è un PPM integrato con la gestione strategica dell'azienda. In altre parole, allinea strategia, capacità ed esecuzione operativa. Per avere una visione a 360° delle performance dei vostri portafogli, potete generare report visivi personalizzabili in base alle vostre esigenze in pochi clic. Per un migliore controllo dei dati, Triskell integra nella soluzione un archivio centralizzato dinamico e di facile utilizzo.

Software analitico

Come suggerisce il nome, i software analitici gestiscono la maggior parte del processo analitico, dalla raccolta dei dati all'ordinamento, e producono i relativi report.

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Il reporting di progetto, un vero e proprio motore di performance

Come avrete capito, il reporting di progetto è uno strumento essenziale per la gestione del progetto. Non solo vi consente di monitorare in tempo reale l'andamento del progetto utilizzando indicatori e KPI appropriati, ma facilita anche l'attuazione di azioni correttive o modifiche nel corso del progetto.

Un vero e proprio strumento decisionale, che migliora le vostre prestazioni e la vostra reattività. Il reporting non ha più segreti per voi: la scelta è vostra!