Pianificate le risorse del progetto per evitare di rimanere senza personale!
Ogni progetto richiede risorse che contribuiscano alla sua realizzazione e, in ultima analisi, al suo successo. Una gestione di progetto di successo significa gestire efficacemente le varie risorse del progetto. Queste devono essere determinate il prima possibile, idealmente prima dell'avvio del progetto.
In cucina, non si può pensare di iniziare a preparare una ricetta senza conoscere gli utensili e gli ingredienti a disposizione. Nella gestione dei progetti è un po' la stessa storia: bisogna assicurarsi di utilizzare le risorse essenziali per il buon funzionamento del progetto e di gestirle nel modo migliore. In questo articolo scoprirete come determinare le risorse del progetto, pianificarne l'utilizzo e monitorarle.
I diversi tipi di risorse di progetto
Una risorsa è un'entità tangibile o intangibile utilizzata per svolgere un compito. Quali sono le risorse coinvolte nell'implementazione di un progetto? Possono essere suddivise nelle seguenti categorie:
- risorse umane
- risorse materiali
- risorse finanziarie
- risorse temporali.
Risorse umane
Conosciute anche come "risorse di lavoro", sono le risorse più importanti, in quanto sono quelle che svolgono il lavoro. Composte da individui, gruppi di individui e persone giuridiche, contribuiscono a svolgere i compiti necessari per il buon funzionamento e il completamento del progetto.
Inoltre, le risorse umane sono abbinate alle risorse cognitive, perché sono quelle che possiedono le conoscenze e il know-how (abilità e conoscenze tecniche, competenze commerciali, ecc.).
Il project manager ha la responsabilità di mettere insieme un team multidisciplinare competente, con l'esperienza e le qualifiche necessarie per completare il progetto.
Possono essere reclutati all'interno o all'esterno dell'azienda e possono essere coinvolti per tutta la durata del progetto o su base ad hoc.
Risorse materiali
Le risorse materiali comprendono materie prime, macchine, strumenti, attrezzature, software, locali, ecc. Comprendono sia le risorse che l'azienda già possiede sia quelle che acquista o affitta per realizzare il progetto.
Si può trattare di beni messi a disposizione temporaneamente per il progetto, che possono essere riutilizzati in seguito, ma anche di beni di consumo di cui si può utilizzare una determinata quantità e che hanno un costo unitario.
Ad esempio, i beni consumati o le materie prime lavorate non saranno disponibili per un nuovo utilizzo. Dobbiamo determinare quale investimento fare in queste risorse, in termini di budget, scadenze e qualità desiderata.
Risorse finanziarie
Le risorse finanziarie corrispondono al budget del progetto, che sarà definito prima dell'avvio del progetto dallo sponsor.
Ogni progetto ha un costo e quindi richiede un finanziamento.
Vengono utilizzati per finanziare :
- le risorse umane e materiali del progetto, in genere a copertura della retribuzione delle persone coinvolte nel progetto,
- l' acquisto o il noleggio di risorse materiali
- e altri costi, come le spese di viaggio.
Risorse temporali
Corrispondono alle scadenze fissate per il completamento di ogni attività. La durata di un compito dipende dalle risorse umane pianificate e disponibili.
Queste risorse non sono inesauribili: hanno dei limiti, da qui l'importanza di saperle gestire per raggiungere gli obiettivi.
Come si pianificano e si gestiscono le risorse di un progetto?
La pianificazione delle risorse è una delle chiavi del successo di un progetto. È parte integrante della gestione del progetto in senso lato, che comprende:
- la pianificazione dei vari compiti e della loro durata complessiva
- identificare le risorse necessarie
- l'assegnazione dei compiti a ciascuna risorsa (in base ai profili e alle competenze),
- la stesura del budget provvisorio, ecc.
Tutto questo è orchestrato dal project manager, che deve garantire la redditività del progetto e il rispetto delle scadenze.
Stimare le risorse necessarie
Facendo riferimento alla tipologia di risorse di cui sopra, stimate il fabbisogno di risorse nel modo più accurato possibile. A tal fine, è necessario identificare tutte le risorse necessarie per il progetto, sia interne che esterne, in termini di personale, attrezzature e finanziamenti.
Questa non è una fase semplice, poiché si svolge prima dell'inizio del progetto, in un momento in cui ci sono ancora incertezze sul suo svolgimento.
A tal fine, può essere una buona idea attingere alla propria esperienza di project manager o fare riferimento alla documentazione dell'organizzazione su progetti di successo simili al vostro, per trarre ispirazione dall'esperienza passata.
🛠️ Teamleader è un CRM completo per agenzie, piccole imprese e PMI del settore digitale e dei media, che offre un monitoraggio ottimale delle risorse chiave dei progetti. L'interfaccia moderna e intuitiva consente di aggiungere collaboratori, seguire l'avanzamento dei loro compiti, fornire tutte le informazioni necessarie per lo sviluppo del progetto e comunicare efficacemente per una maggiore efficienza.
Creare una pianificazione delle risorse
La pianificazione fornisce una rappresentazione visiva dell'organizzazione e del fabbisogno di risorse, umane, materiali o finanziarie, in un determinato periodo.
Creare una pianificazione delle risorse significa sapere quali risorse utilizzare e quando.
Per esempio, potete usare il diagramma di Gantt per pianificare il vostro progetto: questo vi mostra come le risorse sono allocate in base ai compiti e al tempo disponibile, ed eventuali conflitti nell'allocazione delle risorse.
Ed è proprio questo che offre monday.comcon le sue funzioni avanzate di gestione delle risorse del progetto. Grazie a modelli di tabella personalizzabili, pronti all'uso e aggiornati in tempo reale, potete visualizzare facilmente l'assegnazione, il carico di lavoro e la disponibilità di ciascuno dei vostri collaboratori. Aggiungete colonne in base alle vostre esigenze: attrezzature, beni, dipendenti... e adattate la vostra gestione di conseguenza!
Monitoraggio delle risorse
Per valutare una situazione e prendere le decisioni necessarie, è bene utilizzare gli indicatori di prestazione chiave (KPI).
Grazie a questi indicatori, è possibile confrontare le "previsioni" con il "consuntivo" in una serie di aree:
- risorse umane: quanto sono produttive le nostre risorse?
Esempio di calcolo : numero di giorni/uomo assegnati a un compito moltiplicato per la percentuale di completamento del compito stesso.
- Risorse materiali: qual è la disponibilità o la capacità di una determinata attrezzatura?
Esempio di calcolo: numero di ore di lavoro pianificate su un'attrezzatura rispetto al numero di ore disponibili = carico dell'attrezzatura.
- Risorse finanziarie: qual è il costo attuale del progetto? Rientra nel budget assegnato?
Esempio di calcolo: sommare tutte le spese dedicate al progetto fino al punto T.
Confrontate poi i risultati ottenuti con quelli inizialmente previsti e prendete le decisioni appropriate in base alla situazione, sia che si tratti di rispettare le scadenze o di esaurire il budget.
💡 La buona notizia è che il monitoraggio delle risorse sta diventando un'attività sempre più digitale, grazie allo sviluppo di software specifici. Esistono anche soluzioni personalizzate per settori aziendali specifici, come l'industria delle costruzioni e dei lavori pubblici, che presenta problematiche specifiche legate alla mobilità di alcune risorse.
🛠️ Traxxeo, ad esempio, consente di monitorare in modo intelligente tutte le risorse del cantiere (persone, veicoli, macchine, utensili, ecc.). Facilita la condivisione delle informazioni tra le varie parti coinvolte e migliora la produttività nell'esecuzione delle operazioni (ad esempio, la gestione delle paghe).
Anticipare i rischi e gestire gli imprevisti
Ogni gestione di progetto comporta dei rischi. Sia i vincoli che i rischi possono influire sul corretto svolgimento del progetto. Si raccomanda pertanto di prepararsi a tutte le eventualità:
- Cosa fare se una macchina si rompe?
- Cosa fare se un dipendente lascia il progetto?
- Cosa fare se uno dei fornitori fallisce?
- Come affrontare una possibile perdita d'acqua nei locali utilizzati?
Se si verificano queste situazioni, avere soluzioni pensate in anticipo limiterà le difficoltà che possono danneggiare il progetto.
Per le risorse umane, in particolare, cercate di anticipare un potenziale avvicendamento: per ogni partenza, pianificate un passaggio di consegne con il sostituto, facilitando così l'assunzione della posizione. Ancora meglio: tenete un elenco di persone che potrebbero sostituire un dipendente in seguito a una partenza non programmata o a un'assenza per malattia prolungata, o che potrebbero intervenire per rinforzare il team in caso di sovraccarico di lavoro.
L'importanza della gestione delle risorse umane
In questa sede ci interessiamo in particolare alla gestione delle risorse umane, perché queste risorse sono centrali per l'attuazione e la gestione di un progetto.
Creazione del team di progetto
Il team di progetto è una risorsa essenziale per l' avanzamento del progetto: svolge i compiti necessari per completare il progetto nei tempi e nei costi previsti.
Anche prima di costituire il team, è importante compiere i seguenti passi:
- Elencare in anticipo i compiti necessari per completare il progetto;
- redigere un elenco di tutte le capacità e le competenze necessarie per svolgere i compiti, siano esse tecniche o manageriali;
- Infine, reclutare i membri del team di progetto: si può ricorrere alle risorse interne esistenti (a seconda della loro disponibilità) o pianificare un reclutamento esterno.
In ogni caso, è fondamentale che il project manager tenga conto delle competenze dei futuri membri del team, nonché della loro motivazione e volontà di partecipare al progetto.
Assegnazione dei compiti e gestione del carico di lavoro
Per assegnare i compiti, è necessario confermare la disponibilità di ciascuna risorsa all'interno del team creato per il progetto e assegnare ruoli e responsabilità.
Per fare ciò, potete tornare al documento che delinea le competenze richieste e quindi elaborare il piano di gestione delle risorse umane.
L'obiettivo è assegnare il lavoro ottimizzando il tasso di occupazione delle risorse. Anticipare i carichi di lavoro vi aiuterà a evitare eventuali colli di bottiglia. Un software di gestione dei progetti può automatizzare questa operazione. Microsoft Project Online (MS Project) è una soluzione di gestione dei progetti ben nota, ma esistono alternative altrettanto efficaci che potrebbero essere più adatte alle vostre esigenze:
- 🛠️ Per ottimizzare i carichi di lavoro, il software Planisware Orchestra offre un monitoraggio centralizzato della disponibilità di ciascun individuo e massimizza automaticamente il piano di carico di lavoro delle risorse.
- 🛠️ Sciforma, ad esempio, è uno strumento altamente completo e flessibile per la gestione delle risorse. Consente di regolare l'allocazione delle risorse per bilanciare e distribuire meglio il carico di lavoro.
Monitoraggio dell'utilizzo delle risorse umane
È fondamentale fare regolarmente il punto sull'utilizzo delle risorse nell'ambito di una riunione di monitoraggio, tracciando i KPI o, più semplicemente, utilizzando il calendario delle risorse umane. Questo documento può rivelare alcuni problemi di sovra-assegnazione delle risorse, come la gestione simultanea di troppi compiti.
Una soluzione software rende visibile l'allocazione delle risorse e consente di monitorare l'utilizzo e la capacità dei membri del team.
🛠️ Project Monitor, ad esempio, aiuta a evitare i conflitti di utilizzo delle risorse, visualizzando in tempo reale le previsioni di disponibilità e di allocazione delle risorse.
Creare un buon clima di squadra
La gestione del team di progetto è senza dubbio il compito più delicato del project manager. Il suo ruolo non è solo quello di dirigere tutte le persone coinvolte nel progetto, ma anche quello di garantire che si crei una buona atmosfera di squadra. Deve creare un clima di fiducia e incoraggiare il sostegno dei colleghi.
L'obiettivo di una buona gestione delle risorse è mantenere il team motivato e incoraggiare tutti a essere il più produttivi possibile. Ciò significa ottimizzare la gestione del carico di lavoro e affrontare gli imprevisti, rimanendo attenti alle esigenze di ciascuno.
Conclusione
La gestione delle risorse è essenziale per qualsiasi progetto e deve essere presa in considerazione ancora prima dell'inizio. La pianificazione, la gestione della disponibilità e delle assegnazioni e l'ottimizzazione delle risorse sono tra i fattori chiave del successo di un progetto.
Le soluzioni software specializzate consentono di risolvere alcune equazioni in modo fluido e automatizzato. Le loro funzionalità, pensate per i project manager, aiutano anche ad aumentare la produttività dei vostri team, distribuendo equamente il carico di lavoro e semplificando alcune attività.
Ora siete pronti ad anticipare i problemi che possono sorgere e ad agire in modo più rapido ed efficace per risolverli.
Come gestite le risorse del vostro progetto? Non esitate a condividere i vostri suggerimenti e consigli, per una gestione sempre migliore!
Articolo tradotto dal francese