Pre-progetto: le 3 fasi che determinano il lancio del vostro progetto... e il suo successo!
La bozza preliminare è una fase essenziale della gestione di un progetto.
Se dovessimo riassumere i vantaggi di questa fase in un'espressione, sarebbe "non mettere il carro davanti ai buoi".
Per essere sicuri della pertinenza del vostro progetto e passare alla fase di scoping, questa fase vi permette di ricordare come è nata l'idea, la sua utilità e il suo scopo in relazione alle vostre esigenze, e soprattutto se è fattibile.
Che cos'è un progetto preliminare?
In qualsiasi project management degno di questo nome, il progetto preliminare è la fase preparatoria, lo studio preliminare.
Uno dei suoi obiettivi è studiare la fattibilità e l'attuabilità del progetto prima di prendere la decisione di avviarlo o abbandonarlo, analizzando tutte le informazioni pertinenti, sia :
- Tecniche → l'azienda dispone delle competenze e delle risorse tecniche interne? Possono essere mobilitate attraverso fornitori di servizi esterni?
- Economico → i benefici economici attesi (ritorno sull'investimento) sono potenzialmente superiori al costo del progetto? Il mercato è vivace?
Se il team di progetto gestisce un portafoglio di progetti, questa fase può essere utilizzata anche per stabilire le priorità.
Il progetto più redditizio sarà privilegiato in base a :
- il profitto atteso
- i vincoli identificati (economici e/o tecnici).
☝️ Questo concetto di gestione del progetto non deve essere confuso con il progetto preliminare (APS) e il progetto dettagliato o definitivo (APD), utilizzati dagli studi di architettura o di ingegneria per determinare le priorità di un progetto. utilizzato dagli studi di architettura o di ingegneria per determinare gli elementi essenziali di un progetto, in particolare le dimensioni di una struttura, utilizzando piante, sezioni e facciate.
Le fasi della progettazione preliminare
Prima di definire e pianificare il progetto, è necessario passare attraverso queste fasi:
Espressione del bisogno
Conosciuta anche come valutazione dei bisogni o studio dei bisogni, questa fase delinea gli obiettivi del progetto e le modalità di realizzazione.
Un modulo di espressione dei bisogni o un compendio contiene una sintesi di :
- lo scopo e la ragion d'essere del progetto,
- il contesto
- l'ambito, compresi l'inizio e la fine del progetto,
- le parti interessate
- gli obiettivi e i requisiti dell'utente
- le scadenze e le tappe fondamentali
- le opportunità da cogliere,
- i benefici attesi
- vincoli e rischi potenziali,
- impatti potenziali, ad esempio sull'azienda.
Lo studio delle opportunità
Per un progetto complesso con una posta in gioco elevata, può essere saggio realizzare uno studio di opportunità per confermare la fondatezza del progetto.
L'espressione delle esigenze è una delle componenti. A questa vanno aggiunti
- un'analisi della situazione, che comprenda la strategia aziendale, i fattori chiave di successo e i criteri di valutazione,
- i risultati attesi, con indicatori SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound),
- le diverse opzioni e i possibili scenari,
- le raccomandazioni risultanti dallo studio,
- criteri di valutazione, ecc.
Lo studio di fattibilità
Infine, lo studio di fattibilità consolida lo studio di opportunità.
Il suo scopo è verificare l'equilibrio tra i 3 fattori importanti di ogni progetto, che sono :
- la qualità da raggiungere
- le scadenze da rispettare
- i costi da sostenere.
A tal fine, descrive in dettaglio le risorse e i vincoli:
- tecnica
- qualità
- finanziario
- vincoli di tempo,
in modo che tutte le parti interessate siano consapevoli degli obiettivi e delle sfide del progetto prima di convalidarlo e passare alla fase di scoping.
E dopo il progetto preliminare?
Se il progetto va avanti, tutte le fasi del progetto preliminare consentiranno di elaborare le specifiche e/o il memorandum di scoping, necessari per pianificare e poi realizzare il progetto.
E alla fine della catena, altrettanto importante del progetto preliminare, non dimenticate la revisione del progetto: vi permette di analizzare i vostri successi e i vostri insuccessi, che dovete alla buona preparazione o, al contrario, al progetto preliminare sbagliato.
Articolo tradotto dal francese