Pianificare un progetto come un professionista: 6 consigli con Asana

1) Siete un project manager che vuole migliorare la produttività e l' organizzazione?

▶︎ Diamo un'occhiata alle regole d'oro della pianificazione dei progetti.

2) Avete già trovato il vostro software di gestione dei progetti ma volete confrontarlo con le caratteristiche della soluzione Asana?
3) Siete nuovi ad Asana?

▶︎ Dopo aver messo alla prova Asana, vi sveleremo 10 consigli pratici.

Come potete vedere, se avete risposto 1), 2) o 3), questo articolo è di vostro interesse.
Nessun concetto o best practice di project management avrà segreti per voi!

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Pianificazione magistrale del progetto

Quando si parla di gestione dei progetti, la pianificazione è una delle fasi essenziali per il loro successo.

La pianificazione del progetto comporta :

• determinare e dare la priorità ai vari compiti del progetto in base agli obiettivi definiti
• stimare il loro carico di lavoro
• determinare le risorse necessarie per realizzarli.

Utilizzando la pianificazione, è possibile :

• assegnare le risorse alle attività
• monitorare l'avanzamento del progetto,
• vedere quali obiettivi sono stati raggiunti e quali sono stati ritardati,
• comunicare internamente e con i vostri partner, clienti e fornitori.

Comprendere gli obiettivi e i deliverable

Gli obiettivi di un progetto sono determinati da tutti i manager aziendali coinvolti nella sua realizzazione.
L'obiettivo generale è quello a medio o lungo termine (sviluppo della notorietà del marchio, della produttività, dell'immagine, ecc.)
L'obiettivo generale è l'obiettivo a medio o lungo termine (sviluppo della notorietà del marchio, della produttività, dell'immagine, ecc.) ed è costituito da obiettivi specifici (milestone) con finalità e scadenze proprie (firma di un contratto, lancio di un prodotto, ecc.).

I deliverable sono la forma in cui vengono presentati i risultati.
Sono uno dei 4 elementi da tenere in considerazione quando si suddivide un progetto con :

• compiti
• risorse
• tappe.

Metodo di scomposizione del progetto e di pianificazione dei compiti

Per pianificare un progetto, è consigliabile strutturarlo suddividendolo in diversi compiti, in modo gerarchico, utilizzando il metodo WBS (Work Breakdown Structure).

In questo modo si definiscono :

• i risultati più importanti e prioritari del progetto,
• potenzialmente, la suddivisione di questi deliverable in sottoinsiemi,
• i compiti necessari per completare ogni deliverable e sub-deliverable,
• se necessario, la suddivisione di questi compiti.

Uno dei metodi più noti per la gestione dei progetti, la programmazione e la pianificazione delle attività è il metodo PERT (program evaluation and review technique o program evaluation research task).
Il diagramma PERT rappresenta la pianificazione del progetto, concentrandosi sull' interconnessione dei compiti da svolgere e permettendo di determinare il percorso critico, che determina la durata minima del progetto.

Il diagramma di Gantt viene spesso utilizzato come complemento, in quanto la scala temporale è meno convenzionale di quella del diagramma PERT, poiché si basa sulle durate o su un calendario piuttosto che sulla sequenza dei compiti. Fornisce una rappresentazione grafica dell'avanzamento del progetto. Asana integra questa funzionalità.

I compiti possono quindi essere messi in sequenza in un programma, cronologicamente o in parallelo, tenendo conto di un margine di sicurezza.

Percorso critico, margini e allocazione delle risorse

Il percorso critico è la sequenza di attività di un progetto per tutta la sua durata:

• Ogni attività in ritardo rispetto alla tabella di marcia ha un impatto diretto sulle altre attività e sulla data di conclusione del progetto,
• Per ogni attività vengono definiti dei margini che non incidono sulla durata del progetto,
• una volta posizionate sul percorso critico, le attività hanno un margine pari a zero.

Calcolo del margine totale = differenza tra l'ultimo inizio del compito successivo più impegnativo e la prima fine del compito in questione.

Il limite del percorso critico è che non tiene conto della dimensione "risorse", che è fonte di problemi.

Le risorse possono essere :

• umane
• di bilancio
• materiali
• tecnologico.

Identificazione dei fattori di rischio

Il metodo CCPM (Critical Chain Project Management ) viene spesso utilizzato per integrare il percorso critico.

Tra l'altro, consente di :

• identificare i fattori di rischio associati a ciascun compito
• Prevenire i conflitti di priorità tra le diverse risorse, tra i diversi progetti e tra le attività all'interno dello stesso progetto,
• limitare il multitasking e le perdite di tempo,
• liberare il project manager dalla supervisione dei dettagli, in modo che possa dedicare il suo tempo all'essenziale del progetto.

Alcuni fattori di rischio:

• umano,
• di bilancio (costi nascosti o imprevisti),
• materiali (ritardi nella fornitura, guasti)
• tecnologico (cambiamenti)
• organizzativi (mancanza di comunicazione e coordinamento), ecc.

Monitoraggio del calendario e dell'avanzamento dei compiti

Una volta definiti chiaramente i compiti e le scadenze, assegnate le risorse e designate le persone responsabili, il programma prende forma.
Per il monitoraggio, uno dei possibili metodi visivi è la lavagna Kanban: si tratta di una rappresentazione del flusso di lavoro (processo di elaborazione dei compiti), utilizzando un sistema di post-it su una lavagna.
Ogni attività passa da "programmata" a "in corso" a "completata".

Scegliere lo strumento giusto

Asana è uno degli strumenti di organizzazione del lavoro, gestione dei progetti e delle attività più utilizzati nel cloud computing.
È collaborativo, flessibile e all'avanguardia, per consentire una gestione snella.
Particolarmente adatto a progetti semplici e intermedi, consente di strutturare, pianificare e monitorare un progetto, includendo tutte le parti interessate senza perderle lungo il percorso.
Niente più compiti non affidati o dipendenti disorientati: tutto è archiviato, classificato, prioritizzato e le scadenze sono chiare, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda.

6 consigli molto pratici su Asana

1: Automatizzare i flussi di lavoro con Zapier o Tray.io

Zapier e Tray.io sono due piattaforme di integrazione e automazione compatibili con quasi tutti i software aziendali basati su SaaS, che consentono di accedere a tutte le funzionalità dell'API di Asana [101 fino ad oggi!]

Collegandosi a Zapier, è possibile collegare le applicazioni Redmine e Asana.
Ciò consente di creare automaticamente un'attività su Asana quando si creano i ticket Redmine e di impostare i parametri per :

• il titolo dell'attività,
• la descrizione
• il progetto a cui deve essere aggiunto
• la persona responsabile e i sottoscrittori,
• la data di completamento, ecc.

È inoltre possibile collegare Asana a Salesforce utilizzando Tray.io e creare uno zap tra le due applicazioni: tutti i dipendenti interessati vengono avvisati dei compiti che spettano loro in termini di gestione delle relazioni con i clienti (chiusura di una vendita, ecc.).

2: Sincronizzazione di Gmail o Outlook con Asana

L' interoperabilità tra queste soluzioni significa che potete scegliere di trasformare una delle vostre e-mail in arrivo in un'attività di Asana, direttamente dalla vostra casella di posta.

NB: lo stesso processo è possibile:

• da una pagina web,
• quando qualcuno si iscrive alla vostra newsletter, ecc.

Inoltre, la sincronizzazione con Google Calendar consente di integrare il calendario del progetto.
In questo modo potete pianificare il vostro tempo, assicurarvi di non dimenticare nulla e rispettare le scadenze.
Asana invia anche e-mail di promemoria all'avvicinarsi delle scadenze.

3: Sincronizzare Slack e Asana

È possibile :

• agire direttamente sulle attività dalle notifiche o da un link di Asana (visualizzare i dettagli dell'attività, modificare la persona responsabile e/o la scadenza, ecc,)
• ricevere notifiche su Slack quando viene apportata una modifica alle attività assegnate o che state seguendo,
• collegare un progetto Asana specifico a un canale Slack,
• creare una nuova attività su Asana senza lasciare Slack digitando "/asana create",
• cambiare un messaggio Slack in un'attività Asana, ecc.

4: Strutturare i compiti

È possibile :

• suddividerli in :
  • in sottocompiti
  • in compiti ricorrenti (utilizzando la duplicazione), ecc,

• raggrupparli per sezione,
• aggiungere i vostri colleghi come sottoscrittori ad alcuni di essi,
• aggiungere campi personalizzati (ad esempio, priorità),

• creare interdipendenze tra i compiti.

Per contrassegnare un'attività come dipendente da un'altra :

• fare clic sull'icona dei tre puntini nel riquadro di destra,
• Nel menu a discesa che appare, fare clic su "Segna come dipendente da...".

5: Visualizzare la propria agenda in più modi

Esempi di programmazioni :

• in modalità calendario,

• in modalità file (documenti condivisi),
• in modalità di avanzamento,
• in modalità elenco,

• in modalità roadmap,
• modalità lavagna Kanban,

da sinistra a destra: "elenco di cose da fare", "da fare", "in corso" e "fatto".

6: Allegare file alle attività direttamente da DropBox, Google Drive o OneDrive

Volete saperne di più su Asana?

Guardate il video dimostrativo (in inglese - l'editore è americano ma il software è disponibile in francese):

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NB: Asana offre una versione gratuita e una versione premium a partire da 5,75 euro/mese/utente per le piccole imprese.

Infine, Asana offre un' esperienza piacevole per gli utenti e i collaboratori grazie alla sua interfaccia ergonomica e intuitiva e alle sue funzionalità ben studiate.
La collaborazione e la connessione tra gli utenti sono al centro dell'utilizzo della piattaforma.

Pianificare e gestire progetti e attività diventa intuitivo. Potete concentrarvi su ciò che è veramente importante: il successo dei vostri progetti.