Tenere sotto controllo i progetti prima che sfuggano di mano

Il monitoraggio del progetto è ottimale? State utilizzando metodi e strumenti di gestione del progetto efficaci ?

Il coordinamento e il monitoraggio dell' avanzamento del progetto garantiscono produttività e redditività. È questo che aggiunge valore al vostro progetto.

Volete introdurre una gestione del progetto più coerente? La formula è semplice: metodo + capacità relazionali + pragmatismo = visione a 360°.

Seguite la guida per diventare il capo della gestione dei progetti! 🧑‍🍳

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Le 4 fasi della gestione di un progetto + i nostri consigli per un follow-up di successo

Dallo scoping al monitoraggio: gestite i vostri progetti passo dopo passo

La gestionedei progetti( ) comprende l'organizzazione, la pianificazione e il controllo di un progetto, dalla sua concezione al suo follow-up. Vengono presi in considerazione, stimati e programmati sia gli aspetti strategici che quelli operativi. Copre quindi :

1. Definizione degli obiettivi del progetto

• I risultati più importanti o prioritari del progetto;
• La suddivisione del progetto in sottoinsiemi per una stima più precisa e una più facile reattività;
• I compiti necessari per completare ogni deliverable e sub-deliverable.

2. Analizzare e stimare il carico di lavoro per questi compiti.

Per stimare il carico di lavoro nel modo più accurato possibile, si deve considerare di:

• dare un ordine di priorità ai compiti
• valutare la loro interdipendenza
• anticipare i fattori di rischio
• pianificare i compiti nel tempo.

3. Assegnare le risorse necessarie a ciascun compito

• Risorse umane (personale);
• risorse finanziarie (budget)
• risorse materiali.

4. Monitoraggio del progetto

• Visualizzate gli obiettivi raggiunti o ritardati e i progressi effettivi rispetto alle previsioni;
• Comunicare con tutte le parti interessate, sia con il team di progetto interno che con i partner, i clienti e i fornitori. Proporre azioni correttive, se necessario.

Le migliori pratiche nella gestione dei progetti

Per gestire e monitorare efficacemente un progetto, è strategico :

• pianificare il progetto sulla base di uno studio preliminare approfondito,
• elencare i criteri di gestione del rischio per anticipare meglio le cose imponderabili,
• mostrare leadership e gestire il team utilizzando metodi di lavoro collaborativi come il metodo agile o Scrum,
• controllare tutti i livelli e tutte le fasi del progetto.

Perché e come monitorare il progetto?

Assicuratevi scrupolosamente che i compiti siano gestiti correttamente, dalla loro definizione alla loro assegnazione. Il monitoraggio dettagliato e globale dell'avanzamento consente di: fino al monitoraggio consente di :

• misurare l'avanzamento di un'operazione rispetto alle previsioni, al budget assegnato e alle risorse materiali e umane disponibili;
• anticipare, visualizzare e correggere gli scostamenti in tempo reale, limitando così i vincoli di risorse e i ritardi.

Per raggiungere questo obiettivo, il project manager può contare su diversi strumenti:

• le specifiche, redatte quando vengono definiti gli obiettivi e i deliverable,
• la schedulazione del progetto, che determina le azioni da intraprendere nel tempo,
• cruscotti e diagrammi, che rappresentano graficamente gli obiettivi raggiunti, il lavoro ancora da svolgere, i successi e i problemi incontrati,
• l'organizzazione di riunioni periodiche di follow-up, per ottenere un feedback concreto dal team di progetto sui progressi e sulle strozzature,
• software di gestione o pianificazionedel progetto.

Gli strumenti giusti per il monitoraggio di un progetto

Abbiamo accennato brevemente agli strumenti per il monitoraggio di un progetto, ma è nel vostro interesse conoscerli in dettaglio. 👇

Specifiche di progetto

L'obiettivo dellespecifiche di progetto è quello di mettere per iscritto tutte le richieste fatte dal cliente o dalla direzione per i progetti interni. Il suo scopo è quello di fungere da quadro di riferimento per gli obiettivi da raggiungere.

Nella gestione dei progetti è assolutamente indispensabile, in quanto fornisce un quadro di riferimento per :

• determinare le scadenze e i termini da rispettare
• monitorare le spese e l'allocazione dei costi
• raggiungere gli obiettivi di qualità.

Rapporti e verbali

Nell'era della mobilità e della dematerializzazione, è impossibile ignorare, soprattutto per i progetti che richiedono interventi in loco e il monitoraggio del sito, ad esempio.

Con un software come Kizeo Forms, le vostre squadre mobili possono inserire i loro rapporti per fornire un resoconto dei loro progressi in tempo reale. L'interfaccia consente inoltre di esportare e analizzare questi dati, per un monitoraggio ottimale e geolocalizzato, indipendentemente dal settore di attività.

Riunioni di follow-up

Il metodo agile favorisce la pianificazione a breve termine e, di conseguenza, riunioni faccia a faccia rapide e regolari. L'obiettivo è determinare quali compiti e quali azioni correttive devono avere la priorità.

Questa gestione del progetto a ciclo breve riduce l'"effetto tunnel" e fornisce maggiore visibilità e reattività agli eventi imprevisti. Tutte le parti coinvolte nel progetto sono consapevoli dello stato di avanzamento generale del lavoro e di quello reciproco, nonché della fase in cui si trovano.

Strumenti di comunicazione

Nella vita di tutti i giorni, tuttavia, la comunicazione (essenziale per una buona gestione del progetto) non deve assumere solo la forma di riunioni. Se sono troppe, diventano rapidamente dispendiose in termini di tempo!

Ecco perché è necessario utilizzare strumenti specifici a livello interno. Pensiamo in particolare all'uso delle chat aziendali, utili per risolvere i colli di bottiglia in tempo reale, affrontare le emergenze, discutere spontaneamente di un argomento, tenersi aggiornati sull'andamento del progetto, ecc.

Alcuni strumenti vanno ancora oltre. Gryzzly è uno strumento ideale per semplificare lacomunicazione interna. Con un Chatbot integrabile con Slack, questo software reinventa il modo in cui vengono stimati i carichi di lavoro. Spetta ai dipendenti dichiarare le proprie ore di lavoro, in modo divertente. Tutti questi dati vengono poi inseriti in un cruscotto per monitorare il consumo dei budget dei clienti e il tempo dedicato a ciascuno dei loro progetti.

Il cruscotto

Il cruscotto è uno strumento metodologico e proattivo per monitorare da vicino l'andamento dei progetti. Fornisce una panoramica immediata di tutti i dati chiave, degli obiettivi, dei vincoli, delle fasi in corso e delle risorse, e consente di anticipare eventuali problemi.

In definitiva, serve anche come strumentodi reporting per aiutarvi a capire in quali aree la gestione sta facendo progressi.

Per redigerlo e scegliere indicatori chiave di prestazione (KPI) realistici, misurabili e definiti nel tempo, ponetevi le domande giuste, ad esempio:

• Il progetto sarà completato o consegnato in tempo?
• Il budget assegnato è stato superato?
• Il progetto sta procedendo in modo soddisfacente?
• Le risorse vengono utilizzate come concordato?

Gli indicatori di monitoraggio delle prestazioni sono essenziali per la gestione dei progetti, in quanto aiutano a valutare la situazione in un determinato momento, in modo da poter prendere le decisioni giuste.

Create cruscotti per gestire più facilmente il vostro portafoglio progetti con un software PPM come Project Monitor.

Con questo software potete creare dashboard utilizzando modelli standard e configurabili e monitorare i vostri progressi definendo gli indicatori chiave che vi interessano (rischio, risorse, pianificazione, budget, ecc.). Che siano qualitativi o quantitativi, tutti i dati vengono aggiornati in tempo reale. Inoltre, poiché molte aziende devono monitorare un gran numero di progetti, è possibile beneficiare di una visualizzazione singola o multipla.

Il diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è un altro strumento di visualizzazione molto diffuso. Può essere utilizzato per pianificare, monitorare e analizzare le attività e il carico di lavoro di ciascun membro del team.

Come si usa? Presentando graficamente l'avanzamento dei compiti e le loro scadenze, con l'elenco delle attività (sull'asse verticale) e le unità di tempo (sull'asse orizzontale).

Ogni attività può essere collegata a :

• risorse (umane o materiali)
• connessioni (con altri compiti)
• date (inizio e fine).

La lavagna in modalità Kanban

Ampiamente utilizzata nel metodo agile, serve a rappresentare il flusso di lavoro (processo di gestione dei compiti), basandosi sul principio dei post-it su una lavagna. Ogni compito cambia stato da "programmato" a "in corso" a "completato".

Software di gestione dei progetti

Uno strumento di gestione o di pianificazione per la gestione dei progetti è un aiuto per prendere decisioni e anticipare i tempi.

Un tracker di progetto in Excel è certamente un'opzione per i progetti su piccola scala.

Ma le soluzioni basate sul cloud hanno il vantaggio di consentire un monitoraggio in tempo reale, indipendentemente dalla scadenza, dal budget, dalla complessità o dal numero di persone coinvolte. Anche la comunicazione è più semplice. In un approccio collaborativo, il lavoro di squadra è facilitato, con i compiti di ciascuno chiaramente definiti e accessibili.

Gladys

Gladys è un software di gestione dei progetti Made in France altamente intuitivo che vi permette di monitorare i vostri progetti in tempo reale utilizzando diverse modalità di visualizzazione (cruscotto, Kanban, Gantt, elenco, ecc.). Potrete individuare gli indicatori necessari e seguire l'avanzamento dei vostri progetti ovunque vi troviate, sul vostro cellulare, tablet o computer. Potrete inoltre usufruire di un gestore di attività e documenti, della messaggistica istantanea, di un'agenda condivisa, di modelli di progetto preconfigurati e personalizzabili e di un programma di assistenza su misura!

lunedì.com

Monday.com è una piattaforma di gestione del lavoro intuitiva che semplifica la gestione dei progetti per i manager. Offre cruscotti altamente visivi, tra cui il diagramma di Gantt e la vista Kanban. In questo modo, i manager possono monitorare l'andamento complessivo del progetto da un'unica piattaforma. Infine, possono stimare il carico di lavoro e valutare il budget in modo continuo, in ogni fase del progetto.

Progetti Zoho

Zoho Projects è uno strumento di gestione dei progetti all-in-one che consente di seguire l'avanzamento dei progetti in modo efficiente e organizzato. Si creano compiti e si assegnano responsabilità, comunicando in tempo reale con il proprio team. Zoho vi offre una visione a 360° dei vostri progetti, in modo che possiate prendere decisioni rapide e informate per massimizzare la produttività.

E se avete bisogno di gestire il monitoraggio di più progetti, ci sono strumenti PPM ( Project Portfolio Management)che fanno al caso vostro, come :

• Clarizen, che consente il monitoraggio collaborativo di più progetti, anche per team dispersi, compreso il monitoraggio della risoluzione dei problemi, dei piani di lavoro, dei tempi e delle spese.
  
  
• z0 Gravity, che fornisce una visibilità in tempo reale del raggiungimento di tutti gli obiettivi, grazie a uno spazio di lavoro a 360° e a modalità di visualizzazione aumentate.

Vantaggi del software di gestione dei progetti

I vantaggi derivanti dall'utilizzo del giusto software di gestione dei progetti sono così tanti che sarebbe un peccato non approfittarne.

Volete dare un'occhiata ad alcuni di questi vantaggi? 👇

• Risparmio di tempo incomparabile per quanto riguarda la fatturazione;
• Centralizzazione delle informazioni inserite nello stesso spazio di lavoro collaborativo, per una maggiore produttività. Non è necessario passare da una piattaforma all'altra;
• Disponibilità dello stesso livello di informazioni, per facilitare la visione e la collaborazione;
• Analisi temporale per prevenire gli sforamenti dei tempi e stimare i margini per progetto.

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Monitorare attentamente il progetto

Il successo di un progetto dipende dal controllo del tempo, del budget e delle risorse disponibili.

Ma la gestione strategica (o monitoraggio) implica anche la capitalizzazione delle conoscenze del team di progetto e un follow-up rigoroso, che vi consentano di reagire facilmente in caso di problemi.

I vantaggi sono evidenti: risparmio di tempo, risparmio finanziario, competitività, produttività, soddisfazione del cliente e anche soddisfazione del personale, che si traduce in motivazione e maggiore impegno per i progetti futuri!