Metodologia di progetto: 7 fasi per la gestione di un progetto

La metodologia di gestione dei progetti struttura le diverse fasi dei vostri progetti. Promuove un'organizzazione ottimale ed è particolarmente necessaria per un gran numero di progetti complessi.

Rassicura tutte le parti interessate, compreso il project manager, e definisce un quadro che semplifica innegabilmente l'avvio dei progetti e il loro successo.

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L'importanza della metodologia di progetto

Un unico metodo?

Nella gestione dei progetti non esiste UN'UNICA metodologia di gestione dei progetti, ma diverse combinazioni possibili di metodi e strumenti di gestione, che possono essere adattati in base a :

• del tipo di progetto (web, tecnico, associativo, ecc.),
• delle sue caratteristiche
• dei suoi vincoli
• del contesto
• dell'esperienza del team
• la cultura aziendale.

Quali sono le sfide di una metodologia di progetto?

La metodologia di progetto consente di:

• Trovare il modo migliore per pianificare ed eseguire i progetti,
• migliorare il processo decisionale grazie a ruoli chiaramente definiti,
• risparmiare tempo e denaro riutilizzando un metodo di gestione per altri progetti,
• gestire la portata del progetto,
• evitare di dimenticare fasi del progetto come la gestione dei rischi,
• controllare le spese del progetto,
• identificare rapidamente i progetti problematici,
• mobilitare un team autonomo e performante .

Oltre ai metodi, il progetto deve passare attraverso varie fasi che consentano di studiarne la fattibilità e di garantire il raggiungimento degli obiettivi.

Come sviluppare una metodologia di progetto: 7 fasi chiave

Fase 1: stabilire una diagnosi completa, un audit

👉S i tratta di iniziare bene:

• Incontrare tutte le parti interessate negli uffici o sul campo (il cliente o il proprietario del progetto, gli ingegneri del team di implementazione, i dipendenti dell'azienda, gli utenti finali, lo scrum master).
  
  
• Raccogliere e analizzare le esigenze, i requisiti e le risorse disponibili per l'implementazione del progetto.
  
  
• Studiare il contesto locale (politico, economico, ecc.).
  
  
• Determinare quali azioni sono rilevanti e fattibili e il livello di complessità del progetto.
  
  
• Quale metodologia di gestione è stata utilizzata nei progetti precedenti? Come lavora il team e quali competenze possiede?

Fase 2: identificare la governance del progetto

Questa è la fase in cui vengono chiaramente identificati e assegnati i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team di progetto interfunzionale all'interno dell'azienda, in particolare del comitato direttivo.

Un buon team che sa dove sta andando aumenta le probabilità di successo del progetto.

Fase 3: definizione degli obiettivi, stesura delle specifiche

Gli obiettivi di un progetto sono determinati dai dirigenti dell'azienda e dal team di progetto.

Sono suddivisi in obiettivi intermedi (milestones), ciascuno con un proprio scopo e una propria scadenza.

Esempio: l'obiettivo del progetto è il lancio di un prodotto e una delle tappe potrebbe essere l'apertura di una boutique temporanea per far conoscere in anteprima il prodotto.

I deliverable sono sia output intermedi (documenti di lavoro, budget, ecc.) sia obiettivi del progetto.

Rappresentano risultati tangibili il cui successo può essere misurato:

• un modello
• un prodotto
• un servizio
• una nuova organizzazione.

Le specifiche sono il primo deliverable, in quanto raccolgono il lavoro di analisi (diagnosi, definizione del team di progetto, obiettivi, ecc.) in un documento concreto.

Fase 4: programmazione del progetto

👉 È il momento in cui il progetto viene suddiviso in fasi, un insieme di attività, ciascuna delle quali corrisponde a milestone, a loro volta associate a deliverable.

Metodi agili

I metodi agili sono molto popolari, soprattutto per i progetti innovativi e informatici, in particolare il metodo Adaptative Project Framework, perché favoriscono la segmentazione. Ogni fase è un progetto a sé stante, con i propri obiettivi. Gli adattamenti e le correzioni possono essere apportati in qualsiasi momento. Anche il cliente o il proprietario del progetto è coinvolto e lavora in collaborazione con l'intero team di progetto.

Un altro metodo di pianificazione prevede la suddivisione del progetto in una moltitudine di compiti e sottocompiti, per aumentare le possibilità di completamento e stabilire le priorità del lavoro.

Il metodo della Work Breakdown Structure

🔎 Il metodo della Work Breakdown Structure (WBS) consente di :

• stabilire l'ordine di priorità delle consegne in base all'importanza,
• suddividere i deliverable in sottoinsiemi,
• definire i compiti necessari per completare ogni deliverable e sub-deliverable,
• se necessario, suddividere questi compiti.

Il metodo PERT

🔎 Una volta suddiviso il progetto in attività, il metodo PERT (o diagramma PERT) diagramma l' interconnessione delle attività, che possono essere successive, simultanee o convergenti.
Ogni attività ha una durata stimata per determinare il percorso critico.

Fase 5: pianificazione, gestione delle risorse e gestione del rischio

👉 Il team di progetto può ora ordinare i compiti in una tabella di marcia, in ordine cronologico o in parallelo, tenendo conto di un margine di sicurezza.

Il diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è spesso usato come complemento del diagramma PERT perché si basa su un calendario piuttosto che sulla sequenza dei compiti. Presenta graficamente l'avanzamento del progetto.

Il percorso critico di un progetto...

Torniamo al percorso critico. Si tratta della sequenza di attività di un progetto durante il suo ciclo di vita.

Qualsiasi ritardo in un'attività ha un impatto diretto sulle attività successive e sulla scadenza del progetto , e per ogni attività vengono definiti dei margini di sicurezza.Una volta posizionate sul percorso critico, le attività hanno un margine pari a zero.

☝️ Il metodo del percorso critico (CPM) identifica il percorso più critico per il raggiungimento dell'obiettivo. È un metodo di gestione del progetto complementare al PERT, che calcola il percorso più breve.

... e i suoi limiti

Il limite del percorso critico, come quello del diagramma PERT, è l' assenza della dimensione "risorse", essenziale per una proiezione realistica.
Le risorse sono :

• umane
• di bilancio
• materiali
• tecnologico.

Il metodo della catena critica

🔎 Per una migliore comprensione dei vincoli e della durata del progetto, si consiglia di utilizzare il metodo CCPM (Critical Chain Project Management ).

Tra le altre cose, esso consente di :

• identificare i fattori di rischio (costi nascosti o imprevisti, ritardi nelle forniture, guasti ai materiali, sviluppi tecnologici, mancanza di comunicazione e coordinamento),
• prevenire i conflitti di priorità tra le diverse risorse
• limitare il multitasking e le perdite di tempo,
• liberare il project manager dalla supervisione dei dettagli.

🎬 Questo video ripercorre tutti i concetti necessari per una buona comprensione dell'argomento:

Fase 6: Implementazione e monitoraggio del progetto

👉 Il comitato direttivo del progetto cerca e implementa soluzioni per raggiungere obiettivi specifici. Lo strumento di gestione menzionato in precedenza fa parte di questo processo.

Ora che il progetto è in corso, è necessario monitorarlo per :

• anticipare potenziali ritardi o carenze di risorse,
• monitorare :
  • l'avanzamento delle attività
  • il rispetto del calendario
  • le spese,
  • i risultati rispetto al piano di progetto iniziale,
• apportare modifiche, se necessario.

I cruscotti, con indicatori di prestazione chiave, o Key Performance Indicator, offrono una visualizzazione degli elementi decisivi (manodopera, budget, ecc.) e hanno il vantaggio di favorire la comunicazione tra il project manager e le parti interessate.

🔎 Per il monitoraggio, la lavagna Kanban è un possibile metodo visivo: si tratta di una rappresentazione del flusso di lavoro, utilizzando un sistema di post-it su una lavagna. Ogni compito passa dallo stato "programmato" a quello "in corso" e poi "completato".

Fase 7: Chiusura e valutazione dei risultati

👉 Questo è il momento di fare il punto della situazione, di trarre insegnamenti su ciò che ha funzionato, su ciò che è andato storto e sul perché.
Si può organizzare un incontro dedicato con le parti interessate, il team di progetto, gli utenti finali, ecc. e le osservazioni vengono registrate in un rapporto di sintesi.

Altri esempi di metodi di gestione del progetto

• 🔎 Scrum: è il metodo Agile più diffuso, soprattutto per i progetti creativi. Fornisce un quadro di riferimento: ruoli, un ritmo iterativo, riunioni precise e limitate nel tempo, pianificazione di brevi sprint, una tabella di avanzamento, ecc. Le persone coinvolte nel progetto lo adattano in base alla loro esperienza e al contesto.
  
  
• 🔎 PMBoK: il Project Management Body of Knowledge è una guida prodotta dal PMI (Project Management Institute) per strutturare le conoscenze essenziali della gestione dei progetti.
  
  
• 🔎 Prince2: il metodo PRojects IN Controlled Environments si concentra su 3 punti: organizzazione, gestione e controllo del progetto. È un metodo generico utilizzato per progetti su larga scala.
  
  
• 🔎 Metodo Waterfall: questo metodo tradizionale, originariamente utilizzato in settori come quello automobilistico e delle costruzioni, prevede di fare le cose un passo alla volta, utilizzando un approccio logico e sequenziale.

Ecco alcune soluzioni che vale la pena di verificare

CESAR.TEAM

CESAR.TEAM è pensato per le grandi aziende e consente di gestire il ciclo di vita del progetto dall'inizio alla fine, con un'analisi dettagliata di budget, costi e rischi. Produce un conto operativo previsionale (P&L) e un monitoraggio fluido della produzione finanziaria. La metodologia strutturata di scomposizione dei progetti è conforme ai requisiti del Project Management Institute (PMI) ed è compatibile con i metodi SCRUM, Prince2, Phase-Gate e Pmbok.

Gestisce tutti i componenti di un progetto, come :

• fasi
• pacchetti di lavoro
• prodotti da consegnare
• compiti
• richieste di progetto
• programmi,
• portafogli con schermate intuitive,
• grandi volumi.

monday.com è un software di gestione dei progetti particolarmente adatto al lavoro di gruppo. Divertente e collaborativa, la piattaforma dispone di una serie di funzioni che facilitano i compiti e aiutano a raggiungere rapidamente gli obiettivi, tra cui :

• gestione di più progetti da un'unica postazione
• automatizzazione delle approvazioni e dei compiti dei progetti,
• miglioramento del processo decisionale grazie a una piattaforma condivisa in cui i team possono aggiornare i propri progressi,
• organizzare la portata del progetto e prevenire potenziali ritardi grazie a un cruscotto personalizzato,
• utilizzare modelli per creare strutture di progetto riproducibili.

Sciforma

Sciforma combina la gestione dei progetti e il PPM in un unico strumento. La sua ricchezza di funzionalità è pari solo alla facilità di implementazione. Il software si adatta ai metodi di gestione dei progetti più diffusi:

• Agile,
• Catena Critica,
• Prince 2,
• Phase-gate,
• PMBok, ecc.

Può anche essere personalizzato grazie ai plugin disponibili.

In particolare, Sciforma ottimizza :

• la creazione e il monitoraggio dei diagrammi di Gantt
• la gestione e l' allocazione delle risorse,
• i problemi di pianificazione, che ora appartengono al passato,
• i rapporti di progetto, disponibili con un semplice clic,
• la comunicazione tra le parti interessate
• gestione e risoluzione dei rischi.

SuiteProG

Il punto di forza dell'editore di SuiteProG, IQar, è che è anche un consulente PPM e ha progettato il Système de Management du Portefeuille de Projets (SMPP ), un sistema di riferimento unico per la governance dei progetti certificato dal Bureau Véritas.
Il software è stato quindi sviluppato e migliorato da team di progetto esperti, per garantire un' esperienza utente ottimale, da cui l'approccio pedagogico:

• aiuto sensibile al contesto,
• video tutorial,
• metodologia di progetto, schede pratiche
• supporto alla notifica.

Non è necessario essere esperti: il pacchetto software è intuitivo e copre :

• gestione dei progetti, dall'idea alla chiusura,
• inquadramento e priorità delle richieste (grazie al punteggio),
• pianificazione di un numero illimitato di progetti,
• il monitoraggio (cruscotti personalizzati)
• visualizzazione del calendario, rispetto alle previsioni iniziali.

z0 Gravity

Il punto di forza di z0 Gravity è la modalità visuale, che offre uno spazio di lavoro a 360 gradi. Questo innovativo pacchetto software fornisce alle aziende metodi e strumenti agili per affrontare le sfide dell'innovazione e i progetti di trasformazione.
La visualizzazione aumentata, sia globale che dettagliata, offre al project manager i mezzi per navigare attraverso tutti i componenti del progetto grazie a un filo conduttore.

Permette di :

• Gestire simultaneamente diversi portafogli di progetti,
• generare report personalizzabili in base alla posizione o al settore di attività,
• creare collegamenti tra reparti, linee di business e divisioni.

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Pronti, partenza, padroni di tutti i vostri progetti!

Un po' di filosofia in questo mondo pratico:

Il progetto è la materializzazione di un'intenzione autodistruttiva.

Joseph Rouzel

Una volta terminato il progetto, è ora di passare a quello successivo! Se state gestendo più progetti contemporaneamente, prendetevi il tempo necessario per scegliere i metodi e gli strumenti di PPM più adatti a voi, in modo da potervi destreggiare tra i diversi compiti, progetti e risorse senza perderli di vista.

Strategia e operazioni lavorano in tandem produttivo e il ritorno sull'investimento è sotto gli occhi di tutti. 💸