La governance come fattore di successo dei vostri progetti

La governance di progetto non è un concetto che viene spontaneamente in mente quando si parla di project management o project portfolio management (PPM). Eppure è una componente essenziale per garantire la strutturazione, l'organizzazione e la qualità di un progetto.

Scegliere un metodo di gestione del progetto, organizzare i vari comitati (comitologia), anticipare i rischi e aiutare a prendere decisioni: questi sono solo alcuni dei vantaggi della governance di progetto.

Questo articolo vi illustra i vantaggi e le sfide del PPM, prima di proporvi una selezione di software per aiutarvi a governare efficacemente i vostri progetti.

[Quando un'organizzazione si occupa di un gran numero di progetti, la nozione di governance si applica alla gestione del portafoglio progetti e all'implementazione della strategia complessiva. Per saperne di più, scaricate il nostro Libro bianco.

Vedere tutti i software Project management

Che cos'è la governance di progetto?

Definizione

Il concetto di governance di progetto riguarda un metodo di gestione e organizzazione all'interno di un'azienda. Identifica i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder.

La governance si riferisce alla gestione dei progetti all'interno di una determinata struttura.

Ha una serie di obiettivi :

• garantire il buon funzionamento, la continuità e la sostenibilità delle attività,
• garantire il flusso di informazioni tra i vari attori,
• facilitare il processo decisionale,
• organizzare le procedure dei comitati di progetto (creazione e monitoraggio dei comitati, comunicazione tra gli organi, definizione dei mandati e dei soggetti interessati, ecc,)
• identificare più rapidamente i rischi legati al progetto e allertare i project manager.

Diagramma di governance

Il diagramma seguente riassume la governance del progetto evidenziando due tipi di direzione: operativa e strategica. Mostra anche i vari organi di governance.

Suggerimenti per una governance efficace

Definire la governance il più presto possibile nel progetto è una delle principali chiavi del successo. Permette di strutturare il progetto e di definire un'organizzazione chiara. Questa fase aiuta anche a rispettare il più possibile le condizioni di costo, scadenza e qualità definite all'inizio del progetto.

In secondo luogo, è importante che la governance faccia parte di un processo di miglioramento continuo. Può essere rivista nel corso del progetto per garantire che corrisponda meglio alle esigenze e al quadro del progetto in ogni momento.

Infine, la governance deve essere in linea con la strategia generale dell'azienda e deve essere al suo servizio. Una governance di progetto efficace porta a progetti di successo, a clienti soddisfatti e quindi a un'azienda in buona salute dal punto di vista finanziario, nonché a team motivati a condurre altri progetti al successo.

I vantaggi della governance di progetto

Perché la governance di progetto dovrebbe essere presa in considerazione? Cosa può fare per la vostra azienda?

Permette di:

• Identificare i rischi e i benefici associati a un progetto,
• prevenire e anticipare i rischi in modo più efficace
• facilitare il processo decisionale, perché i responsabili delle decisioni hanno una migliore visione d'insieme di tutti i progetti e possono reagire più rapidamente,
• evitare un gran numero di controversie o conflitti organizzativi, pianificando il prima possibile i processi di governance e gestione dei progetti,
• una migliore circolazione delle informazioni: i canali di comunicazione sono noti e collaudati; i ruoli di ogni persona sono definiti ed è chiaro chi deve ricevere quale tipo di informazioni.

4 fattori di successo per la governance del progetto

Come potete garantire il successo dei vostri progetti con una governance di alta qualità?

1: Il metodo giusto

Dovete trovare il metodo di gestione dei progetti più adatto alla vostra azienda e ai vostri team di progetto. Se non ne avete ancora scelto uno, sondate i vari interlocutori per trovare quello che fa per voi, in base ai metodi utilizzati dai project manager o al tipo di gestione in atto nell'organizzazione, ad esempio.

2: Organi di governance

Il ruolo degli organi di governance è quello di fungere da strutture di controllo: esaminano il modo in cui viene gestito il progetto e poi prendono una o più decisioni.

N. 3: Reportistica completa

La reportistica, attraverso i cruscotti, consente di riassumere le informazioni relative al progetto e di estrarre le tendenze principali. Serve come base per il processo decisionale dei responsabili, che beneficiano di una visione globale del portafoglio progetti.

N. 4: Team qualificati

Oltre alle competenze di gestione del progetto richieste, in particolare per un project manager, le capacità interpersonali dei team sono essenziali per il buon funzionamento di un progetto. Per garantire che i progetti procedano nel modo più fluido possibile, le seguenti competenze sono punti di forza fondamentali per i project manager:

• capacità di ascolto
• capacità di ascolto
• comunicazione chiara e fluida
• organizzazione,
• autonomia, ecc.

Software PPM: cosa ci guadagno?

Il software PPM (Project Portfolio Management) è lo strumento ideale per agevolare la gestione dei progetti attività per attività, tenendo conto delle :

• risorse disponibili
• programmi
• budget
• scadenze
• requisiti di qualità.

Questa soluzione standardizza i processi di gestione dei progetti, migliorandone il monitoraggio. L'arbitrato, la direzione e la governance dei progetti diventano così più efficienti e di qualità.

Con l' aumento del numero di progetti, il software PPM offre una maggiore visibilità e favorisce una governance più accurata e pertinente.

È particolarmente adatto alla governance dei progetti IT, poiché i dipartimenti IT sono stati i primi a utilizzare gli strumenti PPM per ottimizzare la gestione dei progetti di sviluppo, creando un collegamento con i dipartimenti di progetto IT.

In breve, il software di gestione del portafoglio progetti consente di:

• snellire le richieste

• stabilire le priorità dei progetti

• monitorare i progetti tramite cruscotti,

• gestire le risorse in modo intelligente

• far circolare più facilmente le informazioni,

• anticipare i rischi,

• prendere le decisioni giuste per ogni progetto.

Garantite il successo dei vostri progetti con gli strumenti migliori

Come scegliere?

Scegliete uno strumento adatto alle dimensioni della vostra azienda e al vostro budget.

Fate un sondaggio tra i vostri team: scegliete il software votato dai membri del team di progetto, perché è uno strumento che usano tutti i giorni. Devono essere in grado di usarlo in modo indipendente e rapido.

Quali strumenti di PPM utilizzare?

Abbiamo appena visto che il software PPM, o software di gestione del portafoglio progetti, facilita la centralizzazione e la disponibilità di informazioni per i team di progetto. Questo strumento decisionale fornisce una visione d'insieme che evita di perdere tempo a cercare informazioni, essenziali per il buon funzionamento di qualsiasi progetto.

I seguenti pacchetti software PPM hanno dimostrato la loro validità. Ecco la nostra selezione, in ordine alfabetico:

CESAR.TEAM

• A chi si rivolge? Grandi aziende.
  
• I vantaggi di CESAR.TEAM:
  • gestione di tutti i progetti e le risorse dell'azienda,
  • cruscotti decisionali,
  • controllo completo dei budget,
  • KPI aggiornati in tempo reale,
  • monitoraggio delle spese.

Clarizen

• A chi è rivolto? Aziende con più di 500 dipendenti, key account e multinazionali.
  
• I vantaggi di Clarizen :
  • Piena integrazione tra lavoro collaborativo (scambio, comunicazione interna) e gestione di progetti multipli e complessi;
  • Uno strumento flessibile (entità personalizzate) facile da usare per le attività di reporting;
  • Elevata affidabilità, che si traduce in untasso di soddisfazione dei clienti molto elevato.

Orchestra Planisware

• A chi si rivolge? PMI e grandi gruppi.
  
• I vantaggi di Planisware Orchestra:
  • Planisware Orchestra supporta tutti i tipi di progetti (R&S, strategici, infrastrutturali, ecc.);
  • Il suo design ergonomico lo rende piacevole e facile da usare (news feed, schede Kanban, ecc.);
  • Gestione delle risorse altamente avanzata;
  • Il software aiuta a gestire l'intero ciclo di vita dei portafogli di progetti.

Monitoraggio del progetto

• A chi è rivolto? PMI, ETI e grandi gruppi, in particolare nei settori dell'informatica, della logistica e delle costruzioni, nonché per progetti commerciali e strategici.
  
• I vantaggi di Project Monitor :
  • Project Monitor è uno strumento su misura;
  • Può essere utilizzato per gestire progetti complessi e può essere adattato a diversi metodi di gestione dei progetti (Agile Scrum, Waterfall, Prince 2, ecc.);
  • Grazie all'elevato grado di personalizzazione, ogni utente ha accesso agli indicatori chiave che lo riguardano.

Sciforma

• Per chi è? Per tutti i tipi di aziende con 50 o più dipendenti. La soluzione è rivolta principalmente al PMO (Project Management Office).
  
  
• I vantaggi di Sciforma:
  • Sciforma è uno strumento operativo, pur offrendo una visione d'insieme per le decisioni strategiche;
  • Gestisce tutte le fasi e le esigenze della gestione di un progetto (gestione di tempo e risorse, pianificazione, ecc.);
  • Flessibile e scalabile, il software può essere facilmente esteso e personalizzato;
  • Sciforma è facile da implementare e da imparare.

SuitePro-G

• Chi dovrebbe partecipare? Project manager, PMO, CIO e manager di aziende di ogni dimensione.

• I vantaggi di SuitePro-G :
  • Progettato da esperti sulla base di un benchmark per una governance di progetto ottimale certificata da Bureau Veritas;
  • Oltre a gestire tutti i cicli di vita di un progetto, lo strumento aiuta a sviluppare una vera e propria cultura di progetto all'interno dell'azienda e a unire i team;
  • L' ergonomia è stata completamente ridisegnata per renderlo intuitivo e piacevole da usare;
  • È una delle soluzioni più convenienti sul mercato.

Triskell

• Chi può beneficiarne? Grandi ETI e key account, in tutti i settori di attività, ma anche a tutti i livelli di gestione.
• I vantaggi di Triskell:
  • Lo strumento si spinge oltre il PPM, affrontando l'intera catena del valore della gestione aziendale, dalla strategia all'esecuzione operativa;
  • Una visione consolidata di tutti i progetti e delle loro componenti (risorse, budget, ecc.) ad uso degli organi di governo;
  • Una comunicazione e una collaborazione più semplici tra tutte le parti interessate;
  • Dashboard per monitorare le prestazioni e facilitare il processo decisionale.

Vedere tutti i software Project management

Fare in modo che i progetti facciano rima con successo

Se dovete ricordare una sola cosa, ricordate questa: non lasciate al caso la governance dei vostri progetti, ma pianificatela in anticipo. Più pianificherete in anticipo, meglio saranno organizzati i vostri progetti. In questo modo, eviterete molte battute d'arresto!