Gestione del progetto: le fasi essenziali
Nella vita privata gestiamo progetti: traslochi, matrimoni, viaggi all'estero... Alcuni di noi devono farlo al lavoro: implementare un software di contabilità, organizzare una missione umanitaria in Africa, lanciare un nuovo prodotto... Nonostante i diversi progetti, ci sono alcune caratteristiche comuni. Scoprite i seguenti consigli per la gestione dei progetti:
Fase 1: Pianificare e monitorare le attività
A meno che non ci si rivolga al Dio del Tempo, Crono, per completare un progetto nel tempo stabilito, la pianificazione è essenziale!
Iniziate dividendo il progetto in diverse fasi. Ogni fase corrisponde a un'azione, quindi potete assegnare date di inizio e fine a ciascuna fase. Questo lavoro è essenziale per una corretta organizzazione del progetto, altrimenti si partirà da zero senza rendersi conto che i compiti sono interdipendenti.
Una volta fatto questo, scaglionate i compiti e coordinateli per ogni team di lavoro. Naturalmente, nella vostra piccola azienda, un team può essere sinonimo di una sola persona, ma l'idea c'è! Ogni attività di questo progetto viene assegnata a qualcuno in base alla sua specialità.
"Un giorno vale tre se si fa ogni cosa a suo tempo". Non resta che trovare il giusto calendario per l'attuazione del progetto. Una buona organizzazione e pianificazione vi farà sempre risparmiare tempo. Ad esempio, non inizierete a creare la confezione di una bottiglia di latte se non ne conoscete ancora la forma!
Monitorando il programma, è possibile seguire l'avanzamento di tutte le azioni passate, presenti e future. In questo modo sarà più facile gestire eventuali ritardi e scadenze.
Fase 2: controllare i costi
Ora abbiamo definito tutte le azioni da svolgere, che sono state pianificate, assegnate e monitorate. Ma prima di poter controllare i costi di un progetto, è necessario stimarli!
Per riprendere l'esempio del trasloco, tutti voi avrete già elaborato dei preventivi, sia per il noleggio di un camion che per l'assunzione di una ditta di traslochi.
Nel primo caso, potete ad esempio preventivare gli amici e i familiari che verranno ad aiutarvi. Potrebbe trattarsi del costo modesto di una bella serata fuori perché tutto è ancora in cartone, o di un buon pasto per tutti. In questa situazione, è necessario preventivare le risorse materiali e quelle considerate qui come risorse umane.
Nel secondo caso, il preventivo comprende già l'intero servizio. Tutto è incluso, quindi non resta che trasferirsi nella nuova casa. I ruoli e le funzioni sono già specificati nel progetto e i compiti sono assegnati a ciascun membro del personale.
Naturalmente, il software di gestione dei progetti online non può sostituire il pensiero umano! Spetta a voi decidere quanto volete spendere, sulla base di budget predefiniti. Le scelte sono guidate anche da vincoli organizzativi.
Fase 3: Collaborare e condividere i progressi del progetto
Benvenuti nel meraviglioso mondo dell'"open-space virtuale", cioè delle applicazioni online! I team o i collaboratori lavorano insieme sulla stessa piattaforma. Tutto è centralizzato: orari, elementi del progetto, commenti associati, documentazione, e-mail, discussioni istantanee legate al progetto... Tutto è organizzato in modo che ogni collaboratore possa essere autonomo nel suo lavoro. Ciò conferisce a ciascun partner del progetto un senso di responsabilità e, grazie alla pianificazione condivisa, è possibile autovalutare il lavoro svolto per completare l'incarico.
L'integrazione di tutti i collaboratori coinvolti nel progetto comune all'interno della stessa applicazione favorisce lo scambio e la condivisione di informazioni. Come vediamo chiaramente nell'applicazione Fitnet Manager, questo lavoro collaborativo incoraggerà gli scambi tra i singoli individui, in modo che il progetto possa andare avanti insieme. È più facile aiutarsi a vicenda, anche se si è in uffici diversi. Tutti contribuiscono alla missione comune. Le numerose procedure amministrative e i documenti persi appartengono al passato grazie alla piattaforma collaborativa condivisa.
Scoprite di più su queste fasi nel pianificatore di progetto gratuito
Scaricate il modello di pianificazione del progetto per pianificare i vostri compiti secondo le fasi sopra descritte:
In breve, gestire un progetto significa pianificare, coordinare, controllare i costi e rispettare le scadenze. Un software online versatile e adatto alle esigenze di VSE e PMI. Cosa aspettate a scegliere il vostro?
Fate il vostro confronto per trovare la soluzione online migliore per le vostre esigenze aziendali. Siamo qui per aiutarvi a fare la scelta giusta e a migliorare la vostra attività!
Articolo tradotto dal francese