7 passi per una gestione di progetto di successo
Una gestione precisa del progetto è essenziale per monitorare i progressi e garantire il successo.
Avete già definito l' ambito del vostro progetto, scelto il metodo di gestione del progetto più adatto a voi e redatto una serie di specifiche. Quali sono i passi da seguire per garantire un monitoraggio adeguato del progetto? Quali sono gli strumenti a disposizione dei project manager?
Questo articolo vi guiderà alla realizzazione di un progetto senza intoppi. Pronti a iniziare? Tutti a bordo!
Cos'è la gestione dei progetti?
Capire la gestione dei progetti
Che cosa comporta la gestione di un progetto? In parole povere:
- conoscere a fondo l' ambito del progetto
- monitorare il progetto utilizzando indicatori o KPI predefiniti,
- garantire l' avanzamento del progetto attraverso il completamento dei compiti e delle milestone e la consegna dei prodotti nei tempi previsti,
- adattare il calendario del progetto e monitorare la differenza tra il calendario previsto e quello effettivo,
- controllare il budget regolandolo in base agli imprevisti del progetto,
- gestire un team di progetto e assicurarsi che le risorse siano gestite in modo ottimale,
- affrontare, adattare e prendere decisioni appropriate in caso di rischi.
Quando entra in gioco il project management nelle 4 fasi principali di un progetto?
La gestione del progetto avviene all'inizio del progetto, quando il progetto è già stato pianificato e preventivato e le specifiche sono state definite. Si differenzia dalle altre fasi principali della gestione del progetto, ossia :
- Pre-progetto,
- pianificazione del progetto
- definizione del progetto
- revisione del progetto.
Qual è il ruolo del project manager nella gestione di un progetto?
Il ruolo del project manager è principalmente quello di coordinatore e organizzatore, ma ha diverse carte in regola:
- una visione chiara e globale del progetto, in modo da poter monitorare i progressi facendo un passo indietro e confrontando sempre le previsioni con la realtà,
- la capacità di anticipare e adattarsi, in modo che gli imprevisti non minaccino il completamento del progetto,
- reattività e capacità decisionale per garantire il rispetto della tabella di marcia del progetto,
- la padronanza dei metodi e degli strumenti di project management per una gestione precisa e misurata,
- la capacità di gestire le risorse umane del progetto e di incoraggiare il lavoro collaborativo.
Per i progetti su larga scala, la direzione e persino la governance del progetto possono essere assicurate da un comitato direttivo (COPIL) composto da dipartimenti operativi, dipartimenti aziendali e talvolta dal proprietario del progetto.
💡 Se siete più ricettivi alle spiegazioni visive e audio, questo video vi darà tutte le chiavi. 🎬
Come si gestisce con successo un progetto? 7 passi chiave
In breve, si tratta di monitorare tutte le componenti del progetto definite durante la fase di pianificazione del progetto.
ℹ️ Si noti che, a seconda del contesto, queste fasi possono essere eseguite in un ordine diverso.
1. Definire gli indicatori da monitorare ai fini decisionali
Questa fase è essenziale per stabilire le priorità dei criteri: la qualità dei risultati è una priorità? Oppure volete superare il budget per evitare ritardi nelle consegne?
Ogni progetto ha il suo contesto: le priorità cambiano da un progetto all'altro e con esse gli indicatori per la gestione del progetto. Come monitorare esattamente questi indicatori? Rispondiamo a questa domanda qui di seguito.
2. Monitorare la pianificazione del progetto e la gestione delle attività
Il progetto sta procedendo come previsto quando le attività sono programmate? Quando si definisce l'ambito di un progetto, i compiti possono essere stati dimenticati: identificateli durante la fase di esecuzione in modo da poterli pianificare e adattare il vostro calendario.
Il più delle volte si tratta di ridefinire le priorità delle attività: spetta a voi decidere quali attività possono essere rinviate, accantonate o cancellate, in base alle vostre esigenze e a quelle dei vostri clienti.
3. Adattare l'allocazione delle risorse umane
Dovete rivedere l'allocazione delle risorse umane per ogni attività o sottoattività? Avete pianificato troppe risorse per un'attività o non ne avete abbastanza? È necessario reclutare altre risorse?
💡 La gestione del progetto implica la capacità di reagire e di sostituire, ad esempio, le risorse che non sono più disponibili, in modo che la loro indisponibilità non abbia un impatto eccessivo sull'avanzamento del progetto.
4. Monitorare il budget e la redditività del progetto
Come per le risorse umane, la previsione di budget elaborata prima dell'avvio del progetto potrebbe non tenere conto di alcuni costi. In realtà, dovrete sicuramente affrontarli: nonostante l'analisi dei rischi, alcuni eventi imprevisti causeranno il superamento del budget.
Ma niente panico! Impostate soglie e avvisi: sarete avvertiti immediatamente se il budget previsto viene superato e potrete reagire di conseguenza.
Inoltre, la definizione e il monitoraggio degli indicatori finanziari aiutano a monitorare la redditività del progetto. Una spesa inaspettata può aggiungere valore al vostro progetto, il che non avrà necessariamente un impatto negativo sul vostro margine. Tuttavia, un numero eccessivo di sforamenti del budget mette a rischio la redditività del progetto.
5. Fare regolarmente il punto della situazione
Monitorate regolarmente i dati disponibili. Senza questo controllo, la gestione del progetto non sarà efficace, perché non ne avrete più il controllo.
💡 Siate realistici sui dati che utilizzate: cifre troppo ottimistiche (per non dire distorte) non riflettono la realtà del progetto e complicano un monitoraggio accurato.
6. Prendere decisioni per (ri)orientare la gestione del progetto
I vostri indicatori mostrano una discrepanza tra previsioni ed effettivi? Sta a voi agire! Azioni correttive o misure preventive, il vostro ruolo di project manager è quello di prendere le decisioni giuste per orientare il team nella giusta direzione.
💡 Un errore, una consegna tardiva da parte di un subappaltatore, un problema tecnico o semplicemente attività che richiedono più tempo del previsto... Non aspettate e reagite: ancora una volta, la capacità del project manager di adattarsi a una situazione imprevista e di prendere la decisione più pertinente è la chiave del successo della gestione del progetto.
7. Centralizzare e aggiornare i documenti di indirizzo
Evitate ogni confusione e tenete d'occhio il vostro progetto in ogni momento, grazie a una documentazione aggiornata:
- programma o calendario del progetto
- tabella di marcia del progetto
- diagramma di Gantt
- organigramma delle risorse,
- pianificazione delle risorse
- budget,
- procedure di convalida e flussi di lavoro, ecc.
Il project manager guida il progetto con una moltitudine di documenti utili per definire la rotta. Tuttavia, anche le altre parti interessate hanno bisogno di accedere a determinate informazioni per facilitare la comunicazione. Una buona organizzazione è quindi essenziale.
Bonus: adattare la gestione al metodo di gestione del progetto
Agile, Scrum, Kanban, PMBOK... A seconda del metodo di gestione del progetto utilizzato, la gestione e la prioritizzazione degli indicatori saranno diverse.
Ad esempio, il metodo agile si basa su iterazioni (sprint) con scadenze brevi. In questo caso, la metodologia richiede una gestione molto rigorosa e un'analisi frequente degli indicatori per anticipare eventuali deviazioni e correggere eventuali ritardi nel calendario del progetto.
Quali sono i migliori strumenti di gestione del progetto?
Piano d'azione: implementare le soluzioni
Nella gestione dei progetti, il piano d'azione definisce e attua le azioni da realizzare per il progetto.
Il piano d'azione si colloca al crocevia tra le fasi preliminari di riflessione e analisi e il passaggio all'azione. Vero e proprio strumento di guida, stabilisce tutte le condizioni da soddisfare per raggiungere gli obiettivi, definendo :
- i compiti da svolgere
- le scadenze e i periodi di attuazione
- le risorse umane e finanziarie, ecc.
Un monitoraggio rigoroso consente di trovare soluzioni in caso di deviazione, analizzando le ripercussioni su ogni azione.
Pianificazione: monitoraggio dell'avanzamento del progetto
Il calendario accompagna naturalmente il piano d'azione, fornendo una rappresentazione visiva dei vari compiti e attività.
Ad esempio, l'utilizzo di uno strumento di pianificazione come un diagramma di Gantt o un diagramma di Pert vi consentirà di :
- monitorare l'avanzamento del progetto
- ottimizzare la distribuzione dei compiti
- regolare le azioni da intraprendere in caso di cambiamenti non pianificati,
- coordinare correttamente le attività interdipendenti, ecc.
Indicatori chiave di prestazione (KPI): obiettivi di monitoraggio
Gli indicatori devono essere scelti in base alla natura del progetto e agli obiettivi da raggiungere. Inoltre, consentono di valutare le prestazioni del progetto e i progressi nella direzione stabilita all'inizio del progetto.
Possono essere quantificati in termini di :
- numero di ore impiegate nel progetto rispetto al numero di ore pianificate,
- percentuale di progetto completato
- percentuale di budget consumato, ecc.
Dashboard: gestione del progetto semplificata
Ormai l'avrete capito: non si può gestire un progetto senza tenere traccia degli indicatori. E come si fa? Utilizzando un cruscotto, uno strumento di gestione del progetto che centralizza questi indicatori e aiuta i project manager a visualizzare e analizzare l'andamento di un progetto.
Vero e proprio strumento decisionale, il cruscotto è essenziale per anticipare eventuali ritardi e per visualizzare le risorse sovraccariche o le scadenze non rispettate. È anche uno strumento di governance e comunicazione tra il team di progetto, i project manager, la direzione, il proprietario del progetto e il cliente.
Revisione del progetto: messa a punto fase per fase
L'avanzamento del progetto si basa su tappe fondamentali chiamate "milestone". La loro convalida segna il completamento con successo di ciascuna di queste pietre miliari e avvia il passaggio alla fase successiva.
Le revisioni del progetto sono incontri regolari che si svolgono ad ogni tappa completata, per convalidare o meno la milestone. Esse forniscono un quadro di riferimento per il resto del processo.
Software dedicati alla gestione dei progetti
La cassetta degli attrezzi del project manager trabocca di strumenti: fogli Excel di ogni tipo per monitorare il budget o il calendario, diagrammi di Gantt, PERT, specifiche, senza dimenticare il cruscotto...
Ma come ci si può orientare quando ci sono così tanti strumenti, quando non tutti gli stakeholder hanno accesso alle stesse informazioni, quando la documentazione del progetto è dispersa e non tutti hanno a disposizione l'ultima versione dei deliverable?
Il software di gestione dei progetti è in grado di occuparsi di tutto questo, in particolare grazie a un migliore monitoraggio degli indicatori, a una maggiore visibilità e alla centralizzazione delle informazioni e dei deliverable.
🛠️ Esempi di semplici strumenti di gestione dei progetti:
Abraxio: il software per la gestione dei progetti IT
Abraxio è stato sviluppato specificamente per la gestione dei dipartimenti IT e si occupa della gestione dei progetti dalla A alla Z: requisiti, budget, carico di lavoro, pianificazione Gantt, rapporti flash, ecc. E per un controllo più preciso, è possibile accedere facilmente al livello di dettaglio desiderato, da una visione macro del portafoglio a microdati su ciascun progetto.
Beesbusy: organizzare in modo efficiente le scadenze dei progetti
Le viste "Chi", "Cosa" e "Quando" consentono di monitorare con precisione gli indicatori delle risorse, delle attività e delle scadenze, oltre a un cruscotto personalizzabile per stabilire le priorità delle attività.
Bitrix24: la piattaforma di gestione dei progetti tutto in uno
Parte essenziale di qualsiasi sistema di gestione dei progetti, questo strumento (gratuito per un massimo di 12 utenti) porta la gestione delle risorse umane a un nuovo livello, grazie alla sua funzionalità di misurazione dello stress dei dipendenti.
Clarizen: lo strumento preferito dal PMO per la gestione dei progetti
Tra i pionieri della gestione multiprogetto, Clarizen offre analisi dettagliate dei dati, report completi, tracciamento dei KPI, previsioni e strumenti collaborativi su misura per grandi gruppi e multinazionali.
monday.com: il punto di riferimento per gli strumenti di gestione dei progetti
Sono disponibili diversi cruscotti collaborativi . Offrono una panoramica del progetto e un accesso rapido alle informazioni, oltre a facilitare il monitoraggio dei progressi grazie a diverse visualizzazioni, come il diagramma di Gantt.
Project Monitor: per una gestione magistrale del portafoglio progetti
Come strumento di PPM (Project Portfolio Management), Project Monitor gestisce tutti i progetti delle grandi aziende. In particolare, il software fornisce un controllo su larga scala dell'allocazione delle risorse, della gestione del budget e del monitoraggio delle scadenze, con funzioni dedicate. I cruscotti facilitano la gestione complessiva del progetto e aiutano a prendere decisioni.
Sciforma: il semplice strumento di gestione dei progetti e PPM con gestione del flusso di lavoro
Lo strumento non solo aiuta nella pianificazione dei progetti, in particolare con il diagramma di Gantt, ma fornisce anche una visione d'insieme per le decisioni strategiche, grazie alla sezione del portafoglio progetti.
Stafiz: la soluzione per gli esperti di gestione del personale e delle attività interne
Più che un semplice software di project management, Stafiz è un sistema ERP modulare che consente la gestione end-to-end delle attività di servizio (società di consulenza, ESN, agenzie, ecc.). In particolare, fornisce una gestione altamente dettagliata del personale: ricerca dei profili giusti (candidati, interni, esterni) per i progetti, report di avanzamento e tracciamento dei tempi, analisi dei gap e KPI finanziari, ecc.
Triskell: lo strumento PPM con una piattaforma integrata no-code collegata ai sistemi informativi
Triskell è anche un software di PPM, pensato per le PMI e i grandi gruppi, che fa un ulteriore passo avanti gestendo la strategia aziendale e la sua esecuzione operativa. Lo strumento garantisce la corretta gestione di tutti i progetti dell'organizzazione, con un elevato livello di controllo su priorità e pianificazione, budget e allocazione delle risorse.
Wrike: gestione dei progetti e collaborazione semplificati
Wrike è una soluzione di project management che combina strumenti di collaborazione e comunicazione. Estremamente facile da usare, fornisce le funzionalità chiave e la visibilità necessaria per consentire ai team di gestire efficacemente i loro progetti:
- Gantt,
- Kanban
- pianificazione del carico di lavoro
- dashboard, ecc.
Cosa c'è di più? Oltre 400 integrazioni con altri pacchetti software, per semplificare il flusso dei dati!
La gestione dei progetti non ha segreti per voi
La gestione dei progetti può essere scoraggiante per i project manager principianti, ma in realtà, se seguite i passi descritti sopra, non dovete temere incidenti!
Metodo e rigore saranno i vostri migliori alleati: tenete un cruscotto aggiornato con gli indicatori che vi interessano e il vostro progetto sarà sicuramente un successo.
Perché non optare per uno strumento di gestione dei progetti online? Potrete automatizzare alcune attività, semplificare la gestione del progetto e risparmiare una notevole quantità di tempo. Ora non vi resta che scegliere lo strumento di gestione dei progetti più adatto a voi!
Articolo tradotto dal francese