Diventare un professionista della gestione dei progetti IT in 7 passi
Con l'accelerazione dello sviluppo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, le crescenti e sempre più esigenti necessità degli utenti e un contesto economico in continua evoluzione, i progetti IT diventano sempre più complessi.
Di conseguenza, la gestione dei progetti IT sta diventando una questione delicata da affrontare per qualsiasi azienda; padroneggiarla e garantirne il successo è essenziale, indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di progetto. ☝️
Se volete massimizzare le vostre possibilità di successo nella gestione di un progetto IT, ci sono alcuni principi fondamentali da applicare.
Ma quali sono questi principi? Quali sono le migliori pratiche da implementare?
Scoprite come gestire un progetto IT in pochi passi, con la nostra selezione di software che vi faciliteranno il compito! 🔍
Le basi della gestione dei progetti IT
Che cos'è esattamente la gestione dei progetti IT?
Semplice gestione dei progetti...
Un progetto, nel senso comune del termine, è un insieme di attività e azioni coordinate che mobilitano risorse in un arco di tempo specifico, con un inizio e una fine, al fine di soddisfare un' esigenza chiaramente identificata.
Ogni progetto è unico eirripetibile .
... o gestione di un progetto IT?
In questo senso, un progetto IT può riferirsi, ad esempio, allo sviluppo di un nuovo software, o all'implementazione di una soluzione di sistema informativo, come un miglioramento tecnico al fine di migliorare i processi di un'organizzazione. ☝️
Può trattarsi dell'installazione di un nuovo pacchetto software ERP (Enterprise Resource Planning ) o CRM (Customer Relationship Management ).
In tutti i casi, il progetto informatico è complesso e la sua gestione deve tenere conto delle sue caratteristiche specifiche. Di conseguenza, l'approccio da adottare non è convenzionale e richiede rigore, flessibilità e una certa dose di creatività.
Chi sono gli attori di un progetto informatico?
Nell'implementazione di un progetto IT sono coinvolti diversi attori:
- il proprietario del progetto (MOA): è il "cliente" del progetto, cioè la persona che si aspetta risultati concreti da esso. Spetta a questa parte definire gli obiettivi, il budget e le scadenze;
- il team di gestione del progetto (PMT): è il "fornitore" del progetto, cioè la persona che svolge il lavoro effettivo. Spetta a questo attore progettare e proporre soluzioni, effettuare test prima della consegna e rispettare i costi e le scadenze stabilite;
- il project manager: è la persona che "guida" il progetto e se ne assume la responsabilità; il suo ruolo è descritto in dettaglio qui di seguito.
Quali sono le priorità di un progetto IT?
Per guidare un progetto informatico o di sistema informativo, il project manager si basa su dati qualitativi e quantitativi, al fine di soddisfare le aspettative in diversi ambiti:
- costi: qualsiasi azione intrapresa deve rispettare il budget definito all'inizio del progetto. Il controllo dei costi prevede l'anticipazione dei rischi di scostamento e l'introduzione di misure correttive per evitare di superare il budget assegnato;
- scadenze: la gestione del progetto deve rispettare le scadenze annunciate al cliente, seguendo le tappe intermedie. Il rispetto delle scadenze implica l'identificazione di potenziali slittamenti rispetto al programma iniziale e l'attuazione di misure correttive;
- qualità: l'esecuzione del progetto prevede anche fasi di validazione con le varie parti coinvolte. La qualità è garantita dalla verifica della conformità del progetto ai requisiti concordati:
- analisi → conformità alle specifiche dell'applicazione,
- progettazione → conformità ai requisiti del cliente,
- quella del prodotto finale → conformità alle specifiche stabilite a monte.
Quali sono le 7 fasi della gestione dei progetti IT?
In pratica, un metodo vi guiderà attraverso le diverse fasi della gestione del progetto, dalla definizione degli obiettivi al raggiungimento dei risultati, passando per l'allocazione delle risorse e la gestione dei tempi.
Fase 1: analisi funzionale e definizione degli obiettivi
In questa fase, prima dell'inizio del progetto, le parti interessate collaborano per definire :
- gli obiettivi e l'ambito del progetto
- i risultati attesi
- le scadenze desiderate
- il budget assegnato
- il grado di flessibilità consentito.
Un progetto non può essere avviato senza tenere conto della sua portata più ampia, come la strategia generale dell'organizzazione. A tal fine, è possibile effettuare uno studio di opportunità per chiarire le sfide del progetto.
Si tratta di dimostrare la ragion d'essere della soluzione tecnica da introdurre e i vantaggi futuri che potrebbe apportare.
Inoltre, è possibile realizzare uno studio di fattibilità per identificare i vincoli che potrebbero influenzare l'implementazione di questa soluzione.
Le esigenze espresse dal cliente vengono poi formalizzate per iscritto , dopo un'analisi dettagliata.
È essenziale redigere la documentazione di progetto, come le specifiche, per tenere traccia scritta di tutte le specifiche del progetto, al fine di evitare qualsiasi delusione per il cliente.
Fase 2: progettazione dettagliata
Una volta redatte le specifiche per la struttura generale del progetto, si entra nel vivo del progetto, con la progettazione dettagliata in diverse sottofasi.
- Ripartizione e calcolo dei costi: Per valutare il costo complessivo del progetto, è necessario redigere un elenco di compiti, associando le esigenze e i costi corrispondenti, con l'obiettivo di essere(cioè includendo i sottocompiti e i compiti coinvolti nell'esecuzione di un altro compito) in modo da poter stimare il costo del progetto nel modo più accurato possibile. Questa stima viene presentata al cliente, che dà il via libera prima dell'avvio del progetto.
- Pianificazione : con una ripartizione che generalmente segue il ciclo di sviluppo del progetto, l'obiettivo della pianificazione è ordinare i compiti e indicarne la sequenza logica, tenendo conto delle risorse disponibili e del loro carico di lavoro massimo. Pianificando scrupolosamente il progetto, è possibile garantire il rispetto delle scadenze, il rispetto del budget e la qualità richiesta.
- Costituzione del team di progetto : le risorse del progetto (umane, materiali, tecniche e finanziarie) vengono identificate e poi assegnate ai compiti (meshing). Per formare il team di progetto, è importante la selezione di ciascun membro che, per la realizzazione di un prodotto tecnologico, deve possedere competenze specializzate ma complementari.
Fase 3: sviluppo del progetto
L' implementazione è il cuore del progetto, dopo una progettazione rigorosa in linea con le specifiche.
La fasedi codifica, nota anche come programmazione, consiste nel tradurre in un linguaggio di programmazione le funzionalità e gli altri requisiti tecnici definiti durante la fase di progettazione.
Fase 4: test e integrazione
L'esecuzione di test unitari assicura che la programmazione sia di alta qualità, verificando che ogni modulo, o sottoinsieme, della soluzione informatica sia conforme alle specifiche.
Si possono eseguire diversi tipi di test:
- test del proprietario del progetto: il prodotto soddisfa le esigenze del proprietario del progetto;
- test sugli utenti: il prodotto fornisce agli utenti i risultati attesi;
- test di non regressione: l'installazione della funzionalità valutata singolarmente non impedisce a un'altra parte della soluzione di funzionare correttamente.
Infine, l' integrazione serve a verificare che tutti i moduli del progetto si interfaccino. A tal fine, vengono eseguiti ulteriori test tecnici (test di integrazione), i cui risultati vengono indicizzati in un documento.
Tutte queste fasi richiedono una stretta supervisione e un monitoraggio da parte del project manager.
Fase 5: Accettazione
I test effettuati consentono di sviluppare una soluzione che corrisponde alle esigenze espresse all'inizio del progetto. Il test di accettazione è il processo con cui l'utente convalida la conformità dei prodotti alle specifiche iniziali.
Al termine della fase di accettazione, viene prodotta la documentazione del progetto per raccogliere le informazioni necessarie all'utilizzo della soluzione informatica e per preparare gli sviluppi successivi.
Fase 6: messa in funzione
Una volta che il progetto è stato qualificato, la soluzione informatica può essere distribuita: il prodotto finale viene consegnato e messo in servizio.
È fondamentale fornire agli utenti una formazione sulle nuove funzioni offerte dalla soluzione.
Fase 7: manutenzione
Una volta che il prodotto informatico è in produzione, l'implementazione del progetto non è finita: un'organizzazione subisce cambiamenti e la soluzione deve supportare i processi che continuano a evolversi. Una volta entrato in funzione, il prodotto informatico deve essere adeguato, il che comporta azioni correttive ed evolutive:
- correzione di malfunzionamenti e bug tecnici
- miglioramenti da apportare, ad esempio in termini di esperienza utente (UX).
La messa in produzione, quindi, non segna la fine del progetto, ma richiede un'attività di monitoraggio e manutenzione per supportare l'installazione e il miglioramento della soluzione, in modo da garantirne l'efficacia e l'usabilità per gli utenti.
I nostri consigli e strumenti per gestire con successo i progetti IT
🎯 Per facilitare la gestione di un progetto IT e garantirne il successo, diamo un'occhiata a ciò che si può mettere in atto, tenendo presente che ogni progetto è unico; le misure da adottare devono essere adattate alle specificità del vostro progetto.
Costruire con cura il team di progetto
Un progetto in genere riunisce diverse parti interessate, che hanno ruoli diversi:
- processo decisionale
- monitoraggio,
- esprimere le esigenze
- assistenza,
- e realizzazione del progetto.
Il team del progetto è multidisciplinare e può comprendere :
- progettisti di sistemi informativi,
- coordinatori
- progettisti web
- sviluppatori
- analisti, ecc.
A ciascun membro devono essere assegnati compiti in base alle sue competenze, alla sua disponibilità e alla sua capacità di lavorare in gruppo.
Infine, ci sono molte aspettative sulle spalle del project manager. Deve avere diverse qualità al suo arco, tra cui le competenze in :
- comunicazione
- gestione
- animazione,
- produzione, con una certa preparazione tecnica.
🛠️ Lo strumento
Abraxio è una soluzione software facile da usare, orientata al 100% al reparto IT, che consente di conciliare le esigenze di tutti gli attori del progetto IT e di farli collaborare efficacemente in un unico strumento.
Dalla pianificazione del portafoglio alla gestione dei progetti, la soluzione offre una visione a 360° del business:
- Fornisce ai project manager e ai PMO un quadro flessibile per il monitoraggio operativo dei progetti (Gantt, budget, personale, tempo, reportistica, ecc.).
- Alimenta automaticamente una vista del portafoglio in tempo reale , consentendo di monitorare in modo affidabile le attività e di individuare a colpo d'occhio eventuali deviazioni. Si tratta di una manna dal cielo per i dipartimenti IT, che possono arbitrare, controllare l'impegno continuo su nuovi progetti e comunicare i progressi.
Garantire una buona comunicazione tra le parti interessate
☝️ Il coordinamento dei team, sia interni che esterni, è essenziale per tutta la durata del progetto.
Fin dalla fase iniziale e per tutto il processo, è necessario stabilire una comunicazione regolare e partecipativa per mantenere un focus comune e garantire il raggiungimento e il superamento degli obiettivi.
Ciò significa anche garantire un buon tasso di adozione del prodotto finale.
🛠️ Gli strumenti
- monday.com è una piattaforma intuitiva progettata per incoraggiare la collaborazione sul posto di lavoro. Può essere completamente personalizzata per adattarsi alla vostra organizzazione e ai vostri metodi di lavoro. In particolare, lo strumento funziona secondo il principio delle tabelle visive, riunendo le informazioni sui team e sul lavoro. Se a questo si aggiunge la possibilità di condividere note e documenti, si ottiene una comunicazione fluida e trasparente.
- Il software Planzone dispone di una serie di funzioni di collaborazione per garantire una comunicazione efficace tra le parti interessate. Queste includono funzioni per la condivisione di note, notifiche e documenti. Lo strumento fornisce anche un social network per i membri del progetto per discutere di problemi, lasciare commenti, centralizzare le azioni e far progredire il progetto.
Studiare la rendicontazione
Per valutare se il progetto viene attuato in modo efficace e se i risultati attesi vengono raggiunti, è essenziale valutare una certa quantità di dati e tenere d'occhio gli indicatori chiave di prestazione (KPI):
- monitoraggio del calendario
- monitoraggio delle attività
- previsioni
- rapporti, ecc.
Questi saranno tutti parametri da tenere in considerazione nel monitoraggio del progetto, in modo da poter prendere le misure appropriate se necessario.
🛠️ Lo strumento
Per tenere sotto controllo gli indicatori, l'ideale è includere un software di gestione del progetto con queste funzioni, come Planview. Questa soluzione software incorpora un portale di analisi dedicato in cui è possibile consultare rapporti e cruscotti approfonditi, fornendo una panoramica completa dell'avanzamento dei lavori e dell'utilizzo delle risorse.
Dimostrare creatività e flessibilità
Nonostante tutti gli sforzi fatti per pianificare un progetto in modo realistico, è probabile che si verifichino deviazioni (dal calendario, dal budget, dalle specifiche originali).
☝️ La gestione di un progetto implica la necessità di affrontare circostanze impreviste, e quindi di dimostrare un alto grado di flessibilità.
Qualsiasi modifica al programma può anche aprire la porta a nuove idee e lasciare spazio all'innovazione.
Infatti, per quanto preciso sia il disegno, è difficile integrare tutti gli aspetti del progetto prima ancora di avviarlo.
Ogni metodo o linea guida scelta serve come cornice, per garantire la coerenza dell'insieme, ma non deve essere così rigida da paralizzare le azioni e soffocare ogni creatività.
🛠️ Lo strumento
Utilizzando uno strumento di gestione del progetto come Planisware Orchestra, si ha la certezza di poter reagire in modo flessibile a qualsiasi potenziale deriva. Lo strumento consente di dominare i vincoli della gestione dei progetti grazie alle funzioni di gestione dei costi, al monitoraggio in tempo reale della disponibilità delle risorse e all'assistenza nella riallocazione delle risorse, per citarne solo alcune. Inoltre, questa soluzione può essere adattata a qualsiasi progetto, indipendentemente dai processi, dall'approccio o dai metodi utilizzati.
Scegliere una metodologia efficace
Esistono diverse metodologie di gestione dei progetti, tra cui :
- metodi tradizionali: waterfall, critical path, ecc;
- Metodi agili: Scrum, Kanban, Extreme Programming, ecc;
- Metodi adattivi: metodologia Event Chain, Extreme Project Management.
Alcuni metodi sono spesso utilizzati nella gestione dei progetti IT, come il metodo Agile Scrum, che offre una grande visibilità e consente al team di essere più reattivo. È molto conosciuto tra gli sviluppatori e si applica molto bene al ciclo di sviluppo di una soluzione IT.
🛠️ Strumenti
- FoxPlan: pacchetto software francese completo per la gestione di progetti, programmi e risorse, FoxPlan si distingue per la possibilità di gestire portafogli in modalità ibrida, con progetti tradizionali (Waterfall, ciclo V, ecc.) e agili (Scrum e Kanban). Quest'ultimo aspetto è reso possibile dall'integrazione di FoxPlan con Jira, uno strumento dominante nelle organizzazioni IT, perché combina la gestione del codice e dei ticket. Grazie alla coabitazione delle due metodologie, i team guadagnano in agilità pur mantenendo l'attenzione sulla visione della roadmap, per una migliore gestione delle risorse e del budget.
- iceScrum: iceScrum è la soluzione ideale per gestire i progetti utilizzando il framework Scrum. Fornisce un quadro divertente e strutturato per facilitare l'adozione di questa metodologia, incoraggiando al contempo la collaborazione e la comunicazione tra i team. Sarete più efficienti nella gestione delle storie utente e delle caratteristiche, nella pianificazione degli sprint e nella definizione delle priorità del backlog.
- Sciforma: Sciforma si adatta perfettamente alla metodologia utilizzata e vi supporta nei processi di lavoro e nelle particolarità del vostro progetto. Lo strumento è compatibile con Agile, Catena critica, Prince 2, Phase-gate, PMBok e altri metodi. È particolarmente adatto ai seguenti settori di attività: aziende IT, ambienti di ricerca e sviluppo, società di servizi e pubbliche amministrazioni.
Considerare la formazione
Per soddisfare i requisiti più esigenti e padroneggiare gli elementi più complessi della gestione dei progetti, potete pianificare l'acquisizione delle competenze chiave del project manager IT in modo più formalizzato. 🤔
Orsys , ad esempio, offre corsi di formazione per la gestione dei progetti IT, da moduli tematici al ciclo di certificazione più completo, con diversi livelli di certificazione offerti al termine dei corsi. L'investimento è notevole, ma può ripagare.
Dotarsi degli strumenti giusti
Infine, dotando il vostro team degli strumenti giusti, potrete ottimizzare la gestione dei vostri progetti IT.
Vale la pena scoprire e testare i software di gestione dei progetti online presentati qui sopra, che offrono una ricca gamma di funzioni. 👇
⚒️ Lo strumento
È una buona idea optare per un software completamente personalizzabile che possa integrarsi perfettamente con i vostri processi di lavoro e le vostre metodologie di progetto.
Il software di gestione di progetti e portfolio Project Monitor è altamente adattabile e, grazie ai suoi parametri personalizzabili, può essere facilmente integrato nel vostro sistema informativo.
Inoltre, Project Monitor incoraggia il lavoro di gruppo grazie alle sue funzioni di collaborazione e comunicazione. Qualunque sia la metodologia di progetto scelta, questo strumento offre una libreria di modelli di progetto per armonizzare le pratiche quando diversi progetti vengono implementati contemporaneamente nella vostra organizzazione.
Bilanciare rischi e opportunità!
Per qualsiasi tipo di progetto IT possono sorgere pericoli e possono entrare in gioco fattori esterni.
È quindi fondamentale misurare i rischi a monte, anche se è difficile prevedere tutto, e questo è tanto più vero in un ambiente restrittivo.
Questi rischi, che potrebbero minacciare il buon andamento del progetto, possono trasformarsi in opportunità, grazie soprattutto all'agilità: i metodi agili incoraggiano il cambiamento e allo stesso tempo offrono la struttura per rispondervi, al fine di adattarsi a un contesto instabile.
La gestione dei progetti IT in breve
La complessità dei progetti deriva in particolare dalle esigenze in costante evoluzione degli utenti.
Per questo motivo, un progetto di successo sarà quello che incoraggia l' innovazione e mette le esigenze degli utenti al centro del processo.
Il software presentato in questo articolo è stato progettato per fornirvi un supporto personalizzato nella gestione dei vostri progetti, ottimizzando il vostro lavoro grazie all' automazione dei processi.
Siete pronti a fare il grande passo? 😌
Articolo tradotto dal francese