Gestione dei progetti: controllo del tempo dedicato alle attività
Per le società di servizi, la creazione di un sistema di tracciamento del tempo (ad esempio un timesheet) è essenziale.
È necessario sapere quanto tempo i dipendenti impiegano per ogni progetto o incarico, sia che si fatturi in base al tempo trascorso o su base fissa.
Compilare fogli Excel per il monitoraggio settimanale è noioso e richiede molto tempo. Ecco perché oggi esiste un software progettato per questo scopo. Vediamo i numerosi vantaggi che la soluzione Evizience può apportare alla vostra attività quotidiana.
Monitorare l'avanzamento dei progetti in tempo reale
Con una soluzione di gestione dei timesheet, avete una panoramica di tutti i progetti a cui voi e il vostro team state lavorando. Ciò significa che potete individuare immediatamente i progetti che stanno per superare il tempo preventivato all'inizio.
Per andare oltre, vi consigliamo di suddividere un progetto complesso in diverse attività distinte. Per ciascuna di queste attività, si indica il tempo stimato necessario per completarle. Questo vi consentirà, man mano che il progetto procede, di individuare le attività che causano uno slittamento, in modo da poter prendere le decisioni giuste al momento giusto.
Con un software di gestione dei timesheet come Evizience, si assegnano i compiti a una persona di riferimento: project manager, customer manager, ecc. Potete anche stabilire una scadenza per ogni attività. In ogni momento è possibile seguire lo stato di avanzamento del progetto, sia individuando la persona responsabile sia in base alla data di completamento del progetto.
Aumentare la produttività
Tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività è una fase cruciale della gestione del progetto, sia per il controllo del progetto se si tratta di un'azienda interna, sia per la fatturazione se si tratta di una società di servizi. È quindi importante che il personale sia coinvolto nel monitoraggio di questo tempo e che capisca qual è la posta in gioco:
- la consapevolezza del tempo effettivamente necessario per completare un'attività. Se il personale monitora il tempo dedicato a ciascun cliente, sarà più concentrato sul caso e meno propenso a passare da un'attività all'altra.
- la comprensione delle implicazioni finanziarie. Conoscere il tempo stimato necessario per completare un'attività o un progetto significa poter visualizzare e quantificare l'impatto finanziario sulla fattura del cliente.
- Responsabilizzazione dei team. L'implementazione di un sistema di timesheet è una leva per una maggiore autonomia nella gestione dei progetti.
Scegliendo di implementare una soluzione online per il monitoraggio del tempo delle attività, il processo di inserimento dei dati è molto più semplice e veloce. I vostri dipendenti registrano il loro tempo di lavoro man mano che procedono. Il tempo inserito è direttamente visibile sull'interfaccia web dell'applicazione, in termini di attività e progetti assegnati.
Ogni giorno viene effettuata una verifica per apportare modifiche o per attivare un processo di convalida. Facendo un passo indietro rispetto all'inserimento dei dati, il tempo può essere riassegnato ai progetti che ne hanno bisogno.
Ottimizzate i vostri preventivi
Per analizzare le prestazioni e il monitoraggio dei progetti, è necessario produrre dei cruscotti. Con una soluzione di gestione della tracciabilità dei progetti, a differenza di un foglio Excel, si dispone di uno storico delle attività e di dati statistici per attività. Ad esempio, potete ottenere il tempo medio impiegato per un determinato tipo di attività che svolgete regolarmente per i vostri clienti.
E per fare un ulteriore passo avanti, potete vedere il costo medio di ciascuna delle attività preconfigurate nella soluzione. Queste informazioni sono ricavate dal costo orario di tutto il personale che lavora al progetto.
Da quel momento in poi, avrete a disposizione molti degli elementi necessari per ottenere una redditività sufficiente. È il momento di apportare modifiche se state spendendo più tempo del previsto su alcuni progetti. Potete modificare le stime dei prezzi per i prossimi preventivi o riorganizzare i processi di lavoro interni per avvicinarvi all'obiettivo desiderato.
Al di là dell'impatto finanziario, questi dati statistici vi daranno tranquillità nell'organizzazione del vostro lavoro. Sarete in grado di pianificare il vostro lavoro con maggiore precisione e di essere più efficienti nel vostro lavoro quotidiano.
Scaricate il nostro modello di pianificazione del progetto:
Naturalmente, potete continuare a tenere traccia del tempo dedicato alle vostre attività nel vostro foglio Excel.
Tuttavia, la soluzione online di Evizience, accessibile da qualsiasi dispositivo, vi aiuterà a migliorare la vostra produttività: risparmierete tempo ottimizzando le attività quotidiane ricorrenti e terrete sotto controllo i vostri budget.
Il tempo risparmiato potrà poi essere dedicato alla gestione delle pratiche dei clienti!
Articolo tradotto dal francese