5 passi per affrontare un calo delle vendite grazie alla gestione delle risorse
Con la ripresa delle imprese di tutto il mondo, è più importante che mai utilizzare le proprie risorse in modo efficiente. Inoltre, è essenziale essere in grado di ottenere gli stessi risultati con budget più limitati, meno personale e talvolta meno tempo, soprattutto in caso di calo delle vendite. È qui che entra in gioco la gestione delle risorse.
Ecco alcuni semplici metodi per implementare la gestione delle risorse in caso di calo delle vendite.
1. Evitare il burnout con carichi di lavoro più equilibrati
I costi associati alle nuove assunzioni e alla minore produttività dovuta al burnout del personale esistente. Secondo Forbes, il burnout, che oggi può essere diagnosticato, costa all'economia statunitense tra i 125 e i 190 miliardi di dollari all'anno. E lo squilibrio dei carichi di lavoro può essere uno dei principali fattori responsabili.
Come affrontare questa situazione?
I passi da compiere sono due: in primo luogo, i manager devono avere piena visibilità dei carichi di lavoro dei team per poter valutare appieno le capacità di ciascun dipendente. In secondo luogo, quando le condizioni cambiano (progetti imprevisti, ritardi o variazioni nella disponibilità del personale), è necessaria una gestione del lavoro in grado di ridefinire rapidamente le priorità, riprogrammare e riassegnare i compiti di conseguenza, come nel caso di Wrike.
Come hanno approfittato le aziende di questa situazione?
"Il vantaggio iniziale è che abbiamo assegnato le attività del team ai capisquadra per assegnarle e raggrupparle in base al ruolo necessario. Una migliore visibilità della capacità e della disponibilità delle risorse è essenziale per la nostra attività".
Ryan Okelberr, COO di House of Design.
2. Utilizzare modelli per valutare i progetti a rischio
Uno dei molti vantaggi dell'utilizzo di un metodo agile (il 71% delle organizzazioni incorpora regolarmente questo stile di gestione nella propria pianificazione) è la capacità di valutare e reagire rapidamente ai progetti che non saranno molto vantaggiosi. E con budget e personale limitati, è più importante che mai utilizzare i modelli.
Come si affronta questa situazione?
L'ultima cosa di cui un project manager ha bisogno è un aumento della documentazione cartacea, quindi è importante utilizzare modelli predefiniti in modo da dedicare meno tempo alla ricerca e all'ottenimento di informazioni e più tempo alla loro messa in pratica. Utilizzate questi modelli per confrontare il fatturato previsto con quello attuale e determinare quali progetti valga la pena portare avanti e quali invece debbano essere accantonati.
Come hanno beneficiato le aziende di questa situazione?
"Il fatto di poter ottimizzare il tempo dedicato ai progetti [assegnando le risorse] ci permette di risparmiare in media circa il 20% per progetto. Una riduzione significativa dei costi se moltiplicata per 50 progetti all'anno.
Kelly Maier, Project Manager, Arvig.
3. Rendere il lavoro a distanza più produttivo
Dopo aver visto la maggior parte delle aziende di tutto il mondo passare al telelavoro, alcune società come Twitter offrono ai propri dipendenti la possibilità di lavorare da casa a tempo indeterminato. Si stima che circa il 40% dei dipendenti preferirebbe telelavorare a tempo pieno. La conseguenza? Può essere più difficile che mai tenere sotto controllo la produttività, le ore di lavoro e collaborare in modo efficace.
Come affrontare questa situazione?
La chiave è che ogni azienda fornisca una visibilità completa del carico di lavoro e dei progressi. In questo caso, i flussi di lavoro personalizzati possono fornire una trasparenza ancora maggiore sulle varie fasi che i progetti devono attraversare prima di essere consegnati.
Come hanno approfittato le aziende di questa situazione?
"Mentre la West Music si è adattata al telelavoro, il team di marketing ha lavorato da remoto con un programma adattato, con orari limitati. Utilizziamo Microsoft Teams, integrato con Wrike, per comunicare e tenere riunioni durante la giornata".
Jessica Danca, specialista di marketing aziendale, West Music.
4. Ridurre i costi evitando colli di bottiglia e ritardi
Uno dei modi più ovvi per evitare gli sforamenti dei costi è garantire che ogni progetto sia completato in tempo, ogni volta. Ritardi e colli di bottiglia significano che quello che una volta era un programma ben bilanciato di ore e poteri condivisi tra i team è ora sfasato - inevitabilmente, i ritardi spesso portano a ulteriori ritardi.
Come si affronta questa situazione?
Il primo e più importante passo è introdurre la gestione delle risorse fin dall'inizio. Valutando a fondo le risorse disponibili, i project manager possono utilizzare strumenti come i diagrammi di Gantt per annotare le dipendenze dalle attività. Idealmente, questi dovrebbero essere costruiti automaticamente e facili da riaggiustare quando la pianificazione cambia. In secondo luogo, è essenziale che i carichi di lavoro dei team siano collegati alle pianificazioni, in modo da individuare e risolvere colli di bottiglia e conflitti prima che si verifichino.
In che modo le aziende hanno sfruttato questa situazione?
"Uno degli aspetti positivi di questa maggiore visibilità è che siamo in grado di esaminare le efficienze e vedere dove possiamo tagliare i costi e risparmiare tempo, pur mantenendo una qualità costante".
Hoon Kim, direttore creativo di Airbnb.
5. Monitoraggio di tempo e sforzi con report in tempo reale
Le intuizioni sono la chiave del successo di un'azienda. Ma spesso la loro raccolta richiede molto tempo e fatica. Non sorprende quindi che gli impiegati passino il 23% della loro giornata a rispondere a e-mail inutili, ad esempio. Per aiutare i vostri team a creare idee di grande impatto, devono prima avere il tempo di mettersi al lavoro.
Come affrontare questa situazione?
Il segreto è usare l'automazione per fare il lavoro pesante al posto vostro. Questo non solo aiuterà i vostri team a risparmiare tempo utilizzando modelli di report già pronti, ma potrete anche programmare e inviare aggiornamenti automatici. Ciò significa che i project manager possono valutare ciò che sta accadendo in tempo reale, monitorando e migliorando le prestazioni attraverso l'analisi di personale, team e progetti specifici. I budget possono essere riadattati rapidamente e i project manager possono vedere l'uso più efficiente del tempo e delle risorse umane tra le varie attività.
Come hanno approfittato le aziende di questa situazione?
"I campi personalizzati sono essenziali per le mie tabelle quando esporto i report. Usiamo molto i campi personalizzati per tenere traccia delle stime di tempo, e se il progetto è stato contrassegnato come lavoro programmato o urgente, e cose di questo tipo. Mi aiuta a tenere sotto controllo le attività.
Courtnie McKone, responsabile di progetto, Brief Media
La gestione delle risorse non deve essere un'attività che richiede tempo e poco interesse. Grazie a strumenti flessibili e intuitivi, è possibile accedere alle informazioni e implementarle in pochi minuti, riducendo al minimo la potenziale perdita di vendite.
Articolo tradotto dal francese