Come si fa a creare una lista delle cose da fare in 5 fasi per un'organizzazione dei compiti davvero efficace?
La lista delle cose da fare è uno strumento semplice e particolarmente efficace per gestire la vostra lista di cose da fare. Organizzare, ordinare e dare priorità ai propri compiti... Come si fa a creare un buon elenco di cose da fare per porre fine alla procrastinazione e cancellare finalmente i compiti dalla lista?
Questo articolo risponde a questa domanda, fornendovi alcuni consigli utili e una selezione di applicazioni per la creazione di elenchi di cose da fare che vi garantiranno la massima tranquillità. Prendetevi il tempo necessario per leggere questo articolo e poi cancellate quel compito dalla vostra lista 😉
Lista delle cose da fare: 1 definizione, 8 vantaggi
"To do" in inglese significa "fare". Un elenco di cose da fare è quindi un elenco di cose da fare. Per estensione, associamo la lista delle cose da fare a una gestione minimalista dei compiti, che si propone di essere semplice da attuare ed efficace nel raggiungere i risultati attesi.
La compilazione di liste di cose da fare presenta una serie di vantaggi, tra cui:
- Non dimenticare più le cose da fare.
- Sapere a che punto si è rispetto all'elenco delle cose da fare e alle attività quotidiane.
- Essere chiari su ciò che si deve fare.
- Essere efficienti nella propria organizzazione personale.
- Tenere traccia di ciò che è stato fatto per poterne riferire.
- Suddividere un lavoro o un progetto in compiti più piccoli e gestibili.
- Organizzarsi meglio come parte di un team assegnando i compiti.
- Smettere di procrastinare. Procrastinare significa rimandare a dopo ciò che si può fare oggi.
In un contesto professionale, si cerca soprattutto la produttività collettiva e la serenità.
Come si fa una lista di cose da fare efficace? 5 consigli fondamentali
Suggerimento 1: suddividere i compiti della lista
Identificate e distinguete tra compiti veloci e lavoro di fondo, e bilanciate il carico di lavoro che rappresentano.
Certo, è bello cancellare i compiti e la sensazione di realizzazione è molto più forte, ma è anche necessario dedicare tempo ai compiti che richiedono tempo, perché sono quelli che vi portano lontano e vi danno una visione a lungo termine.
💡 Per mantenere il piacere di cancellare i compiti, suddividete il lavoro in compiti più piccoli (cancellare = piacere = motivazione a continuare).
Suggerimento 2: dare priorità ai compiti importanti
Definite, per ogni giorno, al massimo un compito prioritario, diversi compiti secondari e piccoli compiti meno importanti.
Esempio:
- Attività prioritaria: fare la contabilità del mese;
- Attività secondarie: rifornimento e modifica dei prezzi sul sito web;
- Piccoli compiti: svuotare i cestini, innaffiare le piante, acquistare post-it.
La definizione delle priorità è essenziale. Utilizzate un metodo semplice: posizionate i compiti su una matrice con due assi: guadagno e sforzo. Si consiglia di dare la priorità ai compiti in verde e di mettere per ultimi quelli in rosso:
Suggerimento 3: Valutare il tempo e lo sforzo
Nel metodo di gestione dei progetti Agile Scrum, è consigliabile stimare il tempo da dedicare a un compito. Questo aiuta a stabilire le priorità dei compiti e a sapere cosa è ragionevolmente possibile fare in un giorno o in una settimana.
Ad esempio, in una giornata lavorativa di 7 ore, è possibile svolgere un compito di 4 ore e 2 compiti di 1,5 ore.
ℹ️ È consigliabile riservare tra il 10% e il 20% della giornata per far fronte agli imprevisti, in modo da avere maggiori possibilità di portare a termine i compiti programmati.
Suggerimento 4: Concentratevi su compiti realizzabili
È controproducente imporsi compiti che richiedono più risorse e tempo di quelli che si hanno a disposizione.
Un altro errore comune è quello di inserire nella lista delle cose da fare degli obiettivi invece di un piano d'azione (to do = cose da fare, non obiettivi da raggiungere).
Ad esempio: "superare l'esame" è un obiettivo. È meglio concentrarsi su 4 compiti realizzabili come: comprare il libro, leggere il libro, esercitarsi, fare una simulazione d'esame.
Suggerimento 5: Creare una lista di cose da fare piacevole e visiva
Prestate attenzione alla forma della vostra lista di cose da fare quanto al contenuto: ad esempio, i colori sono un buon modo per identificare rapidamente l'importanza o l'urgenza di un compito, o chi è responsabile di un compito in caso di lavoro di squadra.
La lavagna Kanban permette anche di vedere l'avanzamento dei compiti, dalla loro creazione al loro completamento (da sinistra a destra).
Infine, è possibile raggruppare i compiti che è opportuno svolgere consecutivamente per aumentare la produttività.
Esempio di elenco di cose da fare scaricabile gratuitamente (Excel)
Excel consente di elencare le attività in modo ordinato, di filtrarle e di cercare rapidamente un'attività. Ecco un esempio di elenco di cose da fare in formato Excel da scaricare gratuitamente:
Attenzione: è molto complicato elencare le attività senza compromettere la leggibilità del file. Excel è adatto per piccoli compiti, ma mostra rapidamente i suoi limiti.
Quale applicazione per la gestione delle attività scegliere? Selezione di 9 applicazioni software per la gestione delle attività
Se un elenco di cose da fare cartaceo o digitale in Excel non vi basta più, vi suggeriamo alcuni software per la gestione delle attività (e molto altro!) in modo collaborativo e in mobilità.
Asana
- Vantaggi di Asana: la versione gratuita è sufficiente per la maggior parte degli utilizzi, Asana è veloce, ergonomico e altamente funzionale. Asana si integra molto bene con Google Calendar e Gmail ed è particolarmente adatto ai team che cercano produttività, collaborazione e una gestione moderna dei progetti. La versione a pagamento offre un'eccellente amministrazione centralizzata della piattaforma e dei modelli di attività.
- Svantaggi: nessuno
- Utenti: start-up, freelance e tutti i team che vogliono migliorare l'organizzazione e la produttività.
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Stati Uniti
Azendoo
- Vantaggi di Azendoo: importazione di liste di cose da fare, sondaggi, messaggi privati, perfetta ergonomia, editor francese
- Svantaggi: prezzo piuttosto elevato rispetto alla concorrenza
- Utenti: VSE, PMI e grandi aziende alla ricerca di maggiore produttività e collaborazione
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Francia
Apibusy
- Vantaggi di Beesbusy :
- elenchi di cose da fare molto semplici ;
- una vista Kanban personalizzabile con drag and drop e filtri;
- un solo clic per creare un'attività;
- nessuna impostazione richiesta;
- creazione gratuita di un account con il numero di attività, progetti e utenti desiderato.
- Svantaggi: per usufruire di tutte le funzionalità (come la pianificazione e il Gantt), è necessario optare per il pacchetto business, ma a un prezzo accessibile e a scalare.
- Utenti: dagli imprenditori ai grandi gruppi in tutti i settori di attività; particolarmente adatto alle funzioni di supporto aziendale e ai project manager che vogliono coinvolgere team diversi (con diversi livelli di gestione dei progetti) in progetti collaborativi.
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Francia
Google Keep, nella suite Google WorkSpace
- Vantaggi di Google Keep: facile da usare. Combina la presa di appunti e la gestione degli elenchi. Progettato per annotare una buona idea o cose importanti al volo. Si integra con l'intera suite Google WorkSpace (Chat, Calendario, Documenti, Incontri, ecc.).
- Contro: troppo semplicistico per un uso professionale con un gran numero di attività.
- Utenti: adatto a tutti
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Stati Uniti
lunedì.com
- Vantaggi di monday.com: dashboard divertenti, intuitive e completamente personalizzabili che consentono di seguire l'avanzamento delle attività e dei progetti in tempo reale. Gestione delle attività altamente efficiente: definite le tappe, le priorità e gli stati in base alle vostre esigenze. Assegnate compiti, fissate scadenze e ricevete notifiche automatiche: un elenco di cose da fare flessibile e su misura!
- Svantaggi: Funzionalità limitate per l'abbonamento "Basic", rischio di prezzo elevato per i grandi gruppi.
- Utenti: adattabile a tutti i tipi di organizzazione (start-up, VSE, PMI e grandi gruppi).
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Israele
Todoist
- Vantaggi di Todoist: la versione gratuita è sufficiente per la maggior parte degli utilizzi: checklist, notifiche geolocalizzate, sincronizzazione con iCal, rilevamento automatico di informazioni strutturate ("innaffia le piante ogni settimana" verrà rilevato come compito ricorrente).
- Svantaggi: non è facile stabilire le priorità delle attività.
- Utenti: start-up, freelance e tutti i team che vogliono migliorare l'organizzazione e la produttività.
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Stati Uniti
Trello
- Vantaggi di Trello: il prezzo e la lavagna Kanban altamente visiva, che sostituisce il diagramma di Gantt, poco adatto agli usi collaborativi; l'ergonomia è perfetta.
- Svantaggi: è più adatto alla gestione dei progetti che a una lista di cose da fare.
- Utenti: start-up, piccolissime imprese, agenzie creative (web design, marketing, ecc.).
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Stati Uniti
Wimi
- Vantaggi di Wimi: ampia copertura funzionale che include la gestione dei documenti, il calendario, la chat audio/video e la gestione dei progetti (strumento di pianificazione)
- Svantaggi: sovradimensionato solo per le liste di cose da fare, ma eccellente per la collaborazione in team
- Utenti: VSE, PMI e grandi gruppi in cerca di efficienza senza compromettere il controllo dei dati
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Francia
Wunderlist
- I vantaggi di Wunderlist: innanzitutto il prezzo, perché la versione gratuita è molto completa e quella a pagamento molto competitiva. Inoltre, il gestore di checklist Wunderlist ha una versione scaricabile per tutti i dispositivi, anche per l'Apple Watch!
- Contro: Per l'uso professionale, Wunderlist non è sufficiente.
- Utenti: start-up, VSE, liberi professionisti
- Applicazione mobile: sì
- Origine: Germania (Wunderlist è stato acquistato dalla società americana Microsoft)
Lista delle cose da fare, finalmente
Un ultimo consiglio: rileggete regolarmente la vostra lista di cose da fare da cima a fondo per aggiornarla e riorganizzarla se necessario. Avrete anche la piacevole sensazione di avere il controllo della vostra agenda.
La scelta di uno strumento efficace, adatto ai vostri vincoli di budget e al vostro livello di esigenze, è particolarmente utile per stilare la vostra lista di cose da fare.
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Articolo tradotto dal francese