Il comitato direttivo: la chiave del successo di tutti i vostri progetti?
Il comitato direttivo (COPIL), che riunisce i responsabili delle decisioni e i dirigenti di diversi dipartimenti, contribuisce al successo dei progetti. Questa riunione è l'occasione per fare il punto sullo stato di avanzamento delle operazioni, eliminare i punti di blocco e discutere le decisioni da prendere.
Ma perché il COPIL sia un successo, è necessario conoscerne gli obiettivi e la portata.
Chi compone il COPIL? Qual è il suo scopo? Come funziona? Vi sveliamo tutti i suoi piccoli segreti.
Definizione di comitato direttivo
Il comitato direttivo, noto anche con l'acronimo COPIL, è un organo che ha il compito di garantire il corretto svolgimento di un progetto.
Riunendo i membri dell'azienda e i "portavoce" del cliente che ha avviato la richiesta, si prendono insieme le decisioni e si condividono le responsabilità per il buon esito del progetto. Di conseguenza, il COPIL è integrato nelle operazioni di governance del progetto.
Nota: questa riunione si tiene generalmente nel contesto di progetti con una posta in gioco importante, che coinvolgono un gran numero di parti interessate e interdipendenze tra di esse.
Qual è il ruolo del COPIL?
Lo scopo principale del comitato direttivo è, molto semplicemente, quello di garantire la corretta gestione del progetto. Pertanto, facilita la collaborazione tra il cliente e l'azienda, in modo che tutti procedano insieme nella giusta direzione e alla fine raggiungano gli obiettivi nei tempi stabiliti.
Il COPIL svolge vari ruoli in diverse fasi della vita del progetto:
- definire gli obiettivi del progetto e le risorse da impiegare per raggiungerli,
- nomina dei team
- pianificazione con fasi, tappe e scadenze,
- convalida delle decisioni e delle scelte strategiche del project manager (ambito del progetto, budget e allocazione delle risorse, ecc,)
- analizzare i progressi e i risultati, utilizzando le metriche,
- mantenere l' allineamento tra il progetto in corso e gli obiettivi iniziali, ecc.
💡 Nota bene: a volte, quando le organizzazioni hanno un gran numero di progetti o progetti complessi, il comitato direttivo si concentra maggiormente sulle questioni operative. La visione strategica diventa quindi di competenza del comitato di gestione o del CODIR.
Chi fa parte del comitato direttivo? Composizione e ruoli
Data l'importanza e la rilevanza di questo organo, chi compone il COPIL?
👉 Il comitato direttivo è composto da membri in grado di prendere decisioni e che hanno responsabilità nel progetto.
Il proprietario del progetto, o sponsor del progetto
Lo sponsor si colloca tra il cliente e il fornitore di servizi. Il suo compito principale? Sostenere e supervisionare il project manager.
Prima di tutto, il project manager spiega le esigenze del cliente e poi guida l'intero progetto. Spetta poi al project manager prendere i principali compromessi e le decisioni finali.
☝️ Il comitato direttivo del progetto opera sotto la sua autorità.
L'appaltatore principale o project manager
Il project manager guida il progetto. Assiste i team nella realizzazione del progetto e fornisce loro le varie linee guida.
Allo stesso tempo, riferisce al COPIL sull' andamento del progetto.
☝️ Il project manager è responsabile della presidenza del comitato e dell'attuazione delle decisioni prese.
Gli altri membri del comitato
Il comitato direttivo è poi composto da un team interfunzionale, formato da rappresentanti delle diverse aree aziendali coinvolte nel progetto, selezionati in base alle esigenze:
- responsabile tecnico
- responsabile marketing
- responsabile vendite
- responsabile della produzione
- responsabile finanziario, ecc.
Grazie alle loro diverse competenze sia tecniche che funzionali, questi membri contribuiscono a una visione più globale e accurata del progetto. Anche il loro feedback viene preso in considerazione per prendere decisioni informate.
Come funziona il comitato direttivo del progetto?
Tutto inizia con la programmazione del COPIL. Non ci sono regole predefinite per questo, dipende dalle dimensioni e dalla complessità del progetto. Ma tradizionalmente il comitato direttivo si riunisce ogni mese, o meno regolarmente se non si presenta la necessità.
Prima della riunione, è buona norma che il project manager e lo sponsor si incontrino. Poiché lo sponsor effettua gli arbitrati finali, è meglio che non scopra fatti importanti, come i punti di blocco, durante il COPIL. Il project manager, invece, deve preparare il terreno prima della riunione del comitato direttivo del progetto per assicurarsi che si svolga senza intoppi.
Poi viene la riunione vera e propria, che idealmente dura 1 ora e 30 minuti o 2 ore. Il project manager presiede il COPIL. Quindi riferisce sullo stato di avanzamento del progetto, utilizzando dei cruscotti. Poi si concentra sui vari punti all' ordine del giorno per aprire la discussione e far procedere le cose nella giusta direzione.
☝️ Deve essere sufficientemente pedagogico per negoziare e ottenere l'approvazione dei partecipanti alle decisioni prese dallo sponsor.
Infine, dopo la riunione del comitato direttivo, il project manager redige una relazione, che idealmente dovrebbe essere inviata agli altri partecipanti entro 24 ore. Questo documento registra tutte le decisioni prese durante il COPIL.
Documenti del comitato direttivo del progetto
Il comitato direttivo del progetto utilizza una serie di documenti per inquadrare le discussioni e fornire informazioni chiare:
- L'ordine del giorno: i partecipanti lo leggono prima della COPIL. In esso sono indicati l'obiettivo principale e i vari argomenti da discutere durante l'incontro. Questo documento aiuta a evitare le digressioni, che possono causare confusione e perdite di tempo.
- Cruscotti e rapporti: il project manager utilizza cruscotti e rapporti per presentare le principali metriche relative al progetto. Devono essere il più possibile concisi e visivi, per facilitarne la comprensione da parte dei vari stakeholder.
💡 In questo senso, i software possono essere di grande utilità. Per esempio:
- AirSaaS, la soluzione di governance per mantenere il controllo sull'intero portafoglio progetti. La piattaforma vi dà visibilità in tempo reale dei dati chiave dei vostri progetti (punti di attenzione, tempo, ritardi, ecc.). Inoltre, grazie alla vista Kanban, accelera il processo decisionale. Ci piacciono in particolare i rapporti flash, che riuniscono tutte le informazioni necessarie per prendere le decisioni giuste durante le riunioni COPIL. Nel complesso, AirSaaS è uno strumento utile per promuovere la collaborazione e semplificare la gestione dei progetti.
- Project Monitor, uno strumento di gestione del portafoglio progetti che fornisce una serie di dati sullo stato di avanzamento dei vari progetti, aggiornati in tempo reale, con pochi clic. Inoltre, Project Monitor consente di creare schede di progetto. Personalizzabili in termini di contenuto, forma (in linea con la vostra carta grafica) e formato (Word o PowerPoint), sono il mezzo perfetto per presentare le informazioni chiave necessarie a garantire il buon funzionamento del COPIL. Potete anche ispirarvi ai modelli presenti nella biblioteca.
Fattori di successo del progetto
Nonostante le competenze e la buona volontà di tutti i membri di un team di progetto, il successo di un progetto dipende in larga misura da un buon coordinamento e da una solida comunicazione.
Di conseguenza, i comitati direttivi sono un modo eccellente per creare coesione. Le discussioni che vi si svolgono fanno luce su molti aspetti, disinnescano i conflitti e i punti di blocco e permettono alle idee di emergere.
Tuttavia, il COPIL è efficace solo se ha un potere reale e se le decisioni che prende si traducono in azioni operative. In breve, deve creare una vera dinamica tra tutti gli attori coinvolti per garantire il successo finale del progetto.
Articolo tradotto dal francese