Spalancate le porte al successo dei vostri progetti utilizzando il metodo Stage-Gate

Lo Stage-Gate, il processo di gestione dei progetti e di sviluppo di nuovi prodotti, è stato sperimentato e testato da diversi anni.

Ma alcuni project manager lo ritengono superato, criticando il suo approccio sequenziale antiquato, che ricorda i metodi tradizionali. Tuttavia, Stage-Gate non è incompatibile con Agile e può essere una vera manna per il vostro successo!

Come si fa? Vi spiegheremo come un semplice "cancello" può aiutarvi a creare valore e a ridurre al minimo i rischi legati ai vostri progetti.

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Che cos'è lo Stage-Gate?

Il metodo Stage-Gate è stato sviluppato per la prima volta nel 1988 da Robert G. Cooper.

Riguarda principalmente il processo di sviluppo di nuovi prodotti. Il suo obiettivo è fornire un quadro efficace per le varie operazioni e creare il massimo valore. Lo Stage-Gate è ancora particolarmente utilizzato nel settore industriale, anche se oggi è stato adottato da diversi tipi di aziende per la gestione del portafoglio progetti.

Per capire come funziona, basta guardare il suo nome:

• Stage,
• Gate.

Stage-Gate è strutturato su una serie di fasi successive, che vengono trattate come deliverable. Queste fasi sono separate da cancelli, che rappresentano le riunioni decisionali che consentono (o impediscono) al progetto di passare alla fase successiva.

Come funziona il metodo di gestione dei progetti Stage-Gate?

Le 5 fasi dello Stage-Gate...

Nella maggior parte dei casi, il processo Stage-Gate comprende 5 fasi. Vediamo più da vicino quali sono.

Esempio di processo Stage-Gate:

Fase 1: Ideazione

Inizialmente, le idee emergono dalle menti dei vostri dipendenti. Dovete poi valutarne la fattibilità e la pertinenza in base a diversi criteri (mercato, valore per il consumatore, concorrenza, ecc.).

In questa fase si decide se intraprendere o meno un determinato progetto e si stabilisce la priorità dei diversi progetti.

Fase 2: il concetto

In questa fase si entra un po' più nel dettaglio, per stabilire come realizzare il progetto selezionato e convalidato.

Si tratta essenzialmente di una fase di scoping, durante la quale :

• definire con maggiore precisione il prodotto da creare
• analizzare la sua redditività
• pianificare il progetto.

Fase 3: sviluppo

In questa fase, i team coinvolti entrano nel vivo: sviluppo del nuovo prodotto, test, ecc.

Questa è anche la fase in cui :

• il piano di produzione: per garantire che la produzione si svolga senza intoppi e per anticipare tutti i fattori che possono avere un impatto su di essa (in particolare la disponibilità di risorse);
• il piano di lancio: per fornire un quadro di riferimento per il lancio sul mercato del nuovo prodotto.

Fase 4: test

I test e le convalide vengono effettuati per garantire la qualità del prodotto.

Per questo esercizio, vi consigliamo di chiedere un feedback ai vostri potenziali clienti.

Fase 5: lancio

Il processo si conclude e il nuovo prodotto viene effettivamente lanciato sul mercato.

Ciò comporta di solito la messa in atto di :

• una strategia e un processo di produzione (ad esempio, la determinazione del volume da produrre),
• una strategia di marketing per garantire che il nuovo prodotto raggiunga il suo obiettivo.

... e le 4 porte

Tra le 5 fasi descritte sopra, troviamo le famose porte. Più concretamente, si tratta di riunioni (a volte chiamate Gate Reviews) in cui si fa il punto su quanto appena realizzato e si attiva la fase successiva tenendo conto di :

• la qualità dei prodotti forniti
• tutti i fattori relativi a costi, scadenze, risorse, rischi, ecc. Il progetto è ancora prioritario?

In breve, i Gates possono essere assimilati a pietre miliari del processo decisionale, con l'obiettivo di arbitrare tra i vari progetti del portafoglio dell'organizzazione.

Per raggiungere questo obiettivo, in queste riunioni vengono presi 4 tipi di decisioni:

• Go: il progetto è mantenuto, dobbiamo passare alla fase successiva e mobilitare le risorse necessarie.
• Hold: la fase non è convalidata, resta da fare del lavoro per attivare la fase successiva.
• Recycle: per continuare, è necessario tornare a una fase precedente.
• Kill: il progetto o la distribuzione del prodotto vengono interrotti per vari motivi (l'esigenza originaria è cambiata, altri progetti sono diventati più prioritari, ecc.)

Nota: è possibile adattare il modello descritto sopra e ridurre il ciclo di vita del progetto (e quindi le tappe decisionali) raggruppando più fasi. Un esempio è il processo Stage and Gate Express. Esso comprende solo 3 fasi (la fase 1 è raggruppata con la fase 2, la fase 3 con la fase 4) ed è quindi ideale per i progetti a basso rischio.

Strumenti Stage and Gate

Per monitorare l'avanzamento dello sviluppo di progetti e prodotti, i project manager, i product manager e i PMO utilizzano strumenti come i software di gestione dei progetti e i PPM.

In questo modo :

• ottengono una visione in tempo reale dell'avanzamento di ogni fase;
• possono strutturare e convalidare le operazioni più facilmente;
• possono comunicare senza problemi con i vari stakeholder.

🛠️ Non tutti i software supportano la metodologia Stage-Gate. Se volete utilizzare una soluzione adattata, optate per esempio per il software di gestione del portafoglio progetti Planisware Orchestra. Questo strumento consente, tra l'altro, di lanciare le Gate Review per monitorare l'avanzamento dei progetti e include un modulo Stage & Gate per convalidare o invalidare più facilmente il passaggio alla fase successiva. Il tutto incorporando tutte le funzionalità essenziali di project management (gestione delle risorse, budget, pianificazione, ecc.) e un approccio agile se si prevede di mescolare le metodologie.

I vantaggi del metodo Stage-Gate

Strutturate meglio i vostri progetti

Grazie alla sua struttura a 5 fasi, Stage-Gate favorisce una migliore strutturazione dei progetti. Una vera e propria tabella di marcia per i team, il metodo consente loro di sapere a che punto sono del processo e quali sono i passi successivi.

Inoltre, grazie ai Gate stabiliti nei punti chiave del progetto, è possibile fornire un quadro perfetto per la fase successiva, basato su criteri oggettivi e misurabili:

• compiti da svolgere
• pianificazione e scadenze per questi compiti
• assegnazione delle risorse,
• responsabilità e ruoli.

Gestite perfettamente i rischi

Stage-Gate consente una migliore gestione dei rischi, e questo è senza dubbio uno dei suoi principali punti di forza.

Già ora ci affidiamo ancora una volta ai famosi Gates, un processo di validazione che si sta rivelando un ottimo modo per contrastare i rischi: non si va avanti se tutto ciò che è stato fatto in precedenza non va bene, e si strutturano e adattano al meglio le operazioni future.

Lo Stage-Gate implica anche un'idea di progressione, di imbuto. Si parte da una fase iniziale in cui tutto sembra un po' vago (ideazione), ma più si va avanti, più gli obiettivi da raggiungere e i compiti da svolgere diventano chiari.

Beneficiate di un modello flessibile

Sebbene il modello Stage-Gate sia particolarmente adatto all'industria, può essere utilizzato anche per lanciare altri tipi di prodotti o servizi, come lo sviluppo di software. Allo stesso modo, il processo può essere adattato a organizzazioni di diverse dimensioni e tipologie.

Abbiamo anche visto che Stage-Gate è modulare. A seconda delle esigenze e della natura del progetto, è possibile ridurre il numero di fasi e di gate.

Infine, il suo sistema a imbuto offre un certo grado di flessibilità. Mentre il prodotto da realizzare viene definito fin dalle prime fasi del processo, i componenti associati, come le scadenze o il budget, vengono specificati lungo il percorso.

Creare valore

Con Stage-Gate, ci si concentra sui prodotti che aggiungono realmente valore. Il progetto può essere semplicemente interrotto se l'esigenza è cambiata (o scomparsa), o se non è più una priorità.

In breve, ogni volta che si passa alla fase successiva, è necessario ripensare il modo in cui si fornisce valore e innovazione di prodotto.

Incoraggiate la comunicazione e la collaborazione

Grazie al quadro di riferimento fornito da Stage-Gate, la comunicazione è resa più semplice. Dove siamo ora? Cosa abbiamo prodotto? Dove stiamo andando e come? Questa visibilità favorisce la collaborazione, sia internamente tra i team che esternamente con i vari fornitori di servizi e partner.

Il tutto utilizzando un processo semplice da comprendere e implementare.

Differenze e compatibilità con Agile?

Le differenze tra Stage-Gate e il metodo Agile

Una successione di fasi... vi suona familiare? Certo, state pensando ai buoni vecchi metodi classici di gestione dei progetti, come il ciclo V o il modello a cascata.

Lo Stage-Gate non vi sembra un po' antiquato rispetto ad Agile? I metodi Agile, con il loro approccio iterativo e incrementale, sono più adattabili ai cambiamenti che si verificano durante lo sviluppo del prodotto (ad esempio, i cambiamenti nelle aspettative dei clienti).

Differenze tra Stage-Gate e Agile secondo il sito web di Lx Sim :

Verso la compatibilità? L'approccio Next Gen Stage-Gate

La buona notizia è che è assolutamente possibile combinare le due metodologie, implementando l'agilità in ciascuna delle 5 fasi principali. In altre parole, i risultati di ciascuna fase vengono raggiunti attraverso gli sprint, consentendo il feedback.

Questo è l'approccio sostenuto dal processo Next Gen Stage-Gate.

Le due metodologie non sono quindi incompatibili ed è possibile beneficiare del meglio di entrambi i mondi: visibilità con Stage-Gate e flessibilità con Agile.

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In breve, dovreste scegliere Stage-Gate?

Come avrete capito, ogni metodo di gestione dei progetti porta con sé una serie di vantaggi, quindi sta a voi scegliere in base alle vostre esigenze e alla struttura della vostra organizzazione.

Grazie alla sua struttura a tappe e alle convalide richieste tra una fase e l'altra, Stage-Gate è adatto a tutti i tipi di progetti, in particolare al lancio di nuovi prodotti. I vantaggi? Una migliore gestione del rischio e una maggiore attenzione al valore fornito.

Ma se volete una maggiore flessibilità, integrate le best practice agili in ogni fase. In questo modo, potrete sfruttare la flessibilità consentita da Agile, ottenendo allo stesso tempo visibilità e un solido arbitraggio dei progetti prioritari.