Tra velocità e affidabilità, ecco le chiavi per un'elaborazione efficiente degli ordini

Ogni anno le cifre del mercato dell'e-commerce raggiungono livelli record.

Per tenere il passo con l' esplosione delle vendite online, le aziende non hanno altra scelta che adattare e ottimizzare i propri processi organizzativi. E lo fanno per soddisfare i clienti, abituati a tempi di consegna sempre più competitivi.

Quali sono le sfide che dovete affrontare in termini di logistica? Quali strumenti adottare per migliorare la vostra efficienza? Come garantire una gestione ottimale dalla produzione alla consegna del prodotto? Vi diciamo tutto quello che c'è da sapere sull' elaborazione degli ordini!

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Che cos'è l'elaborazione degli ordini?

Come suggerisce il nome, l' evasione degli ordini consiste nell' assumersi la piena responsabilità di un ordine effettuato da un cliente.

Questo complesso processo logistico, talvolta denominato " fulfilment", prevede diverse fasi chiave successive. Tra l'invio dell'ordine da parte del cliente e la sua ricezione a casa, il prodotto può viaggiare da un magazzino all'altro, percorrendo centinaia o addirittura migliaia di chilometri.

☝️ L'elaborazione degli ordini pone quindi una serie di sfide alle aziende.

Quali sono le sfide dell'elaborazione degli ordini?

Ottimizzare la strategia di elaborazione degli ordini vi aiuterà ad affrontare le sfide cruciali per la salute economica della vostra azienda. Una buona gestione di questo processo contribuisce in particolare a :

• aumentare la soddisfazione dei clienti
• aumentare il volume delle vendite
• limitare i costi logistici.

Garantire la soddisfazione dei clienti

Gli acquisti online sono ormai parte integrante della vita quotidiana dei consumatori. E i vari studi condotti sull'argomento non dicono il contrario.

💡 Ecco alcune cifre chiave:

• circa 39,4 milioni di francesi hanno effettuato almeno un ordine online nel 2023, con un paniere medio di 60 articoli all'anno (fonte: Fevad);
• l '88% degli intervistati considera positivo l'impatto dell'e-commerce sulla propria vita quotidiana (fonte: Fevad);
• 1 consumatore su 2 attribuisce importanza all'opzione di consegna gratuita (fonte: Worldline);
• la consegna è un criterio importante per l'88% degli acquirenti (fonte: Uber direct).

È evidente che la soddisfazione del cliente è uno dei punti chiave quando si tratta di evadere gli ordini. Se vogliamo fidelizzare i clienti, dobbiamo offrire loro un 'esperienza confortevole e rassicurante, dal momento in cui effettuano l'ordine fino a quando ricevono il prodotto.

Questa esperienza di fidelizzazione del cliente prevede in particolare:

• utilizzare un metodo di pagamento sicuro
• poter seguire in tempo reale lo stato di avanzamento dell'ordine (uscita dal magazzino, prodotto in transito, ecc.);
• avere opzioni di consegna soddisfacenti (possibilità di scegliere il punto di consegna di propria scelta, di scegliere il giorno di consegna, consegna gratuita dopo un certo importo di acquisto, ecc;)
• tempi di consegna più brevi possibili;
• ricevere il pacco in buone condizioni (imballaggio o prodotto non danneggiato);
• beneficiare di un servizio di consegna professionale (ad esempio, non avere la spiacevole sorpresa di ricevere un falso avviso di consegna quando si era preso l'intera giornata libera per ricevere il pacco, ecc;)
• poter restituire facilmente il prodotto al mittente e beneficiare di un servizio post-vendita reattivo e competente.

La messa in atto di un'efficace strategia di gestione degli ordini è come un circolo virtuoso. Gestendo in modo intelligente il vostro sito di e-commerce, le vostre scorte, il vostro magazzino e i vostri processi di spedizione, contribuite meccanicamente ad aumentare il volume delle vendite attraverso la fidelizzazione dei clienti e la riduzione dei tempi di consegna.

Razionalizzare e ottimizzare i costi

Quando si tratta di elaborare gli ordini, gli errori e la lentezza sono i vostri peggiori nemici!

Più tempo ci vuole per elaborare gli ordini, più soldi si perdono. Come già detto, i tempi di consegna eccessivi spesso spaventano i clienti che hanno fretta.

Allo stesso modo, se l'elaborazione degli ordini è troppo lenta, si incorre in costi aggiuntivi. La merce che trascorre diversi giorni in magazzino prima di essere imballata e spedita costa all'azienda denaro inutile (costi di stoccaggio, spazio non liberato per altri prodotti, ecc.)

Una buona gestione degli ordini significa anche meno errori e, di conseguenza, meno costi. Infatti, se si sommano tutti, gli errori che si verificano durante l'evasione degli ordini possono portare a un conto salato. Che si tratti di un mancato aggiornamento delle scorte, di un ritardo nell'ordinazione dei prodotti, di una consegna all'indirizzo sbagliato o di un danno al pacco durante il trasporto, i costi sostenuti per correggere questi errori si sommano e finiscono per pesare sulle vostre finanze!

Le 6 fasi del processo di elaborazione degli ordini

In generale, il processo di elaborazione degli ordini in un'azienda si articola in cinque fasi principali.

Scopriamo quali sono. 👉

0 - Ricevimento della merce

La ricezione della merce può essere descritta come la prima fase del processo di evasione degli ordini.

Se un'azienda non produce le proprie merci, deve avviare la produzione con un fornitore di servizi, trasportarle e quindi stoccarle nel proprio magazzino.

1 - Registrazione dell'ordine del cliente

Non sorprende che l' inoltro dell'ordine sia il punto di partenza del processo di gestione.

L'ordine viene ufficialmente registrato non appena il consumatore convalida e paga l'acquisto sul sito di e-commerce.

Sebbene semplice all'apparenza, questa fase del processo di acquisizione dell'ordine richiede tuttavia la ricezione e la centralizzazione dei dati essenziali per la spedizione e per la tracciabilità del pacco con il cliente.

E in un mercato in cui i canali di distribuzione si moltiplicano, è meglio poter contare su soluzioni tecnologiche adeguate. Un esempio è VistaFlow, un pacchetto software che sta rivoluzionando l'elaborazione degli ordini ricevuti via e-mail. Come si fa? Integrandoli nel sistema ERP, estraendo le informazioni contenute nei moduli d'ordine. Destinato alle organizzazioni che ricevono moduli d'ordine non uniformi, VistaFlow è progettato per un miglioramento continuo, grazie alle sue capacità di apprendimento automatico.

2 - Picking

Una volta registrato, l'ordine viene trasferito ai team dedicati del magazzino.

A seconda del sistema impostato dall'azienda, un operatore umano o una macchina è responsabile del prelievo e del posizionamento sul tavolo di imballaggio dei prodotti da assemblare nel pacco. Questa fase è nota come picking.

3 - Imballaggio

Per facilitare il trasporto della merce (e soprattutto per evitare rotture durante la spedizione!), è bene passare alla fase di imballaggio.

Il prodotto deve essere adeguatamente protetto e confezionato in modo appropriato.

4 - Spedizione

Ora che il pacco è stato imballato correttamente, è finalmente pronto a prendere la strada verso il suo futuro proprietario.

Dopo essere stato scansionato e identificato, viene ricevuto e caricato dal corriere per la successiva consegna.

Il consumatore riceve una notifica di inizio spedizione.

5 - Consegna e accettazione

Questa fase finale dell'elaborazione dell'ordine è ora nelle mani dell'azienda responsabile della consegna dei pacchi ricevuti in magazzino.

Il consumatore, così come il vostro servizio clienti, deve essere in grado di identificare il percorso del pacco e di ottenere una stima accurata della data di consegna.

Naturalmente, dovete assicurarvi che il prodotto sia consegnato secondo le istruzioni lasciate dal cliente (a casa sua, in un punto di smistamento, ecc.).

Una notifica finale di avvenuta ricezione del pacco completa l'elaborazione dell'ordine.

6 - Gestione dei resi

Fase secondaria, ma comunque molto importante, la gestione dei resi consiste nel garantire un'esperienza soddisfacente al cliente in caso di restituzione del pacco al mittente.

A questo proposito, assicuratevi di definire e applicare una politica di restituzione rigorosamente controllata per evitare abusi e altri costi aggiuntivi.

Come ottimizzare l'elaborazione degli ordini? 4 buone pratiche

Per aiutarvi a ottimizzare l'elaborazione degli ordini, ecco alcuni consigli da incorporare nella vostra strategia logistica.

#1 Monitorare attivamente le scorte

Per un cliente non c'è niente di peggio che imbattersi in un articolo esaurito!

Per evitare che le transazioni vi sfuggano di mano, vi consigliamo di automatizzare gli aggiornamenti sulla disponibilità delle scorte in tempo reale!

#2 Centralizzare e sfruttare i dati raccolti

Più che una semplice questione di visibilità, la raccolta dei dati provenienti dall'elaborazione degli ordini vi consente di mettere in atto strategie pertinenti per la vostra attività.

I volumi degli ordini variano spesso da un anno all'altro e alcuni prodotti sono soggetti a fluttuazioni stagionali.

Analizzando finemente i dati raccolti, sarete in grado di gestire le scorte in modo più accurato, ad esempio, o di rafforzare il vostro team post-vendita nei periodi di maggiore affluenza.

#3 Tenere informato il cliente

Come consumatore, è molto spiacevole soffrire di una mancanza di trasparenza da parte dell'azienda a cui si è ordinato.

Dov'è il mio pacco?

Perché non sono stato avvisato della spedizione?

La consegna avverrà nella data richiesta?

Sono tutte domande che, se non ricevono una risposta chiara e precisa, rischiano di peggiorare l'esperienza del cliente.

#4 Automatizzare il maggior numero possibile di attività

Per ridurre al minimo gli errori e risparmiare tempo in ogni fase del processo di elaborazione degli ordini, vi consigliamo di automatizzare il maggior numero possibile di attività.

Sia che utilizziate un software di gestione degli ordini, che installiate una stazione di picking nel vostro magazzino o che creiate un chatbot dedicato all'assistenza post-vendita sulla vostra piattaforma di e-commerce, ci sono moltissimi modi per rendere più fluida l'elaborazione degli ordini.

Quali strumenti si possono utilizzare per migliorare l'elaborazione degli ordini?

L'automazione va di pari passo con la semplificazione!

Per migliorare l'elaborazione degli ordini all'interno della vostra azienda, esistono diverse soluzioni tecnologiche di grande rilevanza. Non a caso, pensiamo soprattutto a software appositamente studiati per garantire una corretta gestione degli ordini.

👉 Esistono tre tipi principali di soluzioni:

• il sistema di gestione degli ordini: serve principalmente a centralizzare e sincronizzare tutti i dati raccolti dai vari canali di vendita e a raccogliere le informazioni relative alle transazioni;

• il Sistema di Gestione del Magazzino: consente di monitorare efficacemente il livello delle scorte (aggiornamenti in tempo reale, ordini automatici al di sotto di una certa soglia, ecc;

• il Sistema di gestione dei trasporti: mira a un controllo ottimale dei costi e dell'organizzazione della gestione dei vettori e della consegna dei pacchi (percorsi automatizzati che tengono conto dei tempi di percorrenza per ottimizzare il giro, ecc.)

A seconda delle esigenze della vostra azienda, dovreste optare per una di queste soluzioni specifiche o scegliere un pacchetto software completo che incorpori tutte queste funzioni.

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Elaborazione degli ordini: cosa è importante?

In breve, l' elaborazione degli ordini merita tutta la vostra attenzione. Dal momento in cui il cliente acquista un prodotto a quello in cui riceve il pacco, c'è una successione di fasi che hanno una posta in gioco decisiva.

Tra l'esigenza di ottenere la massima soddisfazione del cliente per fidelizzarlo e la necessità imperativa di ottimizzare i costi di stoccaggio, preparazione, spedizione e consegna, la posta in gioco è enorme. La preparazione, la spedizione e la consegna dei pacchi, l'elaborazione degli ordini sono una priorità per qualsiasi azienda il cui modello di business si basa sull'e-commerce.