WMS: il sistema per una gestione più efficiente del magazzino

State pensando di dotare la vostra azienda di un WMS? In qualità di responsabile del magazzino, della logistica o delle scorte, le vostre attività stanno diventando sempre più complesse. Optare per un sistema di gestione del magazzino potrebbe rivelarsi prezioso.

Perché dovreste farlo? In un'epoca in cui le spedizioni devono essere sempre più rapide e gli errori evitati per soddisfare i vostri clienti, una gestione fluida ed efficiente delle scorte è essenziale.

Che cos'è esattamente il software WMS e a che cosa serve? Scoprite le caratteristiche di questa soluzione e i vantaggi del suo utilizzo per garantire il successo delle vostre operazioni logistiche!

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Che cos'è un WMS (Warehouse Management System)?

WMS: definizione

Un WMS è un software progettato per migliorare la gestione della logistica di magazzino.

Questo sistema di gestione del magazzino consente alle aziende di monitorare tutti i processi e di gestire le operazioni end-to-end, dal ricevimento delle merci o delle materie prime alla spedizione degli ordini.

In altre parole, un WMS aiuta a supervisionare il flusso di merci e informazioni in tutte le aree del magazzino.

L'obiettivo? Garantire il buon funzionamento dell'intera catena di approvvigionamento e l' ottimizzazione della gestione delle scorte di magazzino.

Utilizzi di un WMS nella logistica

In pratica, il software di gestione del magazzino aiuta a controllare i sistemi di stoccaggio di un'azienda e a renderli più efficienti, consentendo di :

• migliorare la programmazione, in modo che i prodotti possano essere fabbricati, preparati e spediti in modo ottimizzato
• seguire lo stato degli ordini in tempo reale;
• tracciare tutte le merci all'interno del magazzino;
• valutare il fabbisogno di risorse e anticipare i picchi di attività, in modo da poter pianificare meglio le assunzioni temporanee, se necessario;
• controllare le scorte, ecc.

Quali sono i vantaggi di una soluzione WMS?

Un WMS offre alla vostra azienda una serie di vantaggi, tra cui una maggiore efficienza, flessibilità e visibilità per coordinare e controllare meglio i processi di magazzino.

Un sistema di gestione del magazzino offre i seguenti vantaggi:

• tenere traccia di tutte le attività
• gestire in modo efficiente le risorse umane e materiali
• ridurre le immobilizzazioni ridimensionando le scorte
• garantire la tracciabilità delle merci e dei flussi informativi in tempo reale,
• ottenere dati di consumo in base alla stagionalità
• ridurre gli errori di preparazione, sia per le merci in entrata che per quelle in uscita,
• velocizzare la preparazione e la spedizione degli ordini dei clienti, ecc.

I vantaggi principali sono

• maggiore spazio utilizzabile in magazzino,
• ottimizzazione dei tempi e dei costi,
• miglioramento delle prestazioni,
• maggiore soddisfazione dei clienti.

Qual è lo scopo del software WMS?

Le diverse funzioni

Gestione delle merci in entrata

• Ricevimento di articoli o materie prime, che consiste nel verificare le quantità e gli attributi della merce ricevuta, sottoponendola eventualmente al controllo qualità e inserendola in magazzino;
• Inserimento dei dati logistici della merce (riferimento al lotto, data di scadenza, peso, numero di serie, ecc.) e aggiornamento in tempo reale delle informazioni di magazzino per garantire la tracciabilità delle scorte;
• Etichettatura specifica: il sistema genera e appone etichette con codice a barre su tutti i contenitori e le merci, che possono essere lette per facilitare l'identificazione e controllare tutte le operazioni svolte in magazzino.

💡 I dati raccolti vengono utilizzati per redigere rapporti sui punti chiave della gestione del magazzino, come ad esempio eventuali discrepanze tra la merce programmata e quella effettivamente ricevuta, il ricevimento avvenuto entro o al di fuori delle fasce orarie previste, ecc.

Localizzazione del carico

• Stoccaggio secondo regole e strategie: assegnazione delle merci ai luoghi di stoccaggio appropriati, tenendo conto di precisi parametri (rotazione degli articoli, tipi di contenitori, famiglie di prodotti, compatibilità con altri prodotti, volumi, ecc;)
• Cross-docking: le merci vengono trasportate direttamente nell'area di preparazione degli ordini non appena vengono ricevute, ad esempio per completare un ordine attivo, e poi stoccate una volta che l'ordine è pronto;
• rifornimento e allocazione : nelle stazioni di picking, la merce in arrivo viene rifornita per preparare direttamente gli ordini, se rimangono pochi prodotti, il resto della merce viene immagazzinato.

Controllo delle scorte

• Rappresentazione grafica del piano di magazzino con i dettagli della composizione di ogni postazione;
• Gestione delle ubicazioni tramite un dispositivo per ottenere e modificare le informazioni sulle ubicazioni (tipo, caratteristiche, dimensioni, ecc.);
• Controllo dei livelli di stock per la consultazione in tempo reale di tutti i dati relativi a esaurimenti, perdite, riserve, ecc;
• Calcolo del turnover degli articoli per una gestione efficace delle scorte e per riaggiustamenti per una maggiore efficienza non appena necessario;
• Conteggio e inventario per l'inventario di tutto il magazzino o per l'inventario più specifico per articolo, località o zona.

Preparazione degli ordini

• Gestione delle banchine di allocazione;
• Controllo dei sistemi automatizzati;
• Assegnazione degli operatori al picking;
• Informazioni sul raggruppamento degli ordini da eseguire e sulle fasce orarie interessate;
• Gestione delle operazioni, compresi i processi di picking, definendo un percorso ottimizzato per i dipendenti responsabili di questo compito, in modo che venga svolto rapidamente e con il minor numero possibile di spostamenti.

Gestione dell'output

• Etichettatura delle spedizioni di magazzino per identificare i colli dell'ordine;
• Produzione di documentazione specifica per le spedizioni, come liste di imballaggio o documenti da inviare al vettore;
• Gestione dei processi di carico degli ordini sui veicoli, con controllo finale della qualità della spedizione.

Altre funzioni

Oltre alle funzioni comuni, un WMS può offrire :

• gestione dei flussi di merci, per ottimizzare le merci in entrata e in uscita tra le linee di produzione;
• gestione di più magazzini, per ottimizzare le risorse e i sistemi informatici;
• gestione multiorganizzazione.

ℹ️ E per diventare un vero e proprio strumento di controllo e strategia, può essere utilizzato anche per creare cruscotti, definire allarmi, generare report e fare previsioni basate su algoritmi.

Possibili integrazioni

Un WMS può essere integrato con una soluzione TMS (Transport Management System), che completa la gestione del magazzino ottimizzando la parte di trasporto della vostra attività logistica. Questo strumento di gestione dei trasporti, interfacciato con il WMS, consente di gestire l'intera catena di approvvigionamento.

Un WMS può interfacciarsi con un ERP, che centralizza tutti i flussi di gestione dell'azienda. L'ERP controlla l'elaborazione degli ordini e a tal fine trasmette al WMS gli ordini, come i parametri specifici per ogni ordine al fine di ottimizzarne l'esecuzione.

Da parte sua, il WMS notifica all'ERP la chiusura della spedizione, ad esempio al termine delle operazioni di uscita. L'ERP dispone quindi dei dati necessari (numero esatto di unità, riferimenti e colli, ecc.) per intraprendere le necessarie azioni amministrative con i clienti.

☝️ La logistica e la gestione delle scorte possono essere integrate direttamente nel sistema ERP, sotto forma di moduli per l'elaborazione degli ordini, la supervisione della catena di fornitura, il monitoraggio di tutti i movimenti di magazzino, la gestione delle scorte in entrata e in uscita, ecc.

Un sistema ERP può fornire una gamma completa di funzioni di gestione logistica, come fa Archipelia. In particolare, questo software offre una visione a 360° dei livelli di stock, traccia i flussi logistici, sviluppa flussi di lavoro per ottimizzare i percorsi di prelievo e garantisce la tracciabilità dei prodotti dal ricevimento alla spedizione.

Quali sono i WMS più utilizzati?

Ecco alcuni dei nomi più noti del mercato WMS:

• Generix WMS : uno strumento di gestione del magazzino scalabile con molteplici possibilità organizzative e opzioni avanzate, particolarmente adatto ai modelli di e-commerce.
  
• Infolog WMS: una presenza internazionale e soluzioni software progettate per i settori della logistica e della supply chain, con particolare attenzione all'industria.
  
• Manhattan WMS: con le sue suite software Inventory, Omnichannel e Supply Chain, una soluzione adatta a diversi settori aziendali (moda, retail, industria, sanità, ecc.).
  
• Reflex WMS: software di gestione e controllo del magazzino presente in tutto il mondo, nativamente multi-sito e multi-cliente, per grandi gruppi e PMI.

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Criteri per la scelta di un WMS per la vostra azienda

Volete optare per un sistema di gestione del magazzino WMS o passare a una marcia superiore sostituendo il vostro strumento attuale?

Con tanti fornitori diversi, può essere difficile capire come fare la scelta giusta.

Iniziate con la stesura di una serie di specifiche che definiscano il budget che volete destinare al progetto, i vostri requisiti specifici, il tipo di licenza che desiderate - SaaS (cloud) o on-premise- e gli obiettivi che il vostro WMS deve soddisfare.

Ecco un elenco di criteri chiave da prendere in considerazione per consolidare la vostra decisione:

• Integrazione con il vostro ERP, per rendere più fluidi gli scambi di informazioni;
• Flessibilità e scalabilità, per adattarsi alla crescita della vostra azienda e ai cambiamenti del mercato;
• adattamento alle caratteristiche specifiche del vostro settore di attività e del vostro profilo (key account o PMI, per esempio);
• versatilità e apertura, per programmare funzioni personalizzate: un WMS deve essere in grado di gestire la complessità del vostro magazzino e tutte le sue procedure;
• il tempo di implementazione dello strumento e il supporto fornito durante l'installazione e gli aggiornamenti;
• la facilità d'uso e l'intuitività, per un' integrazione rapida ed efficace tra il personale.

Non dimenticate di includere risorse dedicate nel progetto di implementazione del WMS. Dovreste anche organizzare dei corsi di formazione per i futuri utenti dello strumento, per aiutare i vostri team a integrarsi.